بتفورم-أرشييف DMS
بواسطة بتفورم نظم المعلومات
تحليل المتطلبات: تتضمن هذه المرحلة الأولية تحليلًا مفصلاً لعمليات الوثائق، والتخزين، وهياكل التفويض التي تحتاج إلى تحسين. هذا مهم بشكل خاص للتركيبات الأكبر في الشركات المتوسطة الحجم.
التثبيت: عادةً ما يتم إجراء تثبيت الخادم بواسطة مستشار من Bitfarm-Archiv لضمان وظيفة النظام وأمانه. يمكن إجراء تثبيت العملاء بواسطة العميل أو مع مساعدة مستشاري Bitfarm-Archiv. بالنسبة للمشاريع الأكبر، تتوفر حزم التثبيت لآلية توزيع البرمجيات الشائعة.
التكوين: يتم تكوين البرمجيات بناءً على المتطلبات المحددة بشكل مشترك. يشمل ذلك إعداد حقول البيانات، وسير العمل، والتكامل مع الأنظمة الموجودة مثل ERP أو CRM.
التدريب: يتم تقديم التدريب لفرق دعم تكنولوجيا المعلومات والمستخدمين النهائيين لضمان قدرتهم على استخدام النظام بشكل فعال. تعتمد جهد التدريب على تعقيد المهام التي يُتوقع من المستخدمين تنفيذها.
حقول البيانات والمكونات الإضافية القابلة للتكوين بحرية: يمكن للمستخدمين تحديد حقول قواعد البيانات، والحالات، والفئات، والعناصر الأخرى لإنشاء هيكل تخزين مخصص يتناسب مع احتياجاتهم.
التكامل مع الأنظمة الأخرى: توفر البرمجيات خيارات تكامل واسعة مع ERP و CRM وأنظمة الأعمال الأخرى، مما يسمح بتبادل البيانات بسلاسة وأتمتة العمليات.
وظائف سير العمل المرنة: تتيح وظائف سير العمل القابلة للتخصيص أتمتة عمليات الوثائق عبر صناعات مختلفة، بما في ذلك الامتثال لمعايير إدارة الجودة.
النسخة المؤسسية: تبدأ التكلفة الأولية للنسخة المؤسسية، بما في ذلك التثبيت والدعم المهني لمدة عام واحد، بحوالي 2500 دولار.
الدعم: تقدم Bitfarm-Archiv دعمًا غير محدود عبر البريد والهاتف، ويتم تضمين التحديثات، والأدوات، والمكونات الإضافية بدون رسوم إضافية. عادةً ما يتم تقديم الدعم بمعدل ثابت سنوي يعتمد على عدد المستخدمين ونوع الخدمة المطلوبة.
اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs): يمكن تكييف SLAs خاصة للأعمال المتوسطة لضمان جودة خدمة عالية باستمرار.
التخصيص: في حين تتضمن البرمجيات العديد من الخيارات القابلة للتكوين، قد تتطلب التخصيصات العميقة تكاليف إضافية بناءً على التعقيد والمتطلبات المحددة للمنظمة.
التدريب الأولي: تدريب أساسي للمستخدمين الجدد خلال تقديم نظام إدارة الوثائق، يغطي العمليات والوظائف الأساسية.
التدريب المكثف: لالمستخدمين الرئيسيين أو مديري تكنولوجيا المعلومات الذين يتلقون تدريبًا أكثر تفصيلاً لتمكينهم من تدريب موظفين آخرين داخليًا.
إخفاء الهوية وتجريد البيانات: يتم إخفاء هوية أو تجريد البيانات التي تم جمعها من خلال الموقع لمنع تتبعها إلى أفراد محددين.
ضوابط الوصول: يدعم النظام التكامل مع Active Directory وآليات المصادقة الأخرى لضمان وصول آمن.
تقوم bitfarm-Archiv بإصدار التحديثات والتصحيحات بشكل منتظم، والتي يتم تضمينها في عقد دعم البرمجيات دون أي تكلفة إضافية. تتم إدارة هذه التحديثات لضمان الحد الأدنى من الانقطاعات والحد الأقصى من الفوائد للمستخدمين. يسمح الطابع المفتوح المصدر للنظام بتحسين مستمر وتكامل ميزات جديدة بناءً على متطلبات الأعمال الحقيقية.
تضمن bitfarm-Archiv أن يحتفظ المستخدمون بملكية بياناتهم. يتضمن النظام ميزات لتصدير الوثائق والبيانات، والتي يمكن القيام بها تلقائيًا على مستوى الخادم أو يدويًا بواسطة المستخدمين المخولين. يضمن ذلك أن يمكن المستخدمون ترحيل بياناتهم إلى أنظمة أخرى عند الحاجة، مما يحافظ على السيطرة على معلوماتهم.
تم تصميم bitfarm-Archiv ليتكيف بشكل مرن وفقًا لاحتياجات المنظمة. يمكن للنظام التعامل مع عدد يتراوح بين 5 إلى 5000 مستخدم ويدعم تكوينات متعددة للخادم لتحقيق توازن الحمل. تضمن هذه القابلية للتوسع أنه مع نمو احتياجات الشركة أو تقلصها، يمكن تعديل نظام إدارة الوثائق وفقًا لذلك دون انقطاع كبير. هيكل التكلفة أيضًا قابل للتكيف، مع تكاليف الخدمة والدعم تعتمد على عدد المستخدمين ونوع الخدمة المطلوبة.
مراقبة التجديد التلقائي: يحسب النظام يوميًا ما إذا كانت خيار إنهاء العقد قريبًا استنادًا إلى تواريخ العقود، والأحكام، وفترات الإشعار. يبدأ سير العمل إذا لزم الأمر، notifying المسؤول أو رئيس القسم المسؤول عن اتخاذ القرار بشأن استمرارية أو إنهاء العقد.
نظام الإشعارات: يتم إخطار الموظفين أو ممثليهم تلقائيًا عند انتهاء العقود، مع مراعاة فترات الإشعار الخاصة. يضمن ذلك مراجعة السلطات والتصرف في الوقت المناسب بشأن تجديدات أو إلغاءات العقود.
الامتثال لـ GDPR: تتوافق البرمجيات مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، مما يضمن معالجة البيانات الشخصية بشكل قانوني وشفاف وآمن.
الأرشفة القابلة للتدقيق: يوفر النظام أرشفة قابلة للتدقيق، وهو أمر حيوي للامتثال لمتطلبات قانونية وتنظيمية متنوعة، بما في ذلك تلك المتعلقة بالضرائب والوثائق المالية.
