رينت سينس
بواسطة موبيسوفت المحدودة
بدء المشروع والتخطيط: تبدأ العملية باجتماع بدء المشروع بين فريقك ومدير مشروع مخصص ومستشار تقني من Mobysoft. يتم الاتفاق على جدول التنفيذ وأي وحدات إضافية في هذه المرحلة.
إعداد استخراج البيانات: تقوم Mobysoft بإعداد أداة استخراج البيانات للاتصال بنظام إدارة الإسكان (HMS) أو CRM الخاص بك. الوصول المبكر إلى قاعدة البيانات الخاصة بك أمر حاسم لتسليم النظام في الوقت المحدد. تستخرج الأداة بيانات المستأجر والإيجار اللازمة لتشغيل RentSense.
التكوين والتخصيص: يتم تكوين RentSense ليتماشى مع قواعد الحالات والأولويات والعمليات التشغيلية لمنظمتك. يشمل ذلك إعداد قواعد اتخاذ القرار وحدود التشغيل ومواءمة النظام مع قدرة وعمليات فريقك.
الاختبار والتحسين الدقيق: تتم معالجة البيانات المستخرجة من خلال RentSense، ويتم اختبار النظام لضمان الدقة. هناك فترة تحسين وتحقق، حيث يراجع فريقك المخرجات ويقدم ملاحظات لتحسين النظام. قد يشمل ذلك تحليل مقارن مع عملية إدارة المتأخرات الحالية لديك.
التدريب والانضمام: توفر Mobysoft تدريباً ودعماً للضباط والمديرين السكنيين، لضمان ارتياح جميع المستخدمين مع بوابة RentSense وأي وحدات إضافية. يتم تقديم التدريب عادة عن بُعد ومخصص لاحتياجات فريقك.
تشغيل النظام وانتقال مشرف: ينتقل النظام إلى التشغيل الفعلي، مع فترة انتقال مشرف حيث تدعم Mobysoft فريقك أثناء بدء استخدام RentSense في العمليات اليومية. يتم التعامل مع أي مشكلات أو تعديلات بسرعة خلال هذه المرحلة.
صُمم RentSense ليكون قابلاً للتكوين بدرجة عالية، مما يسمح لمقدمي الإسكان الاجتماعي بتخصيص المنصة حسب العمليات التشغيلية والهياكل الفريقية والأولويات التجارية الخاصة بهم. فيما يلي النقاط الرئيسية التي توضح كيف يمكن تخصيص RentSense لتناسب الاحتياجات التنظيمية المتنوعة:
الحدود والمحركات: يسمح RentSense للمنظمات بتعيين مجموعة من معلمات التكوين، مثل الحد الأدنى للرصيد المعتبر متأخراً، والمبلغ الذي يجب أن ينخفض به الحساب أسبوعياً، وحدود أخرى ذات صلة بإدارة المتأخرات. يمكن تعديل هذه المعلمات لتتوافق مع السياسات المحلية ومستويات المخاطر.
قواعد اتخاذ القرار المخصصة: يدعم النظام كلاً من القواعد الأساسية والاختيارية التي تحدد إذا ولماذا يتم تقديم حالة للمستخدمين. يمكن تكوين هذه القواعد لتتناسب مع العمليات الداخلية للمنظمة، والقدرات، واستراتيجيات التدخل، مما يضمن أن أولوية الحالات تعكس منطق العمل المحلي.
الوحدات القابلة للتكوين: يوفر RentSense مجموعة من الوحدات القابلة للتخصيص، مثل إدارة المتأخرات التلقائية (AAP)، الأتمتة المساعدة، ومدير صينية الأعمال. يمكن تفعيل وتخصيص وتجميع هذه الوحدات لأتمتة عمليات محددة، والتواصل مع المستأجرين، وإدارة الأحمال وفقاً لاحتياجات المنظمة.
قوائم الأعمال المخصصة: ينشئ النظام قوائم أعمال ذات أولوية يمكن تخصيصها لتعكس أولويات وتقسيم الأحمال الفريدة لكل منظمة. يضمن ذلك تركيز الموظفين على أهم الحالات حسب السياسات المحلية.
اندماج سلس: ينطف RentSense مع جميع أنظمة إدارة الإسكان الرئيسية ويمكن تهيئته لاستخراج وتحويل وتحميل البيانات وفقاً لبيئة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالعميل. يتم الاتفاق على وقت معالجة البيانات مع كل منظمة، مما يسمح بالتوافق مع دورات التقارير الداخلية والاحتياجات التشغيلية.
تقارير البيانات المخصصة: يقدم الجناح التحليلي أكثر من 50 تقرير بيانات وتحليل مخصص، متاح على المستويات التنظيمية والفريق والفرد. يمكن تصفية هذه التقارير وتقسيمها لدعم مؤشرات الأداء المحددة والمتطلبات التنظيمية والمراقبة الإدارية.
مواءمة مع هيكل الفريق: يمكن تهيئة RentSense لمطابقة هيكل فرق التحصيل، ودعم عمليات مختلفة، وأحجام فرق، ونماذج تدخل. يسمح مرونة النظام بالتكيف مع إعادة تنظيم أو تغيير نهج العمل التشغيلي.
مواءمة السعة: تشمل عملية تهيئة النظام مواءمة النظام مع عمليات المنظمة والسعة، لضمان أن حجم وأنواع الحالات المقدمة قابلة للإدارة وذات صلة بالموارد المتاحة.
إدارة نجاح العملاء: يتم تخصيص مدير نجاح العملاء لكل عميل يعمل مع الفرق التشغيلية لتحسين استخدام النظام، والتعامل مع طلبات التغيير، وتنفيذ اقتراحات التحسين. يضمن ذلك بقاء RentSense متوافقاً مع الاحتياجات المتغيرة للعمل بمرور الوقت.
عملية تنفيذ منظمة: يتم توجيه المستخدمين الجدد من خلال عملية انضمام منظمة يديرها مدير مشروع مخصص ومستشار تنفيذي تقني. تشمل العملية التخطيط الأولي، إعداد استخراج البيانات، تكوين النظام ومواءمته مع العمليات التنظيمية والأولويات.
التكوين والتخصيص: يُهيأ RentSense لمطابقة قواعد الحالات، والحدود، والمتطلبات العملية للعميل، لضمان مطابقة المنصة بسلاسة مع الممارسات التجارية الحالية.
جلسات تدريبية: يتم توفير تدريب شامل للضباط والمديرين السكنيين، يشمل استخدام بوابة RentSense وأي وحدات إضافية. عادة ما يتم توفير التدريب عن بُعد ويتم تخصيصه لاحتياجات الفريق الخاصة، مما يضمن أن جميع المستخدمين مرتاحين ومتمكنين من النظام.
مدير نجاح العملاء: يتم تعيين مدير نجاح عملاء مخصص لكل عميل يدعم المنظمة من التنفيذ إلى الاستخدام المستمر. يعمل هذا المدير كحلقة الوصل الرئيسية لطلبات التغيير، واقتراحات التحسين، وتحسين استخدام النظام.
إدارة الحساب: يعمل مدير الحساب مع فريق الإدارة لضمان التوافق الاستراتيجي وتحقيق الفوائد الكاملة من RentSense والخدمات المرتبطة به.
تستخدم RentSense، المطورة بواسطة Mobysoft، مجموعة شاملة من تدابير الأمان لحماية بيانات المستخدم والمستأجر، مما يضمن الامتثال للمعايير الصناعية وقوانين حماية البيانات.
التشفير عند التخزين والنقل: جميع البيانات المنقولة بين أنظمة العملاء وRentSense محمية باستخدام بروتوكول TLS (الإصدار 1.2 أو أعلى)، لضمان نقل البيانات بأمان. يتم تشفير البيانات المخزنة ضمن المنصة على جميع الوسائط الفيزيائية، مما يضمن حماية المعلومات من الوصول غير المصرح به.
استضافة سحابية عبر AWS: يستخدم RentSense خدمات Amazon Web Services (AWS) مع بنية أمان قوية تشمل جدران الحماية وتقسيم الشبكة. لا تتعرض مكونات RentSense مباشرة للإنترنت باستثناء بوابة المستخدم، مما يقلل من سطح الهجوم.
موقع تخزين البيانات: يتم تخزين ومعالجة جميع البيانات ضمن المنطقة الاقتصادية الأوروبية (EEA)، مما يضمن الامتثال للوائح حماية البيانات ذات الصلة مثل GDPR.
معايير أمان مركز البيانات: يتوافق مركز بيانات RentSense مع معايير مثل Cloud Security Alliance Cloud Controls Matrix (CSA CCM).
مصادقة المستخدم: يتطلب الوصول إلى RentSense اسم مستخدم وكلمة مرور، مع إتاحة المصادقة متعددة العوامل (MFA) للأمان المعزز. تقتصر واجهات الإدارة وقنوات الدعم على الاتصالات من عناوين IP معروفة لموبيسوفت عبر VPN ويتم اختبار هذه القيود مرتين في السنة على الأقل.
الوصول المستند إلى الدور: يقتصر الوصول إلى البيانات الحساسة على الأشخاص المخولين فقط باتباع إرشادات داخلية صارمة وصلاحيات مستندة إلى الدور.
إدارة الثغرات: جميع المكونات والوحدات النمطية الخارجية مسجلة ويتم التحقق منها بانتظام مقابل الثغرات الأمنية المنشورة (CVEs). يتم تقييم الثغرات وسدها بسرعة من خلال تحديثات المكونات عادةً.
المراقبة الوقائية: يتم مراقبة الأنظمة بشكل مستمر للكشف عن الاستثناءات وأنماط الاستخدام غير المعتادة، بدعم من ميزات أمان AWS.
اختبار اختراق: يتم إجراء اختبارات اختراق خارجية مرة واحدة على الأقل سنوياً لتحديد وسد نقاط الضعف الأمنية.
الاستجابة للحوادث: يتبع RentSense عمليات معرفة وفقًا لمعيار ISO 27001 لإدارة الحوادث، بما في ذلك خطط الاتصال الشاملة مع العملاء في حال حدوث خرق للبيانات. تغطي تقارير الحوادث السبب، والنطاق، والإجراءات المتخذة.
استمرارية العمل واستعادة الكوارث: يتم تكرار قاعدة بيانات RentSense في الوقت الفعلي في أماكن متعددة لضمان التواصلية العالية والمرونة. الهدف الزمني لاستعادة التشغيل (RTO) هو 6 ساعات والهدف الزمني لنقطة الاستعادة (RPO) هو نهاية يوم العمل الأخير. تُجرى أعمال الصيانة خارج ساعات العمل المعتادة للحد من التعطيل.
الاحتفاظ بالبيانات والحذف الآمن: عند انتهاء العقد، تتم إزالة حسابات المستخدمين وبيانات العميل من الأنظمة الحية خلال سبعة أيام باستخدام عملية حذف آمنة. يتم الكتابة الصريحة فوق وسائط التخزين قبل إعادة التخصيص، ويتم التعامل مع التخلص من المعدات من قبل خدمات إتلاف تابعة لطرف ثالث.
سجلات التدقيق: يتم تخزين معلومات التدقيق عن نشاط المستخدم والمورد لمدة لا تقل عن 12 شهراً، لدعم تتبع المسؤولية والمراقبة.
شهادة ISO/IEC 27001: يحصل RentSense على شهادة معيار ISO/IEC 27001، وهي شهادة معتمدة من BSI لأنظمة إدارة أمن المعلومات تغطي جميع العمليات الداخلية باستثناء التكاملات مع الطرف الثالث.
شهادة Cyber Essentials وCyber Essentials Plus: يتمتع النظام بشهادة Cyber Essentials وCyber Essentials Plus، مما يُظهر التزامه بضوابط الأمان الموصى بها من الحكومة البريطانية.
سيطرة العملاء على البيانات: يعمل RentSense على مبدأ أن البيانات المستخرجة والمعالجة بواسطة المنصة - بشكل أساسي بيانات معاملات الإيجار والمتأخرات - تظل ملكاً لمنظمة العميل (مثل مزود الإسكان الاجتماعي). تتصرف Mobysoft، مزود RentSense، كمعالج بيانات، مع معالجة البيانات نيابةً عن العميل لأغراض تحليل وإدارة المتأخرات.
السرية والاستخدام: يُعامل RentSense جميع البيانات التي يعالجها على أنها سرية. تنص عقود Mobysoft على عدم كشف بيانات العميل لأطراف ثالثة باستثناء الشكل المجمع والمجهول، والذي لا يمكن من خلاله تحديد العميل، أو المستأجرين، أو أي معلومات سرية. يمكن استخدام هذه البيانات المجمعة للتحليل والأداء، ولكن لا تتم مشاركة البيانات الفردية أو القابلة للتحديد خارج العلاقة التعاقدية.
الاحتفاظ بالبيانات والحذف: تشمل اتفاقيات Mobysoft بنوداً واضحة حول الاحتفاظ بالبيانات والحذف. بعد انتهاء العقد أو فترة الاحتفاظ، تتم إزالة بيانات العميل بأمان من أنظمة RentSense. أي خرق لهذه الشروط سيعد انتهاكاً للعقد وحماية البيانات.
حق الوصول والتصدير: وفقاً لقوانين حماية البيانات في المملكة المتحدة والاتحاد الأوروبي (بما في ذلك GDPR)، يحق للمنظمات العميلة الوصول إلى البيانات التي يعالجها RentSense. يمكن تصدير البيانات بتنسيق منظم وشائع وقابل للقراءة آلياً عند الطلب، دعماً لمبدأ قابلية نقل البيانات.
عملية قابلية النقل: إذا رغب العميل في نقل بياناته إلى مزود آخر أو نظام آخر، ستقوم Mobysoft بتسهيل تصدير مجموعات البيانات ذات الصلة كما يتطلب القانون والعقد. يتم عادةً الاتفاق على التفاصيل التقنية (مثل تنسيق الملفات وطريقة التسليم) خلال مرحلة التنفيذ أو العقد، لضمان الامتثال لمتطلبات قابلية نقل البيانات.
صُمم RentSense ليوفر مرونة لمقدمي الإسكان الاجتماعي عند تغيير احتياجاتهم التنظيمية، سواءً بزيادة إدارة الممتلكات أو تقليصها. إليك كيف تدعم المنصة هذه التغييرات:
لا توجد حدود ثابتة لحجم المحفظة: RentSense هو حل سحابي يمكن تعديله بسرعة ليناسب المنظمات من أي حجم، بدءاً من أولئك الذين يديرون بضعة آلاف من المنازل وحتى أولئك الذين يديرون عشرات الآلاف في عدة مناطق. لا توجد قيود تقنية للتوسع أو التقليص، وقد تم بناء المنصة للتعامل مع العمليات الصغيرة والكبيرة بكفاءة.
اندماج سلس: يتكامل النظام مع جميع أنظمة إدارة الإسكان الرئيسية، مما يسمح للمنظمات بإضافة أو إزالة الممتلكات دون تغييرات تقنية كبيرة أو استثمارات في أجهزة إضافية.
نموذج الاشتراك: تعتمد الشروط التجارية ل RentSense عادة على عدد الممتلكات أو الوحدات المدارة. مع نمو أو تقلص محفظتك، يتم تعديل الاشتراك والفوترة وفقاً لذلك في دورة الفوترة التالية. يضمن ذلك أنك تدفع فقط مقابل ما تستخدمه، مما يدعم التوسع الفعال من حيث التكلفة.
لا توجد صلاحية طويلة الأمد: صمم RentSense لتجنب أي احتجاز للبيانات أو العقود. يمكن للمنظمات التوسع أو التقليص حسب الحاجة وعند إنهاء العقد يمكن تصدير البيانات بتنسيق قابل للقراءة آلياً مع إلغاء الوصول بعد الإغلاق.
عمليات قابلة للتكوين: يمكن تخصيص النظام ليتماشى مع هيكل وكفاءة فرق التحصيل لديك. مع تغييرات المنظمة، يمكن تحديث تكوين RentSense ليعكس أولويات جديدة، وأحجام الفرق، أو نماذج التدخل، لضمان استمرار توافق النظام مع احتياجات العمل.
التحسين الديناميكي: يدعم RentSense التحسين المستمر لمعايير التكوين وقواعد اتخاذ القرار، مما يسمح للمنظمات بتعديل النظام استجابةً لتغيرات حجم المحفظة أو هيكل الفريق أو العوامل الخارجية.
إدارة نجاح العملاء: يتم تعيين مدير نجاح العملاء مخصص لكل عميل للمساعدة في التوسع وطلبات التغيير والتحسين المستمر، لضمان انتقال سلس خلال فترات النمو أو الانكماش.
التدريب والدعم المستمر: يتوفر التدريب والدعم عند كل عملية توسع لضمان دعم الأعضاء الجدد أو توسع العمليات بشكل كامل. ينطبق ذلك أيضاً عند التقليص، مع استمرار الوصول إلى الدعم والموارد.
إمكانية الوصول للبيانات: عند التقليص، تظل بياناتك متاحة طالما كان حسابك نشطاً، مما يتيح لك الاحتفاظ بسجلات ووثائق تاريخية لجميع الممتلكات، حتى تلك التي لم تعد تحت الإدارة.
هيكل العقد السنوي: يتم إعداد عقود RentSense عادةً على أساس سنوي مع الالتزام بحد أدنى 12 شهراً. غالباً ما يتطلب العقد الأولي دفع مقدماً لعدد محدد من الممتلكات (عادة على الأقل 4000 وحدة).
تجديد تلقائي: بعد الفترة الأولية، يتجدد العقد تلقائياً لمدة 12 شهراً إضافية ما لم يُبلغ العميل كتابةً بنيته الإلغاء. هذا يضمن استمرار الخدمة ما لم يتدخل العميل.
فواتير التجديد: تُصدر فواتير التجديد سنوياً مقدماً في ذكرى تاريخ بدء العقد. تعتمد رسوم التجديد على العدد الفعلي للممتلكات التي تُدار وأي وحدات أو خدمات إضافية مطلوبة للسنة القادمة.
فترة إشعار عدم التجديد: يجب على العملاء تقديم إشعار كتابي بعدم نيتهم التجديد على الأقل قبل 90 يوماً من تاريخ التجديد. إذا لم يُقدم الإشعار ضمن هذه المدة، يتجدد العقد تلقائياً للسنة التالية وتتحمل العميل كامل الرسوم السنوية.
تعديل عدد الممتلكات: تعتمد رسوم التجديد على مستوى المخزون الحالي وقت التجديد، لضمان المطابقة مع حجم المحفظة الحالي. يتم تضمين أي وحدات أو خدمات إضافية تمت إضافتها خلال العقد في فاتورة التجديد وتخضع لنفس شروط التجديد والإلغاء.
كيف تلغي: يجب أن يُبلغ الإلغاء كتابياً إلى Mobysoft على الأقل قبل 90 يوماً من تاريخ تجديد العقد. يصبح الإلغاء سارياً في نهاية فترة العقد الحالية.
لا توجد استردادات جزئية: تُدفع الرسوم بالكامل مقدماً لفترة العقد كاملة، ولا توجد استردادات جزئية للوقت غير المستخدم في حال الإلغاء خلال السنة. يتحمل العملاء كامل الرسوم السنوية بمجرد بدء فترة التجديد.
الاحتفاظ بالبيانات والوصول: عند إنهاء العقد، تتم إزالة بيانات العميل من أنظمة RentSense بأمان بعد انتهاء فترة الاحتفاظ. يُشجع العملاء على تصدير أي بيانات مطلوبة قبل انتهاء العقد، حيث يُلغى الوصول إلى المنصة والبيانات المخزنة بعد الإغلاق.
مصاريف السنة الأولى: قد تشمل مصاريف السنة الأولى تكاليف التكوين والتدريب والتنفيذ، بالإضافة إلى الرسوم القياسية لكل وحدة.
الفواتير السنوية: يُدفع كل الرسوم سنوياً مقدماً ويُطلب الدفع قبل بدء كل سنة تعاقدية.
شهادة ISO/IEC 27001: يحصل RentSense على شهادة المعيار ISO/IEC 27001، وهو إطار معترف به دولياً لأنظمة إدارة أمن المعلومات (ISMS). تُظهر هذه الشهادة أن لدى RentSense سياسات وإجراءات وضوابط قوية لحماية البيانات الحساسة، وإدارة المخاطر، وضمان سرية وسلامة وتوافر المعلومات. تشمل الشهادة الأمن التشغيلي، إدارة الحوادث، استمرارية العمل، وإدارة الثغرات، مع تدقيقات منتظمة وعمليات تحسين مستمرة.
الامتثال للائحة حماية البيانات العامة (GDPR): يتوافق RentSense بشكل كامل مع اللائحة العامة لحماية البيانات لعام 2018. يضمن المنصة معالجة جميع البيانات الشخصية وبيانات المستأجرين بشكل قانوني وعادل وشفاف، مع ضمانات قوية لتقليل البيانات، والتحكم في الوصول، والتعامل الآمن مع البيانات. يتم تخزين البيانات ومعالجتها ضمن المنطقة الاقتصادية الأوروبية (EEA)، ويدعم RentSense حقوق أصحاب البيانات مثل الوصول والتصحيح وحذف المعلومات الشخصية.
أمان السحابة والاستضافة: يُستضاف RentSense على خدمات أمازون ويب (AWS)، مستفيداً من بنية AWS الأمنية، بما في ذلك جدران الحماية، وتقسيم الشبكة، والمراقبة المستمرة. لا تتعرض مكونات المنصة مباشرة للإنترنت باستثناء بوابة المستخدم، مما يقلل من أسطح الهجوم ويعزز الأمان التشغيلي.
