خدمات تتبع الوثائق

1. تقييم الاحتياجات: تقييم احتياجات إدارة الوثائق المحددة في المنظمة، بما في ذلك أنواع الوثائق، والحجم، ومتطلبات سير العمل.

2. اختيار المورد: اختيار المورد المناسب بناءً على الميزات والأسعار والتوافق مع الأنظمة الحالية.

3. تكوين النظام: تخصيص البرنامج ليناسب احتياجات العمل المحددة، بما في ذلك إعداد ضوابط الوصول، وسير العمل، والتكامل مع الأنظمة الأخرى.

4. الاختبار والتقييم: إجراء اختبارات شاملة لضمان التوافق والوظائف.

5. التدريب والتنفيذ: توفير تدريب للمستخدمين وتنفيذ النظام بشكل رسمي.

6. المراقبة والتحسين: المراقبة المستمرة والتحسين لمواجهة أي مشاكل وتحسين الأداء.

1. التكامل مع البرمجيات الخارجية: التكامل السلس مع أدوات إدارة علاقات العملاء، والمحاسبة، وإدارة المشروعات.

2. سير العمل المؤتمت: سير العمل القابل للتخصيص لإدارة دورة حياة الوثائق، بما في ذلك تحويل الطلبات للموافقة، والإشعارات، والأرشفة.

3. قوالب قابلة للتخصيص: قوالب لإنشاء وتحرير وإدارة الوثائق بشكل متسق.

4. ميزات الأمان: قيود وصول قابلة للتخصيص وخيارات تخزين آمنة.

1. رسوم الإعداد: التكاليف الخاصة بالإعداد الأولي وتكوين النظام.

2. رسوم الصيانة: التكاليف المستمرة لصيانة النظام والتحديثات.

3. رسوم الدعم: رسوم خدمات الدعم المتقدمة، بما في ذلك التدريب في الموقع وحزم الدعم المخصصة.

1. التدريب الأساسي: بعض الموردين يقدمون خدمات التدريب الأساسي مجانًا، بينما يقدمها آخرون بتكلفة إضافية، خاصة إذا تم التدريب في موقع العميل.

2. الدعم المتقدم: دعم متقدم اختياري، مثل الوصول إلى مدير خدمة العملاء المخصص، قد يكون متاحًا بتكلفة إضافية.

1. ضبط الوصول: التحكم في الوصول بناءً على الأدوار (RBAC) لضمان أن المستخدمين يمكنهم الوصول فقط إلى المعلومات الضرورية لعملهم.

2. التشفير: تشفير الوثائق والبيانات الحساسة أثناء النقل وفي حالة السكون لضمان بقاء البيانات غير قابلة للفهم دون المفاتيح الصحيحة لفك التشفير.

3. المراقبة والتدقيق: المراقبة والتدقيق المنتظم للوصول إلى الوثائق والبيانات للكشف عن الأنشطة المشبوهة ومعالجتها بسرعة.

تقوم خدمات تتبع الوثائق (DTS) عادةً بإصدار تحديثات بانتظام لتعزيز الميزات، وتحسين الأمان، ومعالجة أي أخطاء أو مشكلات. تُدار هذه التحديثات بواسطة مزود الخدمة وغالبًا ما يتم تطبيقها تلقائيًا لضمان أن الشركات لديها الوصول إلى أحدث الميزات والتحسينات بدون جهد إضافي من المستخدمين.هذا يضمن أن البرنامج يظل محدثًا وآمنًا، مع توفير تحسينات مستمرة ووظائف جديدة.

تضمن السياسات الخاصة بخدمات تتبع الوثائق (DTS) حول ملكية البيانات وقابلية نقلها أن تحتفظ الشركات بملكية بياناتها. توضح ملكية البيانات دور أصحاب البيانات وتؤسس للمسؤولية، مما يحدد المسؤولية عن إدارة البيانات من الإنشاء إلى الاستهلاك.يشمل ذلك وضع قواعد لاستخدام البيانات، ومعايير الجودة، والامتثال للتشريعات. تتيح قابلية نقل البيانات للمستخدمين نقل بياناتهم بين تطبيقات أو برامج أو خدمات سحابية مختلفة، مما يضمن أنه يمكنهم بسهولة تصدير بياناتهم إذا قرروا تغيير الموردين أو إنهاء الخدمة.

تشمل الشروط المتعلقة بالتوسع أو الانكماش مع تغير احتياجات المنظمة خطط تسعير مرنة تسمح للمنظمات بضبط استخدامهم بناءً على متطلباتهم. يضمن هذا التوسع والمرونة للمنظمات إمكانية زيادة أو تقليل استخدامهم دون انقطاع كبير. على سبيل المثال، غالبًا ما توفر أنظمة إدارة الوثائق المستندة إلى السحابة المرونة اللازمة لتوسيع أو تقليص الموارد حسب الحاجة، وهو أمر حيوي للتكيف مع متطلبات الأعمال المتغيرة.

1. عملية التجديد:

   • تذكيرات مجدولة: تحدد أنظمة إدارة العقود الفعالة فترات الاحتفاظ وتحدد المعالم الرئيسية مع تذكيرات مجدولة للمراجعات، أو التجديدات، أو إعادة التفاوض.
   • إعادة التقييم وإعادة التفاوض: قد تشمل عملية التجديد إعادة تقييم الشروط والأحكام، وإعادة التفاوض على الأسعار، وتحديثات لتعكس أي تغييرات في بيئة العمل أو الإطار التنظيمي.

   • تنبيهات مؤتمتة: تتيح التنبيهات الآلية والتقارير للمديرين والجهات التنفيذية متابعة الدورة الكاملة لإدارة العقود، مما يضمن أن يتاح لصناع القرار مزيد من الوقت للاستعداد وعدم تفويت أي موعد نهائي.

2. عملية الإلغاء:

   • فترة الإشعار: تتضمن العقود عادةً فترة إشعار، وهي مدة معينة يتعين خلالها على أحد الأطراف تقديم إشعار رسمي للطرف الآخر قبل اتخاذ إجراءات معينة أو إجراء تغييرات، مثل إنهاء العقد.
   • توفر البيانات: عند إنهاء الاتفاقية من قبل أي طرف، سيتم توفير جميع البيانات المرتبطة بالحساب للمستخدم، مما يضمن قابلية نقل البيانات وملكيته.
   • الامتثال للشروط: يجب أن تلتزم عملية الإنهاء بالشروط المذكورة في العقد والامتثال للقوانين السارية لضمان تنفيذها بشكل عادل وقانوني.

1. ISO/IEC 27018: يحدد أهداف الرقابة، والضوابط، والإرشادات لحماية المعلومات الشخصية المتعرفة (PII) المعالجة في السحابة العامة، مع توسيع الضوابط الخاصة بـ ISO/IEC 27001 وISO/IEC 27002.

2. ISO 9001: يُحدد المتطلبات لنظام إدارة الجودة (QMS)، مما يظهر القدرة على تقديم منتجات وخدمات ذات جودة تتوافق مع متطلبات العملاء والتنظيم.

3. SOC 2 Type II: يُقيم تصميم وفعالية الضوابط التي تفي بمعايير مبادئ الخدمة الموثوقة AICPA، مما يضمن أمانًا قويًا، وتوافر، وسلامة المعالجة، وسرية، وخصوصية.

4. SOC 2 + HIPAA: يضمن الامتثال لقانون قابلية نقل التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA) للتعامل مع بيانات الرعاية الصحية، مع إجراء تدقيقات من جهة ثالثة مستقلة لفحص النظام فيما يتعلق بتطوير التطبيقات، ودعم الإنتاج، والضوابط التقنية ذات الصلة.

5. GDPR: يمتثل للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، مما يضمن حماية البيانات الشخصية وخصوصية المواطنين في الاتحاد الأوروبي.