عملية التنفيذ النموذجية لبرنامج Decisions:
موافقة مسؤول تكنولوجيا المعلومات: يتطلب البدء في إعداد Decisions موافقة مبدئية من مسؤول تكنولوجيا المعلومات لضمان التكامل الآمن والامتثال للسياسات القائمة داخل بيئة Microsoft 365 الخاصة بالمؤسسة.
التثبيت عبر Microsoft Teams/Office 365: يتضمن النشر تثبيت تطبيق Decisions من خلال Microsoft Teams أو Office 365، مما يجعل التكامل مع أدوات الإنتاجية الأساسية سهلًا وغير مقيد بالجهاز.
إعدادات المستخدمين والصلاحيات: يقوم المدراء بتكوين أدوار المستخدمين، وصلاحيات المجموعات، والوصول إلى المحتوى بناءً على الهيكل الإداري واحتياجات الاجتماعات للمؤسسة، بالاعتماد على Azure Active Directory للمصادقة.
تكوين قوالب الأجندة وسير العمل للاجتماعات: يقوم الفريق بإعداد قوالب الأجندة المخصصة وسير العمل للاجتماعات المتكررة وأتمتة تدوين المحاضر، بما يتماشى مع نمط الاجتماعات وتفضيلاتهم.
التكامل مع SharePoint وPlanner: يتم ربط Decisions بـ SharePoint لإدارة المستندات ومع Planner لمزامنة المهام والمواعيد النهائية مع الأدوات التنظيمية القائمة.
يمكن تخصيص برنامج Decisions ليناسب الاحتياجات التجارية الخاصة من خلال مجموعة متنوعة من خيارات التكوين والتكامل المصممة لتتماشى مع متطلبات المؤسسة الفريدة.
قوالب الأجندة: يمكن للمؤسسات إنشاء وحفظ واستخدام قوالب الأجندة لتبسيط إعداد الاجتماعات وتوحيد العمليات وفقًا لاحتياجات الأقسام أو الأعمال.
سير العمل للاجتماعات المتكررة: يمكن أتمتة سير عمل الاجتماعات وتخصيصها للاجتماعات المتكررة، مما يقلل من الإعداد المتكرر ويدعم دورات الفريق أو المشروع الفريدة.
تخصيص دقائق ومحاضر الاجتماعات: يمكن تخصيص محاضر الاجتماعات وملخصاتها الآلية بعلامة المنظمة التجارية أو حسب الاحتياجات التصميمية المحددة، لضمان الاتساق مع أنماط الاتصال الداخلي.
التكامل مع SharePoint وPlanner: يتم تخزين جميع محتويات الاجتماعات ضمن Microsoft SharePoint، ويتم مزامنة المهام والمواعيد النهائية مع Microsoft Planner، مما يمكّن من التكامل السلس مع سير العمل وأطر إدارة المعلومات الموجودة مسبقًا.
إنشاء أجندة جماعية: تتيح المنصة إعداد أجندة الاجتماعات بشكل تعاوني، مما يمنح المشاركين إمكانية المساهمة في المواضيع والمواد مسبقًا، مما يضمن أن كل اجتماع ذو صلة ومخصص للاحتياجات الحالية للأعمال.
ضم المشاركين الخارجيين: يمكن بسهولة دمج الأطراف الخارجية في الاجتماعات وتوزيع كتب اجتماعات مخصصة، مما يتيح استخدام الأداة في جلسات تشمل شركات متعددة أو عملاء خارجيين.
دعم علم السلوك: تستند ميزات الأجندة والاجتماعات إلى علم السلوك، والذي يوفر أساسًا لتكييف سير العمل والممارسات بما يتناسب مع ثقافات أو استراتيجيات مشاركة المنظمة.
ميزات مدعمة بالذكاء الاصطناعي: يوفر برنامج Decisions AI ملخصات ومحاضر اجتماعات آلية بالإضافة إلى تتبع بنود العمل، جميعها قابلة للتخصيص حسب التنسيق المطلوب وإطارات الامتثال أو التقارير.
تخصيص العلامة التجارية والتصميم: يمكن أن تكون قوالب الاجتماعات وسير العمل والملاحظات والأدوات الاتصال الأخرى مخصصة بعلامة المنظمة التجارية أو بتنسيق خاص لتقديم مظهر احترافي موحد.
يوفر برنامج Decisions تدريبًا ودعمًا للمستخدمين الجدد، يهدف إلى تعزيز قيمة ومنتجية منصة إدارة الاجتماعات.
جلسات تدريب مباشرة: هناك جلسات تدريب مباشرة مدتها 45 دقيقة تعقد كل أسبوعين يغطيها الخبراء موضوعات أساسية مثل الإعداد، بناء الأجندة بالذكاء الاصطناعي، إنشاء المهام، تتبع القرارات، والتكامل مع M365. تتضمن الجلسات فترة أسئلة وإجابات لمدة 15 دقيقة لتقديم إرشادات فردية.
دروس فيديو حسب الطلب: يتوفر مكتبة من الدروس الفجوية الذاتية التي تغطي كل شيء من إعداد أول أجندة إلى استخدام الأدوات المتقدمة ضمن القرارات.
ندوات عبر الإنترنت: توفر الندوات المنتظمة عبر الإنترنت فرص تعلم إضافية، تشمل دورات أعمق في ميزات محددة وممارسات الإنتاجية المثلى.
عروض توضيحية موجهة: يمكن للمستخدمين جدول جولات إرشادية فردية مع خبراء إنتاجية الاجتماعات لاستعراض الميزات الرئيسية والإجابة عن أسئلة تتعلق باحتياجات مؤسساتهم الخاصة.
دورات ذاتية معتمدة: تساعد عدة دورات معتمدة من المستخدمين على اكتساب الكفاءة والثقة باستخدام البرنامج.
موارد إدماج شاملة: يوفر مركز الإدماج أدلة خطوة بخطوة ونصائح وقوائم مراجعة لمساعدة المستخدمين الجدد على البدء.
قاعدة المعرفة ومقالات الدعم: للمستخدمين حق الوصول إلى مستودع قابل للبحث من الأسئلة الشائعة وأدلة حل المشكلات، ووثائق العمليات التفصيلية.
فريق نجاح العملاء: يتوفر الدعم المباشر من خلال فريق نجاح العملاء، مما يوفر إدماجًا شخصيًا ودعمًا وإرشادًا مستمرًا يتماشى مع عمليات وأهداف المؤسسة.
نظام تذاكر الدعم: يمكن للمستخدمين إرسال تذاكر الدعم الخاصة بالمشكلات الفنية أو إصلاح الأخطاء أو الإرشادات المتعلقة بأفضل الممارسات والحصول على استجابة سريعة ومحددة.
يتبع برنامج Decisions إجراءات أمنية قوية تهدف إلى حماية البيانات في جميع مراحل عملية إدارة الاجتماعات، مع التركيز على الخصوصية والامتثال والتحكم من قبل المستخدم.
توطين البيانات في بيئة Microsoft 365 الخاصة بالعميل: تظل جميع بيانات الاجتماعات ضمن بيئة Microsoft 365 الخاصة بالمؤسسة. لا يتم نقل المعلومات الحساسة للاجتماعات إلى خوادم Decisions، ولا يمكن لفريق Decisions الوصول إلى مواد العملاء.
عدم وصول بيانات إلى جهات خارجية: لا يتم تخزين محتوى الاجتماعات أو الملفات أو الاتصالات أو معالجتها بواسطة خوادم طرف ثالث خارج بيئة Microsoft 365، مما يقلل من مخاطر التعرض.
شهادة SOC2: برنامج Decisions معتمد بـ SOC2، مما يشير إلى أن الضوابط الداخلية الخاصة به تفي بمعايير صارمة لحماية سرية وخصوصية البيانات، خاصة فيما يتعلق بمبادئ ثقة منظمة الخدمة.
شهادة ISO 27001:2022: المنصة متوافقة مع ISO 27001:2022، وهو المعيار العالمي الذهبي لأنظمة إدارة أمن المعلومات ويسترشد به إدارة المخاطر ومناولة البيانات والعمليات الأمنية.
يصدر برنامج Decisions تحديثات بشكل منتظم ومهيكل لضمان بقاء المنصة آمنة وغنية بالميزات ومستجيبة لاحتياجات العملاء.
تحديثات شهرية: يصدر برنامج Decisions تحديثات للإصدار الحالي كل شهر. تقدم هذه التحديثات ميزات جديدة وتصحيحات أمان وإصلاح أخطاء وتحسينات على الاستقرار لجميع المستخدمين على خط إصدار "الحالي".
الإصدارات الرئيسية: يتم إصدار نسخ رئيسية جديدة كل 18 إلى 24 شهرًا. عند إصدار نسخة رئيسية جديدة، تصبح النسخة الأساسية "الحالية"، بينما تنتقل النسخة السابقة إلى حالة "دعم طويل الأجل" (LTS).
تعزيزات المنتج: هناك تحسينات منتظمة على المنتج وطرح ميزات، مثل تحديثات سجل القرار، الملخصات المدعومة بالذكاء الاصطناعي، وتحسينات التكامل الموضحة في ملخصات تحديث المنتج لعامي 2025 و2024.
مسارات إصدار متدرجة: هناك اثنان من المسارات الرئيسية للتحديثات: "الحالي" (الذي يستقبل جميع الميزات والإصلاحات الجديدة) و "LTS" (الذي يستقبل فقط تصحيحات الأمان الحرجة). يتم إيقاف الدعم للإصدارات السابقة إلا في الحالات الاستثنائية.
ملاحظات الإصدار عبر الإنترنت ومركز المساعدة: يتم الإعلان عن كل تحديث من خلال ملاحظات الإصدار التفصيلية ومقالات الدعم، مع ذكر الميزات الجديدة وأية تغييرات مهمة في النظام.
عملية الترقية: تتم إدارة التحديثات من خلال أدوات المثبت التابعة لـ Decisions، مع أدلة أفضل الممارسات وفحوصات التحقق لمنع تغييرات قد تسبب تعطل النظام، خاصة في البيئات المستضافة ذاتيًا أو المجمعة.
سياسة Decisions في ملكية البيانات وقابليتها للنقل تركز بقوة على منح المؤسسات السيطرة الكاملة وحق الاحتفاظ ببيانات اجتماعاتها من خلال الاستفادة من بيئة Microsoft 365.
احتفاظ العميل بالملكية الكاملة: تظل جميع بيانات الاجتماعات—including agenda, note, attachments, and decisions—ملك المنظمة العميلة في جميع الأوقات. Decisions لا تكتسب أي حقوق أو وصول إلى المحتوى الذي تم إنشاؤه أو تخزينه من خلال المنصة.
عدم وصول طرف ثالث للبيانات: لا يتم تخزين بيانات الاجتماعات الحساسة على خوادم Decisions. ويضمن هيكل المنصة عدم وصول فريق Decisions إلى المواد التي ينشئها أو يشاركها أو يديرها المستخدمون داخل المنتج.
التخزين داخل بيئة Microsoft 365 الخاصة بالمؤسسة: يتم تخزين جميع بيانات المستخدم ضمن بيئة Microsoft 365 الخاصة بالمؤسسة، بشكل أساسي في SharePoint لمحتوى الاجتماعات وفي Planner للمهام. هذا يتيح للمؤسسات إدارة بياناتها أو تصديرها أو نقلها حسب الحاجة دون أن تكون هناك علاقة ملزمة مع المورد.
أدوات Microsoft 365 الأصلية: يمكن للمؤسسات استخدام الأدوات والأذونات الأصلية من Microsoft لتصدير البيانات أو أرشفتها أو نقلها، مما يدعم سهولة نقل البيانات إذا تغيرت الاحتياجات أو المنصات في المستقبل.
يتيح برنامج Decisions للمؤسسات زيادة أو تقليل الاستخدام بسهولة عن طريق إدارة التراخيص بشكل مرن على مستوى المجموعة، ويدعم تعديلات الاشتراك حسب تغير احتياجات المؤسسة.
إدارة التراخيص على مستوى المجموعة: تُخصص التراخيص في Decisions على مستوى الفريق أو المجموعة ضمن نظام Microsoft 365. يتم إدارة إضافة أو إزالة المستخدمين عن طريق تضمينهم أو استبعادهم من الفِرق أو المجموعات المعنية، مما يجعل التوسيع سلسًا.
التحكم من خلال بوابة المسؤول: تمتلك المؤسسات حق الوصول إلى بوابة مديرية للتراخيص تتيح إدارة مركزية. في هذه البوابة، يمكن للمسؤوليح الموافقة أو سحب التراخيص للفِرق أو المجموعات، أو الاستجابة لطلبات تراخيص جديدة لمستخدمي OneDrive من خلال إضافة مجموعات أو مستخدمين مباشرين إلى الحصة المرخصة.
تأثير فوري: يمكن إجراء التوسيع (إضافة مستخدمين أو مجموعات مرخصة) أو التراجع (إزالة مستخدمين أو مجموعات) فوريًا من خلال بوابة الإدارة، مع تطبيق التغييرات عبر ضبط التراخيص.
سعر لكل مستخدم: يبدأ التسعير عادةً من سعر محدد لكل مستخدم (مثل 14 دولارًا أمريكيًا شهريًا عند الفوترة السنوية)، مما يوفر وضوحًا في التكلفة عند التوسيع.
سير عمل الموافقة: تتطلب إضافة مستخدمين/فرق جديدة الموافقة قبل ترخيصها، لضمان حوكمة عملية التوسيع ومنع زيادة غير مقصودة في التراخيص.
يسمح برنامج Decisions لأي طرف بإلغاء الاتفاقية بإشعار مسبق مدته ثلاثة أشهر. ينطبق ذلك على كل من تجديد العقد والإلغاء القياسي، مما يوفر مرونة للمؤسسات التي قد تحتاج إلى إنهاء اشتراكها.
فترة الإشعار: يمكن لأي طرف إنهاء الاتفاقية من خلال تقديم إشعار كتابي للطرف الآخر لا يقل عن ثلاثة أشهر قبل التجديد أو الإلغاء.
الإلغاء الفوري في حالة الخرق: يحتفظ برنامج Decisions بالحق في إنهاء الاشتراك على الفور وإلغاء الحساب إذا تبين أن العميل انتهك الاتفاقية. في مثل هذه الحالات، لا يتم استرداد أي رسوم مدفوعة، ويتم إلغاء جميع صلاحيات الوصول للخدمة.
الحسابة التجريبية المجانية والحسابات غير النشطة: قد يقوم برنامج Decisions بحذف الحسابات التجريبية بعد فترة طويلة من عدم النشاط. قد يتم حذف الحسابات المدفوعة التي تظل غير مدفوعة لأكثر من 60 يومًا.
الالتزامات عند انتهاء العقد: عند انتهاء العقد، يتعين على العميل إزالة البرنامج من بنيته التحتية، كما هو منصوص عليه في شروط الترخيص.
يمتثل برنامج Decisions لعدة معايير صناعية رئيسية لضمان التعامل الآمن والمسؤول مع بيانات الاجتماعات للمؤسسات عبر القطاعات المنظمة.
شهادة SOC2: برنامج Decisions حاصل على شهادة SOC2، مما يدل على الالتزام بمعايير صارمة للأمان، وتوافر الخدمة، ونزاهة المعالجة، والسرية، والخصوصية في منظمات الخدمة.
شهادة ISO 27001:2022: المنصة تمتثل لمعيار ISO 27001:2022، المعيار المعترف به دوليًا لإنشاء وصيانة وتحسين نظام إدارة أمن المعلومات بشكل مستمر.
ديشجنز
بواسطة ديشجنز
