وركبال
بواسطة وركبال المحدودة
عملية تنفيذ WorkPal عادةً ما تكون سريعة ومنظمة بشكل جيد، وتكتمل غالبًا خلال أيام إلى أسابيع قليلة، اعتمادًا على حجم المنظمة والمتطلبات. هذا هو الترتيب النموذجي:
اجتماع تمهيدي:مقدمة مع مستشار تنفيذ مخصص؛ تحديد تاريخ البدء، مناقشة التدريب، إعداد تفضيلات النظام وتوضيح احتياجات استيراد البيانات والنماذج.
تدريب سطح المكتب:جلسات مخصصة لتغطية إنشاء الوظائف، الجدولة، العروض، الفواتير، الوثائق وإدارة الأسطول.
تدريب على الجوال:تدريب ممثلي الطاقم الميداني على تحديثات الوظائف والنماذج الجوالة ومهام سير العمل الميدانية.
التكوين واستيراد البيانات:يساعد المستشار في تهيئة النظام واستيراد بيانات العمل الحالية بكميات كبيرة.
التشغيل:الانتقال إلى الاستخدام الفعلي بدعم من المتابعات المنتظمة بعد التشغيل والوصول إلى الوثائق عبر الإنترنت.
يقدم WorkPal قدرات تخصيص واسعة لتلبية احتياجات الأعمال المحددة، مما يجعله مناسبًا لمجموعة واسعة من الصناعات وسير العمل.
تخصيص مستخدم الجوال:يمكن للمديرين تخصيص واجهات الجوال حتى يرى فرق العمل الميداني فقط معلومات الوظائف ذات الصلة، مما يقلل الفوضى ويركز العمل وفقًا لأدوار ومسؤوليات الفريق.
أتمتة سير العمل المخصص:تمكن محرك سير العمل في WorkPal الشركات من أتمتة الإجراءات التي يتم تحفيزها من خلال أحداث الوظيفة الرئيسية، مثل إرسال التحديثات للعملاء حين يتغير وضع الوظيفة.
صحائف ووظائف مخصصة:يمكن للشركات تصميم أوراق عمل مخصصة وتعيينها على الفور للعاملين في الميدان مع إرشادات وقوائم مراجعة خاصة بالمهمة.
نماذج قابلة للتخصيص:يدعم النظام نماذج قابلة للتخصيص للفواتير، والعروض، والتقارير، والمراسلات، مما يسمح بالتواصل مع العملاء بطريقة مفصلة وذات علامة تجارية.
حقول قابلة للتخصيص:يمكن للمستخدمين تكوين حقول مخصصة للوظائف والعملاء والأصول والنماذج لالتقاط بيانات العمل المحددة.
لوحات معلومات وعروض بناءً على الأدوار:تمكن النظام من تكوين لوحات المعلومات ورؤية البيانات حسب دور المستخدم ووظيفة العمل، مما يحسن من قابلية الاستخدام وأمان البيانات.
التكيفات الخاصة بالصناعة:غالبًا ما يستخدم WorkPal بالتخصيص لقطاعات مثل البناء، وإدارة المرافق، والمرافق العامة، وتنسيق الحدائق، والهندسة الميكانيكية من خلال تدفقات عمل ووحدات مخصصة.
الأتمتة وتكامل الدمج البريدي:يتضمن البرنامج محرك دمج بريدي قابل للتخصيص لأتمتة مستندات العملاء، وعروض الأسعار، والمراسلات بتنسيق Microsoft Word.
التكامل والتحكم عبر واجهة التطبيقات:يوفر WorkPal التكامل مع أنظمة المحاسبة وإدارة الوثائق وبرامج الأعمال الأخرى من خلال واجهات تطبيقات مفتوحة، ويدعم تكاملات مخصصة مع أطراف ثالثة.
تخصيص التقارير:يمكن للشركات طلب تقارير مخصصة ولوحات تحليلات لتمكين تتبع تحليلي وتقارير أعمال مصممة خصيصاً.
يقدم WorkPal تدريبًا ودعمًا لمساعدة المستخدمين الجدد على التأسيس والنجاح باستخدام البرنامج.
تدريب مخصص:يقدم مستشارو الانضمام تدريبًا مخصصًا يناسب سير العمل الخاص بالشركة، مع التركيز فقط على الميزات ذات الصلة بعمليات الفريق.
تدريب على سطح المكتب والجوال:تتضمن الجلسات المنظمة تدريب مستخدمي سطح المكتب لموظفي المكتب (إدارة الوظائف، التخطيط، العروض، الفواتير، إدارة المستندات) وتدريب مستخدمي الجوال على التحديثات الميدانية والمهام الميدانية.
المواد وأساليب التدريب:يحصل المستخدمون الجدد على وصول كامل للوثائق، فيديوهات التدريب، تمارين الدعم والمتابعات؛ التدريب يُسلم عادة عبر الإنترنت عن طريق Microsoft Teams لتقديم تجربة تفاعلية.
مرونة التنفيذ:تتوفر جلسات تدريب مباشرة على الإنترنت، ندوات ويب، وجلسات شخصية؛ دعم بالبريد الإلكتروني بعد كل جلسة للمتابعة والتمارين.
فريق دعم مخصص:يوفر فريق إدارة الحسابات والدعم الفني بالمملكة المتحدة الدعم طوال فترة الانضمام وبعد تشغيل النظام، ويقدم المساعدة عبر الهاتف، البريد الإلكتروني، والدردشة.
المتابعة:عدة مكالمات متابعة بعد التشغيل ومراجعات ربع سنوية لضمان الانتقال السلس والتحسين المستمر.
قاعدة المعرفة:الوصول إلى موقع دعم كامل عبر الإنترنت يحتوي على الأدلة، استكشاف المشكلات، وفيديوهات التدريب.
توفر الدعم:دعم مباشر على مدار الساعة، ودعم خلال ساعات العمل، ونظام دعم عبر الإنترنت، ودعم عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والدردشة المباشرة.
ينفذ WorkPal تدابير أمنية لحماية بيانات المستخدمين والأعمال، مع التركيز على الضوابط الفنية والتنظيمية.
الامتثال لـ GDPR وحماية البيانات:WorkPal متوافق تمامًا مع GDPR وقانون حماية البيانات لعام 2018، مع سياسات واضحة لمعالجة البيانات بطريقة قانونية وعادلة وشفافة. يتم الاحتفاظ بالبيانات فقط للأغراض المحددة ولا يتم الإفصاح عنها لأطراف غير متوافقة.
تشفير البيانات أثناء النقل:يستخدم WorkPal TLS (الإصدار 1.2 وأعلى) لتشفير البيانات بين أجهزة المستخدم وخوادمهم السحابية، لضمان نقل البيانات بأمان وحمايتها من النقل غير المصرح به.
ضوابط وصول قائمة على الدور:تُمنح مستويات الوصول للمستخدمين ويديرها موظفو الموارد البشرية أو المديرون، لضمان أن الأفراد المصرح لهم فقط يمكنهم عرض المعلومات الحساسة أو تعديلها.
مصادقة المستخدمين:يتطلب الوصول للنظام مصادقة بواسطة اسم مستخدم وكلمة مرور آمنين، ويُختبر الوصول الإداري بانتظام كل ستة أشهر على الأقل لضمان الخلو من الثغرات الأمنية.
تخزين مركزي آمن في السحابة:تُخزن جميع البيانات بأمان في السحابة، مما يجعلها متاحة بسهولة للموظفين المخولين مع الحفاظ على معايير الأمان المطلوبة لنشاط الأعمال ومتطلبات التدقيق.
مراجعة سياسات الأمان بانتظام:تحافظ WorkPal على سياسات الأمان وحماية البيانات وتُراجعها باستمرار لضمان فعالية البروتوكولات الحالية.
التوافر والمرونة:يعمل النظام بمعدل تشغيل بنسبة 99.5٪ ويستضيف على بنية AWS التحتية. تم وضع بروتوكولات الإبلاغ عن الانقطاعات والمرونة لضمان توفر البيانات وسلامتها.
الخصوصية حسب التصميم:يتبع WorkPal مبدأ الخصوصية حسب التصميم، ويمنح المستخدمين معلومات واضحة حول كيفية استخدام بياناتهم وتخزينها وحمايتها.
يصدر WorkPal تحديثات للبرنامج بانتظام—عادة كل بضعة أشهر—مع ميزات جديدة وإصلاحات للأخطاء تستند إلى ملاحظات العملاء واتجاهات السوق.
يتم إصدار التحديثات بشكل دوري، عادة مرتين إلى أربع مرات سنويًا استنادًا إلى ملاحظات الإصدارات بين 2021 و2025.
في بعض الأحيان تُصدر تصحيحات طفيفة وتحسينات للأداء بشكل أكثر تواترًا وذلك استجابة للاحتياجات الحساسة أو إصلاح نقاط ضعف أمنية.
تشمل التحديثات الرئيسية غالبًا ميزات جديدة وتحسينات في واجهة المستخدم وتغييرات وظيفية وتحسينات أمنية استجابة لمطالب المستخدمين وأولويات خريطة الطريق.
يدير WorkPal التحديثات باستخدام استراتيجيات الصناعة القياسية لإدارة الإعدادات والتغييرات، ويراقبها أدوات مثل AWS CloudWatch وCloudTrail.
يتم توثيق جميع التغييرات والإصدارات داخليًا ويتم إخطار المستخدمين بها من خلال ملاحظات الإصدارات وبوابة الدعم عبر الإنترنت، مما يضمن الشفافية بشأن الميزات الجديدة أو إصلاحات الأخطاء.
تُحدد الأولويات وتُعالج حسب شدة الثغرات الأمنية والأخطاء في التحديثات المقبلة؛ وتُعالج الأخطاء الحرجة بسرعة حسب الحاجة.
تحدد سياسة WorkPal أن العملاء يمتلكون بالكامل بياناتهم والمواد المقدمة أو المجمعة في النظام خلال الاستخدام، بينما يحتفظ WorkPal بملكية النظام وبرمجياته وحقوق الملكية الفكرية. قابلية نقل البيانات مدعومة عند انتهاء العقد أو الإلغاء: عملاء WorkPal، عند الطلب، سيحصلون على نسخة إلكترونية من جميع بياناتهم، ما لم يتم إلغاء العقد بسبب تجاوز الشروط أو إذا طلب العميل الحذف المبكر.
ملكية العميل:يمتلك العميل جميع الحقوق، والملكية، والمصلحة في وإلى بياناته ومواده داخل WorkPal؛ ويتحمل مسؤولية الامتثال القانوني ودقة وإدارة البيانات.
حقوق WorkPal في المنصة:تظل البرمجيات والمنصة وحقوق الملكية الفكرية المرتبطة بها ملكية حصرية لـ WorkPal والمرخصين له؛ ويمنح العملاء ترخيصًا لاستخدام (وليس امتلاك) المنصة بالنحو المحدد في بنود العقد.
مواد الأطراف الثالثة:يجب أن يمتلك العملاء أو يكون لديهم الحقوق المناسبة لأي مواد مقدمة لـ WorkPal وتعويض النظام ضد أي دعاوى انتهاك.
عند الطلب بعد الانتهاء:عند انتهاء الاشتراك (عدا الإنهاء لأسباب تتعلق بالتجاوز)، سيقدم WorkPal نسخة إلكترونية من جميع بيانات العميل والمواد المحتفظ بها، إذا طلبها العميل.
جدول الاحتفاظ:تحفظ البيانات افتراضيًا لمدة 12 شهراً بعد انتهاء الاشتراك ما لم يُطلب حذفها سابقًا؛ بعد هذه الفترة، تُحذف البيانات ما لم يطلب خلاف ذلك.
نطاق الدعم:يمكن لـ WorkPal المساعدة في نقل أو تحويل البيانات كخدمة مدفوعة إذا لزم الأمر.
النسخ الاحتياطية:يتم إجراء نسخ احتياطي يومي للحفاظ على سلامة البيانات وتوفرها خلال فترة العقد.
شروط WorkPal تحتوي على تفاصيل تجديد العقد والإلغاء، الموضحة في اتفاقية الترخيص، والتي تعرض الشروط والإجراءات المتعلقة بالاشتراك، والإنهاء، والتجديد. تتضمن أهم نقاط البيانات مدة العقد، وعمليات التجديد، والتزامات مالية، وأحكام ما بعد الإنهاء.
فترة الاشتراك:تُذكر مدة العقد (فترة الاشتراك) بشكل محدد في شروط الطلب وتبدأ من تاريخ الترخيص (تثبيت البرنامج أو أول استخدام له).
عملية التجديد:يُحكم التجديد بتوقيع شروط طلب جديدة؛ يجب مراجعة الشروط المحددة والعامة الجديدة عند توقيع الشروط الجديدة. لا يوجد تلميح للتجديد التلقائي—يبدو أن كل عملية تجديد تتطلب اتفاقية صريحة.
التعديلات:يمكن تعديل الشروط مع كل فترة عقد جديدة، ويجب مراجعة التعديلات عند كل تجديد.
أسباب الإنهاء:
يمكن إنهاء العقد في حالة انتهاك الشروط، أو عدم الدفع، أو وجود محتوى غير مناسب، أو تجاوز الاستخدام المصرح به، أو انتهاك الالتزامات.
يحتفظ WorkPal بالحق في تعليق الترخيص (دون إنهاء كامل) إذا تم الاشتباه في حدوث تقصير أو انتهاك؛ ويشمل ذلك تعطيل الحسابات قبل تصفية الديون.
تأثيرات الإنهاء:
تنتهي جميع الحقوق والتراخيص فوراً بعد الإنهاء.
يُطلب دفع جميع الرسوم والمبالغ المستحقة عند الإنهاء.
يجب على العميل إعادة أو التخلص من جميع مستندات WorkPal والمعلومات السرية والمواد الأخرى.
التعامل مع البيانات بعد الإنهاء:
تُحتفظ بيانات العميل لمدة 12 شهراً بعد نهاية العقد، ما لم يُطلب الحذف المبكر؛ يمكن إرجاع المستندات عند الطلب (عدا الحالات المتعلقة بالإنهاء بسبب التجاوز).
رسوم مستمرة:تُدفع رسوم الترخيص الشهرية في التواريخ المحددة؛ عدم الدفع (بعد 10 أيام من التأخير) يمنح WorkPal حق تعليق التراخيص والخدمات.
الدفعات المستحقة:تدفع جميع المبالغ المستحقة (بما في ذلك الفوائد) عند إنهاء العقد.
رسوم إضافية:تجاوز الاستخدام (فوق الشروط) يستوجب رسوماً إضافية وفق الأسعار الحالية؛ التخزين الإضافي فوق 10 جيجابايت لكل شركة قابل للفوترة.
برنامج WorkPal يدعم الامتثال من خلال تخزين جميع البيانات بأمان:
إمكانية الوصول إلى البيانات للمراجعة:يخزن WorkPal جميع البيانات التشغيلية في نظام مركزي قائم على السحابة صُمم ليكون سهل الوصول لأغراض الفحص الداخلي أو الخارجي، مما يدعم مراجعات الامتثال للأعمال والصناعات المحددة.
الحماية الفنية:يتضمن البرنامج تدابير إدارية وفيزيائية وفنية لحماية أمان وسرية وسلامة بيانات العملاء. ويشمل ذلك النسخ الاحتياطية اليومية، والوصول المقيد، والحماية من التعديلات أو الإفصاح غير المصرح به للبيانات، والاستضافة الآمنة.
الحماية العامة للبيانات:يتحمل العملاء مسؤولية الحصول على الموافقة لجميع البيانات المقدمة ومتطلبات الامتثال لقانون حماية البيانات لعام 1998؛ ويعالج WorkPal البيانات فقط حسب الحاجة لتقديم الخدمة، ودعمها، وتفويضها قانونياً.
امتثال مركز على المملكة المتحدة:تشير شروط الخدمة إلى الامتثال أساساً للتشريعات البريطانية (مثل قانون حماية البيانات لعام 1998)، ولا تشير مباشرة إلى الأنظمة العالمية مثل GDPR أو HIPAA أو SOX.
مسؤولية العميل:يجب على العملاء الامتثال لجميع القوانين والأنظمة المتعلقة بأنشطتهم والبيانات المقدمة، مع تحديد WorkPal الإعفاء من المسؤولية نتيجة التسليم غير القانوني أو غير المناسب للبيانات.
لا شهادات ضمنية:لا تشير الوثائق أو التسويق المتاح للجمهور إلى أي شهادات (ISO, SOC, GDPR, VPAT, إلخ) أو معايير امتثال محددة للقطاع.
الاحتفاظ بالبيانات والحذف:يتم الاحتفاظ بجميع بيانات العملاء لمدة الاشتراك و12 شهرًا بعد الإنهاء ما لم يُطلب حذفها في وقت سابق.
