CareTime

تم تصميم تنفيذ CareTime ليكون فعالًا ويركز على المستخدم بدعم في جميع مراحل العملية. عادةً ما تكتمل العملية في غضون 2 إلى 6 أسابيع، حسب حجم وتعقيد الوكالة.

• الاستشارة الأولية وتقييم الاحتياجات
  تبدأ العملية باجتماعات اكتشافية لتقييم هيكل الوكالة، وسير العمل، واحتياجات الامتثال. يساعد ذلك في تخصيص التكوين ونهج التدريب.

• تكوين النظام والإعداد
  يتم تكوين CareTime ليتناسب مع عمليات المنظمة، بما في ذلك الجدولة، والتحقق من الزيارة، وتكوينات الدافعين، وأدوار الموظفين.

• نقل البيانات
  إذا كنت تنتقل من نظام آخر، قد يتم استيراد بيانات العملاء التاريخية والموظفين والزيارات إلى منصة CareTime.

• تدريب الموظفين
  تُقدم جلسات تدريب حية أو حسب الطلب للمديرين، ومقدمي الرعاية، والمنسقين. غالبًا ما تتضمن أدلة مستخدم مخصصة وجولات تدريبية.

• الاختبار والتجارب التجريبية
  يتم إجراء فترة اختبار قصيرة أو مرحلة تجريبية للتحقق من وظائف النظام ومعالجة أي مشكلات قبل التنفيذ الكامل.

• التشغيل والدعم بعد التنفيذ
  بعد بدء التشغيل، تقدم CareTime الدعم لضمان تكيّف المستخدمين بسلاسة وعمل النظام بكفاءة.

يضمن هذا النهج المرحلي الهيكلي الحد الأدنى من التعطيل مع تحسين جاهزية الموظفين وأداء النظام.

تم تصميم CareTime بمرونة لتتكيف مع الاحتياجات التشغيلية المختلفة، خاصة داخل وكالات الرعاية المنزلية، والرعاية الشخصية، والخدمات الممولة من Medicaid.

• خدمات وبرامج قابلة للتكوين
  يمكن للوكالات إعداد أنواع خدمات مخصصة (مثل الرعاية الشخصية، والاستراحة، والرعاية الخاصة) لتتوافق مع الدافعين أو العقود.

• سير عمل وأدوار مستخدم مخصصة
  يسمح النظام الأساسي للمؤسسات بتحديد وصول المستخدم، والأذونات، وسير العمل لتتناسب مع العمليات الداخلية.

• إعدادات الامتثال الخاصة بالولاية
  يتوافق CareTime مع أنظمة EVV الحكومية المختلفة ويمكن تخصيصه لتقارير الامتثال المحددة.

• خيارات التكامل
  يتوفر التكامل المخصص مع أنظمة الرواتب، وبرمجيات الفوترات، ومنصات طرف ثالث أخرى لتحسين تدفق البيانات والأتمتة.

• النماذج والتوثيق
  يمكن للوكالات تخصيص خطط الرعاية، ونماذج التقييم، وحقول توثيق الزيارة لتلبية متطلبات التوثيق والتدقيق.

بينما تعمل CareTime أساسًا على نموذج تسعير يعتمد على الاشتراك، قد تكون هناك بعض التكاليف الإضافية تبعًا لمتطلبات الوكالة.

• رسوم الإعداد أو التنفيذ
  قد يتم فرض رسوم إعداد لمرة واحدة، خاصة لنقل البيانات، وتكوين EVV، وتخصيص النظام. يمكن أن تتراوح هذه التكاليف حسب حجم وتعقيد الوكالة.

• رسوم الاشتراك الشهري
  عادةً ما يعتمد التسعير على عدد العملاء أو المستخدمين النشطين. تتضمن هذه الرسوم الوصول إلى المنصة، والتحديثات، ومعظم الميزات القياسية.

• خدمات إضافية
  قد تتكبد بعض الميزات الاختيارية مثل التقارير المتقدمة، والتكاملات المخصصة، أو الاتصالات عبر الرسائل النصية/SMS رسومًا إضافية.

• التدريب ودعم الانضمام
  عادةً ما يتضمن التدريب الأساسي، ولكن قد تختار بعض الوكالات حزم انضمام متميزة للحصول على دعم أعمق أو جلسات شخصية.

• الدعم الفني والصيانة
  عادةً ما يشمل الدعم الفني المستمر في الاشتراك. ومع ذلك، قد تدفع الوكالات التي تتطلب مستويات خدمة موسعة أو ساعات دعم مخصصة رسومًا إضافية.

• رسوم الامتثال وState EVV
  في الولايات التي توجد بها تفويضات EVV، قد يكون لتكامل مع مجمعين محددين (مثل Sandata، HHAeXchange) تكاليف مرتبطة.

توفر CareTime دعم انضمام قوي وموارد تدريبية لضمان أن الوكالات وموظفيها واثقون وكفوؤون في استخدام المنصة بفعالية من البداية.

• جلسات انضمام أولية
  عند التسجيل، يتم تعيين خبير الانضمام للوكالة الذي يوجههم خلال إعداد النظام ويساعد في ضمان تكييف النظام مع سير عملهم.

• ندوات تدريبية مباشرة على الإنترنت
  تُعقد جلسات مباشرة منتظمة لإرشاد المستخدمين حول الوظائف الأساسية بما في ذلك الجدولة، وEVV، والفوترة، وتوثيق مقدمي الرعاية.

• وحدات تدريبية حسب الدور
  يتم تصميم التدريب حسب دور المستخدم—الإدارة، مقدمو الرعاية، المنسقون، وموظفو الفوترة—بحيث يتلقى كل عضو الفريق فقط المعلومات ذات الصلة بوظيفته.

• مواد التعلم الذاتي
  تتوفر مكتبة من مقاطع الفيديو، والأسئلة الشائعة، وأدلة خطوة بخطوة داخل النظام الأساسي، مما يتيح للمستخدمين التعلم بوتيرتهم الخاصة والرجوع إلى المواد حسب الحاجة.

• دعم فردي (حسب الحاجة)
  قد تتلقى الوكالات التي لديها سير عمل أكثر تعقيدًا أو احتياجات تخصيص تدريبًا فرديًا خلال الانضمام أو عند الطلب.

• دعم فني وتشغيلي مستمر
  بعد التنفيذ، تواصل CareTime تقديم الدعم عبر البريد الإلكتروني، والدردشة، أو الهاتف. تُعالج التذاكر حسب مستويات الأولوية لضمان الحل في الوقت المناسب.

• مدير نجاح العملاء المخصص
  بالنسبة للوكالات الكبيرة، قد يتم تخصيص مدير نجاح مخصص للمساعدة في أفضل الممارسات، ومراجعات الأداء، والتخطيط بعيد المدى.

تعطي CareTime الأولوية لسرية وسلامة وتوافر بيانات العملاء والوكالات، مع العديد من تدابير الحماية المدمجة في النظام.

• الامتثال لـ HIPAA
  النظام متوافق بالكامل مع لوائح HIPAA، مما يضمن التعامل مع المعلومات الصحية المحمية (PHI) وتخزينها بأمان.

• تشفير البيانات
  يتم تشفير جميع البيانات أثناء الانتقال وأثناء التخزين باستخدام بروتوكولات التشفير الصناعية القياسية (مثل HTTPS، SSL، وAES-256).

• ضوابط وصول مستندة إلى الأدوار
  يتم تقييد الوصول إلى ميزات النظام والبيانات بناءً على أدوار المستخدم، مما يقلل من التعرض والوصول غير المصرح به.

• سجلات التدقيق وتسجيل الأنشطة
  يتم تسجيل جميع الإجراءات التي يتم تنفيذها في النظام، مما يمكّن المسؤولين من تتبع التغييرات، ومتابعة التصرفات، وإجراء التدقيقات.

• بيئة استضافة آمنة
  تستخدم CareTime مزودي استضافة سحابية موثوقين مع مراكز بيانات معتمدة، مما يضمن مستويات عالية من الأمان الفعلي والرقمي.

• المصادقة متعددة العوامل (MFA)
  يمكن تفعيل ميزة MFA اختياريًا لتعزيز أمان تسجيل الدخول وتقليل مخاطر الوصول غير المصرح به.

• مراجعات أمنية منتظمة والمراقبة
  يخضع النظام لمراجعات أمنية دورية، وتقييمات للثغرات، والمراقبة في الوقت الفعلي لاكتشاف ومنع التهديدات بسرعة.

تتبع CareTime نموذج تحسين مستمر مع تحديثات منتظمة للبرامج تعزز الوظائف، وتصحح الأخطاء، وتحافظ على الامتثال التنظيمي.

• تحديثات تدريجية متكررة
  عادةً ما يتم طرح التحديثات على أساس شهري أو كل شهرين، حسب طبيعة التحسينات أو التغييرات التنظيمية.

• النشر التلقائي
  يتم تطبيق معظم التحديثات تلقائيًا في بيئة السحابة دون الحاجة إلى تدخل المستخدم، مما يقلل من وقت التوقف أو الجهد اليدوي.

• إعلانات الميزات وملاحظات الإصدار
  يتم إخطار المستخدمين بالميزات الجديدة، والتحسينات، والتغييرات عبر إشعارات داخل التطبيق، والبريد الإلكتروني، أو مركز المساعدة، غالبًا مع الإرشادات أو مقاطع الفيديو التوضيحية.

• تعديلات EVV والامتثال
  يتم إعطاء الأولوية للتحديثات عند تغير متطلبات مجمع EVV أو قواعد Medicaid في الولاية، مما يضمن استمرار التزام الوكالات بدون انقطاع.

• تكامل ملاحظات المستخدمين
  تجمع CareTime ملاحظات المستخدمين بشكل منتظم وتدرج طلبات الميزات المطلوبة بشدة في التحديثات المستقبلية.

• الاختبار وضمان الجودة
  قبل النشر، تخضع التحديثات لاختبارات داخلية صارمة لضمان عدم تعطل سير العمل الحالي أو حدوث عدم استقرار في النظام.

تحافظ CareTime على نهج شفاف يركز على العميل في ملكية البيانات، مما يضمن أن الوكالات لديها السيطرة والوصول إلى معلوماتها في جميع الأوقات.

• ملكية العميل للبيانات
  جميع البيانات المدخلة إلى منصة CareTime بما في ذلك سجلات المرضى، وسجلات الزيارات، وتفاصيل الفوترة، والتوثيق، مملوكة من قبل الوكالة المشتركة. تعمل CareTime فقط كمعالج بيانات.

• الوصول للبيانات في أي وقت
  يمكن للوكالات الوصول إلى بياناتها وتصديرها في أي وقت من خلال أدوات مدمجة مثل التقارير، والتنزيلات، أو وظائف التصدير المخصصة، مما يضمن الرؤية الكاملة والسيطرة.

• قابلية نقل البيانات المنظمة
  يتم توفير البيانات في تنسيقات مقبولة عامة (CSV، Excel، إلخ) للنقل السهل إذا قررت الوكالة الانتقال إلى نظام آخر أو احتاجت احتياطيات للأغراض التدقيقية والامتثال.

• سياسة الاحتفاظ بالبيانات
  تحتفظ CareTime ببيانات الوكالة طالما كان الاشتراك نشطًا. بعد الإنهاء، يتم عادة الاحتفاظ بالبيانات لفترة سماح محدودة قبل الحذف، ما لم يتم النص خلاف ذلك في العقد.

• طلب التصدير الكامل للبيانات
  عند الطلب، يمكن لـ CareTime المساعدة في تصدير البيانات الشامل أو دعم النقل. قد يتم تحصيل رسوم خدمة حسب الحجم أو التخصيص المطلوب.

• عدم المشاركة غير المصرح بها
  لا تبيع CareTime بيانات الوكالات أو تؤجرها أو تشاركها مع أطراف ثالثة دون إذن صريح، مما يضمن الخصوصية والامتثال التنظيمي.

تقدم CareTime شروط اشتراك مرنة وهيكل منصة يدعم التنظيم مع توسع الخدمات أو تقليلها أو تعديل أعداد الموظفين والعملاء.

• نموذج تسعير مرن
  عادةً ما يعتمد تسعير CareTime على عدد العملاء النشطين أو مقدمي الرعاية أو الزيارات، مما يسمح للوكالات بالدفع فقط مقابل ما تستخدمه. يسهل ذلك التوسع أو التقلص دون الحاجة لإعادة التفاوض على العقد بأكمله.

• دون التزام طويل الأجل للتوسع
  يمكن للوكالات إضافة أو تقليل تراخيص المستخدم أو وحدات الخدمة حسب الحاجة، مع انعكاس التغييرات في الدورة الشهرية أو الفوترة. غالبًا لا توجد عقوبات لتعديل أعداد المستخدمين.

• ميزات إضافية حسب الحاجة
  يمكن للمنظمات اختيار تفعيل ميزات إضافية—مثل أدوات الامتثال الجديدة، وخيارات الاتصالات، أو التكاملات—عندما تكون جاهزة، دون التأثير على النظام الأساسي.

• دعم التوسع على مستوى المواقع المتعددة
  بالنسبة للوكالات المتوسعة، يدعم CareTime التكوينات متعددة المكاتب أو متعددة الولايات، مما يسمح بالإشراف المركزي والتقارير دون تكرار الأنظمة.

• إدارة المستخدمين بسلاسة
  يمكن للمسؤولين تفعيل أو تعطيل المستخدمين بسرعة، وتحديث مستويات الوصول، وإعادة تعيين الأدوار لتتوافق مع تغييرات الموظفين، مما يقلل العبء الإداري.

• قابلية التوسع القائمة على السحابة
  كنظام قائم على السحابة، يتم توسيع أداء وتخزين CareTime تلقائيًا دون الحاجة إلى استثمار إضافي في البنية التحتية من قبل الوكالة.

تقدم CareTime ترتيبات اشتراك مرنة مع شروط تجديد وإلغاء محددة بوضوح لتناسب طبيعة مؤسسات الرعاية المنزلية وخدمات الصحة الديناميكية.

• نموذج يعتمد على الاشتراك
  عادةً ما تعمل CareTime بنظام الاشتراك الشهري أو السنوي. يمكن للوكالات اختيار تواتر الفوترة الذي يناسب ميزانيتها وتفضيلات التشغيل الخاصة بها.

• بند التجديد التلقائي
  ما لم يتم النص خلاف ذلك، غالبًا ما يتم تجديد الاشتراكات تلقائيًا في نهاية فترة الفوترة لضمان استمرار الوصول دون انقطاع. غالبًا ما يتم إرسال إشعار بالتجديد القادم مسبقًا.

• فترة إشعار للإلغاء
  عادةً ما يُطلب من الوكالات تقديم إشعار مكتوب مسبق—عادة بين 15 إلى 30 يومًا—قبل نهاية دورة الفوترة إذا كانت ترغب في الإلغاء دون رسوم إضافية.

• دون التزام طويل الأجل
  لا تفرض العديد من خطط CareTime عقودًا طويلة الأجل، مما يسمح للوكالات بالانتهاء بعد الفترة الحالية. هذه المرونة ذات قيمة خاصة للمزودين الأقل حجمًا أو الموسميين.

• سياسات إنهاء مبكرة
  بالنسبة للعقود التي تحتوي على التزامات سنوية أو معدلات مخفضة، قد يشمل الإنهاء المبكر رسومًا بنسبة تناسبية أو رسومًا بناءً على الاتفاق. يتم تفصيل ذلك عادةً في عقد الخدمة.

• إمكانية الوصول إلى البيانات بعد الإلغاء
  بعد الإلغاء، عادةً ما تُمنح الوكالات فترة سماح لتصدير بياناتها قبل حذفها نهائيًا. قد تكون هناك خدمات استرداد بيانات مخصصة متاحة عند الطلب.

• مراجعة العقود والتعديلات
  قد تعيد الوكالات التفاوض بشأن الشروط (مثل إضافة ميزات جديدة أو تغيير مستويات المستخدم) أثناء تجديد العقد. يتم توثيق أي تغيير في النطاق من خلال ملحق العقد أو الاتفاقية المحدّثة.

تم تصميم CareTime للامتثال للمعايير الفيدرالية والولائية الرئيسية التي تعتبر ضرورية لمقدمي الرعاية المنزلية والخدمات المتعلقة بالمديكيد والرعاية الصحية.

• الامتثال لـ HIPAA (قانون نقل التأمين الصحي والمساءلة)
  CareTime متوافقة تمامًا مع لوائح HIPAA، مما يضمن سرية وأمان وإمكانية الوصول إلى المعلومات الصحية المحمية (PHI). تستخدم المنصة تدابير حماية مثل ضوابط الوصول، وسجلات التدقيق، والتشفير.

• الامتثال لـ EVV (التحقق الإلكتروني من الزيارة)
  تتوافق البرمجيات مع قانون العشرين والقرن الواحد والعشرين من خلال دعم تفويضات EVV عبر الولايات المختلفة. إنه يتكامل مع مجمعات EVV مثل Sandata وHHAeXchange وغيرها حسب متطلبات الدولة.

• متطلبات Medicaid الحكومية
  يتماشى CareTime مع برامج Medicaid المحددة عبر ولايات الولايات المتحدة من خلال ضمان تتبع الوقت، والتحقق من الخدمة، وتوثيق مقدمي الرعاية، وإعداد الفواتير لتلبية معايير التدقيق المحلية.

• معايير أمان البيانات
  يتبع النظام الأساسي أفضل الممارسات لحماية بيانات السحابة بما في ذلك التشفير شاملاً، والمصادقة الآمنة، والتقييمات المنتظمة للثغرات الأمنية بما يتوافق مع أطر الأمان الصناعية.

• الامتثال للفوترات والمطالبات
  يدعم CareTime تقديم المطالبات بشكل متوافق من خلال تكامل مع الجهات الوسيطة وبوابات Medicaid، مما يضمن أن رموز الفوترات، وتوثيق الخدمة، وسجلات التدقيق تتطابق مع التوقعات التنظيمية.

• اعتبارات إمكانية الوصول لـ ADA
  بينما لا يتم ذكرها دومًا صراحةً، فإن العديد من منصات البرمجيات الصحية مثل CareTime تسعى أيضًا إلى تقديم مبادئ تصميم سهولة الوصول للامتثال لإرشادات إمكانية الوصول الرقمي لـ ADA.