الاشتراك وإنشاء الحساب: ابدأ بملء طلب إلكتروني. بعد الموافقة، ستحصل على بيانات الدخول إلى لوحة تحكم RoadFlex.
التشاور الأولي وتقييم المتطلبات: تعاون مع فريق دعم أو نجاح العملاء في RoadFlex لتحديد احتياجات العمل، والتكاملات المرغوبة، وتفضيلات الإعداد.
إصدار البطاقات والإعداد: إصدار بطاقات Visa أعمال فعلية وافتراضية على الفور لكل سائق أو موظف. تخصيص سياسات الإنفاق وحدود البطاقات والقواعد لكل مستخدم أو مركبة.
تكامل الأدوات مع الأسطول والتيليماتيك والمحاسبة: دمج RoadFlex مع منصات إدارة الأسطول والتيليماتيك أو المحاسبة للتحقق من المعاملات تلقائيًا، والتحقق من الوقود في الوقت الفعلي، وإعداد تقارير الإنفاق بسلاسة.
تدريب المستخدمين والإعداد: الوصول إلى التدريب التمهيدي والأدلة من خلال لوحة تحكم RoadFlex البديهية. يقدم المتخصصون في الإعداد الدعم حسب الحاجة لتسريع الاعتماد.
تكوين السياسات وسير العمل: إعداد ضوابط المعاملات، وتنبيهات فورية، وسير عمل للموافقة مخصص يتوافق مع سياسات العمل. تحديد قواعد لاستخدام البطاقة، وأنواع الوقود، والمواقع، وتقارير الاستثناءات.
الاختبار والتشغيل الحي: تنفيذ معاملات اختبار، والتحقق من التكاملات، وتأكُّد من وظائف التنبيه والتحليلات والتقارير. عند التأكد، يصبح النظام قيد التشغيل الفعلي—تصدر البطاقات ويدعى المستخدمون للبدء بالشراء.
RoadFlex مصمم لتوفير تخصيص شامل، مما يسمح للمؤسسات بتكييف المنصة مع احتياجات أعمالها الفريدة عبر مجموعة واسعة من متطلبات الأسطول والمصاريف والتشغيل.
قيود الإنفاق: قم بتعيين قواعد وحدود إنفاق دقيقة لكل بطاقة وسائق. يمكن تخصيص الحدود لكل معاملة أو يومية أو أسبوعية أو شهرية استنادًا إلى الأدوار أو المركبات أو المشاريع.
الترخيص الفوري: يمكنك تفويض أو رفض المشتريات فورًا من خلال لوحة تحكم مباشرة، مما يسمح للمديرين بالموافقة أو وضع إشارة على المعاملات في الوقت الحقيقي.
قيود التاجر والتصنيف: تحديد أنواع التجار المسموح بهم أو الفئات لكل بطاقة، مما يقيّد المشتريات على الوقود أو الصيانة أو أي فئة يحددها العمل.
السياسات المخصصة للمصاريف: تمكين المشتريات المتعلقة بالوقود فقط أو توسيع استخدام البطاقات لنفقات الأسطول الأخرى (الصيانة، الرسوم، مواقف السيارات، المستلزمات الميدانية، إلخ)، وتخصيص السياسات لتتوافق مع قواعد العمل واحتياجات الامتثال.
تنبيهات وموافقات مخصصة: إعداد تنبيهات فورية وإشعارات للمعاملات غير المنتظمة أو خارج السياسة، لتوفير استجابة سريعة للمخاطر أو الإنفاق الخارج عن النطاق.
سير عمل الموافقات: يمكن للمديرين إعداد عمليات موافقة متعددة الخطوات للمصاريف الكبيرة أو غير المعتادة.
تكامل التيليماتيك وبرامج الأسطول: يتكامل RoadFlex بسلاسة مع مجموعة واسعة من منصات التيليماتيك، والصيانة، وإدارة الأسطول لتدفق بيانات وتوضيح النفقات في مكان واحد.
تكامل المحاسبة وERP: مزامنة بيانات RoadFlex مع أدوات المحاسبة للمطابقة المؤتمتة، والتصدير، والتقارير المالية المخصصة.
تخصيص بناءً على الدور: تعيين ضوابط مخصصة بناءً على السائق أو المركبة أو الموقع. على سبيل المثال، تقييد استخدام البطاقة على مركبة معينة والتحقق من موقع المركبة ونوع الوقود مع كل عملية شراء.
أمان من 6 طبقات: ضبط معايير الأمان مثل ضوابط المعاملات، والتحقق من المستخدم، وأنواع الوقود، والمستوى، والتحليل الرجعي، والتحقق من الموقع وفقًا لملف المخاطر لأسطولك.
حجب احتيال قابل للتخصيص: حظر أو وضع علامة تلقائيًا على المعاملات التي تقع خارج قواعدك المحددة وتقديم رؤى للتحقيق الإضافي.
تقارير مخصصة: إنشاء تحليلات وتقارير إنفاق مخصصة والمؤشرات المرجعية حسب الفريق أو المركبة أو مركز التكلفة أو المنطقة لتتوافق مع مؤشرات الأداء الرئيسية واحتياجات المحاسبة في المنظمة.
تكوين لوحة المعلومات: تخصيص تخطيط لوحة المعلومات والأدوات وتكرار التقارير حسب تفضيلات الفرق المالية والتشغيلية والتنفيذية.
الإعداد الشخصي: يساعد مستشارو نجاح العملاء في إعداد وتخصيص اللوحات، والضوابط، والتقارير أثناء الإعداد لضمان التوافق الأمثل مع عملياتك.
خدمات مُدارة مخصصة: للأُسطُول التي لديها متطلبات معقدة، يعمل RoadFlex مباشرةً مع فريقك لبناء تقارير مخصصة، أو تكاملات جديدة، أو خدمات وقود مُدارة.
حلول مخصصة للصناعات: يقدم RoadFlex تكييفات معدة مسبقًا لصناعات مثل المرافق والنقل والخدمات الميدانية، وخيارات مخصصة للصناعات الأخرى عند الطلب.
سهولة التوسع: أضف أو أوقف البطاقات على الفور، واضبط السياسات مع نمو عملك أو تغير احتياجاته الموسمية، ونفذ ضوابط جديدة في جميع أنحاء الأسطول دون توقف.
يوفر RoadFlex عملية إعداد مبسَّطة تهدف إلى التأكد من أن جميع المستخدمين الجدد - سواء كانوا مديري أساطيل، أو سائقين، أو فرق مالية - يمكنهم إتقان النظام الأساسي بسرعة. بعد التسجيل، يُخصص لكل حساب فريق نجاح عملاء مخصص يرشد المستخدمين خلال جميع خطوات الإعداد، بما في ذلك تكوين لوحة القيادة، إصدار البطاقات، وإنشاء سياسات الإنفاق والموافقة المخصصة. يشمل هذا الإعداد المخصص جميع أنواع الأساطيل ويوفر دعمًا عمليًا لربط RoadFlex بأنظمة إدارة الأسطول والتيليماتيك وبرامج المحاسبة.
تدريب فردي: يقدم خبير منتج من RoadFlex جولات مخصصة، وإرشادات حول تهيئة النظام، ومساعدة في إعداد السياسات منذ البداية.
خبرة عن بعد وعلى الموقع: يمكن عقد جلسات التدريب عن بعد عبر الهاتف أو فيديو، وهناك خدمة تدريب في الموقع متاحة للأساطيل ذات المتطلبات المعقدة أو الفرق الكبيرة.
التدريب المستمر: يتم استعراض الميزات الجديدة، وتحديثات النظام، وتحسينات سير العمل بانتظام مع العملاء لضمان حصول الفرق على أعلى قيمة من النظام الأساسي بمرور الوقت.
RoadFlex يوفر مجموعة شاملة من تدابير الأمان المتقدمة لحماية بيانات الأعمال والأسطول الحساسة. يهدف نهج المنصة متعدد الطبقات إلى منع الاحتيال في المعاملات وحماية المعلومات الحساسة للعملاء، وضمان الامتثال والشفافية وأمان البيانات في الوقت الفعلي.
التشفير أثناء النقل والتخزين: جميع البيانات المنقولة بين المستخدمين والمركبات ومنصة RoadFlex مؤمنة باستخدام طرق التشفير TLS/SSL القياسية في الصناعة لمنع الاعتراض غير المصرح به. حتى البيانات المخزنة، بما في ذلك المعاملات ومعلومات الأسطول، يتم تشفيرها لضمان الخصوصية وسلامة البيانات.
المراقبة المستمرة: يعمل مركز عمليات الأمان (SOC) على مدار الساعة لمتابعة الوصول غير المصرح به أو النشاط المشبوه، لضمان الكشف السريع والاستجابة للتهديدات الأمنية.
برنامج الأمان من 6 طبقات: يدمج RoadFlex ستة فحوصات أمان متميزة على كل معاملة: ضوابط المعاملات، التحقق من المستخدم، التحقق من الموقع، التحقق من نوع الوقود، التحقق من مستوى الوقود، وتحليل الوقود الرجعي. يحدد هذا البرنامج بشكل استباقي الأنشطة المشبوهة أو الاحتيالية ويمنعها قبل أن تؤثر على عملياتك.
التحقق من المستخدم والجوال: كل بطاقة تصدر مرتبطة برقم هاتف محمول فريد، وتحتاج البطاقات إلى فتح باستخدام رمز يُرسل عبر رسالة نصية. هذا يضمن أن العمليات يمكن تنفيذها فقط من قبل المستخدمين المصرح لهم، مما يوفر طبقة إضافية من الأمان في حالات فقدان أو سرقة البطاقات.
التنبيهات والحجب في الوقت الفعلي: يتلقى مديرو الأسطول إشعارات فورية لجميع الأنشطة المشبوهة ويمكنهم بسهولة قفل البطاقات أو حجب المعاملات مباشرة من لوحة التحكم، مما يساعد في منع سوء الاستخدام أو السرقة في الوقت الفعلي.
التحقق من الموقع للمركبة والبطاقة: يتكامل RoadFlex مع أنظمة التيليماتيك للأسطول للتأكد من وجود المركبة المصرح لها والبطاقة في موقع التزود بالوقود قبل الموافقة على المعاملة. المعاملات التي تتم على بعد أكثر من 100 متر من المركبة المخصصة يتم رفضها تلقائياً.
التحقق من نوع ومستوى الوقود: المشتريات التي تتجاوز سعة خزان الوقود بالمركبة أو التي تستخدم نوع وقود غير صحيح يتم حجبها، مما يقلل من فرص إساءة التخصيص أو الاحتيال.
إدارة المخاطر بأسلوب الذكاء الاصطناعي: تحلل التحليلات المدعومة بالذكاء الاصطناعي في RoadFlex كميات الوقود المستهلكة مقارنة بالأميال المقطوعة للكشف عن المخالفات مثل سرقة أو سوء استخدام الوقود. يمكن لـ RoadFlex بذلك إخطار المستخدمين بالمعاملات الخطرة والاحتيالية بدقة عالية.
ملفات الإنفاق المؤتمتة: يكمل ويدقق RoadFlex ملفات الإنفاق لكل مركبة ويتابع أنماط الاستخدام لمنع المشتريات غير المصرح بها أو الزائدة قبل أن تتسبب في خسائر مالية.
ضوابط مخصصة: يمكن للمديرين وضع حدود إنفاق مفصلة، وقيود على التجار والفئات، وسير عمل للموافقة على كل بطاقة، لضمان السماح فقط بالنفقات المصرح بها وفقًا لسياسة الشركة.
تقييد الوصول: يقوم RoadFlex بتقييد وصول الموظفين غير الضروري للبيانات الحساسة، وحماية المعلومات الشخصية والمالية من التهديدات الداخلية والخارجية.
التوثيق ومسارات التدقيق: يحتفظ النظام بسجلات تفصيلية للأنشطة ومسارات التدقيق، مما يعزز الشفافية ويمكّن من الامتثال لقوانين حماية البيانات.
يحافظ RoadFlex على جدول تحديثات نشط، لضمان أن تظل منصة إدارة الأساطيل ونفقات الوقود الخاصة به حديثة مع التحسينات التكنولوجية وتعليقات المستخدمين والمعايير الأمنية المستمرة. وبينما لا تنشر الشركة جدولًا زمنيًا عامًا أصليًا للإصدارات، تؤكد مراجعات السوق والتقارير الصناعية أن البرنامج يحصل على تحديثات منتظمة للمنتج وتحسينات الميزات على مدار العام. يتضمن ذلك إصدارات الصيانة وإطلاق ميزات جديدة وإصلاح الأخطاء وتحسينات الأمان لمواكبة الاحتياجات المتغيرة للأساطيل الحديثة.
على سبيل المثال، تم إدخال تحسينات على المنصة تتعلق بالوقاية من الاحتيال، التحليلات في الوقت الفعلي، وتكامل التيليماتيك عدة مرات في السنة، مما يعكس استثمارًا مستمرًا في تجربة المستخدم وإمكانيات الأمان. كما يتم تحديث أدوات التحليل وميزات لوحة القيادة، وتكاملات البرنامج مع أنظمة الأسطول والمحاسبة الجديدة بشكل متكرر.
RoadFlex يُقدَّم كمنصة سحابية، مما يسمح بإدارة مركزية وسلسة لجميع التحديثات على حسابات العملاء. هذا يعني:
التحديثات التلقائية: تنشر جميع التحديثات والميزات الجديدة مركزيًا بواسطة RoadFlex، دون الحاجة لأي إجراء يدوي من قبل المستخدمين النهائيين.
اضطراب ضئيل في الأمثلية: عادةً ما يتم إرسال التحديثات إلى الجانب الخلفي للسحابة خارج ساعات العمل القصوى لتقليل أي اضطراب في الخدمة. يحصل المستخدمون في الغالب على الميزات والتحسينات الجديدة فور إصدارها.
تحسينات تكامل في الوقت الفعلي: تُحدَّث تكاملات الأسطول والمحاسبة وأدوات إدارة الأسطول تلقائيًا كجزء من هذه الإصدارات المدارة، لضمان التوافق المستمر مع الأنظمة الخارجية.
الإعلام داخل النظام: يتلقى المستخدمون إشعارات بالتغييرات الرئيسية أو تحديثات المنتج المهمة مباشرة داخل لوحة تحكم RoadFlex أو عبر البريد الإلكتروني لضمان الشفافية والوعي بالميزات الجديدة.
التوثيق والتدريب: تُوفَّر موارد المساعدة المحدثة، وأدلة الميزات، ومواد التدريب عند تقديم تحديثات رئيسية بميزات أو ضوابط جديدة.
دعم العملاء على مدار الساعة: يتوفر فريق دعم RoadFlex على مدار الساعة للإجابة على أسئلة المستخدمين، وتقديم المساعدة الفنية، ومساعدة العملاء على التكيف مع الميزات أو التكاملات الجديدة.
التصحيح الأمني المستمر: تُعطى التحسينات الأمنية وتصحيح الثغرات أولوية في جدول التحديثات، لضمان حماية بيانات الأسطول الحساسة والمالية.
RoadFlex يعترف بحقوق العملاء في البيانات التي ينتجونها ويخزنونها على منصته ويصونها. يحتفظ المستخدمون بالتحكم وملكية بياناتهم الشخصية والتجارية التي تم إدخالها في الخدمة. يستخدم RoadFlex البيانات التي يجمعها فقط لتقديم الخدمات، وصيانتها وتحسينها، ولا يبيع أو يشارك بيانات المستخدمين مع أطراف ثالثة لأغراض غير ذات صلة. تشمل هذه البيانات المعاملات المالية ونشاط الأسطول ومعلومات الحساب، والتي تظل سرية ويتم الوصول إليها أو معالجتها بما يتوافق مع أذون المستخدمين والالتزامات القانونية.
RoadFlex يوفر حقوق نقل البيانات تمكّن المستخدمين من الوصول إلى معلوماتهم ونقلها:
الحق في الوصول: يمكن للمستخدمين طلب نسخة من بياناتهم الشخصية، وستزودهم الشركة بنسخة من البيانات في تنسيق منظم ومستخدم بنطاق واسع وقابل للقراءة آلياً مثل CSV أو JSON.
حق نقل البيانات: يمكن للعملاء الحصول على بياناتهم وإعادة استخدامها على خدمات أخرى أو لتسهيل عمليات النقل إلى مزودين آخرين، بما يدعم المتطلبات التنظيمية مثل GDPR عند الاقتضاء.
عملية الطلب: يمكن للمستخدمين طلب تصدير البيانات أو حذفها من خلال التواصل مع فريق دعم RoadFlex. تكون البيانات المصدرة منظمة لضمان سهولة الاستخدام وسلامتها للنقل أو الاستخدام الشخصي.
للمستخدمين كذلك الحق في طلب حذف بياناتهم من أنظمة RoadFlex. توفر الشركة آليات للمحو الدائم للبيانات عند طلب المستخدم، مع مراعاة المتطلبات التنظيمية أو التعاقدية المتعلقة بمدة الاحتفاظ بالبيانات. تتم عملية حذف البيانات بأمان لمنع الوصول غير المصرح به للمعلومات المخزنة سابقًا.
RoadFlex يستخدم التشفير وبروتوكولات الأمان لحماية جميع البيانات المنقولة والمخزنة. الوصول إلى المعلومات الحساسة في أنظمة RoadFlex محدد بموجب سياسات مشددة، وتعتبر موافقة المستخدم أساسية في جميع أنشطة معالجة البيانات. تضمن هذه التدابير احترام حقوق المستخدمين وحماية بياناتهم الشخصية والتنظيمية من الوصول غير المصرح به أو الإفشاء أو سوء الاستخدام.
التجديد التلقائي: بعد فترة الاشتراك الأولية، عادةً ما يتم تجديد عقود RoadFlex تلقائيًا لفترات إضافية ما لم يُذكر خلاف ذلك في عرض الأسعار أو الاتفاقية الخاصة بالعميل.
مدة التجديد: تعتمد مدة فترات التجديد (على سبيل المثال، سنوي أو شهري) على نوع الحساب وما هو محدد في الاتفاقية الأولية أو العرض المُطبق.
الإخطار: يجب مراجعة تفاصيل الإخطار المسبق قبل التجديد، إذا لزم الأمر، مباشرةً في الاتفاقية الموقعة أو من خلال الاتصال بدعم عملاء RoadFlex، حيث لم يتم تحديد ذلك بالتفصيل في الشروط المتاحة عبر الإنترنت.
تعديل الشروط: يحتفظ RoadFlex بالحق في تحديث شروط وأحكامه. تصبح التغييرات سارية المفعول كما هو محدد في الاتفاقيات المحدثة أو عند التجديد.
كيفية الإلغاء: إجراءات الإلغاء ومتطلبات الإخطار (مثل الإخطار الكتابي/البريد الإلكتروني) ليست مفصلة بالكامل في الوثائق العامة. يُتوقع عادةً من العملاء تقديم إشعار (عادةً كتابيًا أو عبر البريد الإلكتروني) إذا كانوا يرغبون في تجنب التجديد التلقائي.
الإلغاء في نهاية المدة: إذا قمت بإلغاء اشتراكك، فعادةً ما يصبح ساري المفعول في نهاية دورة الفوترة الحالية (شهريًا أو سنويًا)، وهو أمر معتاد مع منصات SaaS.
الإلغاء منتصف الدورة: لا توجد تفاصيل عامة حول الغرامات أو التعويضات بالنسبة للإلغاء في منتصف الدورة. يجب على العملاء مراجعة الاتفاقية الخاصة بهم أو التواصل مع RoadFlex للتأكد من إمكانية فرض رسوم إنهاء مبكر أو استرداد رسوم.
استنادًا إلى المعلومات العامة المتاحة، يؤكد RoadFlex على ميزات الأمان القوية وإدارة المخاطر لإدارة مصاريف الأسطول والوقود، لكنه لا يذكر أو يعلن بشكل علني عن شهادات أو معايير امتثال محددة معترف بها في الصناعة (مثل PCI DSS، SOC 2، ISO 27001، إلخ) على موقعه الإلكتروني أو في القوائم الخارجية.
برنامج أمان من 6 طبقات
يشمل ضوابط المعاملات، والتحقق من المستخدم والمركبة، والتحقق من الموقع ونوع الوقود، ومتابعة مستوى الوقود، واكتشاف الاحتيال في الوقت الفعلي.
التكامل مع أدوات التيليماتيك وإدارة الأسطول
يدعم الاتصال الآمن للبيانات مع المحاسبة وإدارة الأسطول ومزودي التيليماتيك من خلال تكاملات API، مما يساعد في أتمتة الامتثال التنظيمي والضريبي (مثل إنشاء تقارير ضريبة وقود IFTA).
امتثال بطاقة الأعمال Visa
بطاقات RoadFlex تصدر من خلال Visa، التي تشترط الامتثال لجميع المعاملات وبيانات البطاقات لمتطلبات الأمان والتشغيل العالمية الخاصة بها. هذا غالبًا ما يعني الامتثال لإجراءات أمان المعاملات المالية عالية المستوى.
رودفليكس
بواسطة شركة أوبنلين تكنولوجي
