الاستقبال على آيباد

• الاستشارة الأولية:
• فهم احتياجات ومتطلبات العمل

• مناقشة التخصيصات والتكاملات المطلوبة

• إعداد النظام وتكوينه:
• تثبيت تطبيق الآيباد
• تهيئة الإعدادات وتخصيص الواجهة لتناسب العلامة التجارية

• إعداد طرق الإشعار (البريد الإلكتروني، الرسائل النصية، سلاك، إلخ)

• استيراد البيانات (إذا لزم الأمر):
• استيراد بيانات الزوار الحالية إلى النظام

• ضمان دقة البيانات وسلامتها

• التكامل مع الأنظمة الحالية:
• ربط النظام مع التطبيقات الخارجية (مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء، وأنظمة الأمان)

• اختبار التكاملات لضمان التشغيل السلس

• تدريب المستخدمين:
• تقديم تدريب شامل للموظفين حول كيفية استخدام النظام

• توفير موارد إضافية ومواد دعم

• الاختبار والتحقق:
• إجراء اختبارات شاملة للنظام

• معالجة أي مشاكل أو تعديلات لازمة

• الانطلاق:
• إطلاق النظام رسميًا للاستخدام الكامل

• مراقبة الاستخدام الأولي وتقديم الدعم الفوري

• الدعم المستمر والتحسين:
• توفير الدعم المستمر وحلول المشاكل

• مراجعة أداء النظام بانتظام وإجراء التحسينات

• الإطار الزمني النموذجي:

• تستغرق العملية بأكملها عمومًا 1 إلى 2 أسبوع.
• الاستشارة الأولية: 1-2 يوم
• إعداد النظام وتكوينه: 2-3 أيام
• استيراد البيانات (إذا لزم الأمر): 1-2 يوم
• التكامل مع الأنظمة الحالية: 1-2 يوم
• تدريب المستخدمين: 1 يوم
• الاختبار والتحقق: 1-2 يوم
• الانطلاق: فوري بعد الاختبار
• الدعم المستمر والتحسين: مستمر

• المظهر والشعور القابلين للتخصيص:

• تتيح إدارة الاستقبال على الآيباد للشركات تخصيص واجهة المستخدم لتناسب علامتها التجارية. يتضمن ذلك القدرة على استخدام ألوان وشعارات ورسومات مخصصة، مما يضمن توافق نظام إدارة الزوار مع العلامة التجارية للشركة.

• معايير العمل المخصصة:

• يمكن للمستخدمين إنشاء معايير عمل مخصصة لأنواع الزوار المختلفة، مثل العملاء والمقاولين أو موظفي التوصيل. يضمن هذا التخصيص أن يمر كل نوع من الزوار من خلال عملية تسجيل الوصول المناسبة، مما يعزز الكفاءة والأمان.

• الحقول المخصصة والتقاط البيانات:

• يدعم النظام إضافة حقول مخصصة لالتقاط معلومات الزوار المحددة ذات الصلة بالعمل. تتيح هذه المرونة للمنظمات جمع البيانات الدقيقة التي تحتاجها من زوارها.

• المطالبات الصوتية المخصصة:

• يمكن للشركات إعداد مطالبات صوتية مخصصة لإرشاد الزوار خلال عملية تسجيل الوصول. يمكن تخصيص هذه الميزة لتقديم إرشادات محددة أو رسائل ترحيب، مما يعزز تجربة الزائر.

• المراسلة الثنائية:

• تتضمن إدارة الاستقبال على الآيباد ميزات المراسلة الثنائية، مما يتيح للزوار التواصل مباشرة مع مضيفيهم عبر الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني أو سلاك أو ميكروسوفت تيمز. يمكن تخصيص هذه الميزة لتناسب تفضيلات الاتصال الخاصة بالعمل.

• الاتفاقيات القانونية واتفاقيات عدم الإفصاح:

• يوفر النظام القدرة على عرض والتقاط توقيعات الاتفاقيات القانونية واتفاقيات عدم الإفصاح (NDAs) خلال عملية تسجيل الوصول. يضمن ذلك اكتمال جميع الوثائق اللازمة قبل دخول الزائر إلى المبنى.

• إدارة التوصيل:

• تسمح ميزات الإشعارات وإدارة التوصيل القابلة للتخصيص للشركات بتبسيط عملية التعامل مع التوصيلات. يضمن ذلك تتبع الحزم وإدارتها بكفاءة.

• الإشعارات العامة:

• تتضمن إدارة الاستقبال على الآيباد ميزة الإشعارات العامة التي تتيح للشركات إرسال معلومات هامة تتعلق بالسلامة أو الصيانة إلى أي شخص تم تسجيله في مكان العمل. يمكن تخصيص هذه الميزة لتناسب احتياجات الاتصال الخاصة بالمنظمة.

• التكامل مع أدوات العمل:

• يدعم النظام أكثر من 4000 خيار تكامل عبر Zapier، مما يتيح للشركات ربط إدارة الاستقبال على الآيباد مع الأدوات الأخرى التي يستخدمونها يوميًا. تضمن هذه القدرة الكبيرة على التكامل أن يعمل نظام إدارة الزوار بسلاسة ضمن النظام البيئي التجاري الحالي.

• لوحة معلومات التكوين عبر الإنترنت:

• تتضمن إدارة الاستقبال على الآيباد لوحة معلومات تكوين عبر الإنترنت تتيح للمسؤولين إدارة وتخصيص النظام بسهولة. توفر هذه اللوحة واجهة سهلة الاستخدام لإعداد وضبط عمليات إدارة الزوار.

• طباعة الشارات والتقاط الصور:

• تضمن ميزات طباعة الشارات القابلة للتخصيص والتقاط الصور أن يتم التعرف بسهولة على الزوار. يمكن للشركات تصميم الشارات لتشمل معلومات محددة وعناصر العلامة التجارية.

• ميزات الامتثال:
• يتضمن النظام ميزات للامتثال لمتطلبات ITAR وغيرها من المتطلبات التنظيمية، مما يضمن أن الشركات يمكنها تخصيص النظام لتلبية احتياجات الامتثال الخاصة بها.

تتيح خيار البدء بمجانًا لمدة 14 يومًا دون الحاجة إلى بطاقة ائتمان ليوحي بأن الإعداد الأولي متضمن على الأرجح في سعر الاشتراك، حيث لا يتم ذكر رسوم منفصلة لبدء الخدمة

تشير هذه الطريقة إلى أن إدارة الاستقبال على الآيباد تهدف إلى تقديم نموذج تسعير شامل وسلس.

• التدريب

• التدريب المباشر عبر الإنترنت والندوات الإلكترونية:

• توفر إدارة الاستقبال جلسات تدريب مباشرة عبر الإنترنت وندوات إلكترونية لمساعدة المستخدمين الجدد في التعرف على النظام. تغطي هذه الجلسات جوانب مختلفة من البرنامج، من الإعداد الأساسي إلى الميزات المتقدمة.

• الوثائق والأدلة عبر الإنترنت:

• يتوفر وثائق مفصلة وأدلة عبر الإنترنت لمساعدة المستخدمين في فهم وتكوين البرنامج. تشمل هذه الموارد تعليمات خطوة بخطوة وأفضل الممارسات لاستغلال النظام بشكل أقصى.

• عرض الحلول التفاعلية:

• يتوفر عرض تفاعلي للحلول، يوجه المستخدمين خلال برنامج إدارة الزوار، بما في ذلك تجربة الزوار، لوحة تحكم المشرف، والميزات والوظائف الشائعة.

• الدعم

• مدير حساب مخصص:

• يتلقى المستخدمون الجدد مدير حساب مخصص طوال عملية الانطلاق وما بعدها. يضمن هذا الدعم الشخصي تخصيص نظام إدارة الزوار ليتناسب مع الاحتياجات المحددة للعمل.

• الدعم الثوري:
• تفخر إدارة الاستقبال بتقديم دعم "ثوري"، والذي يتضمن:
• دعم هاتفي: دعم هاتفي مباشر للمساعدة الفورية.
• دردشة عبر الإنترنت: دعم عبر الدردشة في الوقت الحقيقي للاستفسارات السريعة.
• مكتب دعم البريد الإلكتروني: دعم عبر البريد الإلكتروني للاستفسارات المفصلة.
• أسئلة شائعة ومنتدى: قسم أسئلة شائعة شامل ومنتدى مستخدمين للدعم الذاتي ودعم المجتمع.
• دعم غير محدود:
• الدعم مجاني وغير محدود، حتى خلال فترة التجربة. يضمن ذلك أن المستخدمين يمكنهم الحصول على المساعدة متى احتاجوا دون تكاليف إضافية.
• خطط نشر مخصصة:
• للكيانات الكبيرة، تقدم إدارة الاستقبال خطط نشر مخصصة وجداول زمنية طرية مخصصة لضمان تنفيذ سلس عبر مواقع متعددة.

• تخزين بيانات آمن: يتم تخزين جميع المعلومات على خوادم آمنة من AWS عبر بيئة استضافة Heroku، المعروفة بمعايير الأمان العالية التي تتبعها

• تشفير البيانات: يتم تشفير حركة المرور من وإلى التطبيق، سواء من الآيباد أو المتصفح، باستخدام تشفير AES_256_CBC. يتضمن ذلك SHA1 للمصادقة على الرسائل وآلية تبادل المفاتيح DHE_RSA، مما يضمن أن تظل البيانات أثناء النقل آمنة من الاعتراض أو التلاعب

• اختبار اختراق وتقييمات الضعف: تقوم إدارة الاستقبال بتنفيذ طبقتين من اختبارات الأمان:
• اختبار اختراق خارجي دوري تقوم به شركات استشارية أمنية مستقلة ومنتظمة.

• تقييمات الضعف لتحديد وتقليل المخاطر الأمنية المحتملة

• الامتثال لـ GDPR: بصفتها معالج بيانات، تأخذ إدارة الاستقبال دورها على محمل الجد لمساعدة عملائها (مراقبي البيانات) على الامتثال لـ GDPR. يتضمن ذلك تدابير مثل تمكين العملاء من إزالة سجلات الزوار وتحديد فترات الاحتفاظ بالبيانات عبر واجهة البرنامج

• مراكز بيانات معتمدة: تستخدم الشريك المستضيف Heroku مراكز بيانات معتمدة من ISO 27001 وFISMA، مما يضمن أن الأمان البدني والتشغيلي لمراكز البيانات تلبي المعايير الصارمة
• إعدام البيانات: يتيح البرنامج حذف سجلات الزوار، التي تُنقل لاحقًا إلى مهمل سجلات الزيارة، حيث يمكن إعدامها نهائيًا، مما يضمن أن البيانات ليست فقط محذوفة ولكن أيضًا غير قابلة للاسترداد.

• ملكية البيانات: تعتبر إدارة الاستقبال على الآيباد عملاءها "مراقبي" البيانات التي تم جمعها من خلال تطبيقها البرمجي. هذا يعني أن العملاء، الذين يجمعون البيانات من زوارهم باستخدام إدارة الاستقبال على الآيباد، يمتلكون البيانات ويتحملون مسؤولية إدارتها.

• قابلية نقل البيانات: تدعم إدارة الاستقبال على الآيباد قابلية نقل البيانات، وهي مطلب أساسي بموجب GDPR، والذي يسمح لل客户 بإدارة بياناتهم بفعالية. يتضمن ذلك ميزات تمكّن العملاء من:

• إزالة سجلات الزوار: يمكن للعملاء إزالة سجلات الزيارة الفردية عبر منطقة إدارة الحساب، مما يضمن عدم إمكانية الوصول إلى البيانات.

• إعدام البيانات نهائيًا: بعد حذف سجلات الزيارة، تدخل هذه السجلات إلى مهمل سجلات الزيارة، حيث يتاح للعملاء خيار إعدامها نهائيًا، مما يزيل البيانات بحيث لا يمكن استردادها.

• تحديد فترات الاحتفاظ بالبيانات: يتضمن البرنامج القدرة على إزالة سجلات الزيارة تلقائيًا بناءً على فترات الاحتفاظ المحددة، على الرغم من أنه يُلاحظ أنه لا يتم حذف البيانات نهائيًا ما لم يتخذ العميل مزيدًا من الإجراءات.

• تجديد العقد:

• تجديد تلقائي: تبدأ الفترة الأولية للطلب في التاريخ المحدد في الطلب وتستمر للفترة المحددة. بعد ذلك، يتم تجديد الطلب تلقائيًا لفترات متتالية بنفس الطول ما لم يتم إنهاؤه في وقت سابق كما هو محدد في الشروط

• الإلغاء وإنهاء العقد:

• تعديل الشروط: قد تقوم إدارة الاستقبال بتعديل الشروط في أي وقت، مع دخول التعديلات حيز التنفيذ على الفور عند أول وصول إلى أو استخدام الخدمات بعد التحديث. يلتزمون باستخدام جهود معقولة تجاريًا لإخطار المستخدمين بأي تغييرات جوهرية عبر البريد الإلكتروني

• إنهاء العقد للأسباب:

• يمكن لأي طرف إنهاء الشروط إذا خرق الطرف الآخر أي حكم جوهري ولم يقم بمعالجة مثل هذا الانتهاك خلال 30 يومًا بعد استلام إشعار كتابي. يوفر ذلك نافذة لحل القضايا قبل الإنهاء الكامل

• آثار الإنهاء:

• عند الإنهاء، تصبح جميع المبالغ المستحقة التي لم تعارض عليها إدارة الاستقبال مستحقة الدفع على الفور. تتوقف أي حقوق ممنوحة بموجب الشروط، ويجب على المستخدم التوقف عن جميع الوصول واستخدام النظام. بالإضافة إلى ذلك، يجب إرجاع أي أجهزة إذا حدث الإنهاء خلال فترة التقييم. تلتزم إدارة الاستقبال أيضًا بإرجاع أو تدمير أو مسح جميع محتوى العميل عند الطلب الكتابي خلال 5 أيام من الإنهاء، باستثناء المحتوى المحتفظ به في الملفات الاحتياطية المؤرشفة.

• استمرار بعض الأحكام:
• ستستمر بعض الفقرات، بما في ذلك تلك المتعلقة بالحقوق الملكية والالتزامات عند الإنهاء، لبقاء ساريًا إلى أجل غير مسمى.

• متوافق مع SOC2 Type 1:

• تشير هذه الشهادة إلى أن البرنامج يلتزم بمعايير صارمة لإدارة بيانات العملاء بناءً على خمسة "مبادئ خدمة الثقة"—الأمان، ومتاحة، وسلامة المعالجة، والسرية، والخصوصية.

• قالب قابلية الوصول للمنتج الطوعي (VPAT®) معايير WCAG 2.0:

• تضمن هذه الامتثال أن البرنامج يلبي معايير الوصول، مما يجعله قابلاً للاستخدام من قبل الأشخاص ذوي الإعاقات.

• شهادة اختبار اختراق الأمن السيبراني:

• نجحت إدارة الاستقبال على الآيباد في اختبارات اختراق الأمن السيبراني التي أجراها طرف ثالث، مما يوضح قوة تدابير الأمان الخاصة بها ضد التهديدات السيبرانية المحتملة.

• شهادة برنامج الإبلاغ عن المخاطر والتصاريح في تكساس (TX-RAMP):

• تشير هذه الشهادة إلى الامتثال لمتطلبات الأمان على مستوى الولاية، مما يضمن أن النظام يفي بمعايير عالية لحماية البيانات وإدارة المخاطر.

• معتمد من SAM.gov:
• بينما لم يتم توضيح ذلك بشكل صريح في النص، فإن الاعتماد من SAM.gov يشير على الأرجح إلى أن البرنامج يلبي معايير شراء الحكومة الفيدرالية.