الأهداف: فهم سير العمل السريري، وأدوار المستخدمين، واحتياجات ترحيل البيانات، ومتطلبات التقارير، والتكاملات (مثل EHR، الفوترة، أنظمة المختبرات)، واحتياجات الأمان / الامتثال.
المخرجات: وثيقة المتطلبات، خطة المشروع عالية المستوى، تحديد أصحاب المصلحة، معايير النجاح.
المدة النموذجية: 1–3 أسابيع، حسب حجم المنظمة وتعقيدها.
2) تصميم الحل وتخطيط التخصيص
الأنشطة: رسم العمليات الحالية على ميزات BestNotes، تصميم سير عمل جديدة، تحديد النماذج (أنواع الملاحظات، النماذج، ملاحظات التقدم)، إنشاء ضوابط وصول بناءً على الدور، تخطيط استراتيجية ترحيل البيانات.
المخرجات: وثيقة تصميم الحل، خريطة التكامل، خطة ترحيل البيانات، خطة الأمان / الامتثال، سيناريوهات الاختبار.
المدة النموذجية: 1–3 أسابيع.
3) ترحيل البيانات
المصادر: EHRs القديمة، بيانات الجدولة، بيانات المرضى السكانية، تاريخ اللقاءات، رموز الفوترة، خطط العلاج.
المدة النموذجية: 2–6 أسابيع، وتعتمد بشكل كبير على حجم البيانات وجودتها وتوافقها.
4) تهيئة النظام والتخصيص
الأنشطة: إعداد حسابات وأدوار المستخدمين، تكوين النماذج، النماذج، أنواع الملاحظات، سير العمل، قواعد المواعيد، رموز الفوترة، قواعد المُدفعين، لوحات تقارير.
الاعتبارات: إذا كان BestNotes يدعم وحدات مخصصة أو تخصيص موسع، فقد يتم تمديد الجداول الزمنية وفقًا لذلك.
المدة النموذجية: 2–6 أسابيع.
5) التكامل وقابلية التشغيل البيني
التكاملات: إدارة الممارسة، الفوترة، أنظمة المختبرات، التصوير، بوابة المرضى، eRx (إذا كان ذلك مناسبًا)، وأي أدوات الطرف الثالث.
الاختبار: اختبار كامل لتدفق البيانات، معالجة الأخطاء، والتسوية مع الفوترة.
المدة النموذجية: 2–6 أسابيع (يمكن أن يتم بالتوازي مع التكوين).
6) التدريب وإدارة التغيير
أنواع التدريب: تدريب المسؤولين، تدريب الأطباء، وتدريب المستخدمين النهائيين؛ كتيبات وأدلة مراجع سريعة.
الطرق: جلسات مباشرة، فيديوهات مسجلة، ممارسة في بيئة اختبارية، تدريبات تجربة التنفيذ الكامل.
المدة النموذجية: 1–2 أسبوع من التدريب النشط، مع دعم مستمر.
7) التجربة والإطلاق
مرحلة التجربة: ابدأ بمجموعة فرعية من المستخدمين أو المواقع للتحقق من صحة سير العمل وحل المشكلات.
الإطلاق: نشر كامل بعد قبول التجربة بنجاح.
الدعم: زيادة توفر الدعم الفني خلال الانتقال.
المدة النموذجية: تجربة 1–4 أسابيع؛ الإطلاق الكامل بعد ذلك مباشرةً.
Customisation
تخصيص سير العمل:
القدرة على تخصيص عمليات الإدخال، والتقييم، وتخطيط العلاج، وملاحظات التقدم، وعمليات الخروج.
نماذج مخصصة لأنماط العلاج المختلفة أو خطوط الخدمة.
إعدادات تشفير مخصصة، سجلات تدقيق، مراقبة نشاط المستخدم، توافق مع HIPAA/HITECH.
التكاملات:
تكاملات مخصصة مع أنظمة إدارة الممارسات، وأنظمة الفوترة، ووصفات الأدوية الإلكترونية، وأنظمة المختبرات، وبوابات المرضى؛ الوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات إذا كانت متوفرة.
العلامة التجارية وواجهة المستخدم:
عناصر علامة تجارية مخصصة (شعارات، مخططات ألوان) ومصطلحات محلية أو لغة مدعومة إذا كانت متاحة.
Additional Costs
ترخيص البرمجيات / الاشتراك:
نموذج لكل مستخدم، لكل شهر أو لكل مقدم خدمة.
مستويات مختلفة حسب مجموعة الميزات (EMR الأساسي، التحليلات المحسّنة، بوابة المرضى، الطب عن بُعد، إلخ).
رسوم الإعداد / التنفيذ:
رسوم تفعيل / تنفيذ لمرة واحدة تغطي غالبًا إدارة المشروع والتكوين الأولي وتخطيط الترحيل ودعم الإعداد.
تكاليف ترحيل البيانات:
استنادًا إلى حجم البيانات والتعقيد وعدد المصادر؛ في بعض الأحيان يتم تضمينها في رسوم التنفيذ، وأحيانًا يتم فرضها بشكل منفصل.
رسوم التخصيص:
إذا كنت بحاجة إلى تخصيص كبير (النماذج، سير العمل، الحقول المخصصة، لوحات المعلومات الخاصة)، فقد تكون هناك رسوم تطوير لمرة واحدة أو رسوم صيانة مستمرة.
رسوم التدريب:
تكاليف جلسات تدريب المسؤولين؛ قد يتم تضمينها في الإعداد أو فرضها بشكل منفصل.
التكامل والوصول إلى API:
رسوم الاتصال بأنظمة الطرف الثالث؛ قد تشمل تطوير تكامل لمرة واحدة وصيانة مستمرة.
الدعم والصيانة:
خطط دعم متعددة المستويات (أساسي، قياسي، ممتاز) مع أوقات استجابة، وساعات تغطية، واتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) مختلفة.
رسوم صيانة أو تجديد سنوية محتملة؛ أحيانًا تكون مشمولة في الاشتراك.
تخزين البيانات والنسخ الاحتياطية:
رسوم إضافية للاحتفاظ بالبيانات لفترة أطول، النسخ الاحتياطية، أو التخزين المؤرشف، إذا لم تكن مشمولة.
رسوم الطب عن بُعد أو البوابة:
إذا كان ذلك مناسبًا، رسوم منفصلة للوصول إلى بوابة المرضى، وحدات الطب عن بُعد، أو المراسلة الآمنة.
Training
إعداد المسؤولين: جلسات شاملة للمستخدمين المتميزين ومسؤولي النظام تغطي التكوين، وتوفير المستخدمين، وأدوار الأمان، وسير العمل الأساسي.
تدريب الأطباء والموظفين: تدريب محدد حسب الدور للأطباء، وموظفي الاستقبال، وموظفي الفوترة، ومستخدمي البوابة. قد يشمل قوالب الملاحظات، الجدولة، التوثيق، وسير عمل الفوترة.
جلسات تدريب مباشرة: ندوات عبر الإنترنت في الوقت الفعلي أو تدريب ميداني (عند الاقتضاء) بقيادة مدرب.
موارد ذاتية الإيقاع: الوصول إلى مكتبة من التدريبات المسجلة، وأدلة المراجع السريعة، ومقالات كيفية، وقوائم مراجعة لأفضل الممارسات.
بيئة اختبار / تجريبية: مساحة آمنة لممارسة التكوينات، وقوالب الملاحظات، وسير العمل قبل التنفيذ الكامل.
خيارات تدريب المدرب: تمكين “المستخدمين المتميزين” الداخليين من تدريب فرقهم، مما يقلل من احتكاك التنفيذ الكامل.
كتيبات وقوالب: إجراءات التشغيل الموحدة، سير العمل النموذجي، وقوالب الإدخال السريع لتسريع التبني.
Security Measures
تشفير البيانات:
أثناء النقل: TLS/SSL لجميع البيانات المتبادلة بين العملاء والخوادم.
أثناء التخزين: تشفير لقواعد البيانات والتخزين.
التحكم في الوصول:
التحكم في الوصول بناءً على الدور (RBAC) مع أذونات الحد الأدنى الضروري.
خيارات المصادقة متعددة العوامل (MFA) لتسجيل دخول المستخدمين.
تسجيل التدقيق والمراقبة:
سجلات تفصيلية لنشاط المستخدم، والوصول إلى PHI/PII، وتغييرات التكوين.
عمليات مراجعة منتظمة وتنبيهات للنشاط غير العادي أو غير المصرح به.
إقامة البيانات والنسخ الاحتياطية:
نسخ احتياطية منتظمة، مع فترات احتفاظ محددة وإجراءات لاستعادة الكوارث.
خيارات لتصدير البيانات وقابلية النقل لاستمرارية الأعمال.
المعايير الأمنية والامتثال:
التوافق مع متطلبات HIPAA/HITECH.
توافر اتفاقية شريك الأعمال (BAA).
إرشادات أمان جهاز المستخدم النهائي والتشفير حيثما كان ذلك مناسبًا.
إجراءات لطلبات أصحاب البيانات وإلغاء تحديد الهوية عند الاقتضاء.
Updates
دورات الإصدار المنتظمة: عادةً ما ينشر البائعون التحديثات ربع سنوية أو نصف سنوية، مع التصحيحات الفاصلة حسب الحاجة.
الإصدارات الرئيسية مقابل التصحيحات الطفيفة: قد تقدم الإصدارات الرئيسية ميزات جديدة وتغييرات في واجهة المستخدم؛ عادةً ما تعالج التصحيحات الأخطاء، وإصلاحات الأمان، وتحسينات صغيرة.
تقييم التأثير: اختبار قبل الإصدار لتقييم التوافق مع التكوينات والبيانات القائمة.
طرح تدريجي:
بيئات اختبار / ما قبل الإنتاج للتحقق.
مجموعات تجريبية (اختياري) للاختبار قبل النشر الواسع.
نشر واسع لجميع المستخدمين بعد نجاح الاختبار.
الاتصال: ملاحظات الإصدار التي تفصل الميزات الجديدة، والتغييرات، والتوقفات، وأي إجراء مطلوب من المستخدم.
مواءمات التدريب: أدلة بدء سريعة اختيارية أو تدريبات قصيرة عندما تؤثر التغييرات الكبيرة على سير العمل.
خطة التراجع: خطوات الطوارئ إذا أدخل التحديث مشكلات، بما في ذلك خيارات العودة.
Data Ownership and Portability
دور البائع: يعمل البائع عادةً كمعالج بيانات / مراقب نيابةً عن العيادة ومسؤول عن التخزين الآمن، وضوابط الوصول، والمعالجة بما يتوافق مع العقد والقوانين المعمول بها.
حقوق استخدام البيانات: يحتفظ البائعون عادةً بحق استخدام البيانات المجمعة والمجهولة الهوية للتحليلات، وتحسين المنتج، أو للمقارنة، ولكن يجب ألا يستخدموا معلومات PHI المحددة لأي غرض آخر دون موافقة صريحة أو بنود تعاقدية.
متطلبات BAA: تأكد من وجود اتفاقية شريك أعمال (BAA) تحدد المسؤوليات لحماية PHI، والاستجابة للحوادث، وإشعار الاختراق، وضوابط المقاولين من الباطن.
إمكانية التصدير: اطلب القدرة على تصدير سجلات المرضى بالكامل، وبيانات الجدولة، وسجلات الفواتير، والبيانات الوصفية بتنسيق قابل للقراءة آليًا (مثل CSV، JSON، CDA / HL7 FHIR إذا كان ذلك مناسبًا).
الأرشفة والاحتفاظ: تأكد من فترات الاحتفاظ بالبيانات بعد الإنهاء وأي التزامات لتنسيقات البيانات المؤرشفة واسترجاعها.
مساعدة الهجرة: تحقق مما إذا كان البائع يوفر أدوات تصدير البيانات ودعم الهجرة والإرشادات للانتقال إلى نظام آخر بأقل وقت توقف ممكن.
Scaling Up / Down
نموذج التوسع: وضح ما إذا كان التوسع يعتمد فقط على الاستخدام (لكل مستخدم، لكل مقدم خدمة) أو يستند إلى الموقع، وكيف تؤثر الإضافات (الطب عن بُعد، البوابة، التحليلات) على التسعير.
تغييرات المجموعة: فهم مدى سرعة إضافة أو إزالة المستخدمين أو المواقع أو الوحدات، وهل هناك حد أدنى أو عقوبات.
تأثير البيانات والأداء: استفسر عن ضمانات الأداء مع زيادة حجم البيانات (مثلاً: أوقات الاستجابة، نوافذ النسخ الاحتياطي، حدود معدل API).
The terms & conditions for contract renewal and cancellation
مدة العقد: الشروط الشائعة هي عقود لمدة سنة واحدة أو عدة سنوات؛ بعض العروض تستخدم شروط دائمة مع تجديد سنوي.
حماية الأسعار: ابحث عن حدود للزيادات السنوية في الأسعار، أو أسعار ثابتة عند التجديد، أو تسعير ثابت للمستخدمين الحاليين.
تضمين الميزات في التجديد: وضح ما إذا كان يمكن إزالة أو إضافة مجموعات الميزات أو الوحدات النمطية عند التجديد، وكيف يؤثر ذلك على السعر.
الإنهاء للراحة مقابل بسبب: حدد ما إذا كان يمكنك الإنهاء للراحة في فترات إخطار معينة، أو فقط بسبب مخالفات محددة.
فترة الإشعار: عادةً ما تكون 30–90 يومًا لإنهاء التجديد؛ تأكد من وجود لغة واضحة بشأن إشعارات نهاية العقد.
تسليم البيانات بعد الإنهاء: المتطلبات والجداول الزمنية لتصدير البيانات، والتنسيق، والتسليم بعد الإنهاء.
دعم الانتقال: توفر المساعدة الانتقالية (مثل الوصول المستمر لفترة سماح، الدعم أثناء ترحيل البيانات إلى نظام آخر) وأي تكاليف مرتبطة بذلك.
عقوبات الإنهاء المبكر: التحقق من رسوم الإنهاء المبكر أو تكاليف التنفيذ غير المستردة.
Compliance
HIPAA/HITECH: يوفر معظم بائعي EMR ضمانات تتوافق مع HIPAA/HITECH، بما في ذلك الضمانات الإدارية والمادية والتقنية.
توافر BAA: BAA موقع يحدد المسؤوليات المتعلقة بـ PHI، وإشعار الاختراق، والإشراف على المقاولين من الباطن.
شهادات الأمن: ابحث عن تأكيدات أو شهادات مستقلة (مثل SOC 2 النوع الثاني، ISO 27001) إذا كانت متوفرة؛ قد يشارك البائع تقارير التدقيق الأخيرة عند الطلب.
قوانين خصوصية البيانات: اعتبارات الامتثال للقوانين الإقليمية (مثل اللائحة العامة لحماية البيانات إذا كنت تعمل في الاتحاد الأوروبي، قوانين خصوصية الدولة في الولايات المتحدة). تأكد من أن اتفاقيات معالجة البيانات تعكس اللوائح المعمول بها.
