برنامج Benchmark EHR
بواسطة شركة Benchmark Solutions
الاستشارة والتخطيط الأوليان: يبدأ التنفيذ باجتماع تقديمي منظم مع فريق Benchmark المختص بالتنفيذ وفرق الدعم، لتحديد أهداف ومراحل المشروع بالتنسيق مع أصحاب المصالح الرئيسيين بالممارسة.
نقل البيانات وإعداد النظام
يتم نقل بيانات المرضى والممارسة بأمان من الأنظمة السابقة، مع ضمان الامتثال الكامل واستمرارية العناية أثناء الانتقال.
يتم تهيئة النظام وفقًا لتدفقات عمل الممارسة والتخصصات وتفضيلات المستخدمين، بما في ذلك القوالب المخصصة، والعبارات السريعة، ونماذج الأوامر.
تدريب الموظفين
يقدم Benchmark جلسات تدريب شاملة، غالبًا في الموقع أو عن بُعد، مخصصة لأدوار المستخدمين المختلفة، وتشمل وظائف EHR الأساسية كملفات المرضى، والجدولة، والفوترة، واستخدام بوابة المرضى.
موارد إضافية تشمل المستندات والدعم المستمر لمساعدة الموظفين في التكيف وإتقان النظام.
الاختبار والتحقق
يتم اختبار شمولية الأداء، سوى في تسجيلات الدخول، أو تدقيق سير العمل، أو تأكيد إعدادات نقل البيانات، والتكوينات الخاصة بالممارسة.
يتم معالجة أي مشاكل أثناء الاختبار قبل التشغيل الرسمي للنظام.
تشغيل النظام والدعم
بعد التحقق، يصبح النظام فعالاً للاستخدام اليومي.
تم تصميم Benchmark EHR بميزات تخصيص واسعة لتمكين مؤسسات الرعاية الصحية من تعديل المنصة لتناسب تدفقات العمل السريرية، والتخصصات، واحتياجات التوثيق الخاصة بها. فيما يلي الطرق الرئيسية التي يمكن بهذه المنصة تخصيصها لتلبية المتطلبات الفريدة للأعمال:
قوالب مخصصة للتخصصات: يوفر Benchmark EHR قوالب يمكن تكييفها لملاحظات المتابعة، وملفات المرضى، ونماذج الأوامر، والاستشارات. يمكن للممارسات استخدام قوالب جاهزة مصممة لمختلف التخصصات أو بناء قوالب جديدة بالكامل حسب طرق توثيقهم المفضلة.
تكوين النماذج ولوحات التحكم: يمكن للممارسات الطبية ضبط لوحات المعلومات والنماذج لتسليط الضوء على المعلومات الأكثر صلة بتدفق عملهم، مما يقلل من التنقل ويدعم التوثيق الفعال.
أوامر وعبارات متكررة: يمكن حفظ الأوامر والعبارات وكتل التوثيق المتكررة واستخدامها مراراً لتسريع استكمال المقابلات وتقليل إدخال البيانات المتكرر.
إدارة تدفق العمل: يسمح Benchmark EHR بتكوين تدفقات العمل للترميز، وإدارة الفوترة، والجدولة. يمكن للممارسات أتمتة المهام الروتينية، وتبسيط الموافقات، وتعيين الإشعارات وفق ما يتناسب مع عملياتهم الداخلية.
صلاحيات النفاذ حسب الدور: يمكن للمدراء تحديد صلاحيات النفاذ لمستخدمي النظام حسب دور كل منهم، لضمان تعامل الموظفين مع الوحدات والبيانات المتعلقة بمسؤولياتهم فقط.
تخصيص ملاحظات المتابعة: يمكن تعديل قوالب ملاحظات المتابعة لتشمل أقساماً متخصصة لكل تخصص مدعمًا بالتعرف على الكلام، وحقول ديناميكية لتبسيط التوثيق مع التقاط بيانات سريرية دقيقة.
إنشاء تقارير مخصصة: يمكن إنشاء تقارير مخصصة للعمليات المالية، والامتثال، والتحليلات، والتركيز على مؤشرات الأداء الرئيسية.
تخصيص لوحة التحكم: يمكن للمستخدمين تخصيص لوحات النشاطات لعرض تحليلات حول الإيرادات، وتفاعل المرضى، وأداء الأطباء، وغيرها من المقاييس ذات الصلة.
تجربة بوابة مرضى مخصصة: يدعم Benchmark EHR تخصيص وظائف بوابة المرضى، حيث يمكن ضبط الرسائل الآمنة، وتعبئة النماذج، وجدولة المواعيد، والوصول إلى نتائج الاختبارات حسب الحاجة.
نماذج وسير عمل الاستقبال: يمكن تكييف استمارات الاستقبال الرقمي ونماذج التوثيق الأخرى لكل نوع من أنواع الزيارات أو المتطلبات السريرية المختلفة.
تخصيص خاص بالتخصصات: يدعم النظام ممارسات بكافة الأحجام والتخصصات من العيادات الصغيرة إلى المنظمات متعددة المواقع، مع دعم لكل مجال رعاية صحية حسب احتياجاته الدقيقة.
تكوين وحدات الترميز والفوترة: يمكن تعديل قوالب الترميز وجداول الرسوم وقوائم شركات التأمين وتدفقات الفوترة لتتماشى مع المتطلبات المختلفة لكل ممارسة تنظيمية.
تنفيذ مخصص: تساعد فرق الدعم والتنفيذ في Benchmark EHR المؤسسات في تخصيص النظام أثناء الإعداد، لضمان تطابق التكوينات مع الاحتياجات العملياتية وتفضيلات الموظفين.
الإعداد المهيكل: يوفر Benchmark EHR برنامج تنفيذ وتدريب منظم يستغرق عادة حوالي ستة أسابيع لمعظم العملاء. يتضمن ذلك التخطيط المبدئي، نقل البيانات، إعداد النظام، والتخصيص حسب الحاجة. خلال هذا الوقت، يتم تعيين خبراء التنفيذ من Benchmark لدعم الأعضاء خلال كل مرحلة.
تدريب شامل: يتم تقديم تدريب حول كل وظائف EHR الأساسية كالتوثيق، والجدولة، والفوترة، واستخدام البوابة. غالباً ما يتم ذلك حضورياً أو عن بعد، ومصمم حسب أدوار المستخدم. تتوفر موارد إضافية، بما في ذلك التوثيق وخيارات التعلم الذاتي لمساعدة المستخدمين في إتقان النظام.
دعم عملاء داخلي: يتميز Benchmark بدعم عملاء نشط مقره في الولايات المتحدة. يتم غالبًا حل المشكلات في غضون ساعة. يتوفر الدعم عبر الهاتف، البريد الإلكتروني، مركز المساعدة، وقاعدة المعرفة، مما يمنح العديد من خيارات المساعدة.
مساعدة مستمرة: بعد بدء التشغيل، يتم توفير الدعم بشكل مستمر، ويتضمن ذلك المساعدة الفنية، التحديثات، وضبط الإعدادات حسب الحاجة، مما يدعم ثقة المستخدمين واستمرارية العمل.
تحديثات متواصلة واتصالات واضحة: يحرص Benchmark على إبقاء الممارسات على اطلاع دائم بالتحديثات والميزات الجديدة من خلال تواصل واضح ودعم مباشر خلال التغييرات.
قاعدة المعرفة وموارد المساعدة الذاتية: يتوفر للمستخدمين الجدد قاعدة معرفية واسعة ودلائل إرشادية وموارد مساعدة تغطي كل المهام الروتينية ونصائح الحلول.
يتبنى Benchmark EHR مجموعة متكاملة من التدابير الأمنية والبروتوكولات لحماية بيانات المرضى الحساسة وضمان الخصوصية والسلامة وتوافر المعلومات المُدارة داخل نظام السجلات الصحية الإلكترونية الخاص به.
الامتثال لـ HIPAA: يتوافق Benchmark EHR مع القوانين الحديثة والتوصيات التنظيمية، مما يضمن إدارة جميع المعلومات الصحية المحمية (PHI) بأمان وتطبيق معايير الأمان الضرورية لمنظمات الرعاية الصحية الأمريكية.
استضافة معتمدة على SOC 1، 2 و3: يتم استضافة البيانات في مرافق أمريكية معتمدة، مع مراقبة دقيقة لضمان الاتصال والأمان والخصوصية.
تشفير البيانات: جميع بيانات المرضى والممارسة في Benchmark EHR مشفرة أثناء النقل وفي التخزين، مما يقلل من مخاطر تسرب المعلومات أو النقل غير المصرح به أثناء معالجة البيانات أو تخزينها.
الاتصال الآمن: يستخدم النظام الداخلي والقنوات التفاعلية مع الأطراف الخارجية برتوكولات آمنة لضمان حماية البيانات طوال فترة النقل.
ضوابط النفاذ المعتمدة على الدور: يولي Benchmark EHR مسؤولية إدارة الامتيازات حسب دور كل مستخدم، ويراقب السجلات ويحدد الصلاحيات حسب الحاجة لحماية البيانات الحساسة وتقليل المخاطر الداخلية.
سجلات التدقيق: يسجل النظام كل عمليات المستخدم التي تتضمن الوصول والتحرير ومشاركة المعلومات، مما يدعم المراقبة، الامتثال، والتحقيقات في حالات النشاط المشبوه.
أمان مراكز البيانات: تتبع شركاء الاستضافة في Benchmark قيودًا صارمة للأمان البدني تضمن الحماية على البنية التحتية المادية.
النسخ الاحتياطي التلقائي والتكرار: يتم إجراء نسخ احتياطية تلقائية بانتظام وتخزين البيانات بحيث تظل الخدمات متوفرة وقابلة للاستعادة في حال حدوث حالات فشل الأجهزة أو كوارث أخرى.
تحديثات الأمان المستمرة: يحافظ فريق Benchmark Solutions على تحديث جميع ملفات النظام بشكل مستمر لمواكبة التغييرات والتهديدات والتشريعات والتغيرات التنظيمية، كما يستجيب للتغيرات في أكواد الملابس الطبية والمعايير الطبية الأخرى.
تحديثات مستمرة: يقوم Benchmark EHR بتحديث البرنامج بشكل منتظم كلما دعت الحاجة إلى التوافق مع اللوائح الجديدة، أو معايير الصناعة، أو تحسينات الميزات، أو استجابة لتعليقات العملاء، ولا يوجد له جدول زمني صارم.
مثال حديث: تم تحديث الجداول الزمنية للامتثال مع إرشادات ترميز التقييم والإدارة (E&M) الجديدة، ويُبلغ المستخدمون مباشرة بأي تحسينات أو مميزات جديدة عند نشرها.
تسليم مستند عبر السحابة: يطبق Benchmark EHR أغلب التحديثات مركزياً عبر السحابة، مما يزيل الحاجة للتحميل المحلي ويضمن وصول المستخدمين لأحدث نسخة من البرنامج بتلقائية وبأقل تعطيل ممكن للعمل اليومي.
اتصالات مباشرة مع العملاء: عندما يتم إصدار التحديثات، يتم إرسال التفاصيل لكل عميل مباشرة، ويتاح فريق دعم العملاء لإرشاد الممارسة عبر عملية التحديث وتسهيل الانتقال بسلاسة ووضوح.
دعم داخلي للترقيات: تتوفر فرق دعم داخلية متخصصة لمساعدة العملاء في كل مرحلة التحديث، مع تقديم شروحات ووثائق شاملة لزيادة ثقة المستخدم بالإصدارات الجديدة.
امتلاك الممارسة للبيانات: يضمن Benchmark EHR أن تحتفظ المؤسسات الصحية بالسيطرة على بياناتها السريرية والإدارية. جميع سجلات المرضى، والملاحظات السريرية، والمعلومات الإدارية التي يتم إدخالها تعتبر ملكية للمؤسسة الصحية نفسها. يمتلك المزودون الامتيازات الإدارية لإدارة هذه البيانات والتحكم فيها حسب الحاجة على المنصة.
الامتثال والأمان: تتم إدارة جميع البيانات في Benchmark EHR تحت امتثال صارم لمعايير HIPAA وSOC، لضمان أن الملكية ليست فقط عملية بل تتوافق أيضًا مع الالتزامات التنظيمية والقانونية فيما يخص خصوصية المرضى والمسؤولية ذات الصلة.
الوصول الكامل للبيانات: يمكن للممارسات الوصول إلى سجلاتها بأمان في أي وقت ومن أي جهاز باستخدام منصة Benchmark السحابية. هذا النفاذ المفتوح يدعم كلاً من الاحتياجات العملياتية اليومية وعمليات نقل البيانات الكاملة مثل تغيير النظام أو المحافظة على السجلات للامتثال.
تصدير البيانات والهجرة: يدعم Benchmark EHR تصدير البيانات السريرية المنظمة، وسجلات المرضى، والمعلومات الإدارية، مما يسمح للممارسات بنقل بياناتها إلى نظام EHR جديد أو استخدامها للنسخ الاحتياطي واستمرارية الأعمال. أثناء التنفيذ، يدير فريق Benchmark نقل البيانات من الأنظمة السابقة بأمان، ويؤكد ذلك التزامهم بقابلية نقل البيانات عند الدخول أو في حال رغبة موفر الخدمة في مغادرة المنصة.
نسخ احتياطية منظمة: يتم إجراء نسخ احتياطية تلقائية ومنتظمة للنظام لضمان قدرة الممارسات على استعادة بياناتها أو ترتيب التصدير عند الطلب، مما يقلل من مخاطر فقدان البيانات ويدعم القابلية للنقل.
تم تصميم Benchmark EHR كنظام سحابي بالكامل مرن، يتيح سهولة التوسع أو الانكماش حسب متطلبات المؤسسة دون تعطيل رئيسي. تنصب شروط النظام على مرونة التوسيع، وتبسيط الترخيص، ومرونة تقنية تساعد الممارسات في إدارة نموها أو تقليصها.
هيكلية سحابية معيارية
يوفر Benchmark EHR منصة سحابية مركزية تسمح بإضافة أو إزالة وحدات (EHR، إدارة الممارسة، إدارة دورة الإيرادات) بسلاسة عند تغير الاحتياجات.
يدعم هذا النظام المؤسسات من العيادات الصغيرة إلى المجموعات متعددة المواقع، مما يمنحها خيارات توسع فعالة من حيث التكلفة دون الحاجة إلى استثمارات في أجهزة جديدة أو بنية تحتية لتكنولوجيا المعلومات المحلية.
مرونة المستخدم والموقع
يمكن للممارسات إضافة مستخدمين جدد (مزودين، ممرضين، موظفين إداريين) أو تعطيل الحسابات مع تغير فريق العمل.
يمكن جلب مواقع أو إدارات جديدة من خلال توسيع النفاذ والتراخيص مع إدارة مركزية وصلاحيات نفاذ آمنة حسب الأدوار.
تعديلات الترخيص والتكاليف
تتم إدارة التراخيص عادة على أساس كل مزود أو كل موقع ويمكن زيادتها أو تقليلها بالتنسيق مع فريق دعم Benchmark، الذي يوجه المؤسسات خلال الإجراءات المطلوبة.
تنعكس التكاليف حسب عدد المستخدمين أو المواقع، دون الحاجة لنقل النظام بالكامل عند التوسع أو التخفيض — يتم تعديل التكاليف والاشتراكات وفقًا لذلك.
تكوين مخصص
مع إضافة أو إزالة التخصصات أو الأقسام يمكن تعديل قوالب ولوحات التحكم في الـ EHR لتناسب تدفقات العمل الجديدة أو النماذج أو الأدوار لضمان الكفاءة التشغيلية عند الانتقال.
لا يؤثر حذف المستخدمين أو المواقع على البيانات السابقة ويمكن توفير تصدير دائم لها، مما يدعم القابلية للنقل.
مدة العقد والتجديد
تستمر عقود Benchmark EHR عادة لمدة عام واحد أولاً.
بعد السنة الأولى، تتجدد العقود تلقائيًا لفترات لاحقة، ما لم يتم تقديم إشعار كتابي مسبق لفسخ العقد قبل تاريخ التجديد.
فترة الإشعار
لإيقاف التجديد التلقائي، يجب تقديم إشعار كتابي على الأقل قبل 60 يومًا من تاريخ التجديد.
توفر هذه المهلة الزمنية للطرفين فرصة كافية لمراجعة وتعديل العقد أو إنهاء العلاقة.
هيكل الرسوم والدعم
يخضع استخدام البرنامج المستمر لدفع رسوم التراخيص والدعم في الوقت المناسب. ويمكن أن يؤدي عدم الدفع إلى تعليق خدمات الدعم واعتباره أساسًا لإنهاء العقد.
قد يشمل التجديد تعديل رسوم التراخيص؛ وغالبًا ما يتم إعلام العملاء بالشروط أو الرسوم الجديدة مسبقًا.
الترقية والترخيص:
إذا قام العميل بالترقية من نسخة أقدم، يمكنه استخدام النسخة الأحدث فقط في إطار العقد المجدد، ويجب إزالة أو تدمير جميع النسخ السابقة ما لم يتم الاتفاق غير ذلك.
الإلغاء الطوعي
يمكن للعملاء فسخ التعاقد في أي وقت مع تقديم إشعار كتابي.
يمكن لـ Benchmark فسخ العقد بإشعار كتابي قبل شهر واحد.
تحتفظ الشركة بحقها في إنهاء العقد فورًا لعدم الامتثال مثل عدم دفع الرسوم، أو خرق条件 التعاقد أو الإفلاس أو التصفية أو حالات العجز المالي المماثلة.
اشتراطات ما بعد الإلغاء
يجب على العملاء بعد الإلغاء التوقف مباشرة عن استخدام البرنامج وتدمير أو إعادة جميع النسخ والمستندات المتعلقة به.
يحظر الاستمرار في استخدام النظام بعد الإلغاء تحت أي ظرف.
لا استرداد أو تقليل للمسؤولية
لا يوجد عادة استرداد لأي مبالغ غير مستخدمة من تراخيص أو خدمات الدعم عند الإنهاء المبكر.
يحد Benchmark من المسؤولية عن الأضرار (بما فيها الخسائر المباشرة أو الناتجة) نتيجة إنهاء العقد بما لا يتجاوز إجمالي المبلغ المدفوع للبرنامج والدعم، ويُستثنى من ذلك حالات الموت أو الإصابة بسبب الإهمال.
تم تصميم Benchmark EHR لدعم المتطلبات التنظيمية وأفضل ممارسات الصناعة لخصوصية بيانات الرعاية الصحية وأمنها ونزاهة السجلات السريرية. فيما يلي المعايير الرئيسية التي يلتزم بها البرنامج:
قانون التأمين الصحي وقابلية النقل والمساءلة (HIPAA):
تم تطوير وصيانة Benchmark EHR بحيث يتوافق تمامًا مع لوائح HIPAA، حيث يحمي المعلومات الصحية المحمية (PHI) من خلال إجراءات أمنية تقنية وإدارية وجسدية.
تشمل الميزات الأساسية تشفير تخزين البيانات ونقلها، ومتابعة سجلات التدقيق، وضوابط صارمة للنفاذ لضمان خصوصية المرضى.
ضوابط منظمة الخدمة (SOC):
يتم استضافة المنصة في مراكز بيانات أمريكية متوافقة مع SOC 1 وSOC 2 وSOC 3.
هذا يضمن التحقق المستقل من أمان المعلومات وتوافر النظام وسريته وخصوصيته وفقًا لمعايير الصناعة.
تشفير البيانات:
يتم تشفير البيانات في Benchmark EHR أثناء النقل والتخزين، مما يحمي معلومات المرضى والممارسات من الوصول غير المصرح به أو الخروقات الأمنية.
يتم استخدام بروتوكولات اتصال آمنة للمراسلة والتشغيل البيني مع المختبرات والصيدليات ومزودي الخدمة الخارجيين.
النفاذ القائم على الدور وسجلات التدقيق:
يفرض النظام مصادقة المستخدمين وامتيازات النفاذ المخصصة لضمان وصول البيانات فقط للأفراد المخولين بذلك.
يتم تسجيل جميع الأنشطة بسجلات تدقيق شاملة لدعم التدقيق التنظيمي والمراقبة الأمنية الداخلية.
دعم HL7 والتشغيل البيني: يدعم Benchmark EHR معايير HL7 للتشغيل البيني وتبادل البيانات الآمن مع المختبرات والصيدليات وأنظمة الرعاية الصحية الأخرى، وهو أمر مهم للامتثال التنظيمي وتنسيق الرعاية.
تحديثات الامتثال: يتم تحديث البرنامج بانتظام للامتثال للتشريعات المتغيرة، وتغييرات التكويد، والمعايير السريرية، لضمان التزام الممارسات بمتطلبات الحكومة الوطنية.
