استشارة أولية: تحديد احتياجات وأهداف العمل وتعريف النطاق.

التخصيص: مناقشة الميزات المخصصة المحتملة بناءً على متطلبات العمل.

نقل البيانات: إعداد ونقل المستندات والبيانات الحالية إلى النظام الجديد.

تكوين النظام: تكوين إعدادات البرنامج والتكاملات.

تدريب المستخدمين: تدريب المستخدمين على كيفية استخدام النظام بفعالية.

مرحلة الاختبار: إجراء تجربة تجريبية أو تشغيل اختبار مع المستخدمين الرئيسيين.

النشر الكامل: إطلاق نظام إدارة المستندات لجميع المستخدمين.

سير العمل المخصصة وعمليات الأتمتة.

واجهات المستخدم المخصصة وتعديلات تجربة المستخدم.

التكامل مع الأنظمة الحالية (مثل CRM، ERP).

رسوم الإعداد: قد تتفاوت التكاليف الأولية للإعداد بناءً على التخصيص واحتياجات نقل البيانات.

رسوم الصيانة: قد يتم تطبيق رسوم الصيانة الدورية، وغالبًا ما يتم حسابها سنويًا.

جلسات استقبال للمستخدمين الجدد.

أدلة مستخدم شاملة والوثائق عبر الإنترنت.

ندوات أو ورش عمل تدريبية تفاعلية.

دعم فني مستمر عبر قنوات متعددة (البريد الإلكتروني، الهاتف، الدردشة، إلخ).

تشفير البيانات (خلال التخزين والنقل).

ضوابط وصول المستخدمين والأذونات القائمة على الأدوار.

تدقيقات أمان منتظمة وتحديثات.

الامتثال للتشريع المعني بحماية البيانات (مثل GDPR).

بعض حلول إدارة المستندات تصدر تحديثات بشكل دوري (كل ثلاثة أشهر، سنويًا).

قد تشمل التحديثات تصحيحات أمان، تحسينات ميزات، وإصلاحات للأخطاء.

إجراءات الإشعار للتحديثات يمكن أن تشمل:

تنبيهات عبر البريد الإلكتروني، إشعارات داخل البرنامج، أو لوحات معلومات المستخدمين.

ملكية البيانات: يحتفظ العملاء بالملكية الكاملة لبياناتهم.

قابلية البيانات: يدعم البرنامج ميزات تصدير البيانات، مما يسمح للعملاء بنقل بياناتهم بسهولة عند الحاجة.

شروط التجديد: عادةً ما تجدد العقود سنويًا، مع خيارات لعقود متعددة السنوات.

GDPR: اللائحة العامة لحماية البيانات لخصوصية البيانات.

ISO 27001: معيار دولي لإدارة أمن المعلومات.

HIPAA: قانون النقل والمساءلة التأمينية للصحة لأمان بيانات الرعاية الصحية.