برنامج المحاسبة بيزي

إنشاء شركة في BUSY: تتضمن الخطوة الأولى إنشاء ملف تعريف للشركة داخل البرنامج. يشمل ذلك إدخال معلومات الشركة الأساسية مثل الاسم والعنوان وبداية السنة المالية وبدء دفاتر الحسابات.

تكوين الشركة: بعد إنشاء الشركة، الخطوة التالية هي تكوين إعدادات الشركة وفقًا لمتطلبات العمل. قد يتضمن ذلك إعداد معدلات الضرائب، العملة، وإعدادات مالية أخرى.

إنشاء البيانات الأساسية: تتضمن هذه الخطوة إعداد البيانات الأساسية والتي تشمل الحسابات، العناصر (المخزون)، وغيرها من البيانات الضرورية التي ستستخدم عبر البرنامج.

تسجيل المعاملات: بمجرد الانتهاء من الإعداد، يمكن للشركات بدء تسجيل المعاملات مثل المبيعات والمشتريات والمصاريف وغيرها.

عرض/طباعة التقارير: يتيح برنامج المحاسبة BUSY للمستخدمين توليد تقارير مالية متنوعة لتحليل أداء الأعمال.

حقول ونماذج مخصصة:

• يتيح Busy للمستخدمين إضافة حقول مخصصة داخل شاشات إدخال البيانات المختلفة، مما يمكّن من التقاط معلومات إضافية ذات صلة بعمليات العمل المحددة أو متطلبات الصناعة.

تقارير مخصصة:

• يمكن للمستخدمين تخصيص التقارير المالية من خلال تعديل تخطيطات التقارير، اختيار الأعمدة المرغوبة، إضافة أو إزالة الحقول، تطبيق الفلاتر، وحفظ قوالب التقارير المخصصة للاستخدام في المستقبل.
• يمكن إنشاء تقارير مخصصة لتلبية احتياجات العمل المحددة، بما في ذلك تقارير الإدارة المعلوماتية المخصصة ووحدات إدخال البيانات التي لا تتوفر في برنامج Busy القياسي.

أنواع القسائم:

• يتيح Busy تعريف وتخصيص أنواع القسائم بناءً على أنواع المعاملات التي يتم تنفيذها بشكل متكرر. يمكن للمستخدمين إنشاء أنواع قسائم جديدة وتحديد التنسيقات والحقول والتحققات الخاصة بها.

تصميم الفواتير:

• يمكن تصميم تنسيقات الفواتير المخصصة لتلبية المتطلبات التجارية المحددة. يشمل ذلك تصميم الفواتير الأساسية، التصاميم المتقدمة مثل التخطيط الأفقي، قوائم التعبئة، فواتير التصدير، وتعديلات على تنسيقات الفواتير الحالية.

تحكمات الوصول للمستخدمين:

• في بيئة متعددة المستخدمين، يتيح Busy تعريف أدوار المستخدمين والتحكمات الخاصة بالوصول. يمكن تعيين مستويات مختلفة من الوصول والصلاحيات للمستخدمين بناءً على أدوارهم داخل المنظمة، مما يضمن أمان البيانات والتحكم.

تنبيهات وتذكيرات:

• يمكن للمستخدمين إعداد تذكيرات وتنبيهات للمهام الهامة، مثل مواعيد استحقاق الدفع وعتبات المخزون، وفقًا لتفضيلاتهم التجارية.

التكامل مع أدوات أخرى:

• يدعم Busy التكامل مع أدوات وأنظمة الأعمال الأخرى، مما يسمح بتبادل البيانات السلس وأتمتة سير العمل. يشمل ذلك التكامل مع واجهات برمجة التطبيقات التابعة لجهات خارجية ومنصات برمجية أخرى.

نداءات API مخصصة:

• يمكن للمستخدمين التفاعل مع أي نقطة نهاية واجهة برمجة تطبيقات طرف ثالث باستخدام طلبات العبور المعتمدة، مما يسهل قدرات التخصيص والتكامل الواسعة.

التحقق والتقارير المخصصة:

• يمكن إنشاء قواعد تحقق مخصصة وتقارير مخصصة لتلبية متطلبات العمل المحددة. يشمل ذلك تحقق مخصص لإدخال البيانات وتقارير مخصصة لتحليل مالي مفصل.

الإضافات والامتدادات:

• يقدم Busy مجموعة من الإضافات والامتدادات التي يمكن تخصيصها لتناسب الاحتياجات التجارية المحددة. تشمل هذه الإضافات ميزات مثل التذكيرات بالمدفوعات التلقائية، وبرامج ولاء العملاء، وتتبع المبيعات.

عملية التخصيص

فهم متطلبات العمل:

• تبدأ عملية التخصيص بفهم الاحتياجات المحددة، والعمليات، والمستندات الخاصة بالعمل. يتطلب ذلك تفاعلًا وثيقًا مع العميل لتحديد الفجوات التي يمكن معالجتها من خلال التخصيص.

التطوير والتنفيذ:

• تُطور التخصيصات باستخدام دعم Busy للـ DLLs المخصصة، XSLT، ولغة تعريف Busy (Addon). هذا يسمح بتمديد أو تعديل السلوك الافتراضي لبرنامج Busy.

الاختبار والنشر:

• بمجرد تطوير التخصيصات، يتم اختبارها للتأكد من تلبيتها لمتطلبات العمل، ثم يتم نشرها داخل بيئة برنامج Busy.

تشمل التكاليف الإضافية المرتبطة ببرنامج المحاسبة Busy رسوم الإعداد، والصيانة، ورسوم الدعم. على سبيل المثال، تتراوح تكاليف إعداد SQL وتوجيه المنافذ ₹900 (₹1062 مع الضريبة)، تتراوح تكاليف إصلاح تلف البيانات بين ₹900 إلى ₹4500 (₹1062 إلى ₹5310 مع الضريبة) اعتمادًا على حجم البيانات، وتكلفة جلسات التدريب ₹1800 (₹2124 مع الضريبة) لكل جلسة مدتها ساعتين. تتضمن الخدمات الأخرى مثل تصميم الفواتير، تكوين الرسائل النصية القصيرة، وتحويل البيانات أيضًا رسومًا محددة.

تقدم Busy Infotech تدريبًا ودعمًا شاملين للمستخدمين الجدد من خلال مراكز تدريب Busy (أكاديمية Busy). توفر هذه المراكز تدريبًا متعمقًا حول تنفيذ واستخدام برنامج المحاسبة Busy. 

يتضمن التدريب فهم مبادئ المحاسبة المالية والتجارية، ويجري منح الشهادات للناجحين كـ BCA (محاسب معتمد من Busy). يتوفر الدعم عبر البريد الإلكتروني، مكتب المساعدة، الأسئلة الشائعة، المنتديات، دعم الهاتف، والجلسات المباشرة عبر الإنترنت.

• جدران الحماية والتحكم في الوصول: استخدام جدران الحماية والتحكم في الوصول لحماية البيانات.
• المصادقة: يجب أن تحتوي الأنظمة على معرفات تسجيل دخول وكلمات مرور تقوم بمصادقة المستخدم، مؤكدةً أنه مسموح له باستخدام الكمبيوتر. يجب تغيير كلمات المرور بشكل دوري، ويمكن إعداد ملفات تعريف توفر لبعض المستخدمين الوصول إلى وحدات معينة فقط.
• حماية من الفيروسات: أهمية استخدام برامج مكافحة الفيروسات، جدران الحماية، وغيرها من تدابير الأمن لحماية الأنظمة من الفيروسات والبرامج الضارة.
• نسخ احتياطي: إجراء أمني قياسي مع أنظمة المحاسبة هو نسخ البيانات احتياطيًا وحفظ النسخة الاحتياطية في مكان آمن خارج المكتب لضمان إمكانية استعادة البيانات في حالة الفقدان.
• الأمان الفيزيائي: تدابير لحماية أنظمة الكمبيوتر من الخسائر والسرقة، بما في ذلك الاحتفاظ بالأنظمة والخوادم في مكان آمن والتأكد من أن الكابلات التي تربط معدات المحاسبة آمنة.
• منع فقدان البيانات (DLP): استخدام حلول DLP لمراقبة والتحكم في نقل المعلومات المحاسبية، مما يساعد على منع تحميل البيانات الحساسة إلى خدمات التخزين السحابية أو نسخها إلى مواقع غير مصرح بها.
• تأمين الأجهزة القابلة للإزالة: تنفيذ ميزات التحكم في الأجهزة التي تمكن الشركات من حظر استخدام المنافذ المحيطية وUSB وكذلك اتصالات Bluetooth لمنع تسرب البيانات عبر الأجهزة القابلة للإزالة.
• تدريب الموظفين: توعية الموظفين بأفضل ممارسات الأمنية والمخاطر المرتبطة بهجمات الاحتيال وغيرها من التهديدات الشائعة.

آلية التحديث التلقائي: تضمن آلية التحديث المدمجة في البرنامج أن يحصل المستخدمون دائمًا على أحدث الميزات ورموز الأمان. تساهم هذه العملية السلسة للتحديث في الحفاظ على امتثال البرنامج لأحدث المعايير وتعزيز موقفه الأمني.

أنشطة خلفية م scheduled: على سبيل المثال، تقوم النسخة الأخيرة من Busy Agent تلقائيًا بتنفيذ أنشطة خلفية مجدولة مثل النسخ الاحتياطي التلقائي للبيانات ومزامنة السحابة. تعمل هذه الميزة في الخلفية دون مقاطعة العمليات، مما يساهم في الإدارة العامة والأمان للبرنامج.

• ملكية البيانات: Busy هي المالكة الوحيدة والمرخصة قانونيًا لجميع الحقوق للبرنامج. ومع ذلك، يحتفظ المستخدمون بملكية بياناتهم. هذا يعني أنه بينما تمتلك Busy البرنامج نفسه، إلا أن البيانات المدخلة والمدارة داخل البرنامج تعود للمستخدم.
• قابلية نقل البيانات: يملك المستخدمون القدرة على تصدير بياناتهم بصيغ قياسية مثل XML وCSV، مما يسهل قابلية نقل البيانات. يسمح ذلك للشركات بنقل بياناتها إلى أنظمة أخرى إذا لزم الأمر.

• قابلية التوسع: البرنامج متاح في إصدارات مختلفة (أساسي، قياسي، ومؤسسي) لتلبية احتياجات الأعمال بمختلف الأحجام. يمكن للمستخدمين زيادة النطاق من خلال الترقية إلى إصدار أعلى أو إضافة المزيد من التراخيص والوحدات حسب نمو احتياجاتهم التنظيمية. على العكس، يمكنهم تقليل النطاق عن طريق تقليل عدد التراخيص أو الترقية إلى إصدار منخفض إذا قلت احتياجاتهم.
• المرونة: تجعل الحلول المستندة إلى السحابة البرنامج سهل التوسع من حيث التخزين والترخيص. تكون هذه المرونة مفيدة بشكل خاص للشركات التي تعاني من تقلبات موسمية أو نمو سريع.
• تأثيرات التكلفة: قد ينطوي التوسع لأعلى أو أسفل على تغييرات في رسوم الاشتراك أو تكاليف إضافية لتراخيص ووحدات إضافية. يجب على المستخدمين مراجعة عقودهم المحددة للحصول على شروط تفصيلية وأي تكاليف محتملة مرتبطة بالتوسع.

تجديد العقد 

• نموذج الاشتراك: يعمل برنامج المحاسبة Busy بنموذج اشتراك يعرف بـ Busy License Subscription (BLS). مع BLS النشط، يحصل المستخدمون على جميع التحديثات (رئيسية وثانوية) بدون أي تكلفة إضافية. عند انتهاء صلاحية BLS، يمكن للمستخدمين تجديد اشتراكهم عن طريق دفع رسوم سنوية، والتي تقدر بحوالي 20%-30% من تكلفة الترخيص الجديد عند التجديد. 
• عملية التجديد: تتضمن عملية التجديد دفع رسوم الاشتراك قبل انتهاء صلاحية BLS الحالي. إذا لم يتم تجديد BLS، فلن يتلق المستخدمون أي تحديثات إضافية، ولكن يمكنهم الاستمرار في استخدام البرنامج مع آخر إصدار متاح قبل انتهاء BLS. 
• فترة الصلاحية: تكون BLS صالحة لمدة عام (365 يومًا) من تاريخ التثبيت أو الترقية. يمدد التجديد الاشتراك لسنة أخرى من تاريخ التجديد. 
• الخدمات ذات القيمة المضافة: توفر BLS النشطة الوصول إلى عدة خدمات ذات قيمة مضافة، مثل توليد فواتير E-الطرق تلقائيًا، والتحقق من GSTIN، وتطبيق Busy Mobile. هذه الخدمات تتوقف عند انتهاء صلاحية BLS. 

إلغاء العقد 

• سياسة الإلغاء: يمكن للمستخدمين إلغاء اشتراكهم بعدم تجديد BLS. عند الإلغاء، سيخسر المستخدمون الوصول إلى التحديثات وخدمات القيمة المضافة، ولكن يمكنهم الاستمرار في استخدام البرنامج مع آخر إصدار متاح. 
• سياسة الاسترداد: يتبع برنامج المحاسبة Busy سياسة صارمة بعدم رد الأموال بمجرد إتمام عملية الشراء. يُشجع المستخدمون على استخدام فترة التجربة المجانية لتقييم البرنامج قبل اتخاذ قرار الشراء. في حالات نادرة، قد يتم إصدار استرداد خلال 7 أيام من الشراء بسبب مشكلات فنية أو عدم توافق مع المنصة، شريطة توفير معلومات كافية لتحديد معاملة الشراء بشكل إيجابي. 
• إنهاء من Busy: تحتفظ Busy Software بحق تعديل أو إنهاء البرنامج أو أي منتج يتم تقديمه من خلال موقعها في أي وقت دون إشعار مسبق. يشمل ذلك الحق في رفض التجديد أو إنهاء خدمات الدعم إذا تم استخدام الخدمة بشكل غير منتظم أو مفرط أو مسيء أو احتيالي. 
• مسؤوليات المستخدم: يتحمل المستخدمون مسؤولية الحفاظ على سرية بيانات اعتماد حساباتهم وضمان امتثال جميع الأنشطة لشروط الاستخدام. Busy ليست مسؤولة عن إدارة الحساب والإدارة الداخلية للخدمات عن المستخدمين. 
• حل النزاعات: أي نزاعات تنشأ من استخدام برنامج المحاسبة Busy تخضع للتحكيم، ويتنازل المستخدمون عن حقهم في المحاكمة أمام هيئة محلفين والمشاركة في الإجراءات الجماعية. 

امتثال ضريبة السلع والخدمات (GST): 

• تم تصميم برنامج المحاسبة Busy ليكون متوافقًا تمامًا مع ضريبة السلع والخدمات، مما يسمح للأعمال بإدارة فواتير GST، وتقديم إقرارات GST، وتوليد الفواتير الإلكترونية، والتحقق من GSTIN، ومطابقة GST. 
• يوفر البرنامج ميزات لمعالجة ائتمانات الضريبة المدخلة، وتفاصيل ضريبة الإخراج، وتوليد تقارير السلع والخدمات المختلفة والسجلات المطلوبة للامتثال. 
• امتثال TDS (الضريبة المقتطعة عند المصدر) و TCS (الضريبة المحددة عند المصدر):
• يدعم البرنامج الامتثال لمتطلبات قانونية مثل TDS وTCS، مما يمكن الشركات من إدارة هذه الخصومات وجمع الضرائب بفعالية. 

معايير المحاسبة المحلية والدولية: 

• يمتثل برنامج المحاسبة Busy لمعايير المحاسبة المحلية والدولية، مما يضمن أن السجلات والتقارير المالية يتم الاحتفاظ بها وفقًا للمبادئ المحاسبية المعتمدة. 

قدرات متعددة العملات والضرائب: 

• يقدم البرنامج قدرات متعددة العملات والضرائب، مما يسهل الامتثال للوائح في مناطق مختلفة ويمكن الشركات من العمل عبر ولايات قضائية متعددة. 

امتثال لأمن البيانات والخصوصية: 

• يتضمن برنامج المحاسبة Busy تدابير أمنية متنوعة مثل تشفير البيانات، سجلات أنشطة المستخدمين، مسارات التدقيق، والتحكمات القائمة على الأدوار لضمان حماية البيانات والامتثال للمعايير الأمنية. 

التقارير القانونية: 

• ينتج البرنامج تقارير قانونية شاملة، بما في ذلك تلك المتعلقة بالضرائب (GST، VAT، ضريبة الاستهلاك، ضريبة الخدمة)، TDS، TCS، وغيرها من الالتزامات القانونية، مما يمكن الشركات من الحفاظ على الامتثال لالتزامات التقارير.