برنامج PastPerfect لإدارة المتاحف

تشمل عملية التنفيذ النموذجية لـ برنامج PastPerfect للمتاحف عدة خطوات منظمة وتختلف مدتها حسب حجم المؤسسة، والبيانات الموجودة، والإصدار المختار (سطح المكتب أو الويب). إليك شرح تفصيلي استنادًا إلى دليل المستخدم الرسمي:

عملية تنفيذ برنامج PastPerfect للمتاحف

المرحلة الأولى: التحضير والتقييم

1. قراءة دليل المستخدم

   • موصى به كخطوة أولى لفهم إمكانيات البرنامج.

2. التجربة باستخدام البرنامج التقييمي

   • يتوفر إصدار تجريبي مجاني، محمّل ببيانات تجريبية للتدريب والاختبار.

المرحلة الثانية: الإعداد الأولي

1. تثبيت البرنامج

   • يتطلب الإصدار المكتبي التثبيت المحلي؛ بينما استضافة إصدار الويب سحابية.

2. إعداد قائمة رئيسية ومعلومات المؤسسة

   • تخصيص الواجهة باسم المتحف والشعار.

3. إدخال معايير النظام وإعدادات محطة العمل

   • تهيئة الإعدادات لبيئة العمل المحلية وتفضيلات المستخدمين.

4. إعداد الأمان وأدوار المستخدمين

   • تحديد مستويات الوصول للموظفين والمتطوعين.

المرحلة الثالثة: التخصيص

1. إعداد الحقول المخصصة

   • تخصيص حقول التصنيف لتناسب احتياجات مؤسستك.

2. تثبيت الترقيات الاختيارية

   • الوسائط المتعددة، الترميز الشريطي، مدير المخزون، وترقيات الشبكة إذا تم شراؤها.

3. تخصيص أدوات الاستعلام وصانع التقارير

   • تعديل قوالب البحث والتقارير.

4. إعداد المدقق الإملائي ومفاتيح الأداء

   • تحسين كفاءة إدخال البيانات.

المرحلة الرابعة: تحضير البيانات

1. إنشاء ملفات السلطة والقوائم المنسدلة

   • توحيد المصطلحات عبر الكتالوجات.

2. تخصيص شاشات التصفح

   • تعديل طريقة عرض البيانات للمستخدمين.

3. تحديد روتين النسخ الاحتياطي

   • إنشاء إجراءات نسخ احتياطي منتظمة.

المرحلة الخامسة: إدخال البيانات والهجرة

1. تحويل البيانات الموجودة

   • استيراد البيانات القديمة من جداول البيانات أو الأنظمة الأخرى.

2. إدخال جهات الاتصال والمتبرعين

   • ملء وحدة إدارة جهات الاتصال.

3. إدخال سجلات الاقتناء

   • بدء تصنيف المقتنيات الجديدة.

4. تصنيف الأشياء، الصور، الأرشيفات، العناصر المكتبية

   • استخدام الكتالوجات الأربعة المتكاملة.

5. إنشاء سجلات القروض والمعارض

   • تتبع القروض والمعارض الحالية والتاريخية.

6. إعداد الحملات والعضويات

   • تهيئة تتبع جمع التبرعات والأعضاء.

الجدول الزمني النموذجي

• المتاحف الصغيرة:
  • 2–4 أسابيع للإعداد الأساسي وإدخال البيانات الأولية.
• المؤسسات المتوسطة:
  • 1–2 شهر بما في ذلك التخصيص والتدريب.
• المؤسسات الكبيرة أو الهجرات المعقدة:
  • 3–6 أشهر حسب حجم البيانات وتوافر الموظفين.

يتوفر التدريب والدعم طوال العملية، ويختار العديد من المؤسسات خطط الدعم السنوية للمساعدة في الإعداد وحل المشاكل.

برنامج PastPerfect للمتاحف قابل للتخصيص بشكل عالٍ، خاصة من خلال الطرق التالية:

الحقول المخصصة

• يمكنك إضافة حقول مخصصة إلى أي جدول تصنيف أو جدول جهات اتصال لجمع البيانات المهمة لمؤسستك.
• تشمل أنواع الحقول:
  • نص (سطر واحد)
  • فقرة (عدة أسطر)
  • عدد صحيح
  • عملة
  • عدد عشري
  • تاريخ
  • ملف السلطة

  • HTML (للمحتوى المضمن)

التقارير المخصصة

• يمكن للمستخدمين إنشاء تقارير باستخدام صانع التقارير المدمج.

• إذا لزم الأمر، يمكن شراء تقارير مخصصة وتصميمها وفقًا لمواصفاتك.

تخصيص الواجهة

• يمكن تخصيص شاشات التصفح ونتائج الاستعلام والقوالب.

• يمكن تكوين أدوار الأمان وتصاريح المستخدم لتتناسب مع سير العمل التنظيمي.

تخصيص الوصول العام

• باستخدام PastPerfect Online، يمكن للمؤسسات تخصيص قاعدة بيانات مجموعاتها المتاحة للعامة لتتماشى مع تصميم موقعها والتحكم في البيانات التي يتم مشاركتها.

يقدم برنامج PastPerfect إصدارات سطح المكتب (الإصدار 5.0) وسحابية (إصدار الويب)، كل منها يحتوي على هياكل تكلفة مختلفة:

رسوم الإعداد والترخيص

• حزمة البداية لإصدار الويب: 375 دولارًا (أو 300 دولار للأعضاء في AASLH)
• حزم الويب الكاملة / XL / 2XL: 1,245 دولارًا (أو 996 دولارًا للأعضاء في AASLH)

• إصدار سطح المكتب 5.0: يبدأ من 870 دولارًا (البرنامج الأساسي)

التكاليف السنوية للاستضافة والدعم (إصدار الويب)

• حزمة البداية: 745 دولارًا سنويًا (أو 596 دولارًا للأعضاء في AASLH)
• الحزمة الكاملة: 870 دولارًا سنويًا (أو 696 دولارًا)
• حزمة XL: 1,245 دولارًا سنويًا (أو 996 دولارًا)

• حزمة 2XL: 2,245 دولارًا سنويًا (أو 1,796 دولارًا)

استضافة الوصول العام (اختياري)

• بداية: 250 دولارًا سنويًا (أو 200 دولار)
• كاملة: 375 دولارًا سنويًا (أو 300 دولار)
• XL: 750 دولارًا سنويًا (أو 600 دولار)

• 2XL: 1,500 دولار سنويًا (أو 1,200 دولار)

رسوم الدعم

• دعم مجاني لمدة 30 يومًا بعد الشراء
• خطة دعم سنوية: مكالمات ورسائل غير محدودة بالبريد الإلكتروني، يختلف السعر حسب عدد المستخدمين

• دعم لكل حادث: 85 دولارًا لكل مشكلة إذا لم يتم شراء خطة سنوية

رسوم الشحن

• الولايات المتحدة الأمريكية: 15 دولارًا
• كندا: 45 دولارًا

• دول أخرى: 75 دولارًا

تكاليف الترقية

• تتوفر ترقيات الإصدار، وبعض الإضافات تنتقل تلقائيًا.

يقدم برنامج PastPerfect مجموعة شاملة من خيارات التدريب والدعم المصممة للمستخدمين الجدد وذوي الخبرة:

خيارات التدريب

1. أقراص التدريب (لإصدار PastPerfect 5.0)
   • تغطي ثلاثة أقراص مضغوطة التصنيف، إدارة جهات الاتصال، البحث والتقارير.
   • تشمل الموضوعات استخدام Nomenclature 3.0، إرفاق الوسائط المتعددة، إدارة ملفات السلطة، وأمان البيانات.
   • الأسعار:
     • قرص فردي: 39 دولارًا

     • مجموعة الأقراص الثلاثة كاملة: 119 دولارًا

2. الدروس والندوات عبر الإنترنت
   • ندوات فيديو تعليمية ونصائح تقنية متاحة عند الطلب لإصدار PastPerfect 5.0 وOnline.

   • تشمل الموضوعات التصنيف، المشاركة العامة، إعداد البحث المتقدم، وتخصيص الموقع.

3. أدلة المستخدم والكتيبات

   • أدلة مجانية قابلة للتنزيل لجميع الإصدارات: PastPerfect 5.0، إصدار الويب، Online، و4.0.

4. قاعدة المعرفة

   • مقالات حول الأسئلة المتكررة ورسائل الخطأ وأدلة كيفية الاستخدام.

5. برنامج التقييم

   • إصدار تجريبي مجاني مع بيانات تجريبية للتعلم العملي والتجربة.

6. محاضرات الغداء

   • جلسات مجانية لمدة 45–60 دقيقة مع أسئلة وأجوبة، تغطي ميزات محددة وأفضل الممارسات.

خدمات الدعم

1. دعم مجاني لمدة 30 يومًا
   • دعم غير محدود عبر الهاتف والبريد الإلكتروني بعد الشراء الأولي.
2. خطة دعم سنوية
   • مكالمات ورسائل بريد إلكتروني غير محدودة.
   • يشمل الدعم الفني والتشغيلي.
   • يختلف السعر حسب عدد المستخدمين / محطات العمل.
3. دعم لكل حادث
   • 85 دولارًا لكل مشكلة إذا لم يتم شراء خطة سنوية.
4. ساعات الدعم
   • من الاثنين إلى الجمعة، من 9:00 صباحًا إلى 5:30 مساءً (بتوقيت الساحل الشرقي).
   • دعم عبر البريد الصوتي خارج ساعات العمل.
5. موارد الموقع الإلكتروني
   • الوصول إلى التحديثات، والنشرات الإخبارية، ومقاطع الفيديو التدريبية، وتوثيق المنتج.

يتضمن برنامج PastPerfect ميزات أمان قوية اختيارية لحماية البيانات الحساسة:

التحكم في وصول المستخدمين

• أذونات مستندة إلى الأدوار
  • عشر مجموعات مستخدمين محددة مسبقًا: المسؤول، امين المتحف، المشرف، المدير، الموظف، مجموعات، العضوية، باحث، زائر، متطوع.

  • يمكن تقييد كل مجموعة من الوصول إلى شاشات أو وظائف محددة.

• قيود مخصصة
  • السيطرة على وصول المستخدمين إلى الإضافة، التعديل، الطباعة، حذف السجلات، وعرض الحقول الحساسة مثل القيم أو المواقع التخزينية.
• حماية كلمة السر
  • كلمات المرور تصل حتى 10 أحرف.

  • يمكن للمسؤولين فقط تغيير كلمات المرور.

التفعيل والإدارة

• يجب تفعيل الأمان يدويًا من قائمة الإعداد.

• عند التفعيل، تتحول الأزرار أو الوظائف المقيدة إلى اللون الرمادي وتصبح غير متاحة.

النسخ الاحتياطي وحماية البيانات

• أدوات النسخ الاحتياطي اليدوي
  • يمكن للمستخدمين عمل نسخ احتياطية للبيانات على أقراص CD أو DVD أو فلاش أو أقراص خارجية.

  • يوصى بعمل نسخ احتياطية أسبوعية وتخزينها خارج الموقع.

  • إصدار السحابة (إصدار الويب)

  • يستضاف على Amazon Web Services (AWS) مع نسخ احتياطية ليلية تلقائية.

• دعم استعادة البيانات
  • يشمل الدعم السنوي المساعدة في الاستعادة في حالة حدوث فشل كارثي.

يصدر PastPerfect التحديثات بشكل دوري لإصلاح الأخطاء وتقديم ميزات جديدة. تختلف عملية التحديث قليلاً بين إصدار سطح المكتب (PastPerfect 5.0) وإصدار الويب:

PastPerfect 5.0 (سطح المكتب)

• تحديثات يدوية: يجب على المستخدمين تنزيل وتثبيت التحديثات يدوياً من صفحة التحديثات الرسمية.
• تحديثات تراكمية: كل تحديث يتضمن جميع الإصلاحات والميزات السابقة، لذلك يحتاج المستخدمون فقط إلى أحدث إصدار.
• الإصدار الحالي: كما في أحدث إصدار، الإصدار المكتبي هو 5.0G2.
• إشعارات التحديث: يتم الإعلان عنها عبر الموقع الإلكتروني والنشرات الإخبارية الفصلية.

• تنبيه: يُنصح المستخدمون بتثبيت التحديث الذي يطابق إصدارهم فقط لتجنب مشكلات البرامج.

PastPerfect Web Edition (السحابة)

• تحديثات تلقائية: يتم دفع التحديثات تلقائيًا لجميع المستخدمين—لا حاجة للتثبيت اليدوي.
• مدرجة في الرسوم السنوية: جميع التحديثات والصيانة والدعم الفني مدمجة في الاشتراك السنوي.
• يستضيف على AWS: يضمن نشر آمن ومركزي للتحديثات والنسخ الاحتياطية.

سياسة ملكية البيانات وقابلية نقل البيانات في PastPerfect تتماشى مع لوائح الخصوصية مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وقانون حماية خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA):

ملكية البيانات

• أنت تملك بياناتك: تحتفظ المؤسسات بالملكية الكاملة لبياناتها، بما في ذلك سجلات التصنيف والصور ومعلومات الاتصال.

• التحكم في الوصول: يمكن للمستخدمين المصرح لهم فقط الوصول إلى البيانات. قد يطلب موظفو PastPerfect إذنًا للوصول إلى نظامك لحل المشكلات.

قابلية نقل البيانات

• حق التصدير: يحق للمستخدمين الحصول على بياناتهم بتنسيق منظم وقابل للقراءة.
• أدوات الترحيل: الأدوات المدمجة تسمح بتصدير/استيراد البيانات بين الإصدار 5.0 من PastPerfect وإصدار الويب.

• النقل إلى جهات خارجية: يمكن نقل البيانات إلى أنظمة أخرى إذا لزم الأمر، على الرغم من أن التنسيق قد يتطلب تعديلات.

النقاط الرئيسية لسياسة الخصوصية

• يتم جمع البيانات الشخصية والمؤسسية فقط بموافقة.
• يمكن للمستخدمين سحب الموافقة في أي وقت، على الرغم من أن هذا قد يحد من الوصول إلى الخدمات.
• تتم حماية البيانات بموجب قوانين الخصوصية الأمريكية والدولية.

يقدم PastPerfect خيارات مرنة للتوسع بناءً على حجم مؤسستك واحتياجاتك المتغيرة:

التوسع للأعلى

• حزم إصدار الويب: يمكنك الترقية من حزمة البداية إلى الحزم الكاملة أو XL أو 2XL حسب عدد المستخدمين والسجلات.
• وحدات إضافية: يمكن إضافة الوسائط المتعددة، الطباعة بالباركود، مدير الجرد، وPastPerfect Online في أي وقت.
• الحقول المخصصة: يمكن للمؤسسات إضافة حقول مخصصة غير محدودة لاستيعاب احتياجات البيانات المتزايدة.

• خطط الدعم: يمكن توسيع الدعم السنوي ليشمل عدد محطات العمل أو المستخدمين.

التقليل

• يمكنك تخفيض حزم الاستضافة أو إزالة الوحدات الاختيارية (مثل PastPerfect Online) إذا لم تعد مطلوبة.
• حدود السجلات يمكن تعديلها، ويتم إعادة حساب رسوم الاستضافة وفقاً لذلك.
• عقود الدعم اختيارية ويمكن إلغاؤها أو التحول إلى الفوترة لكل مشكلة.

تتطلب التغييرات في الحزم أو الخدمات عادةً الاتصال بفريق دعم أو مبيعات PastPerfect.

شروط التجديد

• تجدد العقود الخاصة بـ إصدار الويب والاستضافة على الإنترنت سنويًا.
• إذا لم تخطر PastPerfect بالإلغاء قبل تاريخ التجديد، فستتم محاسبتك تلقائيًا عن الفترة التالية.

• تتضمن فواتير التجديد حدود السجلات وتفاصيل الاستضافة.

شروط الإلغاء

• يجب التواصل للإلغاء قبل تاريخ التجديد لتجنب الرسوم.
• لا يتم إصدار استردادات عن الأجزاء غير المستخدمة من الفترة السنوية.

• يمكن تصدير البيانات قبل الإلغاء لضمان إمكانية النقل.

عقود الدعم

• تجدد عقود الدعم السنوية بناءً على تاريخ الدفع.
• يمكنك الانسحاب والتحول إلى الدعم لكل حادث (حالياً 85 دولار لكل مشكلة).

يتوافق برنامج PastPerfect مع العديد من معايير إدارة المتاحف والبيانات، على الرغم من أنه لا يذكر صراحة شهادات مثل ISO أو SOC:

معايير تصنيف المتاحف

• التسمية 3.0: تُستخدم لتصنيف العناصر وإدارة القواميس المتخصصة.

• البيانات الوصفية الهرمية: يدعم الوصف الأرشيفي المُنظّم وملفات السلطة.

خصوصية البيانات وملكيتها

• يتوافق مع مبادئ اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وقانون حماية خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA):
  • المستخدمون يمتلكون بياناتهم.
  • يمكن تصدير البيانات بتنسيقات منظمة.

  • جمع البيانات واستخدامها مبني على الموافقة.

أمان استضافة السحابة

• يتم استضافة إصدار الويب على خدمات الويب من أمازون (AWS)، والتي تلتزم ببروتوكولات الأمان القياسية في الصناعة.

سلامة السجلات

• تساعد سجلات التدقيق المدمجة وتتبع الأخطاء في الحفاظ على دقة البيانات وقابليتها للتتبع.