فهم احتياجات العمل: المرحلة الأولية تتضمن فهم عميق لتحديات ومتطلبات العمل المحددة. تؤكد Expensya على أهمية استيعاب مشاكل العميل لتصميم المشروع بشكل فعال.

تخصيص الحلول: تقدم Expensya حلولًا مصممة خصيصًا لمختلف أحجام وأنواع الأعمال، بدءًا من المستقلين والشركات الصغيرة إلى الشركات الناشئة والمشاريع الصغيرة والمتوسطة والكبيرة. يمتد هذا التخصيص إلى إنشاء بطاقات دفع للفرق، والتحكم وتتبع النفقات في الوقت الفعلي، والتكامل مع النظام البيئي للشركة.

التكامل مع النظام البيئي الحالي: جزء كبير من عملية التنفيذ يتضمن دمج Expensya مع النظام البيئي الحالي للشركة، بما في ذلك التجار على الإنترنت، وأنظمة ERP، وأدوات الحجز، ووسائل الدفع. هذا يضمن عملية إدارة نفقات سلسة عبر جميع المنصات المستخدمة من قبل العمل.

استغلال التقنيات المتقدمة: تستفيد عملية التنفيذ من تكنولوجيا Fast Scan و OCR+ من Expensya لإدخال البيانات تلقائيًا من الإيصالات والفواتير، مما يقلل من الإدخال اليدوي ويسهل عملية إعداد تقارير النفقات.

تكامل API: بالنسبة للأعمال التي تتطلب المزيد من التخصيص والتكامل، توفر Expensya الوصول إلى واجهات برمجة التطبيقات العامة الخاصة بها. وهذا يسمح بمزامنة البيانات بين Expensya وأنظمة المعلومات الأخرى، مما يتيح التحديثات والتكوينات التلقائية.

التدريب والدعم: على الرغم من عدم ذكرها صراحة في المصادر، فإن عملية تنفيذ الحلول البرمجية مثل Expensya تتضمن عادةً تدريبًا لموظفي الشركة ودعمًا مستمرًا لضمان التبني الناجح واستخدام البرنامج.

خيارات التكامل والتخصيص: تقدم Expensya العديد من التكاملات مع البرمجيات المؤسسية مثل Uber و Oracle و Sage و SAP، والتي يمكن تخصيصها لتبسيط المهام اليومية. بالإضافة إلى ذلك، توفر ميزات قابلة للتخصيص مثل مشاركة الملفات عبر FTP وتكاملات API مخصصة، متاحة كميزات مميزة.

سياسة النفقات والحدود: يمكن للشركات وضع حدود محددة للاسترداد وضبط قواعد النفقات، مثل تكاليف المسافة وإعدادات العملة للموظفين الدوليين. هذا يسمح للأعمال بتخصيص البرنامج وفقًا لسياساتها المالية واحتياجاتها التشغيلية المحددة.

إدارة النفقات تلقائيًا: توفر ميزات Expensya الذكية، مثل تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، إدخال البيانات بشكل تلقائي من خلال استخراج المعلومات من الإيصالات. يقلل هذا من الجهد اليدوي ويسمح للأعمال بتخصيص تصنيف النفقات لزيادة القراءة والامتثال لسياسات الشركة.

التقارير القابلة للتخصيص: يتيح البرنامج تخصيص التقارير، مما يتيح للأعمال إنشاء وتحليل بيانات النفقات بصيغ تناسب متطلباتهم المحددة. تساعد هذه الميزة في الحفاظ على السيطرة على النفقات وضمان الامتثال لسياسات الشركة.

التكيف مع أحجام الأعمال المختلفة: تم تصميم Expensya لتلبية احتياجات أحجام الأعمال المختلفة، بدءًا من المستقلين إلى الشركات الكبيرة. يضمن هذا التكيف أن البرنامج يمكن تخصيصه لتلبية الاحتياجات الفريدة لهياكل تنظيمية مختلفة.

عدم الحاجة لتوجيه للمستخدمين: تؤكد Expensya على نهج "عدم الحاجة للتوجيه" للموظفين، مما يعني أنه لا يتطلب تدريبًا محددًا لبدء استخدام التطبيق. تم تصميم هذا النهج لجعل الانتقال إلى استخدام Expensya سلسًا قدر الإمكان لجميع الموظفين، مما يتيح لهم الاستفادة من ميزات البرنامج دون الحاجة إلى جلسات تدريب مكثفة.

تدريب قصير للمسؤولين: بينما تم تصميم البرنامج ليكون بديهيًا للموظفين، يتلقى المسؤولون تدريبًا قصيرًا للتعرف على الميزات المتقدمة والأدوات الإدارية للنظام. هذا يضمن أن أولئك المسؤولين عن إدارة عملية إعداد تقارير النفقات مجهزين جيدًا للقيام بذلك بفعالية.

دعم عبر الدردشة للمستخدمين النهائيين: لمساعدة المستخدمين في أي استفسارات أو مشكلات قد تطرأ أثناء استخدام البرنامج، تقدم Expensya دعمًا عبر الدردشة للمستخدمين النهائيين. هذا يتيح للمستخدمين الحصول على مساعدة فورية مباشرة داخل التطبيق، مما يضمن أنه يمكنهم حل أي مشاكل بسرعة ومتابعة إدارة نفقاتهم دون انقطاع كبير.

تشفير البيانات والخوادم الآمنة: تضمن Expensya حماية البيانات المالية الحساسة من خلال تدابير أمان قوية مثل تشفير البيانات واستخدام خوادم آمنة. يساعد هذا في حماية الخصوصية وتفاصيل الحساب الصحي للمستخدمين والشركات.

النسخ الاحتياطي المنتظم: تعد النسخ الاحتياطي المنتظمة جزءًا من بروتوكول أمان Expensya، مما يضمن عدم فقد البيانات ويمكن استرجاعها في حال حدوث أي حوادث غير متوقعة. هذا أمر حيوي للحفاظ على نزاهة البيانات وتوافرها في جميع الأوقات.

الامتثال لقوانين حماية البيانات: تلتزم Expensya بالامتثال لقوانين حماية البيانات، بما في ذلك اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). يشمل ذلك الالتزامات مثل مساعدة العملاء في الوفاء بحقوقهم بموجب قوانين حماية البيانات والتعاون في إنشاء وتحديث سجل نشاط معالجة العملاء.

إجراءات فنية وبدنية وتنظيمية: قامت الشركة بتنفيذ تدابير فنية وبدنية وتنظيمية ملائمة لحماية البيانات الشخصية من التدمير العرضي أو غير المشروع، أو الخسارة، أو التعديل، أو الكشف أو الوصول غير المصرح به. يشمل ذلك فرض اتفاقيات سرية على الموظفين والوكلاء والمقاولين.

استجابة لحوادث الأمان: تُبلغ Expensya عملاءها على الفور إذا أصبحت على علم بأي حادثة أمان، أو وصول غير مصرح به، أو سوء استخدام، أو خسارة، أو تلف، أو أي اعتداءات أخرى تتعلق بالأمان. يسمح هذا النهج الاستباقي باتخاذ إجراءات فورية للتخفيف من أي تأثير محتمل.

هيكل رقيق العميل: تخزن أجهزة Expensya الحد الأدنى من البيانات وبدون بيانات اعتماد وصول، مع أن كل ما يتم عرضه يأتي من خوادم آمنة. إذا فقدت مادة ما، يمكن إبطالها لمنع أي تسريبات بيانات. يقلل هذا الهيكل من خطر خرق البيانات بشكل كبير.

التحديثات المنتظمة: تحافظ Expensya على مدونة وقسم أخبار حيث تعلن عن ميزات وتحسينات جديدة. على سبيل المثال، وثقت تحديثات حتى أكتوبر 2021، مما يشير إلى نمط من تحسينات دورية وإطلاق ميزات جديدة.

إدارة التحديثات: يتم إدارة التحديثات من خلال نهج منظم، يتضمن على الأرجح تعليقات من المستخدمين واتجاهات الصناعة. يتم التواصل عن تحديثات Expensya من خلال قنواتها الرسمية، مثل المدونات والإعلانات الإخبارية، لضمان إبلاغ المستخدمين بالتغييرات والتحسينات الأخيرة.

ملكية البيانات: تضمن Expensya أن البيانات التي تم إنشاؤها باستخدام منتجاتها وخدماتها تظل ملكية للكيان الذي أنشأها. يتماشى ذلك مع الحقوق الجديدة المقترحة بموجب قانون البيانات في الاتحاد الأوروبي، والذي يهدف إلى تعزيز حقوق ملكية البيانات للكيانات التي تولد البيانات.

يشير ذلك إلى أن Expensya يمكن أن تعدل خدماتها أثناء توسع الشركة أو انكماشها.

إدارة نفقات تلقائية وفعالة: تقدم Expensya حلا تلقائيًا لإدارة تقارير النفقات والإنفاق، والذي يتضمن إزالة الورق وأتمتة إعداد تقارير النفقات، والإعدادات المخصصة وفقًا لسياسة النفقات، والتكامل الكامل مع البرمجيات والتطبيقات.

تشير هذه المستوى من الأتمتة والتخصيص إلى أن خدمات Expensya يمكن أن تتوسع أو تنخفض بناءً على حجم تقارير النفقات وتعقيد سياسات إنفاق المنظمة.

الدعم للمؤسسات الكبيرة والمتعددة الجنسيات: تستخدم Expensya من قبل أكثر من 400,000 شخص، مما يدل على قدرتها على خدمة المؤسسات الكبيرة والمتعددة الجنسيات.

تشير هذه الاستخدام الواسع إلى أن Expensya لديها البنية التحتية والميزات الضرورية لتوسيع الخدمات لتلبية متطلبات المنظمات الكبيرة، مما يعني أيضًا القدرة على التوسع للأسفل للكيانات الأصغر أو خلال فترات الحاجة المنخفضة.

تجديد العقد: يتم تحديد انتهاء العقد مع Expensya في نهاية الفترة المتفق عليها. لدى العملاء خيار الاشتراك في اتفاقية خدمة جديدة لضمان استمرارية الخدمات. وهذا يشير إلى أن التجديد ليس تلقائيًا ما لم ينص على خلاف ذلك في شروط العقد.

التجديد التلقائي: توفر Expensya توجيهات لمشرفي الحسابات حول كيفية تعديل إعدادات التجديد التلقائي للاشتراكات. يشير ذلك إلى أنه يمكن إدارة التجديد التلقائي وتعديله من قبل العميل، مما يمنحهم التحكم في عملية التجديد.

إلغاء العقد: تشير شروط الخدمة إلى أنه يمكن إلغاء الطلبات وفقًا لظروف معينة، مثل عدم السداد أو مشاكل في حساب العميل. في مثل هذه الحالات، تحتفظ مزود الخدمة بالحق في تعليق الطلب حتى يتم حل المشكلة. إذا لم يكن بالإمكان إجراء خدمة ما، سيتم إبلاغ العميل، وقد يتم إلغاء الطلب مع إمكانية استرداد الجزء الملغى، بينما تظل بقية الطلب ثابتة ونهائية.

ISO 27001: هذه معيار دولي يحدد المتطلبات لنظام إدارة أمن المعلومات (ISMS). يساعد المؤسسات في تأمين أصولها المعلوماتية مثل المعلومات المالية، والملكية الفكرية، وتفاصيل الموظفين، أو المعلومات الموكلة من طرف ثالث.

اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR): يُفترض ضرورة الالتزام بالقوانين الأوروبية مثل GDPR، الأمر الذي يعتبر ضروريًا للشركات العاملة ضمن الاتحاد الأوروبي لأنها تحدد الإرشادات لجمع ومعالجة المعلومات الشخصية.

صندوق ضمان الإيداع وحل النزاعات (FGDR): يضمن هذا المعيار حماية الأموال حتى €100,000، مما يضمن سلامة الأموال المودعة في الحسابات المmanaged أو المرتبطة بـ Expensya، كما ذكر في سياق خدمات الدفع الخاصة بها.