تطبيق برنامج PowerDMS هو عملية منظمة وعملية مصممة لضمان الانتقال السلس والاستخدام الفعال للمنصة. تشمل عملية التنفيذ النموذجية عدة خطوات رئيسية:

1. الاتصال التمهيدي: يتم استخدام هذه المكالمة الأولية لمناقشة احتياجات المؤسسة وتحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين الذين سيكونون متورطين في عملية التنفيذ.
2. اجتماع بدء العمل: اجتماع تفصيلي لتوضيح خطة التنفيذ، تحديد الأهداف، ووضع الجداول الزمنية.
3. اجتماعات استشارية: استشارات منتظمة مع أخصائي إدخال العملاء من PowerDMS لتوجيه المؤسسة خلال مراحل الإعداد المختلفة، بما في ذلك تحميل المستندات، استيراد المستخدمين، وإعدادات التكوين.
4. جامعة PowerDMS: مسارات تدريبية محددة لفريق التنفيذ لإكمالها، مما يضمن أنهم على دراية جيدة باستخدام المنصة.
5. تحميل المحتوى: تحديد بنية المجلدات، اختيار العلامات ومؤشرات التسمية، وتحميل المستندات الضرورية.
6. إنشاء سير العمل: إعداد سير العمل لعمليات الموافقة على المستندات، عمليات المراجعة، والتذكيرات الآلية.
7. استيراد المستخدمين: إضافة مستخدمين وتعيين مستويات الوصول المناسبة.
8. تكوين الأمان: المزامنة مع Active Directory، تفعيل تسجيل الدخول الأحادي (SSO)، وتكوين إعدادات الأمان.
9. التدريب في الموقع: جلسات تدريب في الموقع اختيارية لتوفير المساعدة العملية وضمان أن جميع المستخدمين مرتاحون مع المنصة.
10. تحضير الإطلاق: الفحوصات النهائية والتحضيرات للإطلاق الرسمي لبرنامج PowerDMS داخل المؤسسة.

تستغرق عملية إدخال المستخدمين بالكامل عادةً ما بين 30 إلى 90 يومًا، اعتمادًا على حجم وتعقيد المؤسسة والمنتجات المحددة من PowerDMS التي يتم تطبيقها.

يوفر PowerDMS خيارات تخصيص واسعة لتناسب الاحتياجات المحددة للأعمال المختلفة. تشمل ميزات التخصيص الرئيسية:

• هيكل المجلدات وإدارة المستندات: يمكن للمؤسسات إنشاء هياكل مجلدات مخصصة، واختيار علامات معينة، وتحديد مؤشرات التسمية لتنظيم مستنداتهم بفعالية.
• قوالب الموافقة والمراجعة: يمكن للمستخدمين تصميم قوالب موافقة ومراجعة معينة لتبسيط سير عمل المستندات وضمان الامتثال.
• تحكم بالوصول: تتيح المنصة التحكم الدقيق في من يمكنه الوصول إلى المستندات وتعديلها والموافقة عليها، مما يضمن أن الأشخاص المعتمدين فقط هم من يمكنهم إجراء تغييرات.
• طلبات التدريب والتتبع: يدعم PowerDMS إنشاء وإدارة طلبات التدريب، بما في ذلك التواريخ والأوقات والتكاليف وإثبات الإنجاز. تساعد هذه الميزة المؤسسات على البقاء في طليعة المعايير الصناعية من خلال تسهيل الحضور في الفعاليات التدريبية الخارجية.
• التكامل مع الأدوات الحالية: يتكامل PowerDMS مع أدوات شائعة مثل Microsoft Office وAdobe suite وOneDrive وGoogle Drive. كما يتم تطوير واجهة برمجة التطبيقات المفتوحة للسماح بمزيد من التكاملات.
• المستندات المتاحة للجمهور: يمكن للمؤسسات نشر مستندات للوصول العام، مما يضمن الشفافية وتوافر معلومات محدثة.

يعد PowerDMS حلاً برمجيًا يتم بيعه بتكلفة أساسية ثم يتم تسعيره لكل مستخدم سنويًا. السعر الابتدائي حوالي 4000 دولار أمريكي سنويًا، ولكن هذا قد يختلف بناءً على عدد المستخدمين والاحتياجات المحددة. تشمل رسوم الإعداد الأولية تغطية ترحيل البيانات، وتكوين أولي، وعمل تخصيص. عادةً ما تكون رسوم الصيانة والدعم جزءًا من الاشتراك السنوي، مما يضمن أن البرنامج يبقى محدثًا وأن المستخدمين لديهم إمكانية الوصول إلى الدعم الفني. يقدم PowerDMS مجموعة متنوعة من خدمات الدعم، بما في ذلك مكتب خدمة ذي استجابة سريعة ومستشارون مخصصون لنجاح العملاء. قد تختلف تكاليف الإضافات والتخصيص بناءً على الوظائف المطلوبة، ويمكن أن تأتي موارد التدريب مثل الدورات التدريبية عبر الإنترنت والورش التدريبية وجلسات المسؤولين بتكلفة إضافية. يمكن أن تؤثر مدة العقد، التي تكون عادةً من 1 إلى 3 سنوات، أيضًا على التكلفة الإجمالية.

يقدم PowerDMS نظام تدريب ودعم قويًا لضمان أن المستخدمين الجدد يمكنهم استخدام المنصة بفعالية. تشمل المكونات الرئيسية لهذا الدعم:

• أخصائي إدخال العملاء ومستشار نجاح العملاء (CSA): يتم تعيين أخصائي إدخال العملاء للمستخدمين الجدد لتوجيههم خلال عملية التنفيذ، بما في ذلك تحميل المستندات، واستيراد المستخدمين، وتكوين الأمان. بعد فترة الإدخال، يتولى CSA تقديم الدعم المستمر والمساعدة.
• جامعة PowerDMS: توفر هذه المورد دورات تعليمية ذاتية ومساقات تدريبية تحت إشراف معلمين لمساعدة المستخدمين على إتقان المنصة. تغطي هذه الدورات مجموعة واسعة من الموضوعات، من التنقل الأساسي إلى الميزات المتقدمة.
• مجتمع النجاح: قاعدة معرفية شاملة تتضمن مقالات، وفيديوهات، وأسئلة وأجوبة، ومنتديات مناقشة العملاء. تم تصميم هذا المجتمع لمساعدة المستخدمين على العثور على إجابات عن الأسئلة الشائعة ومشاركة أفضل الممارسات.
• مكتب الخدمة: يوفر الدعم المستمر والصيانة لأي مشاكل قد يواجهها المستخدمون مع المنصة.
• التدريب في الموقع: جلسات تدريب في الموقع اختيارية متاحة لتوفير المساعدة العملية وضمان أن جميع المستخدمين مرتاحون مع المنصة.

يولي PowerDMS أهمية كبيرة لأمان البيانات ويطبق عدة تدابير لحماية معلومات المستخدمين:

• الاستضافة على AWS GovCloud: يتم استضافة PowerDMS في مراكز بيانات متعددة جغرافياً في الولايات المتحدة مدعومة بخدمات Amazon Web Services GovCloud. يضمن ذلك مستويات عالية من الأمان والامتثال لمعايير مختلفة.
• التدقيق من طرف ثالث: يجري على المنصة تدقيقات من SOC2 وCJIS وHIPAA AT 101 الطرف الثالث لضمان أمان البيانات وإمكانية الوصول.
• استعادة البيانات بعد الكوارث: يحتفظ PowerDMS بالبيانات في مراكز بيانات متفرقة جغرافياً مع أنظمة استعادة بيانات في حالات الكوارث، مما يضمن سلامة البيانات وتوافرها حتى في حالة حدوث كارثة.
• تحكم الوصول: يسمح نموذج الأمان للمؤسسات بالتحكم في من يمكنه الوصول إلى المعلومات داخل موقع PowerDMS الخاص بهم. يمكن تعيين حقوق معينة مثل عرض فقط، وتدقيق، وتحرير من قبل مديري المواقع لمستخدمين ومجموعات وأدوار معينة.
• تسجيل الدخول الأحادي (SSO) وتكامل Active Directory: تعزز هذه الميزات الأمان من خلال السماح للمستخدمين بتسجيل الدخول باستخدام بيانات الاعتماد الحالية الخاصة بهم، مما يقلل من خطر الوصول غير المصرح به.

يصدر PowerDMS تحديثات بانتظام لضمان بقاء المنصة آمنة وفعالة ومحدثة بأحدث الميزات. يتم إدارة التحديثات من خلال عملية منظمة تشمل:

• فحوصات شهري للشبكة ونظام الكشف عن الثغرات: تساعد هذه الفحوصات في تحديد وإصلاح الثغرات الأمنية المحتملة.
• تحليلات ديناميكية وساكنة للكود كل أسبوعين: يضمن هذا التحليل المستمر أن قاعدة الشيفرة قوية وآمنة.
• اختبارات اختراق سنوية من طرف ثالث: تُجرى هذه الاختبارات لتحديد أي ثغرات أمنية محتملة من منظور خارجي.
• إشعارات تلقائية: يتلقى المستخدمون إشعارات حول التحديثات، مما يضمن علمهم بميزات جديدة أو تغييرات قد تؤثر على استخدامهم للمنصة.

تضمن هذه التدابير أن يظل PowerDMS أداة موثوقة وآمنة لإدارة السياسات، والتدريب، والامتثال.

يمتلك PowerDMS سياسات واضحة بشأن ملكية البيانات وقابلية النقل:

• ملك البيانات: يحتفظ العملاء بملكيتهم لبياناتهم. لا يدعي PowerDMS ملكية بيانات العملاء ولكنه لديه الحق في استخدامها حسب الضرورة لتقديم الخدمات. يشمل ذلك تجميع البيانات وإخفاء هويتها لأغراض التحليل الداخلي وتحسين الخدمات.
• قابلية نقل البيانات: يمكن للعملاء تصدير أو حذف بياناتهم في أي وقت خلال فترة الاشتراك باستخدام الميزات المتاحة في المنصة. إذا لم يكن العملاء قادرين على تصدير أو حذف البيانات باستخدام الأدوات المتاحة، سيساعدهم PowerDMS عند الطلب كتابةً. بعد إنهاء الاتفاق، يحتفظ PowerDMS ببيانات العملاء لمدة 90 يومًا، بعد ذلك سيتم حذفها ما لم يكن ذلك مطلوبًا بموجب القانون.

• خطط اشتراك مرنة: يمكن للمؤسسات تعديل خطط اشتراكهم بناءً على احتياجاتهم الحالية. يشمل ذلك إضافة أو إزالة المستخدمين، وتعديل سعة التخزين، وتعديل نطاق الخدمات المستخدمة.
• دعم العملاء: يوفر PowerDMS دعمًا مخصصًا للمساعدة في تعديلات التوسع. يشمل ذلك استشارات لتحديد أفضل تكوين لاحتياجات المنظمة.
• انتقال سلس: تم تصميم المنصة للتعامل مع التوسع بكفاءة، مما يضمن الحد الأدنى من التعطيل للعمليات عند إجراء تغييرات.

تجديد العقد

• التجديد التلقائي: يتم تجديد العقود عادةً تلقائيًا ما لم يُخطر العميل PowerDMS بخلاف ذلك. يجب على العملاء إخطار PowerDMS قبل عشرة (10) أيام على الأقل من نهاية الفترة الحالية إذا لم يرغبوا في التجديد.
• الإخطار: يوفر PowerDMS إخطارًا مسبقًا عن التجديدات القادمة، مما يسمح للعملاء باتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الاستمرار في اشتراكهم.

إلغاء العقد

• فترة الإخطار: يجب على العملاء تقديم إشعار مكتوب بالإلغاء قبل 30 (30) يومًا على الأقل من نهاية فترة الاشتراك الحالية.
• إنهاء لأسباب ملائمة: يمكن للعملاء إنهاء الاتفاق لأسباب ملائمة من خلال تقديم الإشعار المطلوب. ومع ذلك، قد يتحملون المسؤولية عن أي رسوم مستحقة لبقية المدة.
• إنهاء لأسباب قانونية: يمكن لأي طرف إنهاء الاتفاق لأسباب قانونية إذا خرق الطرف الآخر أي شرط مادي من الاتفاق وفشل في تصحيح الانتهاك خلال فترة محددة (عادةً 30 (30) يومًا) بعد استلام إشعار كتابي بالانتهاك.
• سياسة الاسترداد: لا يقدم PowerDMS عادةً استردادًا للإلغاء المبكر، ولكن قد تختلف الشروط المحددة بناءً على عقد العميل.

احتفاظ البيانات وقابلية النقل

• احتفاظ البيانات بعد الإنهاء: بعد إنهاء الاتفاق، يحتفظ PowerDMS ببيانات العملاء لمدة 90 (90) يومًا، خلال والتي يمكن للعملاء تصدير بياناتهم. بعد هذه الفترة، يتم حذف البيانات ما لم يكن ذلك مطلوبًا بموجب القانون.
• قابلية النقل للبيانات: يمكن للعملاء تصدير بياناتهم في أي وقت خلال فترة الاشتراك باستخدام ميزات المنصة. سيقوم PowerDMS بمساعدة عملية تصدير البيانات إذا طُلب ذلك كتابةً.

معايير الاعتماد

تم تحميل PowerDMS مسبقًا بمعايير الاعتماد لأكثر من 40 هيئة اعتماد، مما يجعله أداة قوية لإدارة عمليات الاعتماد. تشمل بعض هيئات الاعتماد والمعايير الرئيسية المدعومة بواسطة PowerDMS:

• لجنة اعتماد وكالات القانون (CALEA): يدعم PowerDMS معايير CALEA، ويوفر أدوات لتوثيق الامتثال المستمر، وإدارة براهين الامتثال، وتبسيط عملية الاعتماد.
• اعتماد الرعاية الصحية: يدعم النظام الأساسي مجموعة متنوعة من معايير الاعتماد الخاصة بالرعاية الصحية، مما يساعد المؤسسات على الحفاظ على الامتثال لمتطلبات الصناعة المحددة.
• الأمن العام وخدمات الطوارئ: يُستخدم PowerDMS من قبل الشرطة، والإطفاء، وخدمات الطوارئ، ومنظمات الانتشار لإدارة الامتثال لمعايير الاعتماد ذات الصلة، مما يضمن الجاهزية للتقييمات والتدقيقات في الموقع.

الامتثال التنظيمي

كما يساعد PowerDMS المؤسسات على الالتزام بمتطلبات الامتثال التنظيمي المتنوعة، بما في ذلك:

• قانون قابلية نقل وتأمين الصحة (HIPAA): يضمن حماية بيانات المرضى الحساسة والامتثال للوائح الرعاية الصحية.
• خدمات معلومات العدالة الجنائية (CJIS): يوفر تدابير الأمان لحماية معلومات العدالة الجنائية، مما يضمن الامتثال للمعايير الفيدرالية.
• معايير التحكم في النظام والتنظيم (SOC2): يضمن أن النظام الأساسي يلبي معايير صارمة للأمان والتوافر وسلامة المعالجة والسرية والخصوصية.

الأمان وحماية البيانات

يطبق PowerDMS عدة تدابير أمانية لضمان الامتثال لمعايير حماية البيانات:

• الاستضافة على AWS GovCloud: يضمن الامتثال للمعايير الفيدرالية للأمان ويوفر حماية قوية للبيانات.
• التدقيقات والاختبارات الاختراقية من طرف ثالث: تضمن التدقيقات والاختبارات المنتظمة أن تبقى المنصة آمنة ومتوافقة مع معايير الصناعة.
• تحكم الوصول وتشفير البيانات: يوفر تحكمًا دقيقًا في الوصول وتشفير البيانات لحماية المعلومات الحساسة.

معايير مخصصة

بالإضافة إلى المعايير المحملة مسبقًا، يتيح PowerDMS للمؤسسات إضافة أي دليل معايير تقريبًا إلى المنصة. يضمن هذا المرونة أن تتمكن المؤسسات من تخصيص البرنامج لتلبية احتياجات الامتثال الخاصة بهم.