سجلاتنا
بواسطة سجلاتنا
عملية التنفيذ النموذجية لOurRecords :
تقييم المتطلبات:يتعاون البائع مع العميل لتقييم احتياجات الامتثال والعمليات الحالية ومتطلبات التكامل لتصميم خطة تنفيذ مخصصة.
تهيئة الحل: يقوم OurRecords بتكوين منصته لتعكس الهيكل التنظيمي، وتدفقات الوثائق، وأدوار المستخدمين، والمتطلبات التنظيمية المحددة.
ترحيل البيانات: يتم استيراد السجلات الامتثالية والوثائق الحالية بأمان إلى النظام الجديد، مع دعم لتحميلات الجماعية وتحويلات الصيغ.
إعداد التكامل: يتم إقامة اتصالات مع برامج الموارد البشرية، المشتريات، إدارة الوثائق، أو برامج الأعمال الأخرى لتمكين تبادل البيانات التلقائي.
تدريب المستخدمين: يخوض المستخدمون الرئيسيون والمسؤولون جلسات تدريب وتوجيه تغطي وظائف المنصة، تقديم الوثائق، وتتبع الامتثال.
الاختبار التجريبي: يتم إطلاق المنصة لمجموعة صغيرة للاختبار الحي، وتلقي التعليقات، وحل مشاكل تدفقات البيانات، والإشعارات، وعناصر واجهة المستخدم.
يمكن تخصيص OurRecords لتلبية احتياجات العمل المحددة عبر الصناعات الخاضعة للتنظيم الشديد، ويوفر مجموعة متنوعة من خيارات التكوين والتخصيص.
تدفقات العمل المخصصة: يمكن للمؤسسات تصميم جمع الوثائق، ومراجعة الموافقات، وتدفقات العمل الخاصة بناءً على متطلبات التشغيل التنظيمية أو التشغيلية الفردية.
نموذج وحقول مخصصة: تتيح المنصة إنشاء نماذج امتثال مخصصة مع حقول يحددها المستخدم، مما يمكّن من جمع البيانات الخاصة بالقطاع أو العمل.
أذونات بناء على الدور: يمكن تخصيص الأدوار وحقوق الوصول لتعكس التسلسل الهرمي التنظيمي أو بروتوكولات الأمان، مما يسمح بالتحكم الدقيق في الرؤية والإجراءات الخاصة بالوثائق.
خيارات التكامل: يسمح OurRecords بالتكامل المخصص مع أنظمة الموارد البشرية، المشتريات، تخطيط موارد المؤسسة، وأنظمة إدارة الوثائق لأتمتة تدفقات البيانات ودعم العمليات التجارية الفردية.
التقارير ولوحات المعلومات: يمكن تخصيص لوحات التحكم بالامتثال وقوالب التقارير لعرض المقاييس والتحليلات الأكثر صلة بالاحتياجات.
الإشعارات التلقائية: يمكن ضبط التنبيهات والتذكيرات لتشغيلها بناءً على معايير مخصصة مثل انتهاء الوثائق، ومواعيد التجديد، أو معالم الامتثال.
قابلية التوسع المتعدد المستأجرين: يدعم هيكل SaaS النشر عبر الفرق أو المواقع الموزعة، مع إعدادات قابلة للتوسع من الأعمال الصغيرة إلى الشركات الكبيرة.
تصنيف الوثائق: يمكن للشركات إعداد فئات وعلامات مخصصة للوثائق الامتثالية، مما يسهل البحث والاسترجاع للأقسام أو وحدات العمل المحددة.
سجلات التدقيق: يمكن تخصيص ميزات سجل التدقيق للنظام لتتبع نشاط المستخدم المحدد، أنواع الوثائق، أو الإجراءات الامتثالية الحيوية للمراجعة الداخلية أو الخارجية.
تقدم OurRecords منصة تعليم إلكتروني لتبسيط التدريب على الامتثال وتتبع الامتثال وتقديم أدوات تعليمية للمستخدمين.
يوفر التهيئة الذاتية التلقائية للمستخدمين الجدد إعدادًا سريعًا، مع التوجيه أثناء الإعداد لاعتماد التوثيق وتقديم السجلات وتوثيق الامتثال.
توفر المنصة تقارير تلقائية وتنبيهات استباقية لمساعدة المستخدمين في البقاء متوافقين، مما يقلل من الأخطاء اليدوية ويعزز كفاءة التدريب.
يتم توفير الدعم عبر قنوات متعددة: الهاتف، البريد الإلكتروني / مكتب المساعدة، والدردشة، مما يضمن تمكن المستخدمين من التواصل بالطريقة المفضلة لديهم للمساعدة في المشكلات التقنية أو الإجرائية.
يتلقى المستخدمون دعمًا مستمرًا في إعداد التقارير الامتثالية، وإدارة الوثائق، وحل المشكلات، مما يعزز ثقة المستخدم والامتثال للمتطلبات التنظيمية.
تشفير البيانات: يتم حماية جميع البيانات المخزنة والمنقولة بتقنيات تشفير متقدمة، مما يمنع الدخول غير المصرح به أو اختراق البيانات.
قيود الدخول الصارمة: تقييدات دقيقة للأذونات والمصادقة متعددة المستويات تقيد الوصول إلى البيانات للمستخدمين المعتمدين فقط، مضيفة طبقات إضافية للأمن.
الامتثال التنظيمي: تلتزم المنصة باللوائح الدولية لحماية البيانات، بما في ذلك عمليات تدقيق منتظمة، لضمان توافق معايير الأمان مع أحدث المتطلبات القانونية والصناعية.
سجلات التدقيق والمراقبة: تراقب المنصة باستمرار وتسجل جميع الأنشطة، مما يدعم الامتثال ويمكن من التعرف على المشكلات والرد السريع عليها.
التحقق من الاعتماد: يضمن التحقق والتنبيهات التلقائية بقاء السجلات والاعتمادات حديثة ومتوافقة، مما يقلل من مخاطر الأخطاء البشرية أو الوثائق الأمنية المتقادمة.
تحدث التحديثات الأمنية والصيانة بانتظام للحفاظ على سلامة النظام والاستجابة للتهديدات الناشئة.
يتلقى المستخدمون إرشادات مفصلة لإدارة الاعتمادات دون التأثير على الأمان، مما يدعم الاستخدام الآمن بجميع الأدوار التنظيمية.
تحدث التحديثات البرمجية لـ OurRecords عدة مرات سنويًا عادةً، مما يسمح للمنصة بالبقاء محدثة مع التغييرات التنظيمية، وتعزيز حماية البيانات، وإدخال ميزات امتثال جديدة.
قد تكون التصحيحات الصغيرة وإصدارات الصيانة أكثر تواترًا، لضمان أداء محسن للنظام وأمان أفضل.
يتم إدارة التحديثات مركزيًا عبر نشر تلقائي عبر المنصة، مما يعني أن المستخدمين لا يحتاجون لتثبيت تصحيحات أو نسخ جديدة يدويًا.
تنبه الأنظمة المستخدمين إلى تغييرات رئيسية، بينما تتطلب شروط وأحكام الشركة من المستخدمين مراجعة التحديثات والبقاء متوافقين مع أحدث البرامج وتغييرات السياسات.
تمنح OurRecords للمستخدمين حقوقا واضحة بشأن ملكية وحرية نقل البيانات داخل منصة الامتثال الخاصة بها. يسمح سياسة المنصة للمستخدمين بإنشاء، تحميل، تنظيم، وإدارة سجلاتهم، محتفظين بالوصول والسيطرة طوال مدة الخدمة. يُمنح المستخدمون حقًا غير حصريًا وغير قابل للنقل لاستخدام وتحرير وحذف بياناتهم، بما في ذلك مرفقات الملفات والسجلات، طوال مدة الاتفاقية مع OurRecords.
يحتفظ المستخدمون بحقوق الملكية والوصول على البيانات التي ينشئونها ويديرونها داخل المنصة، ما لم يتم تحديد حدود استخدام معينة من خلال اتفاقية الخدمة.
تضمن السياسة للمستخدمين إمكانيه إنشاء وتقديم وتحرير وحذف ودعوة مستخدمين آخرين لعرض السجلات، والحفاظ على التحكم في محتواهم للاستخدام الشخصي أو للأعمال الداخلية.
تحظر الخدمة النسخ غير المصرح به أو توزيع أو تعديل بيانات المنصة، لحماية محتوى المستخدم وسلامة المنصة على حد سواء.
عند إنهاء الخدمة أو حسب المتطلبات التنظيمية، يمكن للمستخدمين طلب نسخ من سجلاتهم، بإشراف OurRecords للامتثال لمعايير الخصوصية وحماية البيانات.
يسمح OurRecords للمؤسسات بتوسيع أو تقليص استخدامهم حسب الاحتياجات المتغيرة للأعمال، مع شروط مصممة لتوفير المرونة التشغيلية. يمكن للمؤسسات ضبط مستوى الخدمة (بما في ذلك عدد المستخدمين، التخزين، والوصول إلى الميزات) عن طريق تعديل الاشتراك أو اتفاقية الخدمة. عادة ما تدخل الترقيات أو التراجعات حيز التنفيذ في دورة الفوترة التالية، مما يضمن انتقالًا سلسًا مع الحفاظ على الامتثال واستمرار الوصول إلى المنصة.
يمكن للمؤسسات إضافة مستخدمين، توسيع الميزات، وزيادة التخزين مع نمو طلبات الأعمال.
يدعم هيكل المنصة الزيادات في النشاط ومعالجة البيانات بشكل سلس، وهو أمر حاسم للصناعات المستندة إلى الامتثال.
يمكن للمؤسسات خفض مستويات الخدمة أو عدد المستخدمين أو الموارد الأخرى إذا انخفضت الاحتياجات التشغيلية.
عادةً ما تتوافق التراجعات مع دورة التجديد أو الفوترة، مما يعكس التغييرات على الفواتير المستقبلية.
يجب أن تتوافق التعديلات على الخدمة مع الشروط والأحكام الحالية، والتي تتطلب عادةً إشعارًا رسميًا أو تغييرات ذاتية عبر لوحة تحكم المنصة.
تتمحور شروط OurRecords لتجديد العقود والإلغاء حول قبول المستخدم المستمر، مراجعة الشروط بانتظام، ومسؤوليات واضحة للطرفين. يتم تنظيم العقد باتفاقية يجب على المستخدمين قبولها للدخول إلى الخدمة أو استخدامها، مع كون الشروط قابلة للتحديث من حين لآخر.
يعمل التجديد على أساس القبول المستمر - استخدام المنصة أو متابعة التسجيل يعتبر قبولاً لأحدث الشروط والأحكام.
يمكن تعديل الاتفاقية في أي وقت، ويتحمل المستخدمون مسؤولية مراجعة التحديثات. الاستمرار في الاستخدام بعد التغييرات يعني قبول الشروط المعدلة.
التجديد ليس تلقائياً ما لم يتم تحديده من خلال خطة محددة، ولكن ينبغي على المستخدمين مراقبة التحديثات للبقاء متوافقين مع الشروط الحالية.
يمكن لـ OurRecords أو المستخدم إنهاء الوصول إذا لم يتم قبول الاتفاقية أو تم انتهاكها. يؤدي عدم الالتزام بالشروط إلى الإيقاف أو الإنهاء الفوري دون إشعار.
يمكن للمستخدمين إلغاء حساباتهم بعدم استخدام الخدمة والامتناع عن قبول أي تعديلات جديدة للاتفاقية.
يحظر نقل أو بيع حقوق الاتفاقية أو معلومات التسجيل لأطراف ثالثة. إذا حدث ذلك، سيتم معاملة الحادث كخرق، يؤدي للإلغاء.
يمكن إنهاء الحسابات بسبب سوء الاستخدام، بما في ذلك انتهاك محتوى أو إرشادات الاستخدام، أو الدخول غير المصرح به على البيانات، أو محاولة تجاوز حدود المنصة.
معايير الأيزو: يدعم الأيزو 9001، الأيزو 14001، الأيزو 45001، والأيزو 13485 لإدارة الجودة، البيئة، الصحة والسلامة المهنية، وإدارة الأجهزة الطبية على التوالي.
GFSI، SQF، FSMA: جاهز للتدقيق والتقارير بموجب مبادرة سلامة الأغذية العالمية (GFSI)، الأطعمة الجودة الآمنة (SQF)، وقانون تحديث سلامة الأغذية (FSMA)، والضرورية لشركات الأغذية والمشروبات.
HIPAA: تحتوي المنصة على ميزات وقيود وصول تدعم الامتثال لقانون التأمين الصحي القابلة للنقل والمساءلة (HIPAA) لحماية بيانات الرعاية الصحية.
OSHA: تسهل وثائق إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA) والتدقيقات، مما يضمن امتثال مكان العمل للسلامة.
الامتثال لإدارة الغذاء والدواء: وحدات وتقارير لمتطلبات إدارة الغذاء والدواء الأمريكية، قابلة للتكيف مع قطاعات الرعاية الصحية والأغذية.
GDPR/حماية البيانات في نيجيريا: يستخدم ميزات للامتثال للائحة حماية البيانات العامة (GDPR) ولائحة حماية البيانات في نيجيريا، بما في ذلك تدقيق معالجة البيانات وأدوات التصدير.
أنظمة التحقق التلقائي من الاعتماد وسجلات التدقيق لتحديثات حالة الامتثال في الوقت الفعلي.
توثيق مركزي للسياسات، وإجراءات التشغيل القياسية، والتدريب، والشهادات، وتتبع الوثائق للمراجعة الداخلية والخارجية.
تنبيهات وتذكيرات للبائعين، والموظفين، والإدارة للحفاظ على امتثال حديث مع التغييرات التنظيمية.
