تقييم الاحتياجات: إجراء تحليل شامل لمتطلبات المنظمة، بما في ذلك أنواع الوثائق، والحجم، واحتياجات الأمان، والتكامل مع الأنظمة الحالية.
تقييم الموردين: البحث وتقييم مختلف موردي برامج إدارة الوثائق بناءً على ميزاتهم، وقابلية التوسع، والموثوقية، ودعم العملاء، ونماذج التسعير.
تكوين النظام: تكوين البرنامج ليتماشى مع الاحتياجات المحددة للمنظمة، بما في ذلك تحديد البيانات الوصفية، وهياكل المجلدات، وعمليات الوصول، وبيانات العمل، والمعايير الأمنية.
ترحيل البيانات: ترحيل الوثائق والبيانات الحالية من الأنظمة القديمة أو التخزين الفعلي إلى برنامج إدارة الوثائق الجديد.
تدريب المستخدمين: تقديم جلسات تدريب شاملة لتثقيف الموظفين حول كيفية استخدام البرنامج بفعالية، بما في ذلك إنشاء الوثائق، والاسترجاع، والتحكم في النسخ، وميزات التعاون.
أتمتة سير العمل: أتمتة العمليات المعتمدة على الوثائق مثل الموافقات، والتنبيهات، والمراجعات.
التكامل: الاتصال بسلاسة مع مختلف تطبيقات الأعمال مثل نظم إدارة العلاقات مع العملاء (CRM) ونظم تخطيط موارد المؤسسة (ERP) وعملاء البريد الإلكتروني.
أدوار المستخدمين والصلاحيات: تحديد أنواع المستخدمين وسلطاتهم لضمان معالجة الوثائق بشكل آمن وفعال.
رسوم الإعداد: تكاليف الإعداد الأولي وتكوين البرنامج.
الصيانة: رسوم الصيانة المستمرة لضمان بقاء البرنامج محدثًا وعاملاً.
التدريب وجهًا لوجه: تعليم في قاعة دراسية في موقع العميل.
العروض التوضيحية عبر الإنترنت: جلسات يقودها مدرب عن بُعد لعرض مهام أو ميزات محددة.
الندوات عبر الإنترنت: جلسات تفاعلية للتحديثات والمراجعات، مناسبة للمستخدمين في مواقع متعددة.
تدريب عبر الفيديو: الوصول إلى مقاطع الفيديو التدريبية للتعلم والمراجعة في وقت مناسب للمستخدم.
التحكم في الوصول: سياسات وإجراءات صارمة لتنظيم وصول المستخدمين إلى المعلومات الحساسة، بما في ذلك التحكم في الوصول المبني على الدور (RBAC).
التشفير: تشفير قوي لتخزين البيانات ونقل الملفات.
النسخ الاحتياطي المنتظم: تنفيذ جدول النسخ الاحتياطي وتخزين نسخ الوثائق في مواقع آمنة متعددة.
أمان الهاتف المحمول: تدابير أمان شاملة لشبكات الأجهزة المحمولة.
سجل التغيير والوثائق: سجلات تفصيلية مع كل تحديث، تسرد الميزات الجديدة، وإصلاح الأخطاء، وأي تغييرات جذرية.
التثبيت: يمكن للمستخدمين تثبيت الإصدار الأخير من خلال آلية تحديث البرنامج أو عبر دعم المورد.
يضمن برنامج إدارة الوثائق من باباس أن المستخدمين يحتفظون بالتحكم الكامل على بياناتهم. يسمح البرنامج بتصدير البيانات بسهولة بصيغ مختلفة، مما يضمن إمكانية نقل البيانات والامتثال لقوانين حماية البيانات.
إضافة مستخدمين وتخزين: زيادة وصول المستخدمين وسعة التخزين حسب الحاجة.
بنود التجديد التلقائي: قد تتضمن العقود بنود التجديد التلقائي مع فترات إشعار محددة للإلغاء.
سياسات الإلغاء: فترات إشعار معقولة ورسوم منخفضة للإلغاء العقد.
فترات التهدئة: قد تقدم بعض العقود فترة تهدئة للإلغاء بدون غرامات.
GDPR: ضمان أن معالجة البيانات تتماشى مع متطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات.
