تتكون عملية تنفيذ برنامج Paylocity من هيكل منظم لضمان انتقال سلس والاستخدام الفعال للمنصة. تتضمن عادة عدة خطوات رئيسية:

1. الاستشارة الأولية والتخطيط: تتضمن هذه المرحلة فهم الاحتياجات والمتطلبات المحددة للشركة. يعمل فريق Paylocity بالتعاون مع العميل لوضع نطاق المشروع والجداول الزمنية والمعالم الرئيسية.
2. ترحيل البيانات: يتم اتخاذ مهام إدارة البيانات الحرجة، بما في ذلك ترحيل بيانات الموظفين الحالية، ومعلومات الرواتب، والسجلات ذات الصلة الأخرى إلى نظام Paylocity. تعتبر هذه الخطوة حاسمة لضمان الاستمرارية والدقة.
3. التكوين والتخصيص: يعمل فريق تنفيذ Paylocity على تخصيص البرنامج ليتناسب مع سير العمل والعمليات المحددة للعميل. يتضمن ذلك إعداد أذونات المستخدمين، وتكوين جداول الرواتب، والتكامل مع تطبيقات الأعمال الأخرى.
4. التدريب والاختبار: يتم إجراء جلسات تدريب شاملة لطاقم الموارد البشرية والمستخدمين الآخرين لضمان شعورهم بالراحة مع النظام الجديد. في الوقت نفسه، يخضع النظام لاختبارات صارمة لتحديد وحل أي مشاكل.

5. البث المباشر والدعم: بمجرد تكوين النظام بالكامل واختباره، يصبح نشطًا. تقدم Paylocity دعمًا مستمرًا لمعالجة أي تحديات بعد التنفيذ وضمان عمل النظام بسلاسة.

    

يمكن أن تختلف الجدول الزمني النموذجي لتنفيذ برنامج Paylocity حسب تعقيد متطلبات العميل. ومع ذلك، تشمل الجداول الزمنية العامة للخدمات المحددة:

• إعداد دفتر الأستاذ العام: من 4 إلى 6 أسابيع بعد استلام المعلومات المطلوبة.
• إدارة الوقت والعمالة: 5 أسابيع حتى أول تسجيل بعد استلام البيانات اللازمة.
• إعداد المزايا عبر الإنترنت: 6 أسابيع لإعداد النظام، بالإضافة إلى 6 أسابيع إضافية لتحميل وتدقيق بيانات التسجيل.
• استيراد التاريخ: 12 أسبوعًا بعد تاريخ أول شيك.

يقدم Paylocity خيارات تخصيص واسعة لتلبية الاحتياجات الفريدة لمختلف الشركات. تشمل الميزات الرئيسية للتخصيص:

• حقول مخصصة غير محدودة: يمكن للشركات إنشاء حقول مخصصة من أنواع مختلفة (نص، قائمة منسدلة، رقم، تاريخ، خانة اختيار) لتعقب نقاط البيانات المحددة ذات الصلة بعملياتها. تتيح هذه المرونة إعداد تقارير مفصلة ومخصصة.
• عمليات العمل المؤتمتة: تدعم المنصة إنشاء عمليات عمل مؤتمتة للمهام الشائعة في الموارد البشرية مثل إنهاء الخدمة، وتغييرات المراكز، وتغييرات الأجور، وجمع المهارات والشهادات. يمكن تفعيل هذه العمليات تلقائيًا، مما يقلل من الجهد اليدوي ويضمن الاتساق.
• التكامل مع التطبيقات الخارجية: يتكامل Paylocity بسلاسة مع أكثر من 350 تطبيقًا خارجيًا، بما في ذلك الأدوات الشائعة مثل QuickBooks وZoom وWells Fargo. تدعم واجهات برمجة التطبيقات المفتوحة تكاملات مخصصة، مما يسمح للشركات بربط Paylocity مع حلول البرمجيات المفضلة لديها.
• ميزات الرواتب المخصصة: يمكن للشركات تخصيص ميزات الرواتب لتناسب احتياجاتها الخاصة، بما في ذلك معالجة الرواتب تلقائيًا، وتقديم الضرائب، والودائع المباشرة، وإدارة حجز الأجور، والوصول إلى الأجور عند الطلب.

رسوم الإعداد

لا تفرض Paylocity رسوم إعداد، وهو ميزة كبيرة للشركات التي تتطلع إلى الانتقال إلى منصتها دون تحمل تكاليف أولية.

رسوم الصيانة والدعم

تستند أسعار Paylocity إلى نموذج تكلفة لكل موظف في الشهر (PEPM)، وتختلف التكاليف حسب الميزات والوحدات المحددة التي تختارها الشركة. تتيح هذه الهيكلية مرونة في التسعير للشركات لتكييف نفقاتها وفقًا لاحتياجاتها. ومع ذلك، لا يتم الكشف عن التكاليف الدقيقة علنًا وتتطلب عرضًا مخصصًا من فريق مبيعات Paylocity.

ميزات ووحدات إضافية

قد تتطلب بعض الميزات المتقدمة، مثل إدارة المزايا والرواتب العالمية، اشتراكات منفصلة، مما قد يزيد من التكلفة الإجمالية. يجب على الشركات مناقشة هذه التفاصيل مع ممثلي Paylocity لفهم النطاق الكامل للنفقات المحتملة.

تقدم Paylocity خيارات تدريب شاملة مجانية وغير محدودة لعملائها. تم تصميم هذه الموارد التدريبية لاستيعاب أنماط التعلم المختلفة ومهارات مختلفة:

• دورات يقودها معلمون افتراضيون: جلسات حية وتفاعلية يقودها مدربون ذوو خبرة.
• فيديوهات على الطلب: فيديوهات مسجلة مسبقًا يمكن للمستخدمين الوصول إليها في أي وقت للتعلم وفقًا لسرعتهم الخاصة.

خدمات الدعم

تقدم Paylocity خدمات دعم قوية لضمان تمكن المستخدمين من استخدام المنصة بشكل فعال:

• توفر دعم العملاء: الدعم متاح عبر الهاتف والدردشة من الساعة 7:00 صباحًا إلى 7:00 مساءً بتوقيت وسط أمريكا، من الإثنين إلى الجمعة.
• الموارد عبر الإنترنت: تحتفظ Paylocity بمكتبة موارد واسعة، تشمل الكتب الإلكترونية، والمقالات، والدورات التدريبية للمنتجات، والندوات عبر الإنترنت، وموارد الضرائب. لديهم أيضًا قناة يوتيوب مخصصة ومدونة صوتية للتعلم الإضافي.
• مساعدة في عملية الانضمام: تقوم برامج الانضمام في Paylocity برقمنة العملية بأكملها، مما يسمح للموظفين الجدد بإكمال عملية الانضمام من أي جهاز، حتى قبل تاريخ بدء العمل. يساعد هذا في جعل الموظفين الجدد يشعرون بالارتباط وجاهزين ليكونوا منتجين من اليوم الأول.

تولي Paylocity أولوية عالية لسلامة البيانات والخصوصية، حيث تطبق مجموعة شاملة من التدابير لحماية المعلومات الحساسة. تشمل هذه التدابير:

الأمان الإداري

• مبادئ الخصوصية: تلتزم Paylocity بمجموعة من مبادئ الخصوصية التي توجه برنامج الخصوصية العالمي لها. تضمن هذه المبادئ الامتثال لمجموعة متنوعة من قوانين الخصوصية، بما في ذلك GDPR وCCPA، وتؤكد على ممارسات بيانات قوية وأخلاقية.
• تدريب الموظفين: تدريب وتثقيف مستمر لموظفي الأمن لتعزيز حماية البيانات وزيادة الوعي بالتهديدات المحتملة.

الأمان الفني

• التشفير: تستخدم Paylocity تشفير AES بقدرة 256 بت لحماية البيانات سواء في حالة الراحة أو أثناء النقل، مما يضمن أن المعلومات الحساسة آمنة من الوصول غير المصرح به.
• المصادقة متعددة العوامل (MFA): يتم تفعيل MFA لإضافة طبقة أمان إضافية، مما يجعل من الصعب على المستخدمين غير المصرح لهم الوصول.
• التحكم في الوصول القائم على الدور: يتم تقييد الوصول إلى البيانات بناءً على أدوار المستخدمين، مما يضمن أن الأشخاص المصرح لهم فقط هم من يمكنهم الوصول إلى معلومات معينة.
• قيود IP: يسمح النظام القيود على IP، مما يحد من تسجيل الدخول للشبكات المصرح بها ويعقب محاولات تسجيل الدخول من عناوين IP غير صالحة.

الأمان الفيزيائي

• أمان مركز البيانات: تحتوي مراكز بيانات Paylocity على تدابير أمان جسدية لمنع الوصول غير المصرح به وضمان سلامة البنية التحتية.

الامتثال والشهادات

• ISO 27001 وSOC 1 Type II: تمتلك Paylocity شهادات تحت هذه المعايير الصناعية، والتي تتضمن تدقيقات طرف ثالث منتظمة لضمان الامتثال لأفضل الممارسات في أمن المعلومات.

استجابة الحوادث

• تدابير استباقية: في حالة وقوع حادث أمني، تتبنى Paylocity بروتوكولات سريعة للتصدي وحل المشكلات. على سبيل المثال، بعد حادث عام 2018، عرضت الشركة توفير 12 شهرًا من حماية الهوية المجانية للأفراد المتأثرين وزادت من تدريبهم على الأمن.

تقوم Paylocity بتحديث برنامجها بانتظام لضمان بقائه آمنًا ومحدثًا مع أحدث الميزات والتحسينات. بينما لا يتم الإفصاح عن تفاصيل تواترات التحديثات المحددة علنًا، من الشائع لمزودي خدمات البرمجيات كخدمة (SaaS) مثل Paylocity إصدار تحديثات على أساس شهري أو ربع سنوي.

إدارة التحديثات

• تحديثات غير مزعجة: تتم إدارة التحديثات بطريقة تقلل من الاضطراب للمستخدمين. عادةً ما تقوم Paylocity بتنفيذ التحديثات خلال ساعات الذروة المنخفضة لضمان أن تظل المنصة قابلة للوصول وعاملة لجميع المستخدمين.
• الاتصالات: يتم إخطار المستخدمين مسبقًا بأي صيانة أو تحديثات مجدولة، مما يسمح لهم بالتخطيط وفقًا لذلك وتجنب أي انقطاع محتمل.
• الاختبار وضمان الجودة: قبل إصدار أي تحديث، يخضع لعمليات اختبار صارمة لضمان أنه لا يقدم مشاكل جديدة وأنه يعزز الوظائف والأمان للمنصة.

ملكية البيانات

سياسة Paylocity بشأن ملكية البيانات واضحة: يحتفظ العملاء بملكية بياناتهم. بصفتها مزودًا للخدمات، تعمل Paylocity كـ "معالج" للبيانات، بينما يكون العملاء هم "المتحكمون". يعني ذلك أن العملاء لديهم السيطرة الكاملة على البيانات التي يُدخلونها في نظام Paylocity ويمكنهم توجيه Paylocity حول كيفية معالجتها. هذه الترتيبات ذات أهمية خاصة تحت لوائح مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) التي تؤكد على حقوق المموضوعين في البيانات ومسؤوليات المتحكمين في البيانات.

قابلية نقل البيانات

تدعم Paylocity قابلية نقل البيانات بموجب GDPR ولوائح الخصوصية المشابهة، مما يسمح للعملاء بنقل بياناتهم إلى مزود خدمة آخر إذا لزم الأمر. للعملاء الحق في الوصول إلى بياناتهم، وطلب نسخ، وضمان إمكانية نقلها بسلاسة إلى منصة أخرى. توفر Paylocity الأدوات والدعم لتسهيل هذه الطلبات، مما يضمن الامتثال لمتطلبات قابلية نقل البيانات. يضمن هذا الالتزام بقابلية نقل البيانات أن تتمكن الشركات من الحفاظ على سيطرتها على بياناتها والتبديل بين المزودين دون عناء كبير.

التوسع

يقدم Paylocity شروطًا مرنة لتوسيع الخدمات مع تغير احتياجات التنظيم. يمكن للعملاء إضافة ميزات جديدة أو زيادة عدد المستخدمين مع نمو أعمالهم. يدعم هذا التوسع هيكل تسعير Paylocity القائم على وحدة دولية لكل موظف في هرية الشهر (PEPM). يسمح ذلك للشركات بالدفع فقط مقابل الخدمات التي تحتاجها وتكاليف التوسيع بكفاءة من خلال إضافة وحدات إضافية أو زيادة عدد المستخدمين دون إعادة تكوين كبيرة.

التقليص

بالمثل، إذا كانت الشركة بحاجة إلى تقليص نشاطها، يوفر Paylocity خيارات لتقليل عدد المستخدمين أو إلغاء ميزات معينة. تضمن المرونة في نموذج الاشتراك أن تستطيع الشركات تعديل مستويات خدماتها لتتناسب مع احتياجاتها الحالية، وبالتالي تحسين التكاليف. يمكن للعملاء العمل مع فريق دعم Paylocity لتعديل خطط خدماتهم، مما يضمن عدم تقيدهم بالدفع مقابل خدمات غير مستخدمة.

تجديد العقد

تتضمن اتفاقيات خدمة Paylocity عادةً أحكامًا لتجديد العقد. في نهاية فترة التسعير المضمونة، قد تكون أسعار العملاء عرضة للزيادة ما لم يتم توقيع اتفاقية تجديد من قبل الطرفين. هذا يضمن أن يكون العملاء على دراية بأي تغييرات محتملة في التسعير وأن يتمكنوا من التفاوض على الشروط وفقًا لذلك.

إلغاء العقد

تتضمن شروط إلغاء العقد مع Paylocity ما يلي:

• رسوم الإنهاء: إذا قام العميل بإنهاء الاتفاقية قبل نهاية المدة المضمونة الأدنى، يجب عليه دفع رسوم إلغاء. يتم حساب هذه الرسوم بناءً على عدد الأشهر المتبقية في العقد مضروبًا في متوسط الرسوم الشهرية للخدمات خلال الأشهر الثلاثة الأخيرة من المعالجة قبل الإنهاء.
• تنازل عن رسوم الإنهاء: قد يتم التنازل عن رسوم الإنهاء في ظروف معينة، مثل إذا تم بيع الشركة، أو دمجها، أو إذا كان هناك انتهاك مادي لالتفاقية بواسطة Paylocity.
• إشعار الإنهاء: تحتفظ Paylocity بحق إنهاء بعض الخدمات، مثل خدمة الاعتراف والمكافآت، في أي وقت بعد إشعار العميل. يمكن تقديم هذا الإشعار إلكترونيًا أو عبر إشعار داخل المنتج.

معايير الامتثال العامة

• اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR): تلتزم Paylocity بمتطلبات GDPR، مما يضمن حماية البيانات الشخصية للعملاء الذين يعملون داخل الاتحاد الأوروبي.
• قانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA): يضمن الامتثال لـ CCPA أن Paylocity تحمي حقوق الخصوصية لسكان كاليفورنيا.

الامتثال المحدد للموارد البشرية والرواتب

• قانون معايير العمل العادل (FLSA): يضمن الامتثال لحد أدنى من الأجور، ورواتب العمل الإضافية، وسجلات العمل، ومعايير توظيف الشباب.
• فرص العمل المتساوية (EEO): تدعم Paylocity الامتثال لقوانين EEO، والتي تُحظر التمييز في العمل بناءً على العرق، اللون، الدين، الجنس، أو الأصل الوطني.
• قانون المساهمات التأمينية الفيدرالية (FICA): يضمن التصرف السليم في ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية.
• قانون الضرائب الفيدرالي على البطالة (FUTA): يدير ضرائب البطالة لتمويل وكالات القوى العاملة في الولايات.
• قانون الرعاية الميسرة (ACA): يساعد الشركات في الامتثال لمتطلبات ACA، بما في ذلك تغطية الرعاية الصحية والتقارير.

أدوات الامتثال الإضافية

• لوحة معلومات الامتثال: تقدم Paylocity لوحة معلومات للامتثال تساعد الشركات على إدارة احتياجات الامتثال التنظيمي المختلفة، مثل التحقق من I-9، وبيانات EEO، ودورات التدريب على الامتثال. توفر هذه الأداة عرضًا مركزيًا للعناصر الامتثالية وتنبهات لمساعدة الشركات على البقاء على المسار الصحيح.
• الامتثال للرواتب: توفر Paylocity موارد وأدوات لتسهيل الامتثال للرواتب، بما في ذلك إدارة التعويضات وضرائب الرواتب وحفظ السجلات. يساعد ذلك الشركات على البقاء ملتزمة بالقوانين الفيدرالية والولائية والمحلية المتعلقة بالرواتب.

إجراءات الأمان والخصوصية

• شهادات ISO 27001 وSOC 1 Type II: تُظهر هذه الشهادات التزام Paylocity بالحفاظ على معايير عالية من أمان المعلومات والتحكمات التشغيلية.