123FileIT

تقييم الاحتياجات

• إجراء تقييم شامل للاحتياجات لفهم متطلبات العمل المحددة

   

• إجراء مشاورات مفصلة مع أصحاب المصلحة الرئيسيين

   

• تحديد سير العمل واحتياجات إدارة الوثائق

   

تخطيط المشروع

• تطوير خطة مشروع توضح الخطوات والجدول الزمني للتنفيذ

   

• تضمين المحطات الأساسية لتثبيت البرنامج، والتكوين، ونقل البيانات، وتدريب المستخدمين

   

تثبيت البرنامج وتكوين الإعدادات

• بدء تثبيت البرنامج على خوادم الشركة أو البنية التحتية السحابية

   

• تكوين أدوار المستخدمين وأذونات الوصول

   

• دمج البرنامج مع الأنظمة الحالية

   

• نقل الوثائق والسجلات الحالية إلى النظام الجديد، مع ضمان سلامة البيانات

   

تدريب المستخدمين

• إجراء تدريب المستخدمين بشكل متزامن مع التثبيت والتكوين

   

• تخصيص جلسات التدريب لمجموعات المستخدمين المختلفة

   

• توفير أدلة المستخدم ومواد التدريب الأخرى

   

• توفير تدريب عملي يسمح بالتطبيق في بيئة مسيطرة

   

الإطلاق والدعم بعد التنفيذ

• نشر البرنامج بالكامل

   

• يبدأ المستخدمون العمليات اليومية باستخدام البرنامج

   

• يقدم فريق التنفيذ الدعم في الموقع أو عن بُعد لمعالجة المشكلات

   

• ضمان انتقال سلس إلى النظام الجديد.

قابلية تخصيص عالية

• تم تصميم برنامج 123FileIT ليكون قابلاً للتخصيص بدرجة عالية لتلبية احتياجات الأعمال المحددة.

   

• يقدم مجموعة متنوعة من خيارات التخصيص، بما في ذلك:

   

  • سير العمل المخصص

     

  • قوالب الوثائق

     

  • واجهات المستخدم

     

تكامل مخصص

• يمكن للشركات تعديل البرنامج ليتماشى مع عملياتها ومتطلباتها الفريدة.

   

• يضمن تكامل سلس مع الأنظمة والممارسات الحالية.

   

حقول بيانات وصفية مخصصة

• القدرة على تحديد حقول بيانات وصفية مخصصة للوثائق.

   

• تمكّن الشركات من التقاط وتنظيم المعلومات ذات الصلة بعملياتها.

   

• أمثلة:

   

  • يمكن للمكاتب القانونية إنشاء حقول لأرقام القضايا وأسماء العملاء.

     

  • يمكن للشركات المصنعة تتبع رموز المنتجات وأرقام الدفعات.

     

التقارير والتقنيات التحليلية المخصصة

• يدعم إنشاء تقارير مخصصة لمراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية.

   

• يوفر رؤى حول عمليات إدارة الوثائق.

   

• مفيد بشكل خاص للامتثال للوائح الصناعية أو التدقيق الداخلي.

   

قدرات تكامل واجهة البرنامج التطبيقات (API)

• يتيح للشركات ربط 123FileIT بتطبيقات وأنظمة أخرى.

   

• يسهل تبادل البيانات السلس وأتمتة العمل عبر منصات مختلفة.

رسوم الإعداد:

• رسوم لمرة واحدة تغطي التثبيت والتكوين ونقل البيانات وتدريب المستخدمين.

   

• تختلف الرسوم بناءً على تعقيد التنفيذ.

   

رسوم الصيانة:

• رسوم مستمرة لتحديث البرنامج، وإصلاح الأخطاء، وتعزيز الأداء.

   

• عادة ما يتم فرضها سنويًا بناءً على عدد المستخدمين ومستوى الدعم.

   

رسوم الدعم:

• متاحة مستويات دعم متنوعة:

   

  • دعم عبر البريد الإلكتروني أساسي

     

  • دعم هاتفي مميز على مدار الساعة طيلة أيام الأسبوع

     

• تتوقف التكاليف على مستوى الدعم المختار وحجم المنظمة.

   

التخصيصات/الاتصالات:

• قد تحمل رسوم إضافية للوظائف المخصصة الشاملة أو تكامل الأنظمة.

تدريب المستخدمين:

• جلسات تدريب عملية مصممة خصيصًا لأدوار المستخدمين المختلفة.

   

• توفير أدلة المستخدم الشاملة ومواد التدريب.

   

الدعم المستمر:

• قنوات دعم متنوعة، بما في ذلك خيارات البريد الإلكتروني والهاتف.

   

• حزم دعم مميزة لسرعة استجابة أفضل وإدارة حسابات مخصصة.

تشفير البيانات سواء أثناء النقل أو في حالة السكون.

آليات التحكم في الوصول لتقليل الوصول غير المصرح به.

عمليات تدقيق أمني دورية وتقييمات ضعف الأمان.

تكرار التحديثات:

• تحديثات منتظمة لتحسين البرنامج، وإصلاح الأخطاء، وإضافة ميزات جديدة (عادةً ربع سنوية أو عند الحاجة).

   

الإدارة:

• تتم اختبار التحديثات قبل نشرها، ويُخطر المستخدمون مسبقًا بالتغييرات المهمة.

سياسة ملكية البيانات:

• تظل ملكية البيانات مع العملاء.

   

• تحدد شروط استخدام البرنامج بوضوح أن الشركات تمتلك حقوقًا كاملة على معلوماتها المخزنة.

   

قابلية نقل البيانات:

• يمكن للمستخدمين تصدير بياناتهم بتنسيقات قياسية، مما يسمح بالهجرة السهلة إلى أنظمة أخرى عند الحاجة.

شروط التوسع المرنة:

• مصممة لتلبية احتياجات المنظمات المتغيرة.

   

• ضرورية للأعمال التي لديها متطلبات متغيرة في إدارة البيانات (النمو، التغيرات الموسمية، إلخ).

   

تعديلات خطة الاشتراك:

• يمكن للمستخدمين تعديل خطط الاشتراك بسهولة حسب الحاجة.

   

• تدفع المنظمات فقط مقابل الخدمات التي تحتاجها في أي وقت.

   

التوسع:

• إضافة المزيد من المستخدمين إلى حسابهم.

   

• زيادة سعة التخزين.

   

• الوصول إلى ميزات إضافية حسب الحاجة.

   

• يضمن 123FileIT عملية سلسة لترقية الخطط.

   

• لا يسبب أي انقطاع في الخدمة خلال عملية التوسع.

   

• مدعوم من بنية تحتية قوية تتعامل مع زيادة حجم البيانات ونشاط المستخدمين دون التأثير على الأداء أو الأمان.

تجديد العقد:

• عادة ما ينطوي على مراجعة مستويات الخدمة والتسعير.

   

• يتم عادةً إبلاغ العملاء مسبقًا بشروط التجديد.

   

شروط الإلغاء:

• يمكن للعملاء إلغاء خدمتهم عادةً مع فترة إشعار (مثل 30 أو 60 يومًا).

   

• تغطى الشروط أي التزامات تتعلق بالمدفوعات النهائية أو استرجاع البيانات.

GDPR (اللائحة العامة لحماية البيانات)

HIPAA (قانون قابلية نقل التأمين الصحي والمساءلة)

ISO/IEC 27001 (إدارة أمن المعلومات)