يقدم برنامج ACA-Track عملية تنفيذ مبسطة تهدف إلى تسهيل الامتثال لقانون الرعاية الميسرة (ACA) للشركات. تتضمن عملية التنفيذ النموذجية لـ ACA-Track عدة خطوات رئيسية: 

1. تكامل البيانات: يقبل ACA-Track البيانات من مصادر متعددة بأي تنسيق، بما في ذلك ملفات Excel أو CSV مباشرة من أنظمتك. توفر هذه المرونة إمكانية تجنب تكاليف واجهات برمجة التطبيقات الباهظة أو أشكال البيانات المخصصة، مما يقلل من الوقت والتعقيد اللازمين للإعداد الأولي. 

2. تحقق من البيانات واكتشاف الأخطاء: بمجرد تحميل البيانات، يقوم برنامج ACA-Track تلقائيًا بإجراء تحقق من البيانات. يشمل ذلك التحقق من الأخطاء والتناقضات خلال تحميل بيانات واحد فقط. يقوم النظام بتجميع جميع الأخطاء المكتشفة للمراجعة، مما يتيح للمستخدمين تصحيحها مباشرة داخل البرنامج دون الحاجة إلى تحميل بيانات إضافية. 

3. دعم عملاء مخصص: يتم تخصيص مدير نجاح العملاء أو مدير حساب لكل عميل. يضمن ذلك توفر دعم مباشر وشخصي طوال عملية التنفيذ، مما يساعد في حل أي مشاكل بسرعة وكفاءة. 

4. التقارير والامتثال: يتولى البرنامج معالجة تقارير 1094 C و1095 C الفيدرالية والولائية. كما يسمح بالإيداع الإلكتروني لملفات XML مع مصلحة الضرائب، مما يسهل عملية الإبلاغ عن الامتثال. 

5. المراقبة المستمرة والتحديثات: ACA-Track يراقب بشكل مستمر عملية التنفيذ ويقدم تحديثات وتنبيهات بشأن أي أخطاء أو مسائل تحتاج إلى الاهتمام. تساعد هذه الاستراتيجية الاستباقية في الحفاظ على الامتثال المستمر وتقليل الوقت الذي يتم قضاؤه في معالجة أخطاء مصلحة الضرائب. 

يمكن أن تختلف مدة عملية التنفيذ حسب الاحتياجات الخاصة واستعداد العمل، مثل حجم البيانات، تعقيد الأنظمة الحالية، واستجابة فريق العميل. ومع ذلك، بفضل تصميم البرنامج لاستيعاب البيانات بأي تنسيق وميزاته القوية لاكتشاف الأخطاء وتصحيحها، يتم تقليل الوقت الكلي من الإعداد إلى التشغيل الكامل بشكل عام. عادةً ما تتوقع الشركات أن تستغرق مرحلة التنفيذ بضعة أسابيع إلى شهرين، مما يضمن لها بدء الاستفادة من مزايا ACA-Track بكفاءة. 

يمكن تخصيص برنامج ACA-Track ليتناسب مع احتياجات العمل الخاصة.  

1. لوحة معلومات واجهة المستخدم القابلة للتخصيص: يتيح ACA-Track للمستخدمين اختيار حقول البيانات التي يرغبون في مشاهدتها، وترتيبها بالترتيب المرغوب، وفرزها، وتصفيةها، وتجميعها. تعزز هذه الميزة الكفاءة من خلال السماح للشركات بتخصيص لوحة المعلومات وفقا لاحتياجاتها الخاصة. 

2. إعدادات التكوين المرنة: يقدم البرنامج إعدادات تكوين قابلة للتعديل يمكن تعيينها وفقًا لسياسات الحضور وقواعد الدفع الفريدة. يشمل ذلك الإعدادات الخاصة بفترات القياس، والإدارة، والاستقرار؛ عتبات العمل بالأيام والأسابيع والأشهر؛ ساعات الحساب للموظفين العاملين بدوام كامل (FTE) أسبوعيًا وشهريًا؛ مبلغ ضريبة كاديلاك؛ نسبة التوافق؛ وأكواد الإعفاء. 

3. قدرات التكامل: يندمج ACA-Track بسلاسة مع أي نظام معالجة رواتب، والتقاط الوقت، وإدارة المزايا، دون فرض أي قيود على الأنظمة التشغيلية. تضمن هذه المرونة في التكامل أن يتمكن ACA-Track من التكيف مع النظام التكنولوجي القائم في الشركة دون الحاجة إلى منتجات أو خدمات إضافية. 

4. معالجة الأخطاء والتحقق من البيانات: يكتشف البرنامج الأخطاء ويجمعها للمراجعة والإصلاح خلال تحميل بيانات واحد فقط. تتيح هذه الميزة إجراء التصحيحات داخل البرنامج نفسه، مما يقلل الحاجة إلى تحميل بيانات متعددة والتعديلات المتكررة. 

5. ميزة مجموعة التغطية: يستطيع ACA-Track معالجة مجموعات تغطية متنوعة ومتعددة بناءً على معايير مختلفة مثل الموقع، نوع الوظيفة، أو نوع الأجور. تعتبر هذه الميزة مفيدة بشكل خاص للمنظمات التي لديها مجموعات موظفين متنوعة وهياكل تنظيمية معقدة. 

6. لا حاجة لواجهات برمجة التطبيقات (APIs) المخصصة أو أشكال البيانات: يقبل ACA-Track البيانات من مصادر متعددة بأي تنسيق، مما يعني أنه لا حاجة لواجهات برمجة التطبيقات المخصصة أو أشكال البيانات. تقلل هذه الإمكانية من التكاليف الأولية وتبسط عملية تكامل البيانات. 

تم تصميم برنامج ACA-Track لتقليل التكاليف الإضافية مثل رسوم الإعداد، والصيانة، أو رسوم الدعم. 

1. لا رسوم إعداد: لا يتطلب ACA-Track أي تكاليف مقدمة لتوحيد البيانات. يقبل البرنامج البيانات من مصادر متعددة بأي تنسيق، مما يلغي الحاجة إلى واجهات برمجة التطبيقات المخصصة أو أشكال البيانات. يقلل هذا النهج من العبء المالي الأولي على الشركات. 

2. لا حاجة لأشكال بيانات مخصصة: نظرًا لأن ACA-Track يمكنه التعامل مع البيانات بأي تنسيق، فلا حاجة لأشكال بيانات مخصصة أو واجهات برمجة التطبيقات، والتي غالبًا ما ترتبط بتكاليف إضافية. 

3. دعم العملاء المخصص مشمول: يوفر ACA-Track لكل عميل مدير نجاح عملاء أو مدير حساب مخصص. يتم تضمين هذا الدعم كجزء من الخدمة، مما يضمن أن يكون لدى العملاء وصول مباشر للمساعدة دون رسوم إضافية للاحتياجات الأساسية للدعم. 

4. تصحيح الأخطاء دون تحميل بيانات إضافية: تقلل قدرة البرنامج على اكتشاف الأخطاء وتجميعها للمراجعة والإصلاح خلال تحميل بيانات واحد من الحاجة إلى عمليات تحميل بيانات متعددة، والتي قد تؤدي إلى تكاليف إضافية مع أنظمة أخرى. تساعد هذه الميزة في تجنب الرسوم الإضافية المتعلقة بمعالجة البيانات والتصحيحات. 

5. أسعار شفافة وشاملة: تشير الأولوية التي تعطيها ACA-Track لعدم وجود تكاليف مسبقة وضم دعم مخصص إلى أنها تهدف إلى تقديم حل موفر للتكاليف مع أسعار واضحة. وهذا يعكس على الأرجح أن العديد من التكاليف الإضافية المعتادة المرتبطة بتنفيذ البرنامج والصيانة إما مشمولة في السعر الأساسي أو مُعظمها.

• ACA-Track يوفر مديري حسابات مخصصين لجميع العملاء، مما يقدم دعمًا شخصيًا ووصولًا مباشرًا عبر الهاتف والبريد الإلكتروني. يعرف هؤلاء المدراء احتياجات كل منظمة بشكل خاص ويمكنهم المساعدة في مشاكل البيانات، وتصحيحات مصلحة الضرائب، وعمليات تصحيح الأخطاء. يضمن هذا الدعم الفردي أن يكون لدى العملاء نقطة اتصال ثابتة تفهم تحدياتهم الخاصة بالامتثال لقانون الرعاية الميسرة.
   
• فريق نجاح العملاء في ACA-Track يركز على ضمان تجربة ناجحة للمستخدمين طوال عملية التثبيت والتنفيذ والتدريب وحل المشكلات. يتكون الفريق من محترفين لديهم خبرة واسعة في الموارد البشرية، والرواتب، والأعمال، بعضهم يحمل درجات متقدمة. يهدفون إلى معالجة أي مشاكل في غضون يوم عمل واحد، مما يظهر التزامهم بخدمة العملاء المستجيبة. بينما يتم تضمين التدريب والدعم الشامل في الاشتراك، يقدم ACA-Track أيضًا ميزات اختيارية مثل بوابات الموظفين عبر الإنترنت وتقارير كفاءة الـ ACA للتحليل الداخلي والتدقيق، مما يوفر موارد إضافية للمستخدمين الذين يحتاجون إلى وظائف أكثر تقدمًا.

يستخدم برنامج ACA-Track مجموعة شاملة من تدابير الأمان لضمان حماية البيانات، ويركز بشكل خاص على المعلومات الصحية الشخصية (PHI) والمعلومات التي يمكن تحديدها (PII).

إليك أبرز تدابير الأمان التي ينفذها ACA-Track: 

1. الامتثال والشهادات: ACA-Track ملتزم بالتوافق مع قوانين اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وقانون حماية الخصوصية للمستهلكين (CCPA) وحاصل على شهادة ISO 27001. تتطلب هذه الشهادة تدقيقًا سنويًا من طرف ثالث لضمان الامتثال لمجموعة واسعة من ضوابط الأمان. 

2. معالجة البيانات بأمان: يستخدم البرنامج CITRIX Sharefile®، الذي يتوافق مع HIPAA، لاستقبال، وتخزين، ونقل بيانات العملاء بأمان. يضمن ذلك أن جميع عمليات معالجة البيانات تلبي معايير الأمان الصارمة. 

3. ممارسات أمان البيانات: نفذت ACA-Track سياسات جماعية صارمة تتضمن حذف التنزيلات التي يزيد عمرها عن ثلاثة أيام ومنع استخدام أي تخزين خارجي وأجهزة طباعة. يقلل ذلك من خطر الوصول غير المصرح به إلى البيانات أو فقدانها. 

4. تدريب الموظفين والسياسات الأمنية: يخضع الموظفون لتدريب دوري إلزامي حول أمان البيانات والتصيد الاحتيالي لضمان إدراكهم لأحدث ممارسات الأمان والتهديدات. تعد هذه التدريب جزءًا من السياسة الأمنية الأوسع التي تتضمن مستويات متعددة من المصادقة والأمان للوصول إلى بيانات PII وPHI الخام. 

5. أمان الشبكة: يتم تأمين جميع نقل البيانات باستخدام تشفير SSL ب-bit 256، ويستخدم ACA-Track جدار حماية تطبيقات الويب من Microsoft Azure مع طبقة إضافية من الوكيل الآمن لتعزيز الأمان. لقد أظهرت هذه المجموعة عدم وجود اكتشاف ثغرات فيها في اختبارات الاختراق الخارجية. 

6. المصادقة الثنائية (2FA): يعزز ACA-Track أمان حساب المستخدم من خلال طلب كل من كلمة المرور ورمز الأمان الخاص بالمصادقة لتسجيل الدخول، مما يضيف طبقة إضافية من الحماية ضد الوصول غير المصرح به. 

7. تطوير التطبيقات بشكل آمن: التطبيق الداخلي على Azure، الذي يتعامل مع تقارير الامتثال لـ ACA، يقوم بتشفير جميع بيانات PII باستخدام خوارزمية Rijndael مع التشفير الكتلي المتسلسل (CBC). يتم أيضًا فحص الشيفرة المصدرية دوريًا لأي ثغرات باستخدام أدوات معيارية في الصناعة. 

8. استجابة الحوادث: يحتفظ ACA-Track بعملية شاملة لفريق استجابة حوادث الأمان (SIRT) لتصعيد وتخفيف أي حدث أمني بسرعة، مما يضمن استجابة سريعة للتهديدات المحتملة. 

يصدر ACA-Track تحديثات دورية لضمان بقاء البرنامج متوافقًا مع أحدث لوائح الـ ACA وتحسين الأداء العام. إليك التفاصيل حول كيفية إدارة التحديثات: 

1. المراقبة المستمرة للامتثال: يقوم ACA-Track بمراقبة مستمرة للتغييرات في الأنظمة اللوائح الخاصة بالـ ACA لضمان تحديث البرنامج دائمًا. تساعد هذه الاستراتيجية الاستباقية في الحفاظ على الامتثال للقوانين واللوائح المتطورة. 

2. التحديثات السنوية: يدمج البرنامج أي تغييرات في النماذج 1094/1095 B وC وأنظمة الـ ACA من خلال تحديثات متكررة. يرى أصحاب العمل هذه التحديثات كتكلفة صغيرة نظرًا لأهمية الإبلاغ الدقيق والفعال لدعم الامتثال لقانون الرعاية الميسرة.

3. ترقيعات البرنامج المجانية: على مدار السنة، يتيح ACA-Track ترقيعات مجانية للبرنامج. هذه الترقيعات جزء من الدعم المستمر المقدم دون أي تكلفة إضافية، مما يضمن أن البرنامج يبقى حاليًا مع أحدث المتطلبات التنظيمية وميزات الأداء الوظيفية. 

4. إشعار بالتغييرات: يخبر ACA-Track العملاء مسبقًا عن أي تغييرات أو تحديثات. يضمن ذلك أن يكون المستخدمون على علم جيد ويمكنهم التحضير لأي تعديلات ضرورية في عمليات الامتثال لديهم. 

1. ملكية البيانات: تشير التزام ACA-Track بأمان البيانات والامتثال للأنظمة مثل GDPR وCCPA إلى أنهم يدركون أهمية التعامل مع بيانات المستخدمين بشكل مسؤول. تشير تدابير الأمان الخاصة بهم، بما في ذلك الامتثال لـ GDPR وCCPA، إلى اعتراف بحقوق المستخدمين على بياناتهم الشخصية. 

2. قابلية نقل البيانات: ينطوي مفهوم قابلية نقل البيانات، وخاصة بموجب الأنظمة مثل GDPR، على حق الأفراد في تلقي بياناتهم من المتحكم بها بتنسيق منظم وشائع الاستخدام وقابل للقراءة من قبل الآلات، ونقل تلك البيانات إلى متحكم آخر. على الرغم من أن وثائق ACA-Track لا تذكر بصراحة قابلية نقل البيانات، إلا أن امتثالها لـ GDPR يشير إلى مستوى من الاستعداد لتسهيل طلبات قابلية نقل البيانات، حيث يتطلب الامتثال لـ GDPR آليات لتمكين حقوق موضوعات البيانات، بما في ذلك قابلية النقل. 

3. أمان البيانات والامتثال: يؤكد ACA-Track على أمان بيانات العملاء من خلال تدابير مختلفة، بما في ذلك استخدام CITRIX Sharefile® الآمن، المتوافق مع HIPAA لنقل وتخزين البيانات، والامتثال لسياسات جماعية صارمة لمنع الوصول غير المصرح به إلى البيانات أو فقدانها. تشير هذه التدابير، جنبًا إلى جنب مع امتثالهم لـ GDPR وCCPA، إلى إطار يمكن أن يدعم قابلية نقل البيانات من خلال ضمان معالجة البيانات بأمان وبطريقة تحترم حقوق المستخدمين. 

4. الشروط والأحكام: تركز الشروط والأحكام المقدمة من ACA-Track على الاستخدام القانوني للموقع وحقوق الطبع والنشر والعلامات التجارية، والمحظورات ضد العبث بمحتوى الموقع أو وظيفته. بينما لا تتناول هذه الشروط بشكل مباشر ملكية البيانات أو قابلية النقل، فإنها تؤسس الإطار القانوني الذي يعمل ضمنه ACA-Track، بما في ذلك التعامل مع بيانات المستخدمين. 

• يقدم ACA-Track نموذج تسعير مرن يمكن أن يستوعب منظمات بأحجام مختلفة واحتياجات متغيرة. يستخدم البرنامج هيكل تسعير متدرج يعتمد على عدد الموظفين، مع توفر عروض مخصصة للمنظمات التي تضم أكثر من 1000 موظف. يسمح هذا النهج القابل للتوسع للشركات بتعديل اشتراكها مع نمو أو تقلص قواها العاملة. بالنسبة للمنظمات التي لديها العديد من أرقام تعريف أصحاب العمل (EINs)، يفرض ACA-Track 500 دولار إضافي لكل EIN، مما يوفر هيكل تكلفة واضح للشركات ذات الهياكل التنظيمية المعقدة.

   

• يدعم تصميم المنصة بشكل طبيعي القابلية للتوسع، حيث يمكن أن تتعامل مع البيانات من مصادر متعددة وبأشكال متنوعة دون الحاجة إلى واجهات برمجة التطبيقات باهظة الثمن أو أشكال البيانات المخصصة. تتيح هذه المرونة للمنظمات دمج مصادر بيانات جديدة بسهولة أو تعديل الموجود منها مع تطور احتياجاتها. تعزز قدرة ACA-Track على إدارة عدة EINs ومجموعات تغطية متنوعة بناءً على عوامل مثل الموقع، نوع الوظيفة، أو نوع الأجر من قابلية التوسع، مما يجعلها مناسبة للمنظمات التي لها هياكل متغيرة أو التي تخضع لعمليات اندماج واستحواذ. 

   

• يوفر ACA-Track أيضًا خدمات تقارير حكومية مستقلة بتكلفة 1250 دولارًا لكل ولاية، لكل نوع من أنواع تقديم النماذج. تتيح هذه الخيار الأكلير للمنظمات توسيع تقارير الامتثال الخاصة بها مع دخولهم ولايات جديدة أو مع تغير متطلبات التقارير على مستوى الولاية. يضمن البنية السحابية للبرنامج والتحديثات المنتظمة أنه يمكن أن يتكيف مع المتطلبات التنظيمية المتغيرة واحتياجات المنظمات دون أي تعطيل كبير لتجربة المستخدم. بينما لا توجد تفاصيل محددة عن عملية ترقية أو تخفيض الاشتراكات، فإن نموذج التسعير المرن والميزات القابلة للتوسع يشيران إلى أن ACA-Track مصمم لاستيعاب احتياجات المنظمة المتغيرة بكفاءة.

• المدة الأولية للاشتراك في ACA-Track هي سنة واحدة من تاريخ سريان الاتفاقية. بعد هذه المدة الأولية، يتم تجديد الاتفاقية تلقائيًا لفترات سنوية متكررة ما لم يقدم أي طرف إشعارًا مكتوبًا بعدم التجديد قبل 60 يومًا على الأقل من نهاية المدة الحالية. يضمن هذا التجديد التلقائي استمرارية الخدمة للعملاء الذين يرغبون في الاستمرار في استخدام ACA-Track دون انقطاع.

   

• فيما يتعلق بالإلغاء، يمكن لأي طرف إنهاء الاتفاقية لسبب بالغ إذا خالف الطرف الآخر الاتفاقية بشكل جوهري وفشل في معالجة ذلك خلال 30 يومًا بعد تلقي إشعار خطي. بالإضافة إلى ذلك، تحتفظ PSST (المزود لـ ACA-Track) بالحق في تعليق أو إنهاء الاشتراك إذا فشل العميل في دفع الرسوم عند استحقاقها، أو انتهك القوانين المعمول بها، أو خالف التزامات السرية. في حال إنهاء الاتفاقية، يجب على العميل التوقف عن استخدام ACA-Track ودفع أي رسوم مستحقة.

   

• تحدد الاتفاقية أيضًا أنه عند الإنهاء، ستجعل PSST بيانات العميل متاحة للتنزيل لمدة 30 يومًا. بعد هذه الفترة، لا تتحمل PSST أي التزام بالحفاظ على أو تقديم أي من بيانات العميل وقد تحذف جميع هذه البيانات في أنظمتها أو بأي شكل آخر في حيازتها. تؤكد هذه الفقرة على أهمية استرجاع العملاء لبياناتهم بسرعة بعد إنهاء الخدمة لضمان استمرارية جهود امتثالهم لـ ACA.

• تم تصميم برنامج ACA-Track لمواجهة معايير الامتثال الصارمة، مما يضمن أن المنظمات يمكنها إدارة متطلبات الإبلاغ عن الـ ACA بشكل موثوق. مركز البيانات القائم على السحابة للبرنامج حاصل على شهادة SAS 70 منذ عام 2010 وهو حاليًا معتمد بموجب معيار SSAE 16 الجديد. بالإضافة إلى ذلك، تحمل PSST، الشركة التي وراء ACA-Track، شهادة SOC الحالية، مما يعزز التزامهم بالمحافظة على معايير عالية لأمان البيانات وضوابط التشغيل. تظهر هذه الشهادات أن ACA-Track تمتثل لأفضل الممارسات الصناعية لحماية البيانات وموثوقية النظام.

   

• لزيادة تعزيز الأمان، يستخدم ACA-Track نظام اكتشاف التسلل المستند إلى المضيف (IDS) على كل خادم إنتاج، بالإضافة إلى IDS/IPS لتحليل الحزم على مستوى الشبكة والكشف عنها. ينشر البرنامج أيضًا حلاً لإدارة البرمجيات الضارة يعمل مرتين يوميًا ويتحقق من أنماط الفيروسات/التوقيعات كل ثلاث ساعات. يتم إجراء مسح منتظم لمخاطر الشبكة الخارجية أسبوعيًا من قبل بائع طرف ثالث مستقل وفقًا لمعايير أمان بيانات صناعة بطاقات الدفع (PCIDSS). تضمن هذه التدابير أن البرنامج يتم مراقبته باستمرار وحمايته ضد التهديدات الأمنية المحتملة. يولي ACA-Track أيضًا تركيزًا قويًا على تشفير البيانات ونقل البيانات بشكل آمن. يتم تشفير المعلومات التعريفية الشخصية داخل قاعدة البيانات، مما يضمن أنه حتى في حالة حدوث خرق للبيانات بشكل غير محتمل، لا يتم الكشف عن أي معلومات شخصية. 

   

• تتم جميع عمليات نقل البيانات عبر بروتوكول نقل النص الفائق الآمن (HTTPS)، مما يوفر طبقة إضافية من الأمان أثناء نقل البيانات. تشمل برنامج إدارة المخاطر الشاملة الخاص بالمنصة تقييمات المخاطر المنتظمة وخطة استجابة موثقة للحوادث للتعامل مع أي حوادث أمنية بسرعة وبشكل فعال. تجعل هذه التدابير الأمنية القوية ومعايير الامتثال من ACA-Track حلاً موثوقًا وآمنًا لإدارة الامتثال لقانون الرعاية الميسرة.