تشغيل الفريق

يتضمن تنفيذ برنامج Teamwork عدة خطوات رئيسية تهدف إلى ضمان انتقال سلس واستخدام فعال للمنصة. تتضمن العملية عادةً:

1. تحديد الأهداف والتخطيط: الخطوة الأولى تتضمن تحديد أهداف واضحة ونتائج لاستخدام Teamwork. يشمل ذلك تحديد الاحتياجات المحددة والنتائج المرغوب فيها من تنفيذ البرنامج، مثل تحسين تتبع المشاريع، وتعزيز التعاون بين الفرق، أو إدارة الوقت بشكل أفضل. يعتبر تحديد المعالم والحصول على توافق من أصحاب المصلحة الرئيسيين أمرًا حيويًا في هذه المرحلة.
2. البحث والتخصيص: إجراء بحث من خلال مقابلة أصحاب المصلحة ومراقبة سير العمل الحالي لفهم كيف يمكن استخدام Teamwork بشكل أفضل. يعد تخصيص البرنامج ليناسب الاحتياجات الخاصة بالعمل جزءًا أساسيًا من هذه الخطوة. يسمح Teamwork بتخصيص كبير، بما في ذلك تكوين ميزات المشروع، والتنقل، ولوحات المعلومات، والحقول المخصصة لتتناسب مع المتطلبات الفريدة للمنظمة.
3. التدريب وترحيل البيانات: تُجرى جلسات تدريب لتعريف المستخدمين بالبرنامج. يشمل ذلك دروسًا حول استخدام الميزات المختلفة، وإعداد سير العمل، وإدارة المهام. بالإضافة إلى ذلك، يتضمن ترحيل البيانات تصدير ونقل بيانات المشروع الحالية إلى Teamwork، مما يضمن انتقالًا سلسًا دون فقدان البيانات.
4. تخصيص الموارد واختبار تجريبي: تخصيص الموارد بشكل فعال لضمان أن قادر على التعامل مع المهام المكلفة لهم. إجراء اختبار تجريبي مع فريق صغير أو مشروع لتحديد أي مشكلات وإجراء التعديلات اللازمة قبل التنفيذ الكامل.
5. التنفيذ الكامل والمراقبة: بمجرد نجاح الاختبار التجريبي، يتم الانتقال إلى التنفيذ الكامل لـ Teamwork عبر المنظمة. راقب التنفيذ عن كثب، اجمع التغذية الراجعة، وأجرِ تحسينات مستمرة لتحسين استخدام البرنامج.

يمكن أن تختلف مدة عملية التنفيذ الكاملة حسب حجم المنظمة وتعقيد احتياجاتها. في المتوسط، قد يستغرق الأمر من عدة أسابيع إلى بضعة أشهر لتنفيذ Teamwork بالكامل وضمان راحة جميع المستخدمين مع النظام الجديد.

يعد Teamwork قابلًا للتخصيص بدرجة عالية، مما يسمح للمنظمات بتعديل البرنامج ليتناسب مع متطلباتها الخاصة. فيما يلي بعض قدرات التخصيص الرئيسية:

• ميزات المشروع والتنقل: يمكن للمسؤولين تمكين أو تعطيل ميزات المشروع المحددة وتخصيص ترتيب ظهورها. يتيح هذا للفرق إعطاء الأولوية للأدوات التي يستخدمونها بشكل أكثر تكرارًا وتسهيل تجربة التنقل لديهم.
• لوحات المعلومات: يقدم Teamwork لوحات معلومات قابلة للتخصيص حيث يمكن للمستخدمين اختيار لوحات قياس مختلفة لعرضها، مثل صحة المشروع، وعدد المهام، والمعالم، وتتبع الميزانية. يساعد ذلك الفرق على تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية وحالات المشروع في لمحة.
• الحقول والعلامات المخصصة: يمكن للمستخدمين إنشاء حقول مخصصة للمشاريع والمهام، مما يسمح لهم بتتبع وإدارة المعلومات الفريدة من نوعها لعملياتهم التجارية. يمكن استخدام العلامات لتجميع وتصنيف المهام، مما يسهل تنظيم والعثور على معلومات محددة.
• الأتمتة والقوالب: يدعم Teamwork أتمتة سير العمل، مما يمكن المستخدمين من أتمتة المهام والعمليات المتكررة. بالإضافة إلى ذلك، يقدم البرنامج مكتبة من القوالب الجاهزة وإمكانية إنشاء قوالب مخصصة بناءً على الأعمال المتكررة بشكل متكرر، مما يوفر الوقت ويضمن الاتساق.
• الإدماج مع أدوات أخرى: يتكامل Teamwork مع أكثر من 80 أداة شائعة، بما في ذلك G-Suite وMicrosoft Office وQuickBooks وZapier. تتيح هذه الإدماجات للفرق ربط أدواتهم وعملياتهم الحالية مع Teamwork، مما يعزز الإنتاجية والتعاون.

يقدم Teamwork خطط تسعير مختلفة مع ميزات متنوعة، ولكن هناك تكاليف إضافية يجب أن يكون المستخدمون على دراية بها:

• رسوم الإعداد: لا يتقاضى Teamwork أي رسوم إعداد. يمكن للمستخدمين البدء بفترة تجريبية مجانية لاستكشاف البرنامج قبل الالتزام بالخطة المدفوعة.
• تكاليف الصيانة: لا توجد رسوم صيانة صريحة. تغطي تكلفة الاشتراك تحديثات البرنامج والصيانة.
• رسوم الدعم: الدعم الأساسي متضمن في جميع الخطط، ولكن الدعم الفوري متاح في الخطط ذات المستوى الأعلى مثل خطة المؤسسات لفريق Support، التي تتطلب الاتصال بالمبيعات للحصول على التسعير.

يقدم Teamwork تدريبًا ودعمًا واسعًا لمساعدة المستخدمين الجدد في البدء:

• أكاديمية Teamwork: توفر هذه المنصة مجموعة من الموارد، بما في ذلك تدريبات العملاء، ودروس داخل المنتج، ودورات خطوة بخطوة. يمكن للمستخدمين التعلم مباشرة داخل المنصة من خلال الدلائل التفاعلية ودورات الفيديو.
• عجلات التدريب: خصيصًا لفريق Support، تساعد هذه الميزة في تدريب وتوجيه الوكلاء من خلال تحديد نسبة من إجابات تذاكرهم ليتم مراجعتها من قبل أعضاء الفريق ذوي الخبرة. تضمن هذه العملية المستمرة للجودة تقديم استجابات عالية الجودة وتساعد الوكلاء الجدد على التعلم بشكل فعال.
• خيارات الدعم: يقدم Teamwork مجموعة متنوعة من خيارات الدعم، بما في ذلك دعم البريد الإلكتروني، وقاعدة المعرفة، ومنتديات المجتمع. يتوفر الدعم الفوري في الخطط ذات المستوى الأعلى.

يأخذ Teamwork أمان البيانات على محمل الجد وقد نفذ عدة تدابير لحماية بيانات المستخدمين:

• ملكية البيانات والخصوصية: يملك المستخدمون بياناتهم، ويضمن Teamwork عدم نسخها أو مشاركتها أو تعديلها دون موافقة.
• الوقت العالي والت Monitoring: يستهدف Teamwork أكثر من 99.9% من وقت التوافر وينفذ لقطة قاعدة البيانات تلقائيًا كل بضع ثوان لضمان سلامة البيانات.
• شهادات الأمان: يحصل Teamwork على شهادة ISO/IEC 27001:2013 وSOC 2 Type 2، مما يدل على التزامه بمعايير أمان المعلومات من الدرجة الأولى.
• الامتثال لـ GDPR: يتوافق Teamwork مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) لحماية خصوصية بيانات المواطنين الأوروبيين.

تضمن هذه التدابير أن يوفر Teamwork بيئة آمنة وموثوقة لإدارة المشاريع وأعمال العملاء.

يتيح Teamwork تحديثات متكررة لتعزيز الوظائف، وتحسين تجربة المستخدم، ومعالجة أي أخطاء أو ثغرات أمنية. تتم إدارة هذه التحديثات تلقائيًا، مما يضمن الحد من الاضطراب للمستخدمين. يقوم فريق تطوير البرنامج بشكل دوري بإصدار ميزات وتحسينات جديدة، غالبًا بناءً على تعليقات المستخدمين والاتجاهات الصناعية، للحفاظ على ميزته التنافسية ولتلبية احتياجات العملاء المتطورة.

• ملكية البيانات: يحتفظ المستخدمون بالملكية الكاملة لبياناتهم. يعتبر Teamwork معالج بيانات، حيث يدير البيانات نيابة عن المستخدم، الذي هو مراقب البيانات. مما يعني أنه بينما يتولى Teamwork إدارة ومعالجة البيانات، يحتفظ المستخدم بجميع حقوق بياناته ويمكنه التحكم في كيفية استخدامها ومشاركتها.
• قابلية نقل البيانات: يوفر Teamwork وظيفة لاسترجاع البيانات، مما يسمح للمستخدمين بتصدير بياناتهم في أي وقت. يضمن ذلك أن بإمكان المستخدمين نقل بياناتهم إلى منصات أو خدمات أخرى إذا لزم الأمر. في حال انتهاء الخدمة، سيساعد Teamwork في تصدير البيانات وحذفها، مما يضمن أن يظل المستخدمون متحكمين في بياناتهم.

• الترقية: يمكن للمنظمات ترقية خطة الاشتراك الخاصة بهم في أي وقت للوصول إلى ميزات إضافية، وزيادة التخزين، أو المزيد من تراخيص المستخدمين. يمكن القيام بذلك مباشرة من قائمة الإعدادات داخل المنصة، مما يجعل من السهل التوسع مع نمو الفريق أو زيادة تعقيد المشروع.
• الخفض: بالمثل، يمكن للمستخدمين خفض خطتهم إذا وجدوا أنهم يحتاجون إلى ميزات أقل أو لديهم حجم فريق متناقص. تضمن هذه المرونة أن تدفع المنظمات فقط مقابل ما تحتاج إليه، مما يساعد على إدارة التكاليف بفعالية.
• لا رسوم إلغاء: يسمح Teamwork للمستخدمين بإلغاء اشتراكهم في أي وقت دون تكبد رسوم إلغاء، مما يوفر مزيدًا من المرونة ويقلل من المخاطر المالية.

تجديد العقد

يمكن أن تكون عملية تجديد عقد Teamwork تلقائية أو يدوية، اعتمادًا على الشروط المحددة في العقد الأصلي. إليك النقاط الرئيسية:

• التجديد التلقائي: تتضمن العديد من العقود بند تجديد تلقائي، مما يعني أن العقد سيتجدد تلقائيًا لفترة أخرى ما لم يقدم أحد الأطراف إشعارًا بإنهاء العقد قبل تاريخ التجديد.
• التجديد اليدوي: في الحالات التي لا تتجدد فيها العقود تلقائيًا، يجب على الأطراف أن توافق بشكل نشط على تجديد العقد. يوفر ذلك فرصة لإعادة التفاوض حول الشروط، أو تعديل الأسعار، أو تحديث مستويات الخدمة لتتناسب بشكل أفضل مع الاحتياجات الحالية.
• التواصل: يعد التواصل الفعال مع العملاء حول احتياجاتهم ورضاهم عن الخدمة أمرًا حيويًا لنجاح التجديدات. يمكن أن تساعد التحقق المنتظمة والمراجعات في ضمان توافق الطرفين واستعدادهما للاستمرار في العلاقة.

الإلغاء

يقدم Teamwork شروط إلغاء مرنة لاستيعاب الاحتياجات التنظيمية المتغيرة:

• الخفض إلى خطة مجانية: يمكن للمستخدمين إلغاء اشتراكهم المدفوع والانتقال إلى خطة مجانية مدى الحياة. سيبقى الحساب نشطًا حتى نهاية دورة الفوترة الجارية، وبعدها سيتحول إلى الخطة المجانية، مع الحفاظ على البيانات ولكن مع تطبيق قيود الخطة المجانية (مثل ما يصل إلى خمسة مستخدمين نشطين وخمسة مشاريع نشطة).
• حذف الحساب: يمكن للمستخدمين اختيار حذف حسابهم بالكامل، مما يتوقف عن الاشتراك على الفور ويزيل جميع البيانات من منصة Teamwork. هذه العملية لا يمكن التراجع عنها.
• لا رسوم إلغاء: لا يتقاضى Teamwork رسوم إلغاء، مما يسمح للمستخدمين بإلغاء اشتراكاتهم دون تكبد غرامات مالية.

يلتزم Teamwork بعدة معايير امتثال رئيسية لضمان أمان البيانات والخصوصية:

• شهادة ISO/IEC 27001:2013: يظهر هذا المعيار الدولي لإدارة أمن المعلومات التزام Teamwork بحماية المعلومات الحساسة المتعلقة بالأعمال والموظفين والعملاء من خلال منهج منظم ومستمر.
• شهادة SOC 2 Type 1: تشير هذه الشهادة إلى أن Teamwork قد أنشأ ضوابط تتعلق بالأمان والتوافر والسرية، مما يوفر ضمانًا حول موثوقية النظام.
• الامتثال لـ GDPR: يتوافق Teamwork مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، مما يضمن حماية خصوصية البيانات وحمايتها لمواطني الاتحاد الأوروبي. يشمل ذلك التدابير الخاصة بمعالجة البيانات، وتخزينها، ونقلها وفقًا لمتطلبات GDPR.