عملية التنفيذ النموذجية لبرنامج إن فلو:
استشارة ما قبل التنفيذ: فريق التنفيذ يتعاون مع الفندق لفهم احتياجات العمليات وتخصيص خطة الانتقال المناسبة.
الإعداد وتكوين الموقع: يتم إكمال إعداد الحساب والموقع بناءً على متطلبات الفندق الخاصة، بما في ذلك تكامل الأنظمة الحالية.
جلسات التدريب: يتم توفير تدريب مخصص (على المستوى المؤسسي والمستوى العقاري) لجميع الموظفين على وحدات مثل المحاسبة، الموارد البشرية، كشوف المرتبات، وإدارة المرافق.
التشغيل الفعلي والاختبار: يتم تشغيل المنصة مع مراقبة نشطة ودعم لمعالجة المشكلات وتخصيص سير العمل.
إن فلو يمكن تخصيصه بشكل واسع ليتناسب مع احتياجات الأنشطة المختلفة في جميع مجالات عمليات الفنادق. فيما يلي نقاط بيانات مفصلة تظهر قدراتها في التخصيص:
إعداد مخصص: تبدأ عمليات التنفيذ بتقييم شامل للاحتياجات يتيح تخصيص إعداد الحساب وتوزيع الأدوار وإعدادات التشغيل بما يتناسب مع كل عقار أو مجموعة.
إعدادات الموافقة المخصصة: يمكن تخصيص الموافقة على الفواتير حسب المورّد أو حساب المصاريف أو قيمة الفواتير حتى يتمكن أعضاء الفريق من التمتع بمستويات تفويض وصلاحيات مختلفة (على سبيل المثال، الفواتير ذات القيم العالية فقط تتطلب موافقات إضافية).
رسم خرائط مخصص لحسابات المصروفات: تعرض الوحدة المحاسبية رسم خرائط تلقائي ومرن لحسابات المصاريف، مما يسمح للفنادق بتصنيف النفقات حسب هياكل التقارير الفريدة الخاصة بهم.
هيكلية معيارية: تم بناء النظام بحيث يمكن تمكين أو تعطيل أو توسيع الميزات والوحدات (المحاسبة، الموارد البشرية، كشوف المرتبات، ذكاء الأعمال، إدارة المرافق) حسب متطلبات العقار ونشاطه.
مرونة التكامل: يتكامل إن فلو بسلاسة مع الأنظمة الأخرى الرائدة (على سبيل المثال، Amadeus، Marriott Fosse، HotelKey وغيرها)، ومنافذ الدفع، وأدوات الطرف الثالث. وتتم إضافة تكاملات جديدة بانتظام استجابة لطلبات العملاء.
لوحات تقارير مخصصة: يمكن للعقارات إنشاء تقارير مالية وموارد بشرية وأداء مخصصة للمقارنة بين الفنادق المتعددة أو الأقسام الداخلية، وتحليل الاتجاهات، وقياس مؤشرات الأداء الفريدة.
قابلية التوسع: صممت المنصة لدعم فنادق صغيرة منفردة وحتى محافظ كبيرة متعددة العقارات، مع بنية تحتية مرنة مناسبة للنمو وزيادة حجم المستخدمين والبيانات وعمليات العمل المخصصة.
طلبات الميزات والتحسين المستمر: يمكن للعملاء تقديم أفكار للميزات الجديدة في أي وقت، وغالباً ما يضيف إن فلو تحسينات استناداً إلى ردود المستخدمين المباشرة.
يقدم إن فلو برنامج تدريب ودعم شامل للمستخدمين الجدد، يجمع بين المساعدة الشخصية ومجموعة كاملة من الموارد الذاتية.
إعداد شامل: يحصل كل فندق جديد على استشارة إعداد، وإرشادات تكوين، وجلسات تدريبية مخصصة لتعليم الموظفين كيفية استخدام وحدات إن فلو وميزات البرنامج ذات الصلة بأدوارهم.
تدريب مباشر وعملي: يقدم فريق إن فلو تدريبات مباشرة شخصية أو افتراضية (تغطي المحاسبة والعمل وكشوف المرتبات وإدارة المرافق وأكثر) لضمان كفاءة المستخدمين منذ البداية.
قاعدة معرفية وأدلة: أدلة إرشادية خطوة بخطوة، وقاعدة معرفية قابلة للبحث، وندوات عبر الإنترنت (حية ومسجلة)، وفيديوهات تدريبية كلها متاحة بسهولة داخل المنصة.
مركز المساعدة مزود بأدوات تعليمية ودروس: توفر دروس تطبيقية، وإشارات تعليمية، وجولات إرشادية داخل البرنامج للتعلم المستمر والسياقي.
دعم فوري متعدد الوسائط: حصلت رعاية العملاء في إن فلو على التصنيف الثالث من Hotel Tech Report ويُمكن الوصول إليها على مدار الوقت من خلال الدردشة المباشِرة داخل التطبيق والهاتف والبريد الإلكتروني - توفير دعم سريع وشخصي لجميع المستخدمين.
تسجيلات نجاح ربع سنوية: يقوم مندوبو نجاح العملاء بالتواصل بانتظام وعلى أساس ربع سنوي لقياس رضا المستخدمين ومراجعة الميزات الجديدة وفرص التحسين.
تحديثات وإرشادات مستمرة: يتم تقديم عروض توضيحية حول تحديثات المنتج الجديدة وإشعارات مسبقة حول الميزات الجديدة وإرشادات حول أفضل الممارسات لمساعدة المستخدمين على مواكبة التطوير وتحقيق النجاح.
إن فلو ينفذ مجموعة شاملة من التدابير الأمنية لحماية بيانات الفنادق والضيوف الحساسة، مع توفير الضمانات الفنية والممارسات التشغيلية حسب متطلبات الامتثال والخصوصية.
تشفير على مستوى البنوك: يتم تأمين جميع العمليات الحساسة ونقل البيانات باستخدام بروتوكولات تشفير متقدمة مشابة لتلك التي تستخدمها المؤسسات المالية، مع ضمان سرية البيانات أثناء النقل والتخزين.
طبقات أمان متعددة: يعتمد إن فلو على نموذج أمان متعدد الطبقات يقلل من نقاط الضعف ويمنع الوصول غير المصرح به لحسابات المستخدمين والمعلومات الحيوية للعمل.
اختبار الأمان والتعافي من الكوارث بشكل منتظم: يحتفظ إن فلو بخطط شاملة للتعافي من الكوارث مع نسخ احتياطية متعددة الطبقات ومتجددة، كما يتم اختبار صلاحية النسخ الاحتياطية وعمليات التبديل بانتظام لضمان التماسك ضد الأعطال السيستمية والهجمات السيبرانية.
الامتثال للمعايير الصناعية: جميع التقارير المالية التي يولدها إن فلو تتوافق مع نظام المحاسبة الموحد لصناعة الضيافة USALI الإصدار الحادي عشر ومعايير حماية البيانات ذات الصلة، مما يدعم الامتثال التشغيلي والتنظيمي للفنادق.
ضوابط وصول المستخدمين: يتم تقييد صلاحية الوصول على أساس دور المستخدم بحيث يمكن فقط للأشخاص المصرح لهم الدخول أو تعديل المعلومات الحرجة.
عدم بيع أو مشاركة البيانات: لا يقوم إن فلو ببيع أو تأجير أو مشاركة بيانات الزوار أو الشركات لأي طرف ثالث لأي غرض، مما يعكس التزامه التام بالسرية والخصوصية.
المصادقة البيومترية الآمنة: أنظمة مملوكة مثل Smile iD® المستندة إلى التعرف على الوجه لإدارة العمل تعزز أمان الموظفين وتمنع الاحتيال على أوقات العمل.
يصدر إن فلو تحديثات برمجية بانتظام، عادة كل بضعة أسابيع إلى مرة في الشهر، باستخدام نظام توزيع قائم على السحابة مما يضمن ترقيات سلسة وتلقائية لجميع المستخدمين. وإليك النقاط الرئيسية حول كيفية إدارة التحديثات:
شهرية أو تقريبًا شهرية: غالبًا ما ينشر إن فلو تحديثات كل شهر، مع توفير تصحيحات عاجلة وتحديثات للميزات حسب الحاجة.
توزيع تلقائي: نظرًا لكون إن فلو قائمًا على السحابة، يتم توزيع التحديثات تلقائيًا دون الحاجة إلى إجراء يدوي أو جدولة أو تثبيت على الخادم من موظفي تكنولوجيا المعلومات بالفندق.
مخططة ومعلن عنها: يتم إنشاء خطط التحديث بناءً على ردود الفعل المستمرة واحتياجات الامتثال ومراقبة النظام، مع الإعلانات عبر إشعارات داخل التطبيق وندوات عبر الإنترنت و... الدردشات مع المستخدمين.
عدم وجود فترة توقف عن العمل: يتم تطبيق التحديثات في الخلفية دون حدوث تعطل أو انقطاع للخدمة للمستخدمين، مما يسمح للفنادق بمواصلة العمليات اليومية دون انقطاع.
إن فلو يلتزم بسياسة واضحة وصديقة للعملاء بشأن ملكية البيانات وقابلية نقلها: يحتفظ العملاء بملكية بياناتهم، ويدعم إن فلو الوصول الآمن والتصدير عند الحاجة.
ملكية العميل: جميع بيانات العملاء والضيوف التي تتم معالجتها من خلال إن فلو تظل ملكًا للعميل في قطاع الضيافة. ويعمل إن فلو باعتباره حارسًا للبيانات دون المطالبة بأي حقوق ملكية للبيانات.
عدم بيع البيانات: لا يقوم إن فلو ببيع أو تأجير أو منح بيانات العملاء أو الضيوف لأي طرف ثالث تحت أي ظرف من الظروف، مما يضمن السرية التامة.
التصدير والوصول: يمكن للعملاء الوصول إلى بياناتهم الخاصة وتصديرها من إن فلو بأشكال رقمية شائعة عند الحاجة (لأغراض الهجرة أو التدقيق أو الاحتياجات التجارية الأخرى).
دعم عمليات النقل: إذا أنهى العميل علاقته مع إن فلو، توفر المنصة دعمًا لاسترجاع البيانات والانتقال، مما يسمح بالانتقال السلس إلى أنظمة أخرى دون فقدان البيانات.
شروط وأحكام إن فلو لتجديد وإلغاء العقود تعطي الأولوية للوضوح وسيطرة العميل واستمرارية العمل. إليك النقاط المتاحة:
تجديد تلقائي: غالباً ما تتضمن العقود شرط التجديد التلقائي، مما يعني أنه سيتم تجديد الاتفاقية لفترة إضافية (عادة سنوية) ما لم تقدم أي من الأطراف إشعاراً واضحاً قبل موعد التجديد.
متطلبات الإشعار: يجب على العملاء الراغبين في عدم التجديد تقديم إشعار كتابي مسبق (غالباً 30-90 يوماً قبل نهاية العقد).
تعديلات عند التجديد: قد تتضمن فترات التجديد تعديلات في الأسعار أو الخدمات، التي يتم إبلاغ العملاء بها مسبقًا، مما يمنحهم خيار إعادة التفاوض أو الإلغاء قبل التجديد.
إلغاء كتابي: يتطلب إلغاء العقد من قبل العميل إشعارًا كتابيًا يقدم عبر البريد الإلكتروني أو بوابة الحساب الإلكترونية الخاصة بهم.
فترة الإشعار: عادة ما يتم تطبيق فترة إشعار قياسية (غالباً 30 يومًا) لإلغاء العقد قبل التجديد.
الوصول إلى البيانات بعد الإنهاء: بعد الإلغاء، يمنح إن فلو العميل فترة محددة لتنزيل أو نقل بياناته قبل منع الوصول إلى المنصة.
إن فلو يلتزم بمعايير رئيسية في صناعة الضيافة وخصوصية البيانات لضمان سلامة البيانات المالية وحماية المعلومات الشخصية في عمليات الفنادق.
الامتثال لنظام المحاسبة الموحد لصناعة الضيافة USALI: جميع التقارير المحاسبية والمالية التي يولدها إن فلو تتوافق مع نظام المحاسبة الموحد لصناعة الضيافة USALI الإصدار الحادي عشر، مما يضمن إمكانية مقارنة المالية وقياس الأداء الصناعي.
امتثال الرواتب والضرائب: تم تصميم المنصة لدعم متطلبات الضرائب وتسجيل كشوف المرتبات بدقة مع المعايير التنظيمية لصناعة الضيافة.
خصوصية البيانات والأمان: توضح سياسة الخصوصية في إن فلو الحماية الصارمة لمعلومات العملاء والضيوف الشخصية، بما يتوافق مع مبادئ حماية البيانات الرئيسية، ولا تقوم الشركة ببيع أو مشاركة البيانات الحساسة وتلزم جميع الشركاء بالخدمات بالالتزام بالسرية.
إن-فلو
بواسطة إن-فلو
