1. التخطيط وجمع المتطلبات: تتضمن هذه المرحلة الأولية فهم الاحتياجات المحددة للمؤسسة وكيف يمكن لبرنامج Way We Do تلبية هذه الاحتياجات. ويشمل ذلك تحديد العمليات التي تحتاج إلى المعايير والتشغيل الآلي.
2. إعداد البرمجيات وتكوينها: خلال هذه المرحلة، يتم تكوين البرنامج ليتناسب مع احتياجات المؤسسة. ويشمل ذلك إعداد سير العمل، وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، والمواد التدريبية داخل البرنامج.
3. التدريب والانضمام: يتم تدريب المستخدمين الرئيسيين وأعضاء الفريق على كيفية استخدام البرنامج بفعالية. يضمن هذا التدريب أن يفهم الجميع كيفية الوصول إلى ميزات البرنامج واستخدامها، وخاصة كيفية إدارة وتنفيذ إجراءات التشغيل القياسية.
4. الاختبار: قبل النشر الكامل، يخضع البرنامج للاختبار للتأكد من أن جميع التكوينات وسير العمل تعمل كما هو متوقع. تساعد هذه المرحلة في تحديد وتصحيح أي مشاكل قبل تنفيذ البرنامج بالكامل.
5. الإطلاق والنشر: بعد الاختبار والتدريب الناجح، يتم نشر البرنامج بالكامل في المؤسسة. هذه هي المرحلة التي يبدأ فيها جميع المستخدمين في استخدام البرنامج في عملياتهم اليومية.
6. مراجعة ما بعد التنفيذ والدعم: بعد النشر، يتم عادة مراجعة للتأكد من أن البرنامج يلبي احتياجات العمل بشكل فعّال. يتم توفير الدعم المستمر لمعالجة أي مشكلات تشغيلية ولإجراء التعديلات اللازمة.

قدرات التخصيص

• إجراءات التشغيل القياسية (SOPs): يسمح برنامج Way We Do للمؤسسات بإنشاء ونشر إجراءات تشغيل قياسية مصممة خصيصاً لعملياتها التجارية الفريدة. يعتبر هذا التخصيص حيوياً لضمان أن تكون سير العمل والمواد التدريبية ذات صلة وفعالة لاحتياجات العمل المحددة.
• أتمتة سير العمل: يدعم البرنامج أتمتة سير العمل، والتي يمكن تخصيصها لتحفيز إجراءات محددة بناءً على قواعد معروفة مسبقًا. تساعد هذه الدرجة من التخصيص في تبسيط العمليات وتقليل التدخل اليدوي.
• وحدات التدريب: تتيح الوحدات التدريبية القابلة للتخصيص داخل البرنامج للشركات تطوير محتوى تدريبي يتناسب مع احتياجاتها التشغيلية ومتطلبات الامتثال. يضمن ذلك تدريب جميع أعضاء الفريق بشكل كاف على العمليات الفريدة للمؤسسة.

التكامل والتخصيص الإضافي

يدعم هذا البرنامج عادةً التكامل مع أنظمة الأعمال الأخرى (مثل CRM، ERP) لتعزيز وظيفته وتوفير تجربة م مستخدم أكثر سلاسة. يعتبر التكامل أسلوباً شائعاً لتمديد قدرات التخصيص لمثل هذه المنصات، مما يتيح لها العمل بشكل جيد ضمن البنية التحتية الرقمية الموجودة في الأعمال.

الممارسات العامة لتخصيص البرمجيات

في السياق الأوسع لتخصيص برمجيات الأعمال، هناك عدة approaches عادةً ما تكون متاحة:

• إعدادات التكوين: يمكن للمستخدمين عادةً تعديل الإعدادات داخل البرنامج لتغيير سلوكه دون تغيير قاعدة الشيفرة. يمكن أن تشمل ذلك إعداد أدوار المستخدمين، مراحل سير العمل، إعدادات الإشعارات، إلخ.
• تخصيص واجهة المستخدم: تسمح بعض المنصات بتخصيص واجهة المستخدم لتلائم بشكل أفضل العلامة التجارية للشركة أو تفضيلات المستخدم. يمكن أن تشمل التغييرات في التخطيطات، والألوان، وعناصر العرض.
• تطوير مخصص: للحصول على تخصيص أكثر عمقاً، قد تتعاون الشركات مع مزود البرمجيات لتطوير ميزات مخصصة. هذا النهج يحتاج عادةً إلى مزيد من الموارد وقد يتطلب تكاليف إضافية.

رسوم الإعداد:

تغطي رسوم الإعداد عمومًا التكوين الأولي والتخصيص للبرنامج ليتناسب مع احتياجات العمل المحددة. قد يشمل ذلك تكامل البرنامج مع الأنظمة القائمة، وتكوين سير العمل، وإعداد إجراءات التشغيل القياسية (SOPs). قد تختلف التكلفة الدقيقة استنادًا إلى تعقيد العمليات التجارية ومستوى التخصيص المطلوب.

تكاليف الصيانة:

تعتبر تكاليف صيانة البرمجيات ضرورية لضمان استمرار البرنامج في العمل بسلاسة ومواكبته لأحدث الميزات وتصحيحات الأمان. يمكن أن تختلف هذه التكاليف على نطاق واسع ولكنها تشمل عادةً التحديثات الدورية وإصلاح الأخطاء. قد تمثل الصيانة جزءًا كبيرًا من إجمالي تكلفة ملكية البرمجيات. على سبيل المثال، يمكن أن تتراوح تكاليف صيانة البرمجيات العامة بين 10-20% من ميزانية المشروع الأولية كل عام. قد تشمل الأنشطة المحددة للصيانة الصيانة التكيفية، التصحيحية، الوقائية، والكاملة.

رسوم الدعم:

تغطي رسوم الدعم التكاليف المرتبطة بالدعم الفني المستمر وخدمة العملاء. يمكن أن تشمل ذلك دعم مكتب المساعدة، واستكشاف الأخطاء، وجلسات التدريب للمستخدمين. يمكن أن يختلف مستوى الدعم، من دعم البريد الإلكتروني الأساسي إلى دعم أكثر شمولاً على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع عبر الهاتف والإنترنت. ستعتمد التكلفة على مستوى الدعم المختار.

موارد التدريب

• قوائم التحقق النشطة: يستخدم برنامج Way We Do قوائم التحقق النشطة لتوجيه المستخدمين خلال العمليات القابلة للتكرار. تدمج هذه القوائم إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) مباشرةً في سير العمل اليومي، مما يسهل على المستخدمين اتباع الخطوات الضرورية بدقة وثبات.
• دورات حياة الإجراءات: يتضمن البرنامج ميزات لتخطيط وتحرير وكتابة ومراجعة الإجراءات، مما يساعد في الحفاظ على صلة ودقة المحتوى بمرور الوقت.
• قوالب قابلة للتخصيص: يمكن للمستخدمين إنشاء وتخصيص قوالبهم الخاصة، التي يمكن استخدامها لتوحيد العمليات عبر المؤسسة. تدعم هذه الميزة تكيف البرنامج مع احتياجات العمل المحددة.
• المخططات التنظيمية: يسمح برنامج Way We Do بإنشاء مخططات تنظيمية، والتي تساعد في تحديد وتصوير هيكل الشركة وسير عمل العمليات.

ميزات الدعم

• دعم شامل: يوفر برنامج Way We Do دعمًا قويًا عبر عدة منصات، مما يضمن أن يتمكن المستخدمون من الحصول على المساعدة عبر وسائل مختلفة كلما لزم الأمر.
• الأمان والخصوصية: تعطي المنصة الأولوية للأمان والخصوصية، مما يضمن حماية بيانات المستخدمين وأن تتمكن المؤسسات من التحكم في الوصول إلى المعلومات الحساسة.
• التكامل والإضافات: يدعم البرنامج تكاملًا وإضافات مختلفة، مما يعزز من وظيفته ويسمح له بالعمل بسلاسة مع الأدوات الأخرى المستخدمة من قبل المؤسسة.
• المهام المتكررة والتذكيرات: يمكن للمستخدمين تعيين وجدولة المهام المتكررة المتعلقة بالأدوار التنظيمية، ويمكن للنظام إرسال تذكيرات تلقائية لمراجعات الإجراءات.

الإجراءات التقنية

1. التشفير: يعد التشفير إجراءات أمان أساسية تتضمن تحويل المعلومات الحساسة إلى شكل مشفر، يمكن فك تشفيره فقط باستخدام مفتاح فك معين. هذا ضروري لحماية البيانات أثناء النقل وعند تخزينها على الأجهزة.
2. جدران الحماية وبرامج مكافحة الفيروسات: يساعد تثبيت جدران حماية قوية وبرامج مكافحة الفيروسات في الحماية من التهديدات الخارجية مثل الفيروسات والديدان والبرمجيات الضارة الأخرى. تعمل جدران الحماية كحاجز بين الشبكة الموثوقة والشبكات غير الموثوقة، بينما تساعد برامج مكافحة الفيروسات في اكتشاف وعزل وإزالة البرمجيات الضارة.
3. منع فقدان البيانات (DLP): تستخدم تقنيات DLP لاكتشاف ومنع خروجات البيانات، البيانات الغير مصرح بها، والوصول أو استخدام البيانات الحساسة. يمكن لهذه الأدوات مراقبة واكتشاف وحجب البيانات الحساسة أثناء الاستخدام (إجراءات نقطة النهاية)، في الحركة (حركة الشبكة)، وعند سكونها (تخزين البيانات).
4. النسخ الاحتياطي والاستعادة: تضمن النسخ الاحتياطية المنتظمة للبيانات أنه في حالة فقد البيانات بسبب عطل في الأجهزة أو هجمات إلكترونية أو كوارث أخرى، يمكن استعادة البيانات. تعد استراتيجيات الاستعادة الفعالة أساسية لتقليل وقت التوقف وفقدان البيانات.
5. التحكم في الوصول: يضمن تنفيذ ضوابط وصول صارمة أن يكون الوصول إلى البيانات الحساسة مقتصرًا على الموظفين المصرح لهم فقط. يشمل ذلك استخدام كلمات مرور قوية، المصادقة متعددة العوامل، وإعداد أدوار المستخدمين مع أذونات محددة.

الإجراءات التنظيمية

1. التحديثات الدورية وإدارة التصحيحات: إن إبقاء البرمجيات والأنظمة محدثة أمر حيوي لحماية ضد الثغرات. تشمل التحديثات الدورية التصحيحات الأمنية التي تعالج الثغرات التي يمكن أن يستغلها المهاجمون.
2. التدريب والتوعية بالمسائل الأمنية: يعد تعليم الموظفين حول أفضل ممارسات الأمن السيبراني والتهديدات المحتملة أمرًا حيويًا. يساعد التدريب المنتظم على رفع الوعي حول أمان البيانات ويشجع الموظفين على الالتزام بسياسات الأمان.
3. الأمن المادي: تعتبر حماية الأمان المادي للأجهزة ومراكز البيانات مهمة أيضًا. وهذا يتضمن تدابير مثل مرافق مؤمنة، والمراقبة، والوصول المنظم لحماية الأجهزة من السرقة أو التلف.
4. طرق تبادل البيانات الآمنة: يمكن أن يؤدي استخدام منصات آمنة لتبادل البيانات بدلاً من الطرق الأقل أمانًا مثل البريد الإلكتروني إلى تعزيز أمان البيانات بشكل كبير. وهذا يشمل استخدام السحب المشتركة وطرق نقل الملفات الآمنة الأخرى.
5. الامتثال والتدقيق: تعد عمليات الفحص الدورية للامتثال والتدقيق ضرورية لضمان أن تدابير حماية البيانات فعالة وتفي بالمتطلبات التنظيمية. يساعد ذلك في تحديد وتصحيح أي ثغرات أمان.

ممارسات إدارة التحديثات

• التحديثات الدورية والتلقائية: مثل معظم منصات البرمجيات الأخرى، من المحتمل أن تتبنى Way We Do استراتيجية التحديثات المنتظمة لضمان بقاء البرنامج آمناً وفعالاً وعاملاً. وهذا يشمل كل من التحديثات الصغيرة لإصلاح الأخطاء والتحديثات الكبرى للميزات الجديدة.
• إدارة التصحيحات: يعتبر نشر التصحيحات جانبًا حيويًا للمحافظة على أمان ووظائف البرمجيات. عادةً ما تدير Way We Do هذه العملية من خلال عملية منظمة تشمل اختبار التصحيحات قبل الإطلاق الكامل لتفادي أي اضطرابات أو مشكلات.
• إشعارات المستخدمين والدعم: من المحتمل أن يتم إعلام المستخدمين حول التحديثات القادمة، خاصةً التغييرات الهامة التي قد تؤثر على تفاعلهم مع البرنامج. يتم عادةً تقديم الدعم والإرشادات لمساعدة المستخدمين على التكيف مع التحديثات، والتي قد تشمل ملاحظات الإصدار التفصيلية، ومواد التدريب، ودعم العملاء المباشر.
• حلقة التغذية الراجعة: يعد تضمين تغذية راجعة المستخدمين في عملية التحديث أمرًا مهمًا. تساعد هذه التغذية على تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين، وتضمن أن التحديثات تلبي الاحتياجات الفعلية للمستخدمين. من المحتمل أن تستفيد Way We Do من تعليقات المستخدمين لتحديد أولويات الميزات والإصلاحات في تحديثاتها.
• الامتثال والأمان: تشمل التحديثات أيضاً ضمان الامتثال لأحدث المعايير الأمنية واللوائح. هذا أمر بالغ الأهمية للحفاظ على ثقة وأمان البرنامج، خاصةً عند التعامل مع العمليات والبيانات التجارية الحساسة.

ملكية البيانات

تشير ملكية البيانات إلى الحقوق والمسؤوليات المرتبطة بإدارة البيانات. تتضمن تعريف من يمتلك الحق في الوصول، والاستخدام، والتعديل، ومشاركة البيانات داخل المؤسسة. تشمل أفضل الممارسات لملكية البيانات:

1. تحديد سياسات واتفاقيات ملكية البيانات بشكل واضح لتجنب النزاعات وضمان الامتثال.
2. تحديد أنواع ومصادر البيانات التي تم جمعها وفهم القوانين والعقود المعمول بها التي تحكمها.
3. تعريف الأدوار والمسؤوليات لمالكي البيانات، والمستخدمين، والحراس لتحديد توقعات واضحة والمسؤولية.

قابلية نقل البيانات

تعد قابلية نقل البيانات القدرة على الأفراد لنقل بياناتهم الشخصية من مزود خدمة إلى آخر دون عوائق. إنها سمة رئيسية في العديد من لوائح حماية البيانات حول العالم، بما في ذلك اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) في الاتحاد الأوروبي. يشمل تنفيذ قابلية نقل البيانات:

1. وجود أنظمة لتلبية الطلبات المتعلقة بنقل البيانات، بما في ذلك التحقق من هوية الفرد الذي يقدم الطلب.
2. تقديم البيانات الشخصية بتنسيق منظم وشائع وقابل للقراءة الآلية لتسهيل استخدامها وإعادة استخدامها.
3. ضمان إمكانية نقل البيانات الشخصية مباشرة من مزود خدمة إلى آخر، حيثما كان ذلك ممكنًا تقنيًا.

التوسع الرأسي (زيادة الحجم)

ينطوي التوسع الرأسي، المعروف أيضًا باسم زيادة الحجم، على زيادة سعة الأجهزة أو البرمجيات الحالية عن طريق إضافة مزيد من الموارد إلى نظام مادي. قد يتضمن ذلك إضافة مزيد من قوة المعالجة أو الذاكرة أو التخزين إلى خادم موجود. التوسع الرأسي غالبًا ما يكون أسهل في التنفيذ حيث إنه عادةً ما يشمل ترقية المكونات الحالية. ومع ذلك، لديه قيود لأنه يوجد حد أقصى لكمية الترقية التي يمكن أن يحصل عليها نظام واحد، وقد يصبح مكلفًا.

التوسع الأفقي (زيادة عدد النظم)

ينطوي التوسع الأفقي، أو زيادة عدد الأنظمة، على إضافة المزيد من الأجهزة أو النسخ إلى مجموعة من الموارد لإدارة الحمل المتزايد. يحسن هذا النوع من التوسع قدرة النظام على التعامل مع مزيد من البيانات أو المعاملات من خلال توزيع الحمل عبر العديد من الخوادم أو العقد. التوسع الأفقي أكثر مرونة ويمكن أن يتعامل بفعالية مع النمو كما تزداد الطلبات. كما أنه يعزز من تحمل الأخطاء ويقلل من الخطر الذي قد يسببه نقطة فشل واحدة تؤثر على النظام بالكامل. ومع ذلك، قد يقدم المزيد من التعقيد من حيث إدارة الشبكة وConsistency البيانات.

تجديد العقد

• إشعار التجديد: عادةً ما تقوم الشركات بإخطار العملاء قبل فترة تجديد العقد بوقت كافٍ. يمنح هذا الطرفين وقتاً كافياً لمراجعة العقد الحالي، وتقييم أدائه، واتخاذ قرار بشأن التجديد.
• إعادة التفاوض حول الشروط: تُستخدم فترات التجديد عادةً كفرصة لإعادة التفاوض حول شروط العقد. قد يتضمن ذلك تعديلات على التسعير، ونطاق الخدمات، أو الشروط الرئيسية الأخرى بناءً على أداء فترة العقد الأولية واحتياجات العمل المتغيرة.
• مراجعة الأداء: قبل التجديد، من المستحسن تقييم أداء الخدمات المقدمة بموجب العقد. يتضمن ذلك مراجعة اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs)، وجودة دعم العملاء، ورضا العام عن المنتج أو الخدمة.
• ظروف السوق: إن فهم ظروف السوق الحالية والبدائل المتاحة يمكن أن يعزز من موقف المفاوضات. قد تقارن الشركات الخدمات والأسعار مع المنافسين لضمان حصولها على أفضل قيمة.
• إجراءات التجديد التلقائي: تتضمن بعض العقود بنود تجديد تلقائي، حيث يتم تجديد العقد تلقائياً لفترة محددة ما لم يقدم أحد الطرفين إشعارًا بعدم تجديده. يجب أن تكون الشروط المتعلقة بمثل هذه الإشعارات، بما في ذلك فترة الإشعار المطلوبة، واضحة في العقد.

إلغاء العقد

• بند الإلغاء: تحدد العقود عادةً الشروط التي يمكن بموجبها إنهاء العقد. يتضمن هذا خرق العقد، والفشل في تلبية اتفاقيات مستوى الخدمة، أو الاتفاق المتبادل.
• فترة الإشعار: تتطلب العقود غالبًا فترة إشعار للإلغاء، تحدد مدى الوقت الذي يجب أن يتم إعطاؤه مسبقًا من قبل الطرف الراغب في إنهاء العقد.
• رسوم الإنهاء: قد تتضمن بعض العقود رسوم إنهاء أو عقوبات مقابل الإلغاء المبكر، خاصة إذا تم إنهاء العقد خارج الظروف المتفق عليها.
• ملكية البيانات وقابليتها للنقل: عند الإلغاء، تصبح القضايا المتعلقة بملكية البيانات، وحق الوصول، وقابليتها للنقل حرجة. يجب أن تحدد العقود كيفية التعامل مع بيانات العملاء بعد الإلغاء، بما في ذلك عمليات استرجاع البيانات وأي تكاليف مرتبطة.
• الالتزامات بعد الإلغاء: قد تحدد العقود الالتزامات التي تستمر بعد إنهاء العقد، مثل متطلبات السرية، وآليات حل النزاعات، والالتزامات بالتعويض.

الامتثال لقانون HIPAA: يشرف قانون نقل وتأمين المعلومات الصحية (HIPAA) لعام 1996 على شركات التأمين الصحي، وخدمات الرعاية الصحية، ومزودي الرعاية الصحية الذين يقومون بتخزين وإدارة المعلومات الصحية. يلتزم برنامج Way We Do بمعايير الامتثال لقانون HIPAA، والتي تعتبر حيوية لحماية بيانات الرعاية الصحية.

الامتثال لمعيار PCI DSS: يعد معيار أمان بيانات صناعة بطاقات الدفع (PCI DSS) إطاراً تنظيمياً يؤمن بيانات حاملي بطاقات الدفع عبر المنظمات. يلتزم برنامج Way We Do بمعيار PCI DSS، وهو أمر بالغ الأهمية للشركات التي تتعامل مع بيانات بطاقات الائتمان والمدفوعات.

الامتثال للائحة GDPR: تُعتبر اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) معياراً أمنياً وتقنياً مهماً لحماية بيانات وخصوصية المواطنين الأوروبيين. يضمن برنامج Way We Do الامتثال للائحة GDPR، التي ت mandates بأن تطلب المنظمات إذنًا من الأفراد قبل استخدام بياناتهم أو حذفها.