1. بدء المشروع: يبدأ المشروع باجتماع بدء يشارك فيه جميع المعنيين، بما في ذلك فريق التقنية والمستخدمين النهائيين. هذه المرحلة تحدد نبرة عملية التنفيذ بأكملها من خلال إنشاء أهداف واضحة وجداول زمنية قابلة للتحقيق.

    

2. جمع المتطلبات: يتم إجراء مناقشات مفصلة لفهم الاحتياجات والأهداف المحددة للعمل. يشمل ذلك تحديد أنواع الوثائق التي يجب إدارتها، وسير العمل التي يجب أتمتتها، وأي متطلبات للتكامل مع الأنظمة الحالية.

    

3. ترحيل البيانات: يتم ترحيل البيانات الحالية من الأنظمة القديمة إلى نظام SmartTouch ECM الجديد. هذه الخطوة حاسمة لضمان سلامة البيانات ودقتها. يتم استخدام استراتيجية ترحيل البيانات لتسهيل نقل البيانات بشكل آمن ودقيق.

    

4. التهيئة والتخصيص: يتم تكوين البرنامج ليتماشى مع الاحتياجات المحددة للعمل. يشمل ذلك إعداد أدوار المستخدمين، والأذونات، وسير العمل. قد يتم إجراء تخصيصات لتكييف البرنامج مع عمليات الأعمال المحددة.

    

5. تواصل الأنظمة: ضمان أن البرنامج الجديد متوافق مع الأنظمة القديمة ويمكنه التكامل بسلاسة أمر حيوي. تعزز هذه القدرة على التعاون استمرارية سير العمل وتقلل من الاضطرابات.

    

6. تدريب المستخدمين: يتم توفير برامج تدريب شاملة لضمان أن المستخدمين يتمتعون بكفاءة في استخدام برنامج SmartTouch ECM. يمكن أن يتضمن التدريب جلسات شخصية، ودروساً عبر الإنترنت، وفيديوهات، وأدلة تفاعلية لتسهيل التعلم.

    

7. الاختبار وضمان الجودة: يتم إجراء اختبارات دقيقة لتحديد وتصحيح أي مشكلات أو أخطاء محتملة. يشمل ذلك اختبارات الوحدة، واختبارات التكامل، واختبارات قبول المستخدم للتأكد من أن النظام يلبي المتطلبات المحددة.

    

8. النشر وبدء التشغيل: يتم نشر البرنامج، ويتم توفير المراقبة والدعم المستمر للتعامل مع أي قضايا قد تطرأ ولضمان انتقال سلس إلى النظام الجديد.

1. سير العمل المخصص: يسمح SmartTouch ECM للمنظمات بتعريف سير العمل المخصص المعدل لعمليات الأعمال المحددة وإجراءات الموافقة الخاصة بهم. يمكن للمسؤولين تصميم وتعديل وتحسين سير العمل لتبسيط توجيه الوثائق، وسلاسل الموافقة، وأنشطة التعاون.

    

2. أنواع الوثائق والبيانات الوصفية القابلة لإعادة التكوين: يتيح البرنامج تكوين كامل لأساليب الوثائق، والسمات، والاتصالات، مما يسمح للمنظمات بالتقاط وإدارة المعلومات ذات الصلة بفاعلية.

    

3. التكامل مع الأنظمة الطرف الثالث: يمكن تكامل SmartTouch ECM مع مجموعة متنوعة من الأنظمة الطرف الثالث مثل ERP وCRM، مما يعزز من وظائفه ويضمن تدفق البيانات بسلاسة عبر أنظمة مختلفة.

    

4. لوحات التحكم والتقارير المخصصة: يمكن للمستخدمين إنشاء لوحات التحكم والتقارير القابلة للتخصيص لمراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية واكتساب رؤى حول عمليات الأعمال.

    

5. تخصيصات خاصة بالمستخدم: يوفر البرنامج خيارات لتخصيصات خاصة بالمستخدم مثل العروض والإعدادات الشخصية، لتعزيز تجربة المستخدم والإنتاجية.

رسوم الإعداد

• لا توجد رسوم إعداد أولية: لا توجد رسوم إعداد أولية لاستخدام SmartTouch ECM، مما يجعل من السهل على الشركات البدء في استخدام البرنامج دون تحمل تكاليف إعداد أولية.

   

تكاليف الصيانة

• رسوم الصيانة السنوية: يمكن أن تختلف تكاليف صيانة البرامج بشكل كبير بناءً على نوع البرنامج، وعدد المستخدمين، والأنشطة المطلوبة. تشير المعايير الصناعية إلى أن رسوم الصيانة السنوية تتراوح عادة بين 15% إلى 25% من تكلفة ترخيص البرنامج. يشمل ذلك التحديثات، والترقيات، والدعم الفني.

   

رسوم الدعم

• خدمات الدعم: يقدم SmartTouch ECM دعماً مستمراً من خلال قنوات متعددة مثل الهاتف، والبريد الإلكتروني، والدردشة عبر الإنترنت. من الشائع أن تشمل مقدمو برامج الخدمات الداعمة جزءًا من رسوم الاشتراك أو تفرضها بشكل منفصل بناءً على مستوى الدعم المطلوب.

1. تدريب المستخدمين: يوفر SmartTouch ECM برامج تدريب يمكن أن تشمل جلسات شخصية، ودروساً عبر الإنترنت، وفيديوهات، وأدلة تفاعلية. يساعد هذا التدريب المستخدمين على فهم كيفية استخدام البرنامج وميزاته بشكل فعال.

    

2. الوثائق والموارد: الوصول إلى الوثائق التفصيلية، وأدلة المستخدم، والأسئلة الشائعة لمساعدة المستخدمين في حل المشكلات الشائعة والتعرف على المزيد من قدرات البرنامج.

    

3. الدعم العملاء: دعم مستمر من خلال قنوات متعددة مثل الهاتف، والبريد الإلكتروني، والدردشة عبر الإنترنت. يساعد هذا الدعم المستخدمين في حل المشكلات الفنية والحصول على المساعدة بشأن الاستفسارات المتعلقة بالبرامج.

1. المصادقة على المستخدم: آليات مصادقة قوية للتحقق من هوية المستخدمين الذين يصلون إلى النظام.

    

2. ضوابط الوصول: ضوابط وصول دقيقة لتحديد أذونات المستخدمين وتقييد الوصول إلى البيانات الحساسة بناءً على الأدوار والمسؤوليات.

    

3. سجلات التدقيق: سجلات تدقيق شاملة لتتبع أنشطة المستخدمين والتغييرات التي تم إجراؤها على البيانات، مما يوفر الشفافية والمساءلة.

    

4. تشفير البيانات: تشفير البيانات أثناء النقل وفي حالة السكون لحمايتها من الوصول غير المصرح به والانتهاكات.

    

5. تقييمات الأمان المنتظمة: تقييمات منتظمة للثغرات واختبارات اختراق لتحديد ومعالجة نقاط الضعف الأمنية المحتملة.

    

6. خطة الاستجابة للحوادث: خطة استجابة للحوادث محددة جيدًا لمعالجة وتقليل أي حوادث أمنية قد تحدث بسرعة.

1. التخطيط والتواصل: يتم التخطيط للتحديثات والتواصل مع المعنيين مسبقًا. يشمل ذلك إبلاغ المستخدمين عن طبيعة التحديثات، وأي فترة توقف متوقعة، وفوائد الميزات أو الإصلاحات الجديدة.

    

2. إدارة الأمان والثغرات: يتم إعطاء الأولوية لتحديثات الأمان لمعالجة أي ثغرات. يضمن SmartTouch ECM أن يتم تنفيذ هذه التحديثات على الفور لحماية بيانات المستخدم والحفاظ على سلامة النظام.

    

3. الاختبار: قبل النشر، تخضع التحديثات للاختبار الدقيق لضمان عدم إدخال مشكلات جديدة. يشمل ذلك اختبار الوحدة، واختبار التكامل، واختبار قبول المستخدم.

    

4. النشر: يتم نشر التحديثات بطريقة مسيطر عليها، غالبًا خلال ساعات الذروة المنخفضة لتقليل الاضطراب. قد يتضمن ذلك تحديثات تدريجية أو تسليم مرحلي لضمان الاستقرار.

    

5. الدعم بعد التحديث: بعد نشر التحديثات، يتوفر الدعم لمعالجة أي مشكلات تطرأ. يضمن ذلك إمكانية حل أي مشكلات غير متوقعة بسرعة.

    

ملكية البيانات

1. ملكية العميل: البيانات التي يتم إنشاؤها وجمعها بواسطة SmartTouch ECM مملوكة للعميل، وليس للشركة نفسها. هذا يعني أن المنظمة التي تستخدم SmartTouch ECM تحتفظ بكامل الحقوق على بياناتها، بما في ذلك القدرة على الوصول إليها، وتعديلها، وحذفها.

    

2. اتفاقية الخدمة: عادة ما تكون شروط ملكية البيانات والاستخدام موضحة في اتفاقية الخدمة بين العميل وSmartTouch ECM. تحدد هذه الاتفاقية حقوق والتزامات كلا الطرفين بشأن ملكية البيانات، والأمان، والخصوصية.

    

3. الامتثال للتنظيمات: يضمن SmartTouch ECM الامتثال للتنظيمات المتعلقة بحماية البيانات والخصوصية ذات الصلة، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) في الاتحاد الأوروبي أو قانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA) في الولايات المتحدة. تتطلب هذه التنظيمات موافقة صريحة من العملاء قبل جمع ومعالجة بياناتهم وتضمن أن البيانات محمية وتستخدم وفقًا لرغبات العميل.

    

قابلية نقل البيانات

1. حقوق نقل البيانات: للأفراد الحق في استلام بياناتهم الشخصية في شكل منظم، يستخدم بشكل شائع، وقابل للقراءة آليًا. يمكنهم أيضًا نقل هذه البيانات إلى جهة أخرى دون عائق.

    

2. التنفيذ في SmartTouch ECM: يسهل SmartTouch ECM نقل البيانات من خلال السماح للمستخدمين بتصدير البيانات في تنسيقات قياسية مثل JSON، وXML، أو CSV. هذا يضمن إمكانية نقل البيانات بسهولة إلى أنظمة أو مزودين آخرين.

    

3. الامتثال للمعايير: يلتزم SmartTouch ECM بمتطلبات قابلية نقل البيانات بموجب التنظيمات مثل اللائحة العامة لحماية البيانات، مما يضمن إمكانية نقل البيانات الشخصية بشكل آمن وفعال بين بيئات تكنولوجيا المعلومات المختلفة.

1. تراخيص مرنة: عادةً ما تقدم الحلول البرمجية القابلة للتوسع خيارات تراخيص مرنة تتيح للمنظمات إضافة أو إزالة المستخدمين والميزات والموارد بناءً على متطلباتها المتطورة. تضمن هذه المرونة أن البرنامج يمكن أن ينمو مع المنظمة ويتكيف مع احتياجات العمل المتغيرة.

    

2. تعديلات التكلفة: مع توسع المنظمة أو تقلصها، ستتAdjust التكلفة المرتبطة باستخدام البرنامج وفقًا لذلك. قد يتضمن ذلك زيادة أو تقليل رسوم الاشتراك بناءً على عدد المستخدمين أو مستوى الخدمة المطلوبة.

    

3. شروط العقد: يتم عادةً توضيح الشروط المتعلقة بالتوسع أو الانكماش في اتفاقية الخدمة أو العقد. يشمل ذلك أي فترات إشعار مطلوبة للتغييرات، والتكاليف المحتملة المرتبطة بالتوسع، والعملية لإجراء التعديلات.

1. التجديد التلقائي: قد تتضمن العقود مع SmartTouch ECM بنود تجديد تلقائي. هذا يعني أنه ما لم يتم تقديم إشعار لإنهاء العقد ضمن إطار زمني محدد قبل انتهاء العقد، سيتم تجديد الاتفاقية تلقائيًا لفترة أخرى.

    

2. إشعار التجديد: من الضروري إشعار SmartTouch ECM مسبقًا إذا كنت لا ترغب في تجديد العقد. يمكن أن تختلف فترة الإشعار هذه، ولكنها عادة ما تُطلب أن تقدم قبل عدة أشهر من تاريخ انتهاء العقد.

    

3. التجديد بناءً على الأداء: قد تكون التجديدات مشروطة بالأداء الذي يتم تقييمه من قبل العميل أو القسم المشرف.

اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)

• الامتثال لـ GDPR: يلتزم SmartTouch ECM بـ GDPR، وهي قاعدة تنظيمية في قانون الاتحاد الأوروبي بشأن حماية البيانات والخصوصية لجميع الأفراد داخل الاتحاد الأوروبي ومنطقة الاقتصاد الأوروبي. يشمل ذلك ضمان معالجة البيانات الشخصية بشكل قانوني وشفاف ولغرض محدد. يوفر البرنامج ميزات تساعد المنظمات على إدارة الموافقات، وطلبات الوصول إلى البيانات، وقابلية نقل البيانات، لضمان الامتثال لمتطلبات GDPR.

   

قانون حماية المعلومات الصحية القابلية والنقل (HIPAA)

• الامتثال لـ HIPAA: للمنظمات في قطاع الرعاية الصحية، يضمن SmartTouch ECM الامتثال للتنظيمات HIPAA. يشمل ذلك تنفيذ تدابير لحماية خصوصية وأمان المعلومات الصحية المحمية (PHI). يوفر البرنامج ميزات مثل ضوابط الوصول، وسجلات التدقيق، وتشفير البيانات للامتثال لمتطلبات HIPAA.

   

قانون ساربينز-أوكسلي (SOX)

• الامتثال لـ SOX: يساعد SmartTouch ECM الشركات المتداولة علنياً على الامتثال لقانون ساربينز-أوكسلي، الذي يفرض إصلاحات صارمة لتحسين الإفصاحات المالية ومنع الاحتيال المحاسبي. يتضمن البرنامج ميزات لإدارة الوثائق، وسجلات التدقيق، والتقارير لضمان الشفافية والمساءلة في الاتصالات المالية.

   

معيار أمان بيانات بطاقة الدفع (PCI DSS)

• الامتثال لـ PCI DSS: بالنسبة للمنظمات التي تتعامل مع معلومات بطاقات الدفع، يضمن SmartTouch ECM الامتثال لمعايير PCI DSS. يشمل ذلك تنفيذ تدابير الأمان لحماية بيانات حاملي البطاقات، مثل التشفير، وضوابط الوصول، واختبارات الأمان المنتظمة.

قانون إدارة أمن المعلومات الفيدرالية (FISMA)

• الامتثال لـ FISMA: يفي SmartTouch ECM بمتطلبات FISMA، التي تلزم الوكالات الفيدرالية بتطوير وتوثيق وتنفيذ برنامج لحماية وأمان المعلومات. يتضمن البرنامج ميزات لإدارة المخاطر، وضوابط الأمان، والمراقبة المستمرة لضمان الامتثال لمعايير FISMA.

   

• ISO/IEC 27001

   

• الامتثال لـ ISO/IEC 27001: يلتزم SmartTouch ECM بمعيار ISO/IEC 27001، الذي يحدد متطلبات إنشاء وتنفيذ وصيانة وتحسين مستمر لنظام إدارة أمن المعلومات (ISMS). يتضمن البرنامج ميزات لتقييم المخاطر، وضوابط الأمان، وإدارة الحوادث لتحقيق متطلبات ISO/IEC 27001.

   

معايير أخرى محددة للصناعة

• الامتثال المحدد للصناعة: تم تصميم SmartTouch ECM ليكون مرنًا وقابلًا للتخصيص، مما يسمح للمنظمات بالامتثال لمعايير الامتثال الأخرى المحددة للصناعة. يشمل ذلك المعايير للقطاعات المالية، والتأمين، والمرافق، وغيرها من الصناعات المنظمة. يوفر البرنامج ميزات لإدارة الوثائق، وسجلات التدقيق، والتقارير لضمان الامتثال لمجموعة متنوعة من المتطلبات التنظيمية.