تتضمن عملية تنفيذ برنامج ZDiscovery عدة خطوات رئيسية تهدف إلى ضمان انتقال سلس واستخدام فعال للبرامج داخل المؤسسة.
مرحلة الاكتشاف:
تقييم: تقييم العمليات الحالية، ونقاط القوة، والضعف، والأهداف من أجل تحسين الأداء داخل المؤسسة.
مواءمة الفريق: مواءمة الفريق الداخلي مع فريق التنفيذ لضمان فهم الجميع لقدرات البرنامج واحتياجات المؤسسة.
التخطيط والتكوين:
تقييم الاحتياجات: تقييم احتياجات الشركة لضمان تغطية جميع المتطلبات.
رسم الخرائط التشغيلية: رسم العمليات التشغيلية لتلبية المتطلبات الوظيفية والتقنية للنظام.
التخصيص والتكوين: تخصيص وتكوين البرنامج ليتناسب مع الاحتياجات المحددة للمؤسسة.
التثبيت والتكامل:
تثبيت البرنامج: تثبيت البرنامج داخل بيئة تكنولوجيا المعلومات بالمؤسسة.
التكامل: دمج ZDiscovery مع الأنظمة الحالية مثل Microsoft 365®، Google Vault، Slack، وغيرها من التطبيقات المؤسسية.
الاختبار والتدريب:
الاختبار: إجراء اختبارات شاملة لتحديد وإصلاح أي مشاكل، لضمان عمل البرنامج بشكل صحيح قبل بدء التشغيل.
التدريب: توفير التدريب للمستخدمين الرئيسيين لضمان وجودهم على دراية بالنظام الجديد وقدرتهم على استخدامه بفعالية.
البدء والدعم:
البدء: نشر البرنامج للاستخدام داخل المؤسسة.
الدعم المستمر: توفير الدعم المستمر، بما في ذلك الوصول إلى الدعم عبر الإنترنت على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع، والمساعدة الشاملة في التنفيذ.
يقدم برنامج ZDiscovery عدة خيارات مخصصة لتناسب احتياجات الأعمال المحددة:
إنتاج الوثائق: خيارات مخصصة مثل الحذف، أرقام باتيس، وخيارات التصدير.
التقارير: قدرات إعداد تقارير مخصصة لتلبية متطلبات المؤسسات المحددة.
التكاملات: التكامل مع HRIS، إدارة الأمور، وغيرها من التطبيقات المؤسسية لتبسيط العمليات.
جمع البيانات والمراجعة: أدوات لجمع بيانات الاكتشاف الإلكتروني مباشرة من Office 365® وغيرها من المصادر، مع أدوات مراجعة قابلة للتخصيص تشمل البحث، والفلاتر، وتقارير الضربات.
جدول زمني للتنفيذ
يمكن أن يختلف الجدول الزمني لتنفيذ برنامج ZDiscovery بناءً على تعقيد وحجم المشروع. ومع ذلك، فإن مرحلة الاكتشاف تستغرق عادةً من 4 إلى 8 أسابيع.
يقدم ZDiscovery نموذج تسعير مباشر مع تكاليف إضافية بسيطة:
لا تكاليف صيانة أو رسوم خدمة: على عكس الأنظمة التقليدية القائمة على الموقع، لا يتقاضى ZDiscovery رسومًا إضافية للصيانة أو رسوم الخدمة. يتم صيانة البيئة والتكاملات التي تم إنشاؤها خلال التنفيذ وتحديثها بواسطة Zapproved دون أي تكلفة إضافية.
لا رسوم إضافية للدعم أو التدريب: يتم تضمين التدريب القياسي للفرق من جميع الأحجام والدعم المستمر في الاشتراك السنوي. لا توجد رسوم إضافية لإضافة مستخدمين، بما في ذلك المستشارين الخارجيين.
الاشتراك السنوي: تبدأ النسخة المدفوعة من ZDiscovery من 4500 دولار سنويًا.
يقدم ZDiscovery تدريبًا شاملاً ودعمًا لضمان تنفيذ ناجح واستخدام مستمر:
التدريب القياسي: يتضمن الاشتراك السنوي، يقدم ZDiscovery تدريبًا قياسيًا للفرق من جميع الأحجام. تم تصميم هذا التدريب ليكون سهل الفهم ولا يتطلب أي شهادات خاصة.
الدعم المستمر: يوفر ZDiscovery وصولاً على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع إلى الدعم عبر الإنترنت وفريق نجاح العملاء مخصص. يتضمن هذا الدعم مساعدة في ترحيل البيانات ومساعدة شاملة في التنفيذ.
سهولة الاستخدام: تم تصميم البرنامج ليكون بديهيًا وسهل التعلم، مما يقلل من منحنى التعلم ويجعله متاحًا للمستخدمين ذوي مستويات الخبرة التقنية المختلفة.
الموارد الإضافية: يقدم ZDiscovery مجموعات المستخدمين الافتراضية، وندوات الويب، وأدلة موثقة جيدًا مع رسوم توضيحية بصرية لمساعدة المستخدمين على تحقيق أقصى استفادة من البرنامج.
يستخدم ZDiscovery مجموعة شاملة من تدابير الأمن لحماية البيانات، مما يضمن أن المعلومات الحساسة محمية طوال عملية الاكتشاف الإلكتروني. إليك الممارسات الأمنية الرئيسية:
شهادة SOC 2 Type 2:
حقق ZDiscovery شهادة SOC 2 Type 2، التي تتضمن تدقيقًا صارمًا من طرف ثالث للبنية التحتية للشركة، والبرمجيات، والأشخاص، والإجراءات، والبيانات على مدى فترة طويلة. تتحقق هذه الشهادة من أن ZDiscovery لديه ضوابط قوية لحماية البيانات من الوصول غير المصرح به (سواء الوصول المادي أو المنطقي).
التشفير:
تُشفَّر البيانات أثناء النقل وفي حالة السكون لضمان الأمان. يتم استخدام بروتوكولات آمنة مثل SFTP (بروتوكول النقل الآمن للملفات SSH) لنقل البيانات، مما يوفر أعلى مستوى من الحماية أثناء النقل.
تجزئة البيانات:
تُستخدم تقنيات مثل الطيران الفاصل لعزل الشبكات الآمنة عن الاتصالات غير الآمنة، مما يمنع الوصول غير المصرح به إلى البيانات المخزنة.
المرافق الآمنة:
تُخزن بيانات العملاء في مرافق مراكز البيانات الآمنة من المستوى 4 مع أمان على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع، ومصادقة متعددة العوامل، وخطط استعادة البيانات موثقة بالكامل.
أمان تطبيق العملاء:
يتضمن تطبيق ZDiscovery تدابير أمنية مثل المصادقة متعددة العوامل والقدرة على تقييد الاتصالات الخارجية حسب المستخدم، أو الشركة، أو المنطقة.
التحكمات الوحدوية:
يدعم ZDiscovery الأذونات الوحدوية والوصول القليل من الامتياز، مما يحد من الوصول إلى البيانات فقط لما هو مطلوب لدور كل مستخدم.
سجل التدقيق:
تتبع سجلات التدقيق الشاملة جميع الأنشطة التي يقوم بها المستخدمون داخل ZDiscovery حتى المستوى الفردي، مما يضمن الشفافية والمساءلة.
يزود ZDiscovery تحديثات بانتظام لضمان بقاء المنصة آمنة، وقابلة للتشغيل، ومحدثة بأحدث الميزات والتحسينات. إليك كيفية إدارة التحديثات:
التحديثات المنتظمة:
يقوم ZDiscovery بإصدار تحديثات بانتظام، على الرغم من أن التواتر الدقيق غير محدد في المصادر المقدمة. تشمل هذه التحديثات تصحيحات أمنية، ميزات جديدة، وتحسينات في الأداء.
النشر الآلي:
تتم إدارة التحديثات ونشرها تلقائيًا بواسطة Zapproved، مما يضمن أن جميع المستخدمين لديهم الوصول إلى أحدث إصدار من البرنامج دون الحاجة إلى تدخل يدوي. تقلل هذه الطريقة من وقت التوقف وتضمن أن تظل المنصة آمنة وفعالة.
إخطار العملاء:
يتم عادةً إبلاغ المستخدمين عن التحديثات القادمة وأي تأثير محتمل على استخدامهم للمنصة. تساعد هذه الاتصالات في ضمان استعداد المستخدمين للتغيير ويمكنهم اتخاذ أي إجراءات ضرورية لاستيعاب التحديثات.
امتلاك البيانات
تضمن سياسة ZDiscovery بشأن ملكية البيانات أن المنظمة التي تستخدم البرنامج تحتفظ بالملكية الكاملة لبياناتها. هذا يعني أن البيانات التي تم جمعها، ومعالجتها، وتخزينها داخل منصة ZDiscovery تظل ملكية المنظمة العميلة. تم تصميم المنصة لاحترام حقوق ملكية البيانات لمستخدميها، مما يضمن أن لديهم السيطرة على بياناتهم في جميع الأوقات.
قابلية نقل البيانات
يدعم ZDiscovery قابلية نقل البيانات، مما يسمح للمستخدمين بنقل بياناتهم بشكل آمن وفعال. هذه الميزة ضرورية للمنظمات التي قد تحتاج إلى نقل بياناتها إلى نظام أو خدمة أخرى. توفر المنصة أدوات ووظائف لتسهيل تصدير البيانات بتنسيقات مختلفة، مما يضمن إمكانية إعادة استخدام البيانات أو دمجها مع أنظمة أخرى بسهولة. يتماشى هذا مع أفضل الممارسات في حوكمة البيانات والمتطلبات التنظيمية، مثل تلك المنصوص عليها في GDPR، التي تؤكد على حق قابلية نقل البيانات.
زيادة النطاق
تتضمن زيادة النطاق مع ZDiscovery زيادة سعة أو قدرات المنصة للتعامل مع كميات أكبر من البيانات أو عمليات أكثر تعقيدًا. يمكن تحقيق ذلك من خلال ترقية خطة الاشتراك أو إضافة المزيد من الموارد إلى الإعداد الحالي. تم تصميم المنصة لتكون مرنة، مما يسمح للمنظمات بالتوسع مع نمو احتياجاتها دون توقف كبير في عملياتها.
تقليل النطاق
يتضمن تقليل النطاق تقليل السعة أو الموارد المخصصة لمنصة ZDiscovery. قد يكون هذا ضرورياً إذا واجهت منظمة انخفاضًا في حجم البيانات أو تحتاج إلى خفض التكاليف. يسمح ZDiscovery بهذه المرونة، مما يمكن المنظمات من تعديل استخدامهم وخطط الاشتراك وفقًا لمتطلباتهم الحالية. يضمن ذلك أن تدفع المنظمات فقط مقابل ما تحتاجه، مما يجعل المنصة فعالة من حيث التكلفة وقابلة للتكيف مع الظروف التجارية المتغيرة.
تجدد خدمات ZDiscovery تلقائيًا لفترات اشتراك متتالية ما لم يتم تقديم إشعار كتابي بعدم التجديد قبل 30 يومًا على الأقل من نهاية الفترة الحالية. تحتفظ Zapproved بحق تغيير رسوم الاشتراك السنوي من خلال تقديم إشعار للعميل قبل 30 يومًا على الأقل من نهاية الفترة الحالية. لا تعتبر المدفوعات غير القابلة للاسترداد قابلة للاسترداد. يمكن إنهاء العقود من خلال تقديم إشعار كتابي بعدم التجديد قبل 30 يومًا على الأقل من نهاية الفترة الحالية، أو لأسباب بعد تقديم إشعار كتابي بخرق مادي خلال 30 يومًا. يؤدي الإنهاء إلى إنهاء جميع نماذج الطلبات وحقوق العملاء، والتراخيص، والمعلومات السرية.
شهادة SOC 2 Type 2:
حقق ZDiscovery شهادة SOC 2 Type 2، التي تتضمن تدقيقًا صارمًا من طرف ثالث للبنية التحتية للشركة، والبرمجيات، والأشخاص، والإجراءات، والبيانات على مدى فترة طويلة. تتحقق هذه الشهادة من أن ZDiscovery لديه ضوابط قوية لحماية البيانات من الوصول غير المصرح به (سواء الوصول المادي أو المنطقي).
التشفير:
تُشفَّر البيانات أثناء النقل وفي حالة السكون لضمان الأمان. يتم استخدام بروتوكولات آمنة مثل SFTP (بروتوكول النقل الآمن للملفات SSH) لنقل البيانات، مما يوفر أعلى مستوى من الحماية أثناء النقل.
تجزئة البيانات:
تُستخدم تقنيات مثل الطيران الفاصل لعزل الشبكات الآمنة عن الاتصالات غير الآمنة، مما يمنع الوصول غير المصرح به إلى البيانات المخزنة.
المرافق الآمنة:
تُخزن بيانات العملاء في مرافق مراكز البيانات الآمنة من المستوى 4 مع أمان على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع، ومصادقة متعددة العوامل، وخطط استعادة البيانات موثقة بالكامل.
أمان تطبيق العملاء:
يتضمن تطبيق ZDiscovery تدابير أمنية مثل المصادقة متعددة العوامل والقدرة على تقييد الاتصالات الخارجية حسب المستخدم، أو الشركة، أو المنطقة.
التحكمات الوحدوية:
يدعم ZDiscovery الأذونات الوحدوية والوصول القليل من الامتياز، مما يحد من الوصول إلى البيانات فقط لما هو مطلوب لدور كل مستخدم.
سجل التدقيق:
تتبع سجلات التدقيق الشاملة جميع الأنشطة التي يقوم بها المستخدمون داخل ZDiscovery حتى المستوى الفردي، مما يضمن الشفافية والمساءلة.
