برنامج محاسبة GMS

تشمل عملية تنفيذ برنامج محاسبة GMS عدة خطوات رئيسية لضمان انتقال سلس من الأنظمة الحالية إلى البرنامج الجديد.

1. التخطيط للتنفيذ وبدء المشروع: يتضمن ذلك تحديد أهداف المشروع ونطاقه ومخاطره وافتراضاته ونتائجه. من الضروري مراجعة عمليات ومتطلبات المؤسسة لتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.
2. تثبيت البرنامج: يتم تثبيت البرنامج على أجهزة المؤسسة، مع ضمان التوافق مع الأنظمة الحالية.
3. تصميم النظام وتكوينه: يتم إنشاء خطة تصميم النظام، تغطي جميع المجالات الوظيفية والمعاملات والعمليات والأمان وهياكل البيانات. ثم يتم تكوين البرنامج ليلبي الاحتياجات المحددة للمؤسسة.
4. نقل البيانات: يتم تنظيف البيانات من النظام القديم ونقلها إلى النظام الجديد، مع ضمان الدقة والشمول.
5. التدريب والاختبار: يتم تدريب الموظفين على النظام الجديد، ويتم إجراء اختبارات شاملة للتأكد من أن جميع الوظائف تعمل بشكل صحيح.
6. الانتقال النهائي والمراجعة: يتم نشر النظام بالكامل، ويتم إجراء مراجعة شاملة لمعالجة أي مسائل متبقية.

يمكن أن تختلف مدة هذه العملية بشكل كبير اعتمادًا على تعقيد احتياجات المؤسسة والنهج الاختياري للتنفيذ. يمكن أن تتراوح من عدة أشهر إلى أكثر من عام.

تم تصميم برنامج محاسبة GMS لتلبية المتطلبات المتخصصة للمنظمات غير الربحية والعامة، مما ينطوي بطبيعة الحال على درجة من التخصيص. يمكن تخصيص البرنامج ليتناسب مع الاحتياجات التجارية المحددة من خلال تكوين وحدات ووظائف مختلفة لتلائم المتطلبات الفريدة للمحاسبة والتقارير في المؤسسة. ويتضمن ذلك:

• محاسبة المنح والعقود: تخصيص لمعالجة متطلبات المنح والعقود المحددة.
• التقارير: هياكل تقارير مرنة لتلبية احتياجات التقارير المالية المتنوعة.
• توزيع التكاليف: تخصيص توزيع التكاليف تلقائيًا ليتناسب مع هياكل تكاليف المؤسسة.

يدعم قدرة البرنامج على دمج الأنشطة المحاسبية ضمن نظام كامل لتخصيص مزيد من المرونة، مما يسمح للمنظمات بإدارة فترات مالية متعددة ومصادر تمويل وتكاليف خدمات بشكل فعال. 

يمكن أن تختلف التكاليف المرتبطة ببرنامج محاسبة GMS بشكل كبير اعتمادًا على الاحتياجات والتكوينات المحددة المطلوبة من قبل المؤسسة. إليك بعض التكاليف المحتملة:

• التكاليف لمرة واحدة: التكلفة الأساسية لمرة واحدة هي عادةً رسوم التنفيذ، والتي تشمل تكوين النظام ليتناسب مع متطلبات المؤسسة المحددة. يمكن أن تتراوح هذه التكلفة من 500 إلى 25000 دولار، اعتمادًا على التعقيد وحجم التنفيذ.
• رسوم الصيانة والدعم المستمرة: هناك تكاليف مستمرة لصيانة التكاملات والأدوات الإضافية التي قد تكون مطلوبة لتكملة قدرات GMS. يمكن أن تتراوح هذه التكاليف من 0 إلى 25000 دولار سنويًا.
• ضمان البرنامج والدعم المستمر: تقدم GMS برنامج ضمان ودعم مستمر، والذي قد يتضمن رسومًا إضافية. يضمن هذا البرنامج أن البرنامج يستمر في العمل بفعالية ويشمل دعم هاتف من المتخصصين الذين لديهم خبرة كمسؤولين ماليين.

يوفر برنامج محاسبة GMS تدريبًا شاملًا ودعمًا للمستخدمين الجدد:

• موارد التدريب: تقدم GMS مجموعة من الدروس التعليمية عبر الفيديو التي تتراوح مدتها من 4 إلى 15 دقيقة. تم تصميم هذه الدروس لمساعدة المستخدمين على فهم المفاهيم الأساسية بسرعة وتبسيط عملياتهم.
• خدمات الدعم: تحافظ GMS على فريق من المتخصصين في الخدمة والدعم الذين يوفرون دعمًا كاملًا للعملاء عبر الهاتف. الدعم متاح مجانًا أثناء ساعات العمل، وتهدف GMS إلى الرد على مكالمات الخدمة في غضون ساعتين.

• تشفير البيانات: يحمي البيانات أثناء الإرسال والتخزين.
• ضوابط الوصول: يضمن أن المستخدمين المصرح لهم فقط يمكنهم الوصول إلى المعلومات الحساسة.
• تدقيقات الأمان المنتظمة: يساعد في تحديد وتخفيف الثغرات المحتملة.
• النسخ الاحتياطي والتعافي: يضمن إمكانية استعادة البيانات في حالة فشل النظام أو فقدان البيانات.

تعد هذه التدابير الأمنية ضرورية لحماية المعلومات المالية الحساسة وضمان الامتثال للأنظمة ذات الصلة.

1. تعديلات البرنامج: تقدم GMS تعديلات برمجية تتضمن تغييرات ضريبية وتحديثات أخرى لضمان أن النظام يتماشى مع أحدث الأنظمة الأمنية والمعايير. تعتبر هذه التعديلات ضرورية للحفاظ على الامتثال وسلامة نظام الإدارة المالية.

2. تثبيت التحديثات: يتم تشجيع المستخدمين على التأكد من تثبيت أحدث إصدار من البرنامج. يتم توفير أرقام الإصدار المحددة لقاعدة بيانات المحاسبة وقاعدة بيانات RLSS على موقع GMS، مما يدل على حالة التعديل الحالية.

3. تحديثات العملاء: لدى GMS أيضًا عملية للعملاء لتحديث معلومات الاتصال الخاصة بهم، والتي قد تكون جزءًا من استراتيجية التحديث والتواصل مع العملاء العامة. يضمن ذلك أن يتلقى العملاء آخر المعلومات والدعم المتعلقة بتحديثات البرنامج.

4. التواصل عبر البريد الإلكتروني: تتواصل GMS مع التغييرات والتحديثات من خلال منصة E-News الخاصة بها. على سبيل المثال، في مارس 2023، أعلنوا أن التغييرات القادمة ستنعكس في الإصدار التالي من التحديث. وهذا يشير إلى أن GMS تستخدم النشرات الإخبارية لإبلاغ العملاء بالتحديثات والتعديلات القادمة.

1. ملكية البيانات: تضمن GMS أن تحتفظ العملاء بملكية بياناتهم. هذه نقطة مهمة للمؤسسات للحفاظ على السيطرة على معلوماتها المالية وبيانات العمليات.

2. قابلية نقل البيانات: تدعم GMS قابلية نقل البيانات، مما يسمح بالتكامل مع أنظمة أخرى. يمكن للبرنامج التكامل مع معظم برامج الموارد البشرية والرواتب التي تقبل تنسيقات الملفات القياسية مثل Excel وCSV. تسهل هذه الميزة النقل السهل واستخدام البيانات عبر منصات مختلفة، مما يعزز المرونة التشغيلية للمؤسسات.

1. قابلية التوسع والمرونة: تم تصميم نظام GMS ليتناسب مع عملك، مما يتيح النمو وتغيير الاحتياجات. تتيح هذه القابلية للتوسع للشركات إضافة أو إزالة وحدات ومستخدمين بسهولة حسب تطور احتياجاتهم.

2. وظائف محددة للصناعة: يقدم النظام ميزات ووظائف محددة للصناعات تتناسب مع المتطلبات الفريدة لمختلف القطاعات مثل التصنيع والتجزئة والخدمات المهنية. يضمن ذلك أنه مع نمو المنظمات وتغير متطلبات صناعتهم، يمكن للنظام التكيف لتلبية هذه المطالب الجديدة.

3. قدرات التكامل: تدعم GMS التكامل مع أنظمة وتطبيقات أخرى، وهو أمر ضروري للمنظمات التي تتطلع إلى التوسع. تتيح هذه القدرة على التكامل النقل السلس للبيانات وتشغيل الأنظمة بشكل متبادل، مما يسهل النمو دون اضطرابات كبيرة.

4. واجهة مستخدم سهلة الاستخدام: تضمن واجهة المستخدم البديهية وموارد التدريب الشاملة انتقالًا سلسًا وأقل اضطرابًا للعمليات اليومية، حتى مع إضافة أو إزالة وحدات جديدة أو ميزات.

لبرنامج محاسبة GMS شروط محددة لتجديد العقد والإلغاء:

• تجديد العقد: بينما لا يتم توفير تفاصيل محددة حول شروط التجديد، من الشائع أن تشمل اتفاقيات البرمجيات بنود تجديد تلقائية ما لم يتم إخطار من قبل أي من الطرفين بإنهاء أو تعديل الاتفاق. يتم تشجيع المستخدمين على مراجعة عقودهم المحددة للحصول على الشروط الدقيقة.
• الإلغاء: لإلغاء ترخيص البرنامج والخدمات المرتبطة، تتطلب GMS إشعارًا خطيًا قبل 60 يومًا. يجب إرسال هذا الإشعار إلى مكتبهم عبر البريد أو الفاكس أو البريد الإلكتروني. Upon receiving the cancellation notice, GMS will issue a prorated credit for any prepaid annual license, warranty, and service/support fees covering the period after the effective cancellation date. يجب أن يكون الرصيد الإجمالي للحساب مستحقًا بحلول آخر يوم من الشهر الذي يلي تاريخ الإلغاء الفعلي.

1. الامتثال لمبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP): تلبي GMS متطلبات GAAP، وهي ضرورية للتقارير المالية الدقيقة والشفافية.

2. تقارير IRS 990: يدعم البرنامج تقارير IRS 990، وهو أمر أساسي للمنظمات غير الربحية للحفاظ على وضعها غير الربحي.

3. معايير الصحة والرفاهية: تتوافق GMS مع معايير الصحة والرفاهية للتقارير، مما يضمن أن المنظمات يمكنها إدارة والإبلاغ عن الأموال المستخدمة للخدمات الصحية والرفاهية بشكل فعال.

4. المبادئ الفيدرالية للتكاليف: يلتزم النظام بالمبادئ الفيدرالية للتكاليف، اللازمة لإدارة والإبلاغ عن المنح والعقود الفيدرالية.

5. بيانات مجلس معايير المحاسبة المالية 116 و117: تعزز GMS التقارير بموجب بيانات FASB 116 و117، التي تتعلق بالبيانات المالية للمنظمات غير الربحية.

6. معايير ISO: تقدم GMS الشهادات في ISO 9000 وISO 20000 وISO 27000، المتعلقة بإدارة الجودة وإدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات وإدارة الأمن المعلوماتي، على التوالي.