إليك ملخصاً موجزاً لعملية التنفيذ النموذجية لبرنامج إكسبينس:

• الاستشارة الأولية:

   

  • تقييم المتطلبات وتحديد الأهداف.

  • المدة: من 1 إلى 2 يوم.

     

• إعداد الحساب:

   

  • إنشاء وتكوين حسابات المستخدمين.

  • المدة: يوم واحد.

     

• تكوين النظام:

   

  • تخصيص الإعدادات وفئات النفقات وسير العمل.

  • المدة: من 2 إلى 3 أيام.

     

• التكامل:

   

  • الاتصال بالأنظمة المالية وغيرها من الأدوات.

  • المدة: من 3 إلى 5 أيام.

     

• التدريب:

   

  • تدريب المستخدمين على النظام.

  • المدة: من 1 إلى 2 يوم.

     

• اختبار تجريبي:

   

  • اختبار النظام مع مجموعة صغيرة.

  • المدة: 1 أسبوع.

     

• النشر الكامل:

   

  • توزيع النظام على جميع المستخدمين.

  • المدة: يوم واحد.

     

• الدعم المستمر:

   

  • تقديم الدعم والتعديلات كما هو مطلوب.

  • المدة: مستمر.

     

الوقت الكلي:

• عادةً من 3 إلى 6 أسابيع.

يمكن تخصيص إكسبينس ليتناسب مع احتياجات الأعمال المحددة. إليك بعض النقاط الرئيسية حول قدرات التخصيص:

• فئات النفقات: يمكن للمستخدمين إنشاء وتعديل فئات نفقات مخصصة لتتناسب مع متطلبات أعمالهم المحددة.

   

• سير عمل الموافقة: تسمح بتخصيص سير العمل للتصديق ليتناسب مع الهياكل والعمليات التنظيمية.

   

• التقارير والتحليلات: خيارات تقارير قابلة للتخصيص لتوليد تقارير تلبي احتياجات وتفضيلات الأعمال المحددة.

   

• التكامل: القدرة على التكامل مع تطبيقات طرف ثالث مختلفة، بما في ذلك برامج المحاسبة وأنظمة إدارة علاقات العملاء والحسابات البنكية.

   

• بطاقات افتراضية: إعدادات بطاقات افتراضية قابلة للتخصيص لأقسام أو أنواع نفقات مختلفة.

   

• أدوار المستخدمين والأذونات: إعدادات مرنة لأدوار المستخدمين والأذونات للتحكم في الوصول والوظائف وفقاً لاحتياجات المستخدم.

   

• إدارة الميزانية: إعدادات وقيود ميزانية قابلة للتخصيص لتتناسب مع الميزانيات الخاصة بالأقسام أو المشاريع.

   

• دعم العملات المتعددة: دعم لعدة عملات، مع إعدادات قابلة للتخصيص لمعدلات الصرف وتفضيلات العملة.

   

• إدارة الإيصالات: خيارات إدارة إيصالات قابلة للتخصيص، بما في ذلك كيفية التقاط الإيصالات وتصنيفها.

   

• التكامل مع الأنظمة المالية: القدرة على تخصيص التكاملات مع مختلف الأنظمة والأدوات المالية وفقاً لمتطلبات الأعمال.

   

• الوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات: الوصول إلى API للتكاملات المخصصة والأتمتة مع أنظمة الأعمال الأخرى.

   

• تخصيص تطبيق الهاتف المحمول: بعض خيارات التخصيص لواجهة تطبيق الهاتف المحمول والوظائف لتلبية احتياجات الأعمال.

   

• الحقول المخصصة: القدرة على إضافة حقول مخصصة لالتقاط بيانات إضافية ذات صلة بالأعمال.

   

تساعد هذه الميزات في تخصيص إكسبينس لتناسب تدفقات العمل والمتطلبات الفريدة، مما يعزز من فاعليته في إدارة النفقات والعمليات المالية.

يقدم إكسبينس عدة أنواع من التدريب والدعم للمستخدمين الجدد خلال عملية الانضمام:

• تدريب المسؤولين: يوفر إكسبينس تدريباً محدداً للمسؤولين الذين سيديرون النظام.

   

• تدريب المستخدمين: هناك تدريب مخصص للمستخدمين النهائيين لمساعدتهم في تعلم كيفية استخدام منصة إكسبينس.

   

• المساعدة في الانضمام: يقدم إكسبينس مساعدة مجانية في الانضمام لمدة تصل إلى 14 يوماً للإعدادات الأساسية، و30 يوماً للهياكل التجارية الأكثر تعقيداً.

   

• اجتماع بدء التشغيل: تبدأ عملية الانضمام باجتماع بدء التشغيل لجمع المعلومات الأساسية وإعداد الحساب.

   

• اجتماع التسليم: يتضمن تقديم الحساب المنفذ، وتوفير بيانات اعتماد الحساب، وإجراء أول جلسة تدريبية للمسؤول.

   

• اختبار الحساب: يدعم إكسبينس العملاء خلال مرحلة اختبار الحساب لضمان عمل كل شيء بشكل صحيح.

   

• الدعم المستمر: بعد الانضمام الأولي، يقدم إكسبينس للعملاء فريق خدمة العملاء لمواصلة المساعدة.

   

• متابعة رضا العملاء: يجري إكسبينس استبيان رضا العملاء في نهاية عملية الانضمام لجمع الملاحظات.

يستخدم إكسبينس عدة تدابير أمنية لحماية البيانات، بما في ذلك:

• تشفير البيانات: يستخدم بروتوكولات التشفير (مثل SSL / TLS) لتأمين البيانات أثناء النقل بين المستخدمين والخوادم.

   

• المصادقة الآمنة: ينفذ المصادقة متعددة العوامل (MFA) لتعزيز أمان حساب المستخدم.

   

• ضوابط الوصول: يوفر أذونات مستخدم دقيقة وضوابط وصول قائمة على الدور لتحديد وصول البيانات للأشخاص المعتمدين فقط.

   

• تدقيقات الأمان المنتظمة: يقوم بإجراء تدقيقات أمنية دورية وتقييمات الثغرات لتحديد ومعالجة المخاطر المحتملة.

   

• نسخ احتياطي للبيانات: يقوم بإجراء نسخ احتياطي منتظم لضمان استرداد البيانات في حالة الفقدان أو التلف.

   

• حماية الجدران النارية: يستخدم جدران حماية وأنظمة اكتشاف التسلل لحماية البيانات من الوصول غير المصرح به والتهديدات السيبرانية.

   

• الامتثال للمعايير: يلتزم بالمعايير واللوائح الصناعية (مثل GDPR) لضمان حماية البيانات وخصوصيتها.

   

• تكامل API الآمن: يضمن أن تكاملات API مؤمنة وتتبع أفضل الممارسات لحماية البيانات.

   

• خطة الاستجابة للحوادث: يحتفظ بخطة للاستجابة للحوادث لمعالجة وإدارة خروقات الأمان أو حوادث البيانات بشكل سريع.

   

• مراقبة الوصول للبيانات: يراقب ويسجل الوصول إلى البيانات واستخدامها لاكتشاف والاستجابة لأي أنشطة مشبوهة.

   

تساعد هذه التدابير بشكل جماعي في حماية بيانات المستخدم وضمان نزاهة وسرية المعلومات المدارة من خلال إكسبينس.

يتبع إكسبينس عادةً نهجًا منظمًا لإصدار التحديثات وإدارتها:

• وتيرة التحديث: يتم إصدار التحديثات بانتظام، غالبًا على أساس ربع سنوي أو حسب الحاجة لمعالجة الثغرات الأمنية، تقديم ميزات جديدة، أو تحسين الوظائف.

   

  إصدارات مجدولة: يتم التخطيط للتحديثات وجدولتها مسبقًا، مع إرسال إشعارات إلى المستخدمين بشأن التغييرات القادمة ونافذات الصيانة.

   

• التحديثات التدريجية: قد يتم طرح التحديثات تدريجياً لضمان الاستقرار وتقليل الانقطاعات.

   

• اختبار وضمان الجودة: يخضع كل تحديث لعمليات اختبار وضمان جودة دقيقة لضمان خلوه من الأخطاء ودمجه بسلاسة مع النظام القائم.

   

• الاتصال بالمستخدمين: يتم إبلاغ المستخدمين بالتحديثات من خلال ملاحظات الإصدار، التي توضح الميزات الجديدة والتحسينات وأي تغييرات قد تؤثر على استخدامهم للبرنامج.

   

• دمج الملاحظات: يتم جمع ملاحظات المستخدمين ومراعاتها عند التخطيط للتحديثات المستقبلية لمعالجة المشكلات وتحسين تجربة المستخدم.

   

• التوثيق والدعم: يتم تقديم توثيق شامد لمساعدة المستخدمين على فهم الميزات والتغييرات الجديدة. تتاح الفرق الداعمة المتوفرة لمساعدة أي مشاكل تتعلق بالتحديثات.

   

• طرحه: عادةً ما يتم طرح التحديثات على مراحل لمراقبة الأداء ومعالجة أي مشاكل قد تنشأ قبل النشر الكامل.

   

يساعد هذا النهج المنظم في ضمان إدارة التحديثات بفعالية، مع الحد من الانقطاعات في الوقت الذي يبقي فيه البرنامج محدثًا وآمنًا.

تشمل سياسة إكسبينس حول ملكية البيانات وقابلية النقل عمومًا الجوانب التالية:

• ملكية البيانات:

   

• ملكية المستخدم: يحتفظ المستخدمون بملكية بياناتهم، مما يعني أنه يملكون حقوقًا كاملة على البيانات التي يدخلونها في نظام إكسبينس.

   

• تحكم البيانات: يوفر إكسبينس للمستخدمين القدرة على التحكم في بياناتهم، مما يسمح لهم بإدارة وعرض وحذف معلوماتهم حسب الحاجة.

   

• قابلية نقل البيانات:

   

• خيارات التصدير: يمكن للمستخدمين تصدير بياناتهم بتنسيقات مختلفة (مثل CSV أو Excel) لتسهيل النقل أو التكامل مع الأنظمة الأخرى.

   

• وصول البيانات: يقدم إكسبينس أدوات وميزات تتيح للمستخدمين الوصول إلى بياناتهم وتنزيلها عند الطلب.

   

• الاحتفاظ بالبيانات والحذف:

   

• سياسة الاحتفاظ: يتبع إكسبينس سياسة احتفاظ بالبيانات توضح المدة التي يتم خلالها الاحتفاظ ببيانات المستخدم قبل أن يتم أرشفتها أو حذفها.

   

• طلبات الحذف: يمكن للمستخدمين طلب حذف بياناتهم، وسيقوم إكسبينس بالامتثال لهذه الطلبات وفقًا لسياسة الخصوصية الخاصة بهم واللوائح المعمول بها.

   

• الامتثال:

   

• الامتثال التنظيمي: يلتزم إكسبينس بموجب اللوائح الخاصة بحماية البيانات ذات الصلة (مثل GDPR) لضمان أن ممارسات ملكية البيانات وقابليتها للنقل تتماشى مع المتطلبات القانونية.

   

تساعد هذه السياسات في ضمان أن المستخدمين لديهم السيطرة على بياناتهم ويمكنهم نقلها أو إزالتها حسب الحاجة، مع الالتزام بالمعايير القانونية والتنظيمية.

طرق قابلية التوسع لإكسبينس:

• خطط الاشتراك المرنة: مما يسمح للأعمال بالترقية أو التخفيض من خططها بناءً على احتياجاتها الحالية.

   

• التوسع الآلي: تنفيذ أنظمة آلية تضبط الموارد بناءً على أنماط الاستخدام لضمان الأداء الأمثل دون تدخل يدوي.

   

• كفاءة التكاليف: ضمان أن تدفع الأعمال فقط عن الموارد التي تستخدمها، والتي يمكن أن تتوسع أو تنخفض كما هو مطلوب.

عادة ما يتم تضمين الشروط والأحكام بشأن تجديد العقد والإلغاء لإكسبينس في اتفاقية الخدمة أو شروط الخدمة الخاصة بهم. وعلى الرغم من أن التفاصيل المحددة قد تختلف، إليك بعض النقاط العامة التي عادة ما تتضمنها:

تجديد العقد:

• التجديد التلقائي: قد يتم تجديد العقود تلقائيًا بنهاية كل فترة، ما لم يتم تقديم إشعار إلغاء من قبل المستخدم.

   

• شروط التجديد: يتم عادةً تحديد شروط التجديد، بما في ذلك التسعير ومدة العقد، في الاتفاقية الأولية وقد تخضع للتغيير.

   

• فترة الإشعار: قد يُطلب من المستخدمين تقديم إشعار مسبق (مثلاً، 30 أو 60 يوماً) قبل انتهاء العقد لاختيار عدم التجديد التلقائي.

   

• تغييرات الأسعار: يجب إبلاغ المستخدمين بأي تغييرات في التسعير لفترة التجديد قبل التجديد.

   

إلغاء العقد:

• إشعار الإلغاء: يجب على المستخدمين تقديم إشعار كتابي بالإلغاء ضمن فترة محددة قبل نهاية مدة العقد الحالية.

   

• رسوم الإلغاء: قد تكون هناك رسوم أو تكاليف للإلغاء إذا تم إنهاء العقد قبل نهاية المدة، اعتمادًا على الاتفاقية.

   

• استرداد الأموال: قد تختلف سياسات استرداد الأموال للأجزاء غير المستخدمة من الخدمة، وعادةً ما توضح في شروط الخدمة.

   

• وصول البيانات: عند الإلغاء، يتم عادةً تزويد المستخدمين بفترة للوصول إلى بياناتهم وتصديرها قبل حذفها بشكل دائم.

   

• إنهاء بسبب الإخلال: قد ينهي إكسبينس العقد إذا كان هناك إخلال بالشروط من قبل المستخدم، مع عقوبات محتملة أو فقدان الوصول إلى الخدمات.

   

الشروط العامة:

• مدة العقد: يتم تحديد مدة العقد الأولية وخيارات التجديد في الاتفاقية.

   

• مستويات الخدمة: تحدد مستويات الخدمة ومعايير الأداء، والتي قد تؤثر على شروط التجديد والإلغاء.

يلتزم إكسبينس بمعايير الامتثال التالية:

• شهادة Cyber Essentials: تثبت هذه الشهادة التزام إكسبينس بأفضل الممارسات الصناعية في الحماية من التهديدات السيبرانية الشائعة.

   

• الامتثال لـ GDPR: كمنظمة مسجلة في مكتب المفوض المعلومات، يلتزم إكسبينس بالعقوبات التعاقدية لتقديم الخدمات بما يتماشى مع تنظيم حماية البيانات العامة (GDPR) لضمان معايير عالية من حماية البيانات.

   

• أمان Microsoft Azure: يستخدم إكسبينس بنية السحابة المتقدمة من Microsoft Azure، التي توفر أمان بيانات قوي وموثوقية.