• الاستشارة الأولية والتخطيط: هذه المرحلة تتضمن على الأرجح فهم الاحتياجات المحددة لشركة البناء، وتقييم الأنظمة القائمة، والتخطيط لكيفية دمج برنامج COINS.

   

• التخصيص والتكوين: نظرًا لأن برنامج COINS موصوف بأنه حل قابل للتخصيص ومبني على الويب، ستتضمن هذه الخطوة تكييف البرنامج لتلبية الاحتياجات التشغيلية المحددة للشركة. وهذا يشمل إعداد الوحدات اللازمة مثل ERP+، التي تدمج مختلف جوانب الأعمال من العمليات الميدانية إلى إدارة المكاتب.

   

• التدريب والإعداد: لضمان أن جميع المستخدمين مرتاحين وماهرين في استخدام النظام الجديد، من المحتمل أن تقدم COINS جلسات تدريبية. قد يتضمن ذلك تدريبًا ميدانيًا للموظفين في الميدان وجلسات تدريب عن بُعد للموظفين في المكتب، مدعومة بحلول البرمجيات السحابية التي تسمح بالوصول والتعلم عن بُعد.

   

• نقل البيانات: يعد نقل البيانات الموجودة إلى النظام الجديد خطوة حاسمة. سيتضمن ذلك نقل البيانات من الأنظمة السابقة للشركة إلى برنامج COINS مع ضمان سلامة البيانات وأمانها.

   

• الاختبار والتعديل: قبل الانتقال بشكل كامل، سيخضع النظام لسلسلة من الاختبارات لضمان سير كل شيء بسلاسة. قد تتضمن هذه المرحلة أيضًا تعديل النظام بناءً على التغذية الراجعة التي تم الحصول عليها من المستخدمين خلال مرحلة الاختبار.

   

• الاعتماد والدعم: بمجرد الانتهاء من الاختبار، يصبح النظام جاهزًا للاستخدام. تقدم COINS الدعم المستمر والخدمات بعد البيع لمعالجة أي مشاكل وللمساعدة في أي تخصيص إضافي مطلوب مع تطور الشركة وتغير احتياجاتها.

1. التخصيص والمرونة: يُشاد ببرنامج COINS لدرجة عالية من التخصيص المتاح. يسمح هذا للشركات بتكييف البرنامج لتلبية احتياجاتها المحددة، مما يضمن توافق نظام ERP مع عملياتها ومتطلباتها التشغيلية.

    

2. آراء المستخدمين حول التخصيص: سلط المستخدمون الضوء على قدرات البرنامج على التخصيص كميزة كبيرة. على سبيل المثال، ذكر درو، من شركة بناء بها من 501 إلى 1000 موظف، أنه يقدر أن برنامج COINS مبني على السحابة ولديه واجهة مستخدم سهلة. رغم مواجهة تحديات في نقل البيانات، فقد سهلت عملية التخصيص من خلال دعم فريق COINS، مما ساعد على تحويل الهيكل القديم للشركة إلى هيكل COINS بفاعلية.

    

3. الوظائف والميزات: تقدم COINS مجموعة من الوظائف التي يمكن تخصيصها وفقًا لاحتياجات الأعمال. يشمل ذلك إدارة المشاريع، وتكلفة المشاريع، والرواتب، وأكثر من ذلك. القدرة على معالجة كمية كبيرة من البيانات والإبلاغ عنها مفيدة بشكل خاص لإدارة الرواتب وتكاليف المشروع، مما يدل على مرونتها في التعامل مع مهام متنوعة.

    

4. الدعم والخدمات: تدعم عملية التخصيص فريق دعم COINS وخدماته. وقد أشار مستخدمون مثل هولي، من شركة بناء بها 51-200 موظف، إلى الدعم السريع والشامل من مكتب مساعدة COINS. يعد هذا الدعم أمرًا حيويًا للشركات التي تتطلع إلى تخصيص البرنامج وفقًا لاحتياجاتها الخاصة.

    

5. التحسين والتطوير المستمر: تلتزم COINS بجهود التحسين المستمرفي تطوير المنتجات والدعم. يضمن هذا التطوير المستمر أن يظل البرنامج قابلاً للتكيف ويمكن تخصيصه مع تطور احتياجات الأعمال.

    

6. قدرات التكامل: توفر قدرة برنامج COINS على التكامل مع أنظمة أخرى جزءًا من جاذبية التخصيص. يسمح هذا التكامل للشركات بإنشاء بيئة تشغيلية أكثر تماسكًا وكفاءة من خلال ربط COINS بأدوات البرمجيات الأخرى التي تستخدمها.

    

• رسوم الإعداد: يمكن أن يكون الإعداد الأولي أو تنفيذ برنامج COINS تكلفة كبيرة. يشمل ذلك تكلفة تهيئة البرنامج لتلبية متطلبات العمل المحددة، ونقل البيانات، والتدريب الأولي للمستخدمين. قد تختلف تعقيدات عملية الإعداد اعتمادًا على حجم العمل واحتياجاته المحددة، مما يمكن أن يؤثر على التكلفة الإجمالية.

   

• رسوم الصيانة: تعد رسوم الصيانة تكاليف مستمرة مرتبطة بالحفاظ على تحديث البرنامج. يشمل ذلك التحديثات لضمان التوافق مع الأنظمة الأخرى، بالإضافة إلى تحسينات وإصلاحات الأخطاء التي تعزز من الوظائف والأمان. قد تكون رسوم الصيانة نفقات شهرية أو سنوية منتظمة، اعتمادًا على شروط العقد مع COINS.

   

• رسوم الدعم: تغطي رسوم الدعم تكلفة الدعم الفني الذي تقدمه COINS. قد يشمل ذلك دعم مكتب المساعدة، واستكشاف الأخطاء وإصلاحها، والمساعدة في المشكلات التي تظهر أثناء استخدام البرنامج. قد يختلف مستوى الدعم، حيث يمكن لبعض الخطط أن تقدم مساعدة أكثر شمولاً من الآخرين. يمكن أن يكون الدعم أمرًا حيويًا لحل المشاكل التشغيلية بسرعة لتقليل فترة التوقف.

   

• تكاليف التدريب: على الرغم من عدم ذكرها صراحة كتكلفة منفصلة، غالبًا ما يكون التدريب جزءًا من عملية التنفيذ ويمكن أن يتطلب تكاليف، خاصة إذا كانت هناك حاجة لتدريب إضافي أو مستمر لمساعدة المستخدمين على استغلال الميزات الجديدة أو التحديثات.

   

• تكاليف التخصيص: إذا كانت هناك حاجة إلى تخصيص إضافي يتجاوز الإعداد الأولي، فقد يؤدي ذلك أيضًا إلى تكاليف إضافية. قد يكون التخصيص ضروريًا مع نمو الشركة أو تغير عملياتها، ويبدو أن COINS تقدم خيارات تخصيص يمكن تكييفها وفقًا لاحتياجات الأعمال المحددة.

   

• الرسوم المخفية: من المهم أيضًا أن تكون على علم بأي رسوم مخفية قد لا تكون ظاهرة على الفور. يمكن أن تشمل هذه رسوم خدمات إضافية مثل إنشاء تقارير مخصصة أو تحسينات تتجاوز الصيانة والدعم القياسي.

• المساعدة عبر الإنترنت والدليل المستخدم: يقدم برنامج COINS نظام مساعدة عبر الإنترنت ودليل مستخدم شامل يتضمن تعليمات خطوة بخطوة تشرح إجراءات COINS الأكثر صعوبة، ومعلومات إضافية حول مواضيع من "دليل إدارة المكتب الوطني"، ومحاكاة متحركة خطوة بخطوة.

   

• مواد التدريب للموظفين الجدد: يتم توفير مواد تدريبية محددة للموظفين الجدد في المؤسسات مثل الخزانة لتأهيلهم على برنامج COINS. بينما لم يُكشف عن المحتوى التفصيلي لهذه المواد بالكامل، إلا أنها مصممة لمساعدة المستخدمين الجدد على فهم البرنامج والتنقل فيه بفاعلية.

   

• حلول تدريب مخصصة: تقدم Optimum، مزود التدريب، حلول تدريبية مخصصة لمستخدمي COINS ERP. هذه البرامج مصممة لتلبية احتياجات الأعمال في أي صناعة، مما يشير إلى أن خيارات التدريب المخصصة متاحة لتلبية الاحتياجات المحددة لمختلف المؤسسات.

   

• دروس فيديو وموارد: لدى COINS وجود على منصات مثل يوتيوب، حيث تشارك دروسًا وفيديوهات حول كيفية الاستفادة من الأدوات والوحدات داخل برنامج COINS ERP. هذه الموارد قيمة للمتعلمين بصريًا وتوفر وسيلة سهلة للتعرف على الميزات والوظائف المحددة.

   

• خط المساعدة للدعم الفني والروبوت الدردشة: للحصول على مساعدة فورية، تقدم COINS.ph (المرتبطة بنظام COINS البيئي) خط دعم العملاء المتاح خلال ساعات العمل، وروبوت دردشة على موقعها الإلكتروني وتطبيق الهاتف المحمول للحصول على إجابات سريعة أو للاتصال بوكيل الدعم.

   

• التدريب الشامل على ERP: تسلط دراسة حالة إيمرسون ناش حول تنفيذ نظام COINS ERP الضوء على أهمية النهج الشامل للتدريب، بما في ذلك تقييم متطلبات النظام، وتصميم بنية البيانات، وإدارة التهيئة، وتنظيف البيانات، وتدريب المستخدمين، واختبار القبول للمستخدمين، ومرحلة التشغيل.

   

• تدريب خاص بالصناعة الإنشائية: تقدم مجموعة Access، التي تقدم برنامج COINS، تدريبًا على برامج ERP الخاصة بالبناء مصممة خصيصًا لصناعة البناء. يشمل ذلك إدارة المخاطر، والتقاط وإدارة البيانات، وتبسيط الإدارة اليومية لعمليات الأعمال.

   

• استضافة سحابية وتشفير البيانات: برنامج COINS متاح كحل سحابي، مستضاف على Microsoft Azure، وهي منصة معروفة بميزات الأمان القوية.

   

• تتم عادةً تشفير البيانات المستضافة في السحابة سواء في حالة السكون أو أثناء النقل، مما يضمن حماية المعلومات الحساسة من الوصول غير المصرح به. التشفير هو إجراء أمان حيوي يقوم بإخفاء البيانات، مما يجعلها غير قابلة للقراءة بدون مفتاح فك التشفير الصحيح.

   

• التوافق مع لوائح حماية البيانات: يعني تكامل برنامج COINS مع خدمات السحابة مثل Microsoft Azure أيضًا الالتزام بلوائح حماية البيانات المختلفة.

   

• تستثمر مزودي السحابة بكثافة في شهادات الامتثال للمعايير مثل GDPR وHIPAA وغيرها، والتي ستمتد إلى برنامج COINS المستضاف على هذه المنصات. يضمن الامتثال أن ممارسات معالجة البيانات تلبي المتطلبات القانونية للخصوصية والأمان.

   

• نقل بيانات آمن: استخدام بروتوكولات نقل البيانات الآمنة هو ممارسة معيارية لحماية البيانات أثناء تحركها عبر الشبكات.

   

• من المحتمل أن تستخدم COINS، خاصة عند تكاملها مع أنظمة أخرى أو الوصول إليها من خلال الأجهزة المحمولة، بروتوكولات مثل HTTPS وSSL/TLS لحماية البيانات من الاعتراض أثناء النقل.

   

• التحكم في الوصول والمصادقة: من المحتمل أن يتم التحكم في الوصول إلى البيانات الحساسة داخل برنامج COINS من خلال آليات قوية للمصادقة وتفويض المستخدمين.

   

• يمكن أن تشمل هذه المصادقة متعددة العوامل (MFA)، والضوابط المستندة إلى الدور (RBAC)، والمراجعة المنتظمة لأذونات الوصول لضمان أن المستخدمين المصرح لهم فقط يمكنهم الوصول إلى بيانات محددة بناءً على أدوارهم واحتياجاتهم.

   

• التحديثات الأمنية المنتظمة وإدارة التصحيحات: لحماية النظام من الثغرات المعروفة، سيتلقى برنامج COINS تحديثات دورية وتصحيحات.

   

• تعد هذه الممارسة حيوية لسد الثغرات الأمنية التي يمكن استغلالها من قبل المهاجمين السيبرانيين.

   

• نسخ احتياطي للبيانات وخطط استعادة البيانات: لضمان سلامة البيانات وتوافرها، ستقوم COINS بتنفيذ إجراءات النسخ الاحتياطي للبيانات وخطط استعادة البيانات في حالات الطوارئ.

   

• المراقبة واستجابة الحوادث: إن المراقبة المستمرة للنظام بحثًا عن أنشطة مشبوهة ووجود خطة استجابة للحوادث يعتبران أمرين أساسيين لتحديد وتخفيف التهديدات الأمنية المحتملة، ويسمح هذا النهج الاستباقي بالاحتواء السريع وحل الحوادث الأمنية، مما يقلل من تأثيرها.

يتم إصدار تحديثات برنامج COINS بشكل متكرر، وإدارة هذه التحديثات تتطلب قدرًا كبيرًا من الاختبار من المستخدمين النهائيين. إن الحاجة المتكررة للتحديثات والمتطلبات المرتبطة بالاختبارات تُعد قلقًا لبعض المستخدمين، مما يدل على أنه في حين أن التحديثات ضرورية للحفاظ على تحسين وظائف البرنامج، فإنها تتطلب أيضًا جهدًا كبيرًا من المستخدمين للتنفيذ بنجاح.

إن إدارة هذه التحديثات أمر حيوي لأنها تؤثر على العمليات اليومية للشركات التي تستخدم برنامج COINS. من المرجح أن تكون التحديثات مصممة لمواجهة ميزات جديدة، وإصلاحات الأخطاء، وتحسينات في الوظائف، والتي تعتبر ضرورية للحفاظ على فعالية البرنامج وأمانه. ومع ذلك، فإن تردد هذه التحديثات والحاجة لمشاركة المستخدمين في الاختبار يمكن أن تكون تحديًا، حيث قد تعطل سير العمل المعتاد وتتطلب من المستخدمين تخصيص الوقت والموارد لضمان عدم تأثير التحديثات سلبًا على إعداد نظامهم الحالي.

ملكية البيانات

من المحتمل أن يتبع برنامج COINS الممارسات القياسية بشأن ملكية البيانات، مما يعني أن البيانات التي يتم إنشاؤها وإدارتها داخل منصته تظل ملك العملاء. هذه سياسة شائعة بين مزودي برامج إدارة البناء، مما يضمن احتفاظ العملاء بالتحكم في معلوماتهم الملكية. يُعد هذا الأمر حيويًا للحفاظ على السرية والامتثال للوائح الصناعة.

قابلية نقل البيانات

تعد قابلية نقل البيانات ميزة حيوية في برامج إدارة البناء، حيث تسمح بنقل البيانات واستخدامها عبر أنظمة ومنصات مختلفة دون عائق. من المحتمل أن يدعم برنامج COINS قابلية نقل البيانات لتسهيل التكامل السلس مع الأنظمة الأخرى، مما يعزز من التشغيل البيني والمرونة في إدارة البيانات. تعتبر هذه القدرة ضرورية لضمان أن جميع أصحاب المصلحة في مشروع البناء يمكنهم الوصول إلى البيانات واستخدامها كما هو مطلوب، بغض النظر عن أنظمة البرمجيات المحددة التي يستخدمونها.

تؤكد أهمية قابلية نقل البيانات على اتجاه الصناعة نحو أنظمة أكثر تكاملًا وتداخلًا، مما يساعد في القضاء على جدران البيانات وتحسين كفاءة إدارة المشاريع. من خلال دعم قابلية نقل البيانات، يساعد COINS في ضمان قدرة عملائه على نقل البيانات بين الأنظمة بسهولة، مما يعزز التعاون واتخاذ القرار عبر دورة حياة المشروع.

• حل كل في واحد سحابي متكامل: توفر COINS Construction Cloud حلًا سحابيًا متكاملًا ومبنيًا بأسلوب متكامل يزداد مع زيادة مشاريع وشركات البناء. وهذا يعني أنه كلما نمت الشركة، يمكن للبرنامج التعامل مع زيادة المتطلبات دون الحاجة إلى تغييرات كبيرة أو ترقيات.

   

• مصدر بيانات واحد: يدير البرنامج جميع بيانات الشركة في مكان واحد، مما يوفر مصدرًا موحدًا للحقيقة يمكن الوصول إليه عبر أجزاء مختلفة من النظام. تكون إدارة البيانات المركزية هذه حيوية لتوسيع العمليات، حيث تضمن التناسق والدقة عبر المؤسسة.

   

• تواصل سلس: توفر COINS أدوات اتصال وتعاون سلسة لإدارة جميع العمليات التجارية ودورة حياة البناء على منصة واحدة. يعد هذا التكامل أساسيًا للتوسع، حيث يسمح بتواصل فعال ومشاركة البيانات عبر المؤسسة.

   

• قابلية التكيف عبر طيف البناء: يتمتع برنامج COINS بقابلية التكيف عبر طيف البناء بالكامل، مما يعني أنه يمكن استخدامه بفاعلية في أنواع مختلفة من مشاريع البناء ومن قبل أقسام مختلفة داخل الشركة. تعتبر هذه القابلية للتكيف أمرًا أساسيًا للمؤسسات التي تحتاج إلى حل مرن يمكنه النمو والتغيير مع احتياجاتها.

• التجديد التلقائي: تعمل العديد من خدمات البرمجيات، بما في ذلك الحلول السحابية مثل COINS، غالبًا على أساس الاشتراك الذي قد يتجدد تلقائيًا في نهاية كل فترة اشتراك ما لم يتخذ العميل إجراءً للإلغاء.

   

• سياسة الإلغاء: عادةً ما يحق للمستخدمين إلغاء اشتراكاتهم في أي وقت. سيتخذ الإلغاء نتيجة عند نهاية فترة الفوترة الحالية، وقد لا يحق للمستخدمين استرداد جزء مئوي عن أي جزء متبقي من فترة الاشتراك.

   

• إشعار بالتغييرات: عادةً ما تحتفظ الشركات بالحق في تعديل أو تغيير شروط الخدمة الخاصة بها، بما في ذلك سياسات التجديد والإلغاء، في أي وقت. قد تقوم الشركات بإخطار المستخدمين بالتغييرات الهامة من خلال وسائل مختلفة، مثل البريد الإلكتروني أو النشر على موقعها الإلكتروني.

   

• الرسوم والغرامات: اعتمادًا على الشروط المحددة في العقد، قد تكون هناك رسوم أو غرامات مرتبطة بالإلغاء المبكر أو عدم التجديد. يمكن أن تشمل هذه التكاليف المتعلقة بالمدة غير المكتملة للعقد أو رسوم إدارية أو غرامات للإشعارات المتأخرة للإلغاء.

   

• سياسات الاحتفاظ بالبيانات وحذفها: عند الإلغاء، قد تحدد الشركة سياسات تتعلق بالاحتفاظ أو حذف بيانات المستخدم. قد تحتفظ بعض الخدمات ببيانات المستخدم لفترة معينة بعد الإلغاء، بينما قد تقدم أخرى أو تتطلب حذف البيانات على الفور.

   

• سياسة الاسترداد: قد تشمل الشروط حالات يمكن فيها الحصول على استرداد. على سبيل المثال، إذا قرر المستخدم الإلغاء بعد فترة قصيرة من التجديد، قد يكون هناك فترة نعمة يمكن خلالها الحصول على استرداد كامل أو جزئي.

   

• دعم الانتقال: بالنسبة للخدمات التي تتضمن تكاملًا كبيرًا للبيانات أو العمليات، مثل COINS، قد تقدم المزود دعم الانتقال لمساعدة العملاء على نقل بياناتهم بعيدًا عن الخدمة عند الإلغاء.

   

• حل النزاعات: قد توضح الشروط الإجراءات المتبعة لحل النزاعات المتعلقة بتجديد العقد أو إلغاءه، بما في ذلك التحكيم أو الإجراءات القانونية.

   

• معلومات الاتصال للإلغاء: يجب أن تتضمن الشروط معلومات الاتصال المحددة أو الإجراءات للمستخدمين الذين يرغبون في إلغاء اشتراكاتهم، مما يضمن أن المستخدمين يعرفون كيفية بدء الإلغاء بشكل صحيح.

   

• التأثير على الخدمات المتصلة: إذا كانت البرمجيات متكاملة مع خدمات أخرى أو تعتمد عليها، قد تصف الشروط كيفية تأثير الإلغاء على هذه الخدمات المتصلة وأي خطوات يحتاج المستخدمون إلى اتخاذها لمعالجة هذه الاعتماديات.

• شهادة ISO 27001:2013: حصلت COINS على شهادة ISO 27001:2013 الخاصة بنظام إدارة أمن المعلومات. يحدد هذا المعيار الدولي المتطلبات لإقامة وتنفيذ والحفاظ على وتحسين نظام إدارة أمن المعلومات (ISMS). يشمل ذلك أيضًا المتطلبات لتقييم ومعالجة مخاطر أمن المعلومات بما يتناسب مع احتياجات المؤسسة. تُظهر الشهادة أن COINS قد نفذت نهجًا منهجيًا ومستمراً لإدارة المعلومات الحساسة للشركات والعملاء.

   

• تطوير المنتج مع مراعاة الأمان: كجزء من شهادتها ISO 27001، تدمج COINS مبادئ الأمان في تصميم المنتج في تطوير برامجها. يضمن هذا النهج دمج الأمان في تطوير البرمجيات منذ البداية، بدلاً من إضافته كفكرة لاحقة. تساعد هذه الطريقة في تحديد وتخفيف الثغرات الأمنية في وقت مبكر من عملية التطوير، مما يعزز الأمن العام للبرنامج.

   

• تشفير البيانات وإدارة نقاط الضعف: تستخدم COINS تشفير البيانات وممارسات إدارة نقاط الضعف القوية كجزء من نظام إدارة أمن المعلومات المعتمد من ISO 27001. تعد هذه الممارسات حيوية لحماية سلامة البيانات وسرية البيانات ولضمان أن يكون البرنامج مقاومًا ضد الوصول غير المصرح به والانتهاكات الأمنية.

   

• خطط استمرارية الأعمال واستعادة البيانات في حالات الطوارئ: وضعت COINS خططًا شاملة لاستمرارية الأعمال واستعادة البيانات في حالات الكوارث. هذه الخطط هي مكونات أساسية للامتثال لمعيار ISO 27001، مما يضمن أن المؤسسة يمكن أن تستمر في العمل وأن تستعيد بسرعة في حالة حدوث حادث أو كارثة. توفر هذه الاستعدادات الحد الأدنى من فترة التوقف وتمنع فقدان البيانات، مما يوفر موثوقية واستقرارًا لمستخدمي COINS.