FreshBooks

• 1. التسجيل وإنشاء حساب:
• قم بالتسجيل للحصول على حساب FreshBooks عبر موقعهم الإلكتروني.

• اختر خطة تناسب احتياجات عملك أو ابدأ مع تجربة مجانية لمدة 30 يومًا.

   

• 2. إعداد الحساب الأساسي:
• أدخل المعلومات الأساسية عن العمل (اسم الشركة، العنوان، تفاصيل الاتصال).

• قم بتكوين الإعدادات المالية، بما في ذلك العملة ومعدلات الضرائب.

   

• 3. التخصيص:
• خصص حساب FreshBooks الخاص بك بشعار الشركة والعلامة التجارية الخاصة بك.

• قم بإعداد قوالب الفواتير وتخصيص البريد الإلكتروني لتتناسب مع هوية علامتك التجارية.

   

• 4. استيراد البيانات:
• استورد البيانات الموجودة، مثل معلومات العملاء، الفواتير السابقة، والنفقات.

• استخدم ملفات CSV أو خدمة الانتقال السهل من FreshBooks لهجرة البيانات.

   

• 5. إعداد الدفع:

• قم بإعداد خيارات الدفع الإلكتروني من خلال التكامل مع بوابات الدفع مثل Stripe وPayPal أو معالجات بطاقات الائتمان.

   

• 6. تكوين تتبع النفقات:
• قم بتكوين فئات النفقات والقواعد للتنظيم التلقائي.

• قم بربط الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان لتتبع النفقات تلقائيًا.

   

• 7. التكامل مع الأدوات الأخرى:
• قم بدمج FreshBooks مع أدوات وتطبيقات الأعمال الأخرى (مثل CRM، برامج إدارة المشاريع).

• أعدد التكاملات الضرورية لتبسيط سير العمل.

   

• 8. تدريب المستخدم والتعرف:
• استكشف واجهة FreshBooks وتعرف على ميزاته.

• استخدم موارد المساعدة والدروس والدعم الفني من FreshBooks للتدريب.

   

• 9. الاختبار والتحقق:
• اختبر الإعداد من خلال إنشاء وإرسال بعض الفواتير التجريبية.

• تحقق من أن جميع التكاملات والتكوينات تعمل كما هو متوقع.

   

• 10. الانتقال إلى العمل:
• ابدأ استخدام FreshBooks في مهام المحاسبة اليومية.

• راقب النظام واجعل أي تعديلات ضرورية.

   

• الإطار الزمني المتوقع

• الإعداد الأساسي:
• 1-2 ساعات
• استيراد البيانات:
• 1-3 أيام (حسب حجم البيانات)
• التخصيص الكامل والتكامل:
• 1-2 أسابيع
• تنفيذ عام:
• 2-4 أسابيع (تختلف بناءً على تعقيد العمل وتكيف المستخدم)

• تخصيص الفواتير

• فواتير مخصصة:

• يمكن للمستخدمين إضافة شعار شركتهم، اختيار مجموعات الألوان، وتخصيص تصميم الفواتير لتتناسب مع هوية علامتهم التجارية.

   

• قوالب مخصصة:

• تتيح FreshBooks إنشاء واستخدام قوالب فواتير متعددة، مما يمكّن الشركات من تخصيص الفواتير لعملاء أو خدمات مختلفة.

   

• الفوترة المتكررة:

• يمكن للشركات إعداد فواتير متكررة للعملاء المنتظمين، مما يُحفز عملية الفوترة ويضمن الدفع في الوقت المحدد.

   

• إدارة النفقات

• فئات النفقات:

• يمكن للمستخدمين إنشاء وتكوين فئات نفقات مخصصة لتنظيم وتتبع إنفاقهم بشكل أفضل.

   

• تتبع النفقات المؤتمت:

• يمكن ربط FreshBooks بالحسابات البنكية وبطاقات الائتمان للتتبع التلقائي للنفقات، والتي يمكن تصنيفها بناءً على القواعد المعرفة من قبل المستخدم.

   

• إدارة العملاء

• البوابات المخصصة للعملاء:

• تقدم FreshBooks بوابات عملاء يمكن تخصيصها، مما يتيح للعملاء عرض الفواتير، إجراء المدفوعات، والتواصل مع العمل.

   

• التقارير والتحليلات

• التقارير الآلية:

• يمكن للمستخدمين إنشاء تقارير آلية مخصصة تعرض البيانات المالية ذات الصلة، مما يساعد الشركات على فهم أدائها.

   

• لوحات المعلومات القابلة للتخصيص:
• يمكن تخصيص لوحة المعلومات لعرض المقاييس ونقاط البيانات الأساسية الأكثر أهمية بالنسبة للعمل.

• أتمتة سير العمل

   

• سير العمل الشخصي:

• يدعم FreshBooks إنشاء سير عمل شخصية لأتمتة المهام المتكررة، مثل إرسال تذكيرات الدفع أو إنشاء الفواتير.

   

• التكاملات والوصول إلى API

• التكاملات مع أطراف ثالثة:

• تتكامل FreshBooks مع أكثر من 100 تطبيق طرف ثالث، بما في ذلك أنظمة CRM، أدوات إدارة المشاريع، وبوابات الدفع، مما يسمح للشركات بإنشاء سير عمل سلس.

   

• الوصول إلى API:

• للتخصيص المتقدم، تقدم FreshBooks الوصول إلى API، مما يمكّن الشركات من تطوير تكاملات مخصصة وتوسيع وظائف المنصة لتلبية الاحتياجات المحددة.

   

• تتبع الوقت وإدارة المشاريع

• تتبع الوقت القابل للتخصيص:

• يمكن للمستخدمين تتبع الوقت الذي يقضونه في المشاريع وإصدار فواتير للعملاء وفقًا لذلك، مع إعدادات تتبع الوقت القابلة للتخصيص لتتناسب مع هياكل الفوترة المختلفة.

   

• تتبع ربحية المشاريع:

• تسمح FreshBooks للشركات بتتبع ربحية المشروع من خلال ربط النفقات ومدخلات الوقت بمشاريع معينة.

   

• أدوار المستخدمين والأذونات

• أدوار المستخدمين المخصصة:

• يمكن للشركات تعريف أدوار المستخدمين المخصصة والأذونات، مما يضمن أن يكون لدى أعضاء الفريق حق الوصول إلى الميزات والبيانات التي يحتاجونها دون المساس بالأمان.

   

• الإشعارات والتواصل

• الإشعارات المخصصة:

• يمكن للمستخدمين إعداد إشعارات مخصصة لأحداث مختلفة، مثل عندما يتم عرض فاتورة أو دفعها، مما يضمن متابعة وتواصل سريع مع العملاء.

   

• إعدادات الضرائب والعملات

• إعدادات الضرائب:

• تسمح FreshBooks بتخصيص إعدادات الضرائب، بما في ذلك القدرة على تعيين معدلات ضرائب متعددة وتطبيقها على الفواتير والنفقات حسب الحاجة.

   

• دعم العملات المتعددة:
• يمكن للشركات التي تعمل عالميًا الاستفادة من دعم العملات المتعددة من FreshBooks، مما يسمح لهم بإصدار فواتير للعملاء بعملتهم المفضلة.

خيارات التدريب

1. تدريب عبر شركاء معتمدين من FreshBooks: تقدم FreshBooks التدريب من خلال شركاء معتمدين مثل سال ريزاي، الذي يقدم جلسات فردية. تتضمن هذه الجلسات مراجعة للمبادئ الأساسية للمحاسبة وإرشادًا عمليًا حول استخدام FreshBooks. يهدف التدريب إلى مساعدة المستخدمين على فهم ميزات البرنامج، مثل الفوترة، وتتبع النفقات، وأكثر. هذا التدريب متاح بشكل افتراضي، مما يجعله متاحًا للمستخدمين في مواقع مختلفة

2. دروس ودورات عبر الإنترنت: تقدم FreshBooks أيضًا دروسًا ودورات عبر الإنترنت مجانية. تشمل هذه الدروس مقاطع فيديو تمهيدية وأدلة تفصيلية حول جوانب مختلفة من البرنامج، مثل إعداد الحسابات، وإدارة الفواتير، وفهم التقارير المالية. تتوفر هذه الموارد على منصات مثل YouTube ومواقع تعليمية، مما يوفر تعليمات خطوة بخطوة للمبتدئين

3. FreshBooks للتعليم: مصمم خصيصًا للمؤسسات التعليمية، يتيح FreshBooks للتعليم وحدات يمكن للمعلمين دمجها في دروسهم. تغطي هذه الوحدات المهارات الأساسية للأعمال مثل إدارة المشاريع، وإدارة التدفقات النقدية، والفوترة. تم تصميم هذا البرنامج لتزويد الطلاب بتجربة عملية مع برمجيات المحاسبة

خيارات الدعم

1. دعم العملاء: تقدم FreshBooks دعمًا شاملاً للعملاء من خلال قنوات متعددة. يمكن للمستخدمين الاتصال بالدعم عبر أرقام هواتف مجانية، مما يوفر الوصول المباشر للمساعدة. يتوفر هذا الدعم في مناطق متعددة، بما في ذلك أمريكا الشمالية، أوروبا، وأستراليا، مما يضمن أن المستخدمين يمكنهم تلقي المساعدة بغض النظر عن موقعهم

2. بوابة دعم على الإنترنت: تتضمن بوابة دعم FreshBooks مجموعة شاملة من المقالات والأسئلة المتداولة التي تغطي المشكلات والأسئلة الشائعة. توفر هذه المورد للمستخدمين إمكانية العثور على حلول سريعة لمشاكلهم والتعرف أكثر على قدرات البرنامج

3. الوصول إلى المحاسبين: بالنسبة للشركات التي تعمل مع محاسبين، تتيح FreshBooks للمحاسبين الوصول إلى البرنامج. تتيح هذه الميزة للمحاسبين إدارة التقارير المالية، وإضافة قيود اليومية، وأداء مهام محاسبة أخرى مباشرة داخل حساب FreshBooks الخاص بالعميل

• تشفير وأمان الشبكة
• تأمين 256 بت SSL: تستخدم FreshBooks واحدة من أأمن أساليب التشفير المتاحة لحماية البيانات أثناء نقلها بين أجهزة المستخدمين وخوادم FreshBooks
• جدران الحماية: يتم حماية بيانات المستخدمين في FreshBooks خلف جدران حماية مدعومة من Cisco، والتي تعمل كحاجز بين الشبكة الداخلية الآمنة والشبكات الخارجية غير الموثوق بها
• مسح الثغرات: يتم فحص الخوادم بانتظام بحثًا عن الثغرات من قبل Alert Logic، لضمان تحديد أي مشكلات محتملة في الأمان وإصلاحها بسرعة

• كشف التسلل: يقوم نظام كشف التسلل بمراقبة سلوك غير عادي والتواصل مع Alter Logic لمنع الوصول غير المصرح به

   

• الأمان المادي

• خوادم Rackspace: يتم استضافة بيانات FreshBooks على خوادم Rackspace الحديثة، والتي يتم حمايتها بخدمات الوصول البيومترية، والمراقبة المستمرة، والتوصيلات الكهربائية الاحتياطية والمولدات، ونظام إخماد الحريق المتين، والتحكم المناخي الدقيق

   

• توفر البيانات والنسخ الاحتياطي
• خوادم ومراكز بيانات احتياطية: لضمان توفر البيانات حتى في حالة الفشل الصلب، تستخدم FreshBooks خوادم ومراكز بيانات احتياطية. تضمن مراكز البيانات المنفصلة عن الرئيسية أن تظل البيانات متاحة حتى في حالة الكارثة

• نسخ احتياطي ليلي: يتم نسخ البيانات احتياطيًا كل ليلة وتخزينها في موقع منفصل لحماية البيانات من الكوارث مثل الفيضانات، مما يضمن سلامة سجلات المستخدمين دائمًا

   

• الامتثال والشهادات

• شهادة SOC 2 Type 1: أكملت FreshBooks بنجاح شهادة SOC 2 Type 1، مما يوضح التزامها بأمان البيانات وحمايتها. تؤكد هذه الشهادة أن بنية FreshBooks، والبرمجيات، والأشخاص، والبيانات، والسياسات، والإجراءات، والعمليات قد تم مراجعتها رسميًا وتفي بالمعايير العالية للأمان

   

• ممارسات أمان إضافية
• تكنولوجيا تشفير SSL: تستخدم FreshBooks تقنية تشفير SSL لتأمين البيانات
• التحقق متعدد العوامل: لتعزيز أمان الحساب، تدعم FreshBooks التحقق متعدد العوامل، مما يضيف طبقة أمان إضافية من خلال مطالبته بأكثر من مجرد كلمة مرور للوصول

• النسخ الاحتياطي التلقائي والتدقيق المنتظم: يضمن النسخ الاحتياطي التلقائي حفظ البيانات بانتظام، بينما تساعد عمليات التدقيق المنتظمة في الحفاظ على سلامة وأمان النظام

   

تقوم FreshBooks بإصدار تحديثات شهرية، مما يقدم ميزات جديدة وتحسينات لتعزيز تجربة المستخدم والوظائف. تم تصميم هذه التحديثات لجعل المهام المحاسبية أكثر سهولة وكفاءة للشركات

تدار هذه التحديثات بطريقة منهجية تركز على المستخدم. تقدم FreshBooks ملاحظات إصدار تفصيلية، والمعروفة أيضًا بسجل التغيير، المتاحة على موقع دعمهم. توفر هذه الملاحظات نظرة شاملة على جميع الميزات الجديدة والتحسينات المضافة، مما يسمح للمستخدمين بالبقاء على اطلاع بأحدث التغييرات. يضمن هذا الدورة التحديثية المنتظمة استجابة FreshBooks لاحتياجات المستخدمين وتبقى متوافقة مع أحدث التطورات التكنولوجية في برمجيات المحاسبة.

ملكية البيانات

تقوم FreshBooks بتمييز واضح بين أنواع المحتوى المختلفة ضمن خدمتها. وفقًا لشروط الخدمة، يُسمى المحتوى المقدم من قبل المستخدمين، سواء كانوا مشتركين أو عملاء أو مستخدمين آخرين، "محتوى المستخدم." يتضمن ذلك البيانات حول العملاء، ومدخلات أوقات العمل، والمدفوعات، وأي محتوى تم إدخاله في منتدى FreshBooks أو كتعليق على مدونة FreshBooks. تؤكد FreshBooks أن محتوى المستخدم هو ملك للمستخدم، وأن الحق الوحيد لـ FreshBooks في هذا المحتوى هو من خلال التراخيص المحدودة الممنوحة ضمن هذه الشروط. يرسخ هذا السياسة أن المستخدمين يحتفظون بملكية البيانات التي يدخلونها في FreshBooks.

قابلية نقل البيانات

تلتزم FreshBooks بضمان أن يكون لدى المستخدمين السيطرة على بياناتهم الشخصية، وفقًا للتشريعات الخاصة بحماية البيانات مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). توفر المنصة للمستخدمين الحق في تصدير بيانات حساباتهم، مما يسهل نقل البيانات. هذا يعني أن المستخدمين يمكنهم طلب نسخة من بياناتهم الشخصية لإعادة استخدامها عبر خدمات مختلفة. تشكل هذه السياسة جزءًا من الامتثال الأوسع لـ FreshBooks مع GDPR، الذي يتضمن حقوقًا مختلفة للأفراد داخل المنطقة الاقتصادية الأوروبية (EEA) لإدارة معلوماتهم الشخصية

الامتثال والتدابير الإضافية

إن التزام FreshBooks بمعايير حماية البيانات يتجلى من خلال امتثالها لـ GDPR واتفاقية معالجة البيانات (DPA) الخاصة بها، والتي هي جزء من اتفاقية الخدمة. توضح DPA كيفية معالجة FreshBooks للبيانات الشخصية، مما يضمن توافقها مع متطلبات GDPR. تعالج FreshBooks البيانات الشخصية في كندا، وهو بلد معترف به من قبل الاتحاد الأوروبي باعتباره يوفر حماية كافية للبيانات الشخصية. تدعم هذه الاعتراف الدولي التزام FreshBooks بالحفاظ على معايير عالية لحماية البيانات والخصوصية.

1. خطة اختيار مخصصة لعدد غير محدود من العملاء: انتقلت وكالة التسويق الرقمي المتزايدة، Influence Agency، إلى FreshBooks وتم إعدادها على خطة اختيار مخصصة. تشمل هذه الخطة عدد غير محدود من العملاء، مما يكون مفيدًا للأعمال التي في وضع النمو حيث يساعد ذلك في تقليل الرسوم. يشير ذلك إلى أن FreshBooks تقدم حلولاً قابلة للتوسع يمكن أن تتكيف مع زيادة عدد العملاء دون رفع التكاليف بشكل كبير

2. نماذج الأعمال القابلة للتوسع: تستفيد الشركات التي لديها نموذج أعمال اشتراك، مثل FreshBooks، من قابلية التوسع المتأصلة. يمكن لهذه المؤسسات التوسع بسهولة وفقًا للطلب، ويمكن للعملاء التوسع وفقًا لاحتياجاتهم الخاصة. يشير ذلك إلى أن خدمات FreshBooks مصممة لتكون مرنة، مما يسمح للشركات بتعديل استخدامها بناءً على المتطلبات الحالية دون مواجهة حواجز أو تكاليف كبيرة

3. تنظيم قائم على تقسيم المنتجات: تناقش FreshBooks الهياكل التنظيمية، بما في ذلك تنظيم قائم على تقسيم المنتجات، وهو مثالي للمؤسسات التي لديها مجموعة واسعة من المنتجات. يمكن أن تساعد هذه الهيكلية في تقصير دورات تطوير المنتجات وتكون مفيدة للشركات الصغيرة التي ترغب في تسويق عروض جديدة بسرعة. بينما يتعلق ذلك بنظرية التنظيم أكثر من سياسات FreshBooks المحددة، فإنه يعكس فهمًا لاحتياج الهيكليات التنظيمية القابلة للتوسع والقابلة للتكيف

تجديد العقد

لا تذكر FreshBooks بشكل صريح عملية تجديد العقد في المصادر المقدمة. ومع ذلك، تعمل FreshBooks على أساس الاشتراك، حيث يتم تجديد الخطط بشكل تلقائي عادةً في نهاية كل دورة فواتير ما لم يقرر المستخدم إلغاء أو تغيير خطة اشتراكهم. يمكن للمستخدمين اختيار بين الخطط الشهرية والسنوية، مع خيار تغيير الخطط أو إلغاءها في أي وقت

الإلغاء

1. الإلغاء في أي وقت: يمكن للمستخدمين إنهاء استخدام خدمات FreshBooks في أي وقت. عند الإلغاء، يتعين على المستخدمين دفع الرسوم المطبقة لفترة الفواتير الحالية.

2. كيفية الإلغاء: يمكن للمستخدمين إلغاء اشتراكهم عن طريق تسجيل الدخول إلى حساباتهم، والانتقال إلى علامة التبويب 'الأشخاص'، واختيار العملاء الذين يرغبون في حذفهم، والنقر على زر 'حذف'، ثم اختيار خطة أقل أو إلغاء اشتراكهم من خلال قسم 'التسعير والترقية'. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمستخدمين الذين اشتركوا من خلال اشتراكات Apple الإلغاء مباشرة في واجهة اشتراكات Apple

3. سياسة الاسترداد: إذا قام المستخدم بالإلغاء خلال أول 30 يومًا (حوالي 4 أسابيع ونصف) من فتح خطة مدفوعة، فإنه يكون مؤهلًا لاسترداد كامل. تضمن هذه السياسة أن يتمكن المستخدمون من تجربة FreshBooks بدون مخاطر مالية

4. الوصول إلى البيانات بعد الإلغاء: من المهم أن يقوم المستخدمون بحفظ أي بيانات يحتاجونها من حسابهم قبل الإلغاء. بمجرد إلغاء الحساب، لن يكون لديهم إمكانية الوصول إليه بعد الآن. ينصح أيضًا المستخدمون بفصل أي اتصالات بنكية نشطة لإيقاف استيراد البيانات التلقائي

الامتثال لمعايير PCI

اتخذت FreshBooks خطوات كبيرة لضمان الامتثال لمعايير PCI، والتي تعتبر ضرورية لمعالجة معلومات بطاقات الائتمان بأمان. نقلت الشركة معالجة بطاقات الائتمان إلى بيئة سحابية يتم إدارتها بواسطة Deft، والذي تمت الموافقة عليه بالفعل كامتثال لمعايير PCI. أتاح هذا التحول لـ FreshBooks تبسيط عمليات الامتثال الخاصة بها لمعايير PCI، مما يقلل من الوقت والموارد المطلوبة للحفاظ على الامتثال. تعتبر البيئة السحابية مسؤولة عن معالجة أغلب متطلبات PCI، مما يسهل عملية تدقيق PCI السنوية لـ FreshBooks. بالإضافة إلى ذلك، تحافظ FreshBooks على امتثال PCI DSS من المستوى 1، حيث تخضع لتدقيق سنوي يتم بواسطة طرف ثالث مستقل

اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)

تلتزم FreshBooks بالامتثال لـ GDPR، الذي يؤثر على الأعمال التي تعمل داخل الاتحاد الأوروبي. قامت الشركة بتنفيذ تدابير لضمان أنها تتعامل مع البيانات الشخصية وفقًا لمعايير GDPR. يشمل ذلك توفير إمكانية تصدير البيانات للمستخدمين، وضمان قابلية نقل البيانات، والحفاظ على الشفافية بشأن أنشطة معالجة البيانات. تعالج FreshBooks البيانات الشخصية في كندا، وهو بلد معترف به من قبل الاتحاد الأوروبي باعتباره يوفر حماية كافية للبيانات الشخصية، مما يدعم التزامها بالامتثال لـ GDPR

الشروط التعاقدية القياسية (SCC)

تستخدم FreshBooks الشروط التعاقدية القياسية لعمليات نقل البيانات خارج الاتحاد الأوروبي إلى البلدان التي لا تعتبر موفرة لحماية كافية للبيانات. يعد ذلك جزءًا من التزامهم بالامتثال لـ GDPR، ويضمن أن البيانات الشخصية المنقولة دوليًا تُعالج بنفس مستوى الحماية كما هو الحال داخل الاتحاد الأوروبي

إجراءات الأمان

بينما لا تعتبر معيار امتثال بحد ذاته، تتبنى FreshBooks إجراءات أمان قوية تتماشى مع أفضل الممارسات الأمنية العامة. تشمل هذه تدابير التشفير SSL 256 بت لنقل البيانات، والجدران النارية، ومسح الثغرات، وإجراءات الأمان المادية في مراكز البيانات. تساعد هذه الممارسات في حماية بيانات المستخدمين وتساهم في الاعتماد العام وموثوقية خدمة FreshBooks.