تم تصميم عملية التنفيذ لبرنامج إدارة محتوى المؤسسات من نيوجن، وخاصة مجموعة OmniDocs ECM، لتكون شاملة وقابلة للتكيف مع الاحتياجات المحددة للمنظمة. تتضمن العملية عادةً عدة مراحل رئيسية:

1. التقييم والتخطيط: تتضمن هذه المرحلة الأولية فهم احتياجات إدارة المحتوى الحالية للمنظمة، والبنية التحتية الحالية، والمتطلبات التجارية المحددة. يتم تطوير خطة مشروع مفصلة لتوجيه عملية التنفيذ.
2. التكوين والتخصيص: برنامج ECM من نيوجن قابل للتخصيص بشكل كبير ليتناسب مع احتياجات الأعمال المحددة. خلال هذه المرحلة، يتم تكوين البرنامج ليتماشى مع تدفقات العمل والعمليات ومتطلبات الامتثال الخاصة بالمنظمة. قد يتم تطوير وحدات مخصصة وعمليات تكامل حسب الحاجة.
3. التكامل: يتم دمج نظام ECM مع التطبيقات المؤسسية القائمة مثل أنظمة ERP وCRM. يضمن ذلك تدفق البيانات بسلاسة وكفاءة العمليات عبر المؤسسة.
4. الترحيل: إذا كانت عملية الانتقال من نظام قديم، فإن ترحيل البيانات هو خطوة حاسمة. تسهل نيوجن كل من الترحيل الجزئي والكامل للمحتوى، مع ضمان سلامة البيانات وتقليل الاضطراب في العمليات التجارية.
5. الاختبار والتدريب: قبل أن يصبح النظام جاهزًا للعمل، يخضع لاختبارات دقيقة للتأكد من تلبية جميع المعايير الوظيفية والأداء. تُعقد جلسات تدريب للمستخدمين النهائيين والمديرين لضمان اعتماد سلس.
6. النشر والدعم: بمجرد اختبار النظام، يتم نشره ويتم تقديم دعم مستمر لمعالجة أي مشكلات وتحسين النظام حسب الحاجة.

يمكن أن تختلف مدة عملية التنفيذ بشكل كبير بناءً على تعقيد متطلبات المنظمة، ومدى التخصيص المطلوب، وحجم ترحيل البيانات. ومع ذلك، تم تصميم العملية لتكون تكرارية ومستدامة، حيث يتم تشجيع الشركات على تحسين وتعزيز أنظمة ECM الخاصة بها باستمرار لتعظيم القيمة.

برنامج ECM من نيوجن مرن للغاية ويمكن تخصيصه لتلبية متطلبات الأعمال المحددة. تشمل القدرات الرئيسية للتخصيص:

• تدفقات العمل المخصصة: يسمح البرنامج بإنشاء تدفقات عمل مخصصة لأتمتة وتبسيط العمليات المتعلقة بالمستندات، مما يعزز الكفاءة التشغيلية.
• التكامل مع الأنظمة الموجودة: يدعم النظام تكاملًا سلسًا مع مجموعة واسعة من التطبيقات المؤسسية، مما يضمن أنه يمكن تخصيصه ليتناسب مع البنية التحتية لتقنية المعلومات الحالية دون تعطيل العمليات.
• القابلية للتوسع: تم تصميم ECM من نيوجن ليكون قابلاً للتوسع مع المنظمة، مما يستوعب تزايد حجم المحتوى وزيادة أعداد المستخدمين حسب الحاجة.
• الامتثال للوائح: يمكن تكوين البرنامج ليلائم المتطلبات التنظيمية الخاصة بالصناعة، مما يضمن أن جميع عمليات إدارة المحتوى تتوافق مع المعايير اللازمة للامتثال.

• رسوم الإعداد: قد تشمل هذه تكاليف النشر الأولي، والتكوين، والتخصيص لتناسب الاحتياجات المحددة للمنظمة.
• رسوم الصيانة: تغطي رسوم الصيانة المستمرة عادةً تحديثات البرامج، وإصلاح الأخطاء، والتحسينات لضمان بقاء النظام محدثًا وعاملاً.
• رسوم الدعم: يمكن أن تختلف رسوم الدعم بناءً على مستوى الخدمة المطلوبة، مثل الدعم الأساسي، الدعم الممتاز، أو إدارة حسابات مخصصة.

تقدم نيوجن تدريبًا شاملًا ودعمًا لضمان الاعتماد الناجح لبرنامج ECM الخاص بهم من قبل المستخدمين الجدد. يشمل ذلك عادةً:

• تدريب المستخدم: تُعقد جلسات تدريب للتعرف على ميزات البرمجيات ووظائفها، مما يضمن لهم القدرة على استخدام النظام بشكل فعال في عملياتهم اليومية.
• تدريب المديرين: تدريب متخصص لمديري النظام لإدارة وتكوين منصة ECM، مما يضمن التشغيل والصيانة السلسة.
• الوثائق والموارد: الوصول إلى كتيبات المستخدم المفصلة والموارد عبر الإنترنت وقواعد المعرفة لدعم التعلم الذاتي وحل المشاكل.
• دعم العملاء: تتوفر خدمات الدعم المستمر لمعالجة أي مشكلات تقنية أو استفسارات، والتي قد تشمل دعم الهاتف، دعم البريد الإلكتروني، وأنظمة تذاكر الدعم عبر الإنترنت.

تتضمن برمجيات ECM من نيوجن تدابير أمان قوية لحماية البيانات، مما يضمن الامتثال لمجموعة متنوعة من المعايير التنظيمية. تشمل الميزات الأمنية الرئيسية:

• التحقق من الهوية والمصادقة: تكامل مع أدوات إدارة الهوية وصول الصناعة المعتمدة، بما في ذلك تسجيل الدخول الفردي، OAuth2.0، OpenID، LDAP، SAML، وMS Active Directory. كما تدعم طرق المصادقة ثنائية وثلاثية العوامل مثل كلمات المرور لمرة واحدة والأسئلة الأمنية.
• التحكم في الوصول القائم على الدور: يتيح النظام الوصول القائم على الدور، مما يمكّن من توفير حقوق مختلفة للمستخدمين بناءً على أدوارهم، مما يضمن أن المعلومات الحساسة يمكن الوصول إليها فقط من قبل الأفراد المصرح لهم.
• إدارة التدقيق: يتم إنشاء سجلات تدقيق شاملة لمختلف الأنشطة، مما يلتقط معلومات تفصيلية مثل الطوابع الزمنية، وإجراءات المستخدم، وتغييرات الوحدة. يساعد ذلك في المراقبة، واستكشاف الأخطاء وتصحيحها، وتخطيط السعة.
• أمان البيانات والامتثال: يعزز البرنامج أمان البيانات من خلال إخفاء البيانات، والتشفير، والأذونات المشددة للوصول. يتوافق مع معايير أمان مختلفة، بما في ذلك GDPR وOWASP وHIPAA وPCI DSS المستوى 1، وغيرهم.

تساعد هذه التدابير في ضمان حماية نظام ECM من نيوجن للبيانات الحساسة بالإضافة إلى توافقه مع اللوائح الصناعية، مما يوفر راحة البال للمنظمات التي تستخدم النظام.

• الإصدارات المجدولة: تحديثات مجدولة بانتظام قد تحدث ربع سنوية أو نصف سنوية، اعتمادًا على سياسة الشركة.
• إدارة التصحيحات: تصحيحات انتقالية لمعالجة الثغرات الأمنية العاجلة أو المشكلات الحرجة.
• إشعارات العملاء: يتم عادةً إبلاغ المستخدمين مسبقًا عن التحديثات القادمة، بما في ذلك تفاصيل حول الميزات الجديدة وأي إجراءات مطلوبة.

• أدوات تصدير البيانات: تتيح للمستخدمين تصدير البيانات بتنسيقات مختلفة للاستخدام في أنظمة أخرى.
• واجهات برمجة التطبيقات والتكاملات: مما يمكّن من نقل البيانات بسلاسة بين ECM من نيوجن ومنصات أخرى.

• ترخيص مرن: تقديم نماذج ترخيص قابلة للتوسع تسمح للمنظمات بتعديل عدد المستخدمين ومجموعات الميزات حسب الحاجة.
• خيارات سحابية ومحلية: توفير خيارات نشر سحابية ومحلية لاستيعاب احتياجات التوسع المختلفة.
• الدعم لزيادة الحمل: ضمان قدرة النظام على التعامل مع زيادة حجم البيانات والمستخدمين دون فقدان الأداء.

• التجديد التلقائي: قد تتضمن العقود بنودًا للتجديد التلقائي في نهاية المدة ما لم يقدم أحد الطرفين إشعارًا بالإلغاء. يضمن ذلك استمرارية الخدمة دون انقطاع.
• فترة الإشعار للإلغاء: غالبًا ما تكون هناك فترة إشعار مطلوبة للإلغاء، قد تتراوح بين 30 إلى 90 يومًا قبل انتهاء العقد. يسمح ذلك لكلا الطرفين بالاستعداد لإنهاء الخدمات.
• رسوم الإنهاء المبكر: قد تتضمن بعض العقود عقوبات أو رسومًا للإنهاء المبكر، والتي تهدف إلى تغطية أي خسائر يتكبدها المورد بسبب إنهاء العقد بشكل مبكر.
• فرص التفاوض: عند التجديد، قد توجد فرص لإعادة التفاوض بشأن الشروط، بما في ذلك تعديلات الأسعار، وتغيرات في مستويات الخدمة، أو تعديلات على نطاق الخدمات.

تم تصميم برمجيات ECM من نيوجن لتلبية معايير الامتثال المختلفة، مما يضمن الامتثال للمتطلبات التنظيمية وأفضل الممارسات الصناعية. تشمل معايير الامتثال الرئيسية:

• معيار DoD 5015.2: هذا معيار إدارة السجلات الصادر عن وزارة الدفاع الأمريكية، مما يضمن أن البرمجيات تستوفي المتطلبات الصارمة لإدارة السجلات الإلكترونية.
• GDPR: الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات، التي تحكم حماية البيانات والخصوصية في الاتحاد الأوروبي.
• HIPAA: ضمان الامتثال لقانون نقل وتأمين التأمين الصحي، وهو أمر بالغ الأهمية لإدارة المعلومات المتعلقة بالرعاية الصحية.
• PCI DSS: الامتثال لمعيار أمان بيانات صناعة بطاقات الدفع، وهو أمر مهم للتعامل مع بيانات الدفع بشكل آمن.
• OWASP: اتباع إرشادات مشروع أمان تطبيقات الويب المفتوحة لحماية ضد ثغرات تطبيقات الويب الشائعة.

تساعد هذه التدابير للامتثال المؤسسات التي تستخدم برمجيات ECM من نيوجن في تقليل المخاطر وضمان توافق عمليات إدارة المحتوى مع المعايير القانونية والتنظيمية اللازمة.