1. التقييم والتخطيط: قبل تنفيذ QuickBooks، من الضروري تقييم ما إذا كانت المنصة المناسبة لتوسيع عملياتك المالية. يتضمن ذلك فهم الإيجابيات والسلبيات بالنسبة لنظامك الحالي والنظر في احتياجاتك المحددة للتقارير المخصصة والتكامل مع أدوات أخرى.

2. الإعداد والتكوين: يتضمن الإعداد الأولي إنشاء ملف تعريف شركتك، وضبط الإعدادات، وتخصيص الميزات لتتناسب مع عمليات عملك. يشمل ذلك إعداد مخطط الحسابات، وربط الحسابات المصرفية، وتكوين إعدادات الرواتب.

3. نقل البيانات: إذا كنت تنتقل من نظام آخر، مثل QuickBooks Desktop، فستحتاج إلى استيراد بياناتك المالية إلى QuickBooks Online. قد يشمل ذلك البيانات المالية التاريخية، وتفاصيل العملاء والموردين، والمعاملات المستمرة.

4. التدريب والدعم: تقدم QuickBooks مجموعة متنوعة من موارد التدريب والدعم لمساعدة المستخدمين الجدد في التعرف على البرنامج. يشمل ذلك الندوات عبر الإنترنت، والدروس التعليمية، والدعم المباشر من خبراء QuickBooks لضمان قدرة المستخدمين على استخدام المنصة بشكل فعال.

5. الاختبار والتعديل: قبل أن تذهب بالكامل، من المهم اختبار النظام للتأكد من أن جميع الميزات والتكاملات تعمل كما هو متوقع. قد تتضمن هذه المرحلة تعديل الإعدادات والتكوينات بناءً على نتائج الاختبار.

6. الانطلاق والمراقبة: بمجرد الانتهاء من الاختبار وتكوين النظام بشكل صحيح، يمكنك الانطلاق مع QuickBooks Online. من المهم مراقبة النظام بانتظام لضمان استمراره في تلبية احتياجات عملك وإجراء التعديلات حسب الضرورة.

7. المراجعة والت优化 المستمرة:راجع أداء النظام وقابليته للاستخدام بانتظام لضمان استمراره في تلبية متطلبات عملك. قد يتضمن ذلك إضافة ميزات جديدة أو إجراء تغييرات على سير العمل الحالي.

1. الحقول المخصصة: تتيح QuickBooks للمستخدمين إضافة حقول مخصصة إلى الفواتير وإيصالات المبيعات وإيصالات الاسترداد والتقديرات والمذكرات الائتمانية وطلبات الشراء. تتيح هذه الميزة للشركات تتبع معلومات إضافية محددة لعملياتها، مثل المحددات الفريدة أو التصنيفات المتخصصة.

2. تخصيص النماذج: يمكن للمستخدمين تخصيص تخطيط وتصميم ومجالات المعلومات للنماذج مثل الفواتير وطلبات الشراء لتعكس احتياجات أعمالهم الفردية. يشمل ذلك تعديل محتوى الرأس والتذييل، وضبط أنماط الخطوط والألوان، ودمج شعارات الشركات للحصول على مظهر احترافي.

3. التقارير المخصصة: تقدم QuickBooks إمكانية إنشاء تقارير مخصصة تناسب احتياجات العمل المحددة. يمكن للمستخدمين اختيار أعمدة البيانات المطلوبة، وتطبيق فلاتر، وتجميع البيانات لتوليد تقارير تقدم الرؤى المطلوبة للإدارة الفعّالة للعمل.

4. التكامل مع التطبيقات الخارجية: تدعم QuickBooks التكامل مع مجموعة واسعة من التطبيقات الخارجية، مما يعزز من وظيفتها. يتضمن ذلك التطبيقات الخاصة بإدارة علاقات العملاء، وإدارة المخزون، وتتبع الوقت، والمزيد، مما يسمح للشركات بتوسيع قدرات QuickBooks لتلبية متطلباتها الفريدة.

5. التخصيص الخاص بالصناعة:يمكن تخصيص البرمجيات لصناعات مختلفة عن طريق إعداد مخططات حسابات خاصة بالصناعة أو استخدام إضافات مخصصة لقطاعات الأعمال معين، مثل البناء أو البيع بالتجزئة أو المنظمات غير الربحية.

6. تخصيص النماذج: توفر QuickBooks العديد من النماذج الجاهزة للفواتير التي يمكن للمستخدمين الاختيار منها وتخصيصها لتتوافق مع علامتهم التجارية واحتياجات أعمالهم. يتضمن هذا التخصيص إضافة التفاصيل الأساسية مثل شروط الدفع أو إخلاءات المسؤولية القانونية.

7. الإضافات والملحقات: يمكن تحسين QuickBooks مع مختلف الإضافات والملحقات التي تقدم وظائف إضافية، مثل إدارة الوثائق، والتحليلات المتقدمة، أو ميزات المحاسبة المتخصصة لمهام محددة.

رسوم الإعداد:

تقدم QuickBooks رسوم إعداد محاسبة لجلسة لمرة واحدة بسعر 50 دولارًا. هذه الرسوم مخصصة للمستخدمين الذين يختارون المساعدة في إعداد حساب QuickBooks Online الخاص بهم.

رسوم الصيانة والاشتراك:

تعمل QuickBooks على أساس الاشتراك مع عدة خطط تتراوح من 30 دولارًا في الشهر لخطط Simple Start إلى 200 دولار في الشهر للخطة المتقدمة. تتضمن كل خطة ميزات مختلفة مصممة لتلبية احتياجات الأعمال المتنوعة.

تقدم QuickBooks Desktop خططًا مثل Premier Plus ابتداءً من 799 دولارًا/سنة وEnterprise ابتداءً من 1410 دولارًا/سنة، مع رسوم إضافية للتراخيص والميزات الإضافية مثل الرواتب.

رسوم الدعم:

تتضمن QuickBooks دعم العملاء في اشتراكها، مع خيارات للدعم عبر الدردشة الحية على مدار 24 ساعة ومساعدة هاتفية خلال ساعات النهار. يمكن الوصول إلى دعم إضافي من خلال QuickBooks Live، الذي يقدم مساعدة محاسبية بتكلفة إضافية تبلغ 50 دولارًا في الشهر.

بالنسبة لمستخدمي QuickBooks Desktop، قد تتضمن خدمة الدعم المستمرة رسومًا إضافية اعتمادًا على تعقيد ومتطلبات خدمات الدعم.

خدمات الرواتب:

تقدم QuickBooks خدمات الرواتب مع برامجها، والتي يمكن إضافتها إلى QuickBooks Online أو Desktop. تبدأ أسعار خدمات الرواتب من 45 دولارًا في الشهر لمستوى Core وتصل إلى 125 دولارًا في الشهر لمستوى Elite، مع رسوم إضافية لكل موظف.

التدريب والشهادات:

تقدم QuickBooks تدريبًا مجانيًا وشهادات للمحاسبين، مع تسعير تفضيلي للعملاء وخصومات على الاشتراكات للمحاسبين الذين يستخدمون QuickBooks Accountant.

خدمات إضافية:

يمكن للمستخدمين إضافة خدمات مثل معالجة المدفوعات بواسطة بطاقات الائتمان وACH، والتي تأتي مع رسوم المعاملات. على سبيل المثال، تصل معدلات قراءة بطاقات الائتمان إلى 2.5٪، والمدفوعات المدخلة عبر الهاتف تصل إلى 3.5٪.

1. الدورات التدريبية عبر الإنترنت: تقدم QuickBooks العديد من الدورات التدريبية المجانية عبر الإنترنت التي تعلم المستخدمين كيفية استخدام البرنامج بشكل فعال. تغطي هذه الدورات الأساسيات مثل المحاسبة، وإعداد وتقديم الإقرارات الضريبية، وتسوية الحسابات المصرفية، والمزيد. البرنامج مثالي للمحاسبين الذين هم جدد في هذا المجال.

2. الدروس التعليمية عبر الفيديو: بالنسبة للمتعلمين البصريين، تقدم QuickBooks مجموعة واسعة من الدروس التعليمية عبر الفيديو، بما في ذلك درس تعليمي مناسب للمبتدئين لبرنامج QuickBooks Desktop 2023 الذي يغطي أساسيات إعداد ملفات الشركة والتفضيلات، والتحويل إلى QuickBooks Online، وإدارة الحسابات.

هذه الدروس متاحة على منصات مثل YouTube وصممت لمساعدة المستخدمين في التأقلم مع الميزات المختلفة لـ QuickBooks Online.

3. أدلة تفاعلية خطوة بخطوة: تقدم QuickBooks أدلة تفاعلية خطوة بخطوة تساعد المستخدمين في التعلم بالسرعة التي تناسبهم. هذه الأدلة جزء من أداة بدء الاستخدام، التي تساعد المستخدمين على إعداد الميزات التي تهمهم.

4. خيارات الدعم الحي: تقدم QuickBooks دعمًا هاتفيًا مع جوائز وخيارات دردشة حية. يمكن للمستخدمين الاتصال بخبراء الدعم مباشرةً من خلال واجهة QuickBooks Online، حيث يمكنهم بدء دردشة أو الحصول على مكالمة من الخبير المتاح التالي. الدعم متاح خلال ساعات محددة، مع دعم موسع لمستخدمي خطة Advanced.

5. دعم المجتمع: تحتوي QuickBooks أيضًا على ميزة دعم المجتمع حيث يمكن للمستخدمين الحصول على المساعدة من شركات أخرى تستخدم QuickBooks. هذه المجتمع هو مورد رائع لتبادل الخبرات والحلول.

6. جلسات التوجيه: لمن يحتاجون إلى دعم إضافي، تقدم QuickBooks جلسات توجيه مجانية مدتها 45 دقيقة مع خبراء المنتجات. تم تصميم هذه الجلسات لمساعدة المستخدمين الجدد على التكيف مع البرنامج والبدء في استخدامه بفعالية.

7. أدلة وموارد المستخدم: يمكن للمستخدمين تحميل أدلة المفاتيح الشاملة التي تقدم تعليمات مفصلة حول كل شيء من إنشاء الفواتير إلى تخصيص التقارير. هذه الأدلة متاحة مجانًا وتعد موردًا مفيدًا للمستخدمين الجدد.

1. التشفير: تستخدم QuickBooks تشفيرًا على مستوى البنك لتأمين نقل البيانات بين جهاز المستخدم وخوادم QuickBooks. تستخدم على وجه التحديد التشفير 256 بت SSL، وهو نفس مستوى التشفير الذي تستخدمه المؤسسات المالية الكبرى، مما يضمن أن البيانات محصنة تقريبًا أمام الوصول غير المصرح به خلال النقل.

2. النسخ الاحتياطي للبيانات والتكرار: تقوم المنصة بانتظام بعمل نسخ احتياطية للبيانات المالية وتخزين نسخ متعددة على خوادم آمنة في مواقع جغرافية متنوعة. يضمن هذا التكرار أنه يمكن استعادة البيانات بسهولة في حالة حدوث فشل في الخادم أو تلف البيانات، مما يحمي من فقدان البيانات.

3. المصادقة متعددة العوامل (MFA): تعزز QuickBooks الأمان من خلال طلب من المستخدمين تقديم طريقتين أو أكثر من طرق التحقق قبل الوصول إلى حساباتهم. تقلل هذه المصادقة متعددة العوامل بشكل كبير من مخاطر الوصول غير المصرح به.

4. مراكز البيانات الآمنة: تم تجهيز مراكز البيانات المستخدمة من قبل QuickBooks بميزات أمان متقدمة، بما في ذلك الجدران النارية، والمراقبة، وتدقيق الأمان المنتظم. يتم مراقبة هذه المراكز على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ومحمية بإجراءات أمان صارمة للتحكم في الوصول، لضمان تخزين البيانات المالية في بيئة آمنة ومراقبة.

5. إجراءات استخدام الأذونات والتحكم في الوصول: تسمح QuickBooks لمالك الحساب بتحديد ما يمكن لكل مستخدم القيام به وما لا يمكنه فعله داخل البرنامج. تساعد هذه الميزة على تقييد الوصول إلى البيانات المالية الحساسة، مما يضمن أن الأفراد المخولين فقط هم من يمكنهم عرض أو تعديل السجلات.

6. التحديثات الأمنية المنتظمة: لضمان مواجهة تهديدات الإنترنت المتطورة، تقوم QuickBooks بانتظام بتحديث برنامجها لمعالجة الثغرات وتحسين ميزات الأمان. تسهم هذه التحسينات المستمرة في الحفاظ على سلامة وأمان المنصة.

7. تتبع الأنشطة وسجلات التدقيق: تتضمن QuickBooks ميزات سجل النشاط الدائم وسجل التدقيق، التي تسجل كل تسجيل دخول وأي تغييرات تطرأ على المعاملات المالية. توفر هذه السجلات سجلًا كاملاً للأنشطة وتاريخًا لجميع التغييرات، مما يضمن الشفافية والمساءلة.

8. حماية الخصوصية: تتبع QuickBooks إرشادات وممارسات صارمة لحماية خصوصية المستخدم. إنها لا تبيع أو تستأجر أو تشارك المعلومات مع أطراف ثالثة لأغراض ترويجية، ملتزمة بالمعايير التي وضعتها منظمات مثل TRUSTe.

1. تكرار التحديثات:

يتم إصدار تحديثات QuickBooks تلقائيًا، مما يضمن أن المستخدمين دائماً لديهم الوصول إلى النسخة الأحدث دون الحاجة إلى بدء عملية التحديث يدويًا. عادةً ما يحدث هذا التحديث التلقائي في جدولة محددة، غالبًا خلال ساعات غير الذروة لتقليل الاضطراب للمستخدمين.

2. إدارة التحديثات:

التحديثات التلقائية: يتم إدارة تحديثات QuickBooks تلقائيًا بواسطة النظام. لا يحتاج المستخدمون إلى تنزيل أو تثبيت هذه التحديثات يدويًا. بدلاً من ذلك، يتم تطبيق التحديثات مباشرة على المنصة عبر الإنترنت، وتدخل جميع التغييرات حيز التنفيذ على الفور دون الحاجة إلى أي إجراء من قبل المستخدم.

الإشعارات وإمكانية الوصول: على الرغم من أن التحديثات تلقائية، قد تتطلب QuickBooks Online من المستخدمين تحديث متصفحهم أو مسح ذاكرة التخزين المؤقت الخاصة بهم لرؤية التحديثات والتغييرات الأخيرة. يضمن ذلك أن المستخدمين يعملون دائمًا بأحدث الأدوات والميزات المتاحة.

التحسين المستمر: تتطور QuickBooks باستمرار لتلبية الاحتياجات المتغيرة لمستخدميها. يتم تطوير ميزات جديدة وتحديثات استنادًا إلى تعليقات المستخدمين والاتجاهات في الصناعة، مما يضمن أن تظل المنصة ذات صلة وفعالة في ممارسات الأعمال الحديثة.

3. مشاركة المستخدمين والتعليقات:

تشجع QuickBooks على تقديم تعليقات المستخدمين حول الميزات والتحديثات الجديدة. تعد هذه التعليقات أمرًا بالغ الأهمية للتطوير المستمر وتساعد في تحسين الميزات لتلبية احتياجات المستخدمين بشكل أفضل. غالبًا ما تتضمن المنصة الاقتراحات والتحسينات بناءً على ما يجده المستخدمون ذا قيمة أكبر.

1. ملكية البيانات: تعترف QuickBooks بأن البيانات المدخلة في المنصة من قبل المستخدمين تظل ملكية للمستخدمين. يحتفظ المستخدمون بالملكية والتحكم على بياناتهم، والتي تشمل السجلات المالية ومعلومات العملاء والبيانات التجارية الأخرى المدخلة في النظام.

2. قابلية نقل البيانات: تدعم QuickBooks قابلية نقل البيانات، مما يسمح للمستخدمين بتصدير بياناتهم بتنسيق قابل للاستخدام. تعتبر هذه القدرة أمرًا مهمًا بموجب لوائح مثل GDPR، التي تتطلب أن يتمكن المستخدمون من نقل بياناتهم من مزود خدمة إلى آخر دون عائق. توفر QuickBooks Online ميزات تمكن المستخدمين من تصدير بياناتهم، مما يضمن إمكانية أخذ المعلومات معهم إذا اختاروا الانتقال إلى منصة أخرى أو حاجة لتخزين بياناتهم.

3. الوصول إلى البيانات وإدارتها: يتمتع المستخدمون بالقدرة على الوصول إلى بياناتهم وإدارتها وتحديثها في أي وقت. تقدم QuickBooks أدوات داخل المنصة تسمح للمستخدمين بعرض وتعديل وتحديث معلوماتهم حسب الحاجة، مما يضمن أنهم يمكنهم الحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة.

4. الامتثال لقوانين حماية البيانات: تم تصميم QuickBooks للامتثال لقوانين حماية البيانات الرئيسية، بما في ذلك GDPR. يضمن هذا الامتثال أن المنصة تلتزم بالمعايير القانونية لحماية البيانات والخصوصية، مما يحمي بيانات المستخدمين من الوصول غير المصرح به والانتهاكات.

1. تقييم قيود البرنامج الحالي: قبل اتخاذ قرار بالتوسع أو الانخفاض، من الضروري تقييم قيود البرنامج الحالي. على سبيل المثال، تحتوي QuickBooks على حدود استخدام قد تؤثر على عدد المستخدمين ومخطط الحسابات وعناصر الصنف أو الموقع. إذا كانت مؤسستك تنمو وتجد هذه القيود مقيدة، قد يكون الوقت قد حان للتفكير في التوسع إلى حل أكثر قوة.

2. قدرة البيانات والمستخدمين: قد تصبح QuickBooks، المصممة للشركات الصغيرة، بطيئة أو أقل كفاءة مع ارتفاع حجم المعاملات أو عدد الموردين أو العملاء أو الموظفين يتجاوز حدود معينة. يجب على المؤسسات التي تقترب من هذه الحدود النظر في التوسع لضمان أن برنامج المحاسبة الخاص بها يمكنه التعامل مع زيادة حجم البيانات والوصول إلى المستخدمين دون مشكلات في الأداء.

3. حدود ترخيص المستخدم: تحدد QuickBooks الترخيص لعدد معين من المستخدمين المتزامنين. مع نمو مؤسستك، قد تستدعي الحاجة إلى مزيد من المستخدمين للوصول إلى النظام في وقت واحد التوسع إلى نسخة من البرنامج تدعم المزيد من المستخدمين أو حتى الانتقال إلى نظام ERP آخر يمكن أن يستوعب النمو.

4. احتياجات التخصيص والتخصص: مع نمو الأعمال، تصبح عملياتها غالبًا أكثر تعقيدًا، مما يتطلب حلول برمجيات أكثر تخصصًا. قد تقدم QuickBooks خيارات تخصيص محدودة للتقارير والفواتير وعمليات المحاسبة. قد تحتاج المؤسسات ذات الاحتياجات الفريدة أو تلك التي تعمل في صناعات متخصصة إلى التوسع إلى حل يوفر مرونة أكبر وميزات مخصصة للصناعة.

5. التكامل مع التطبيقات الأخرى: قد تدفع الحاجة للتكامل السلس مع تطبيقات الأعمال الأخرى قرار التوسع. بينما تقدم QuickBooks قدرات للتكامل، قد تتطلب المؤسسات التي لديها سير عمل معقد حلًا ERP أكثر شمولاً يوفر خيارات تكامل واسعة النطاق مع أنظمة الأعمال الحيوية الأخرى.

6. النظر في حلول ERP: بالنسبة للمؤسسات التي تواجه نموًا سريعًا أو تواجه قيود QuickBooks، قد يكون الانتقال إلى حل ERP الخطوة التالية. توفر أنظمة ERP قابلية التوسع وقدرات إدارة مالية متقدمة، والقدرة على التكامل مع نطاق أوسع من عمليات الأعمال، مما يمكن المؤسسات من التوسع بشكل أكثر فعالية.

تجديد العقد:

التجديد التلقائي: تعمل QuickBooks على أساس الاشتراك، والذي يتجدد تلقائيًا بمعدل الأسعار السارية حينئذً ما لم يتم إلغاء الاشتراك أو إنهاؤه بموجب الاتفاق.

إلغاء العقد:

عملية الإلغاء: لإلغاء اشتراك QuickBooks، يحتاج المستخدمون للتواصل مع Intuit مباشرة من خلال مدير حسابهم أو عبر الهاتف. العملية بسيطة، ويمكن للمستخدمين الإلغاء في أي وقت.

سياسة الاسترداد: إذا تم إلغاء الاشتراك خلال أول 30 يومًا، يكون المستخدمون مؤهلين لاسترداد كامل. بعد فترة الـ 30 يومًا الأولية، تكون أي رسوم مدفوعة غير قابلة للاسترداد. تنطبق هذه السياسة بغض النظر عما إذا كان المستخدم قد دفع لاشتراك شهري أو سنوي.

احتفاظ البيانات: عند الإلغاء، يتم تخزين بيانات المستخدمين في النظام في تنسيق للقراءة فقط لمدة 18 شهرًا، مما يتيح للمستخدمين خيار إعادة تنشيط اشتراكهم خلال هذه الفترة. إذا لم يتم إعادة تنشيط الاشتراك، فسيتم حذف البيانات بشكل دائم بعد 18 شهرًا.

إلغاء الاشتراكات المعلقة: إذا تم تعليق اشتراك، يجب إعادة تنشيطه قبل أن يمكن إلغاؤه. ستلغي QuickBooks Online تلقائيًا الاشتراك بعد ثلاث محاولات فاشلة لخصم طريقة الدفع.

الإلغاء عبر متاجر التطبيقات: بالنسبة للاشتراكات المشتراة من خلال متجر Apple App Store أو Google Play Store، يجب أن تتم عملية الإلغاء من خلال متجر التطبيقات المعني.

الامتثال لمعايير PCI DSS: QuickBooks ملتزمة بمعايير أمان بيانات بطاقات الدفع (PCI DSS). هذا المعيار مهم للأعمال التي تقبل أو تعالج أو تخزن أو تنتقل بمعلومات بطاقات الائتمان، مما يضمن معاملات آمنة وحماية بيانات حامل البطاقة.

الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات: تلتزم QuickBooks باللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، التي تنظم معالجة البيانات الشخصية داخل الاتحاد الأوروبي. يظهر هذا الامتثال التزام QuickBooks Online بحماية المعلومات الشخصية واحترام حقوق الخصوصية وفقًا لقوانين الاتحاد الأوروبي.

شهادة ISO/IEC 27001:2013: قاعدة بيانات QuickBooks معتمدة بموجب ISO/IEC 27001:2013، وهو معيار معترف به دوليًا لنظم إدارة أمان المعلومات (ISMS). تشير هذه الشهادة إلى أن QuickBooks Online قد نفذت نهجًا منتظمًا ومستمرًا لإدارة المعلومات الحساسة للشركات والعملاء بأمان.

شهادة SOC 2 Type II: حققت QuickBooks شهادة SOC 2 Type II، التي تركز على الأمان، والتوافر، ونزاهة المعالجة، والسرية، وخصوصية النظام. تضمن هذه الشهادة أن QuickBooks Online تحافظ على معايير عالية لإدارة البيانات استنادًا إلى "خمسة مبادئ خدمة الثقة".