عملية تنفيذ Property Vista النموذجية:

• المشاورة الأولية وتقييم الاحتياجات: يعمل فريق Property Vista مع مؤسستك لفهم المتطلبات المحددة وهيكل المحفظة.

• تكوين النظام: يتم تكييف البرنامج لأنواع العقارات الخاصة بك، وسير العمل، والعلامة التجارية. يتضمن ذلك إعداد أدوار المستخدمين، والأذونات، والتكامل مع أنظمة المحاسبة أو البنوك الحالية.

• نقل البيانات: يتم استيراد البيانات الحالية (المستأجرين، عقود الإيجار، الأمور المالية) إلى Property Vista. قد يتطلب هذا التنسيق مع مزود البرنامج السابق.

• التدريب: يتلقى الموظفون تدريباً من خلال دورات Property Vista University، وفيديوهات المنتج، والدعم المباشر لضمان راحتهم مع ميزات النظام. عادةً ما يتطلب التدريب من 15 إلى 20 ساعة أو أكثر على مدار عدة أسابيع.

• الاختبار والتحقق: يتم اختبار الإعداد من أجل الدقة والتحقق من صحة سير العمل لضمان أن جميع الوحدات (التأجير، الصيانة، المحاسبة، إلخ) تعمل بالشكل المتوقع.

• التشغيل الفعلي: بمجرد التحقق من صحة النظام، يتم تشغيل المنصة للعمليات اليومية. يبدأ الموظفون في استخدام Property Vista لمهام إدارة المستأجرين والعقارات الفعلية.

• الدعم المستمر: يتم توفير دعم خدمة العملاء المستمر عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الموارد المساعدة لمعالجة أي مشاكل أو استفسارات بعد الإطلاق.

يمكن تخصيص Property Vista للتكيف مع احتياجات الأعمال المحددة. وفيما يلي عدة نقاط توضح قدراته على التخصيص:

• الميزات والإضافات المخصصة: يمكنك إضافة ميزات مخصصة (مثل مواقف السيارات، أو رسوم الحيوانات الأليفة، أو التخزين) إلى العقارات، وتعيينها كإلزامية أو اختيارية، وتحديد ما إذا كانت تتطلب دفعات متكررة أو دفعة واحدة. يمكن أن يكون لكل ميزة قواعد وديعة وتسعير سوقي خاص بها، ويمكن توفيرها عبر الإنترنت لاختيار المستأجرين.

• تسعير الميزات المخصص على مستوى الوحدة: يمكن تعيين الميزات على مستوى الوحدة، مما يسمح بتسعير محدد أو توفر للميزات لكل وحدة (مثلاً، أسعار مختلفة لمواقف السيارات للوحدات المختلفة).

• سياسات مخصصة حسب المنطقة أو المبنى: يتيح إطار العمل التخصيصي لك إنشاء سياسات مخصصة حسب المنطقة أو المبنى. وهذا مفيد بشكل خاص لتلبية المتطلبات التنظيمية المحلية، مثل تضمين بنود إيجار فريدة أو مرافق (مثل إزالة الثلج، أو خدمات إعادة التدوير) التي تختلف حسب المنطقة أو المبنى.

• حقول بيانات مخصصة: يمكنك إضافة حقول بيانات مخصصة لالتقاط المعلومات غير المدرجة في النظام الافتراضي، ما يضمن تسجيل جميع البيانات التشغيلية أو الامتـــثالية المطلوبة.

• عقود إيجار مخصصة: يمكن تخصيص وثائق عقد الإيجار ببنود مخصصة، وعناصر اختيارية، وحقول لعكس القوانين المحلية وقواعد العمل.

• تقارير مخصصة: يقدم Property Vista أكثر من 100 تقرير مخصص، مما يمكنك من تخصيص التحليلات والاستخبارات التجارية لمقاييس الأداء واتخاذ القرار الفريدة لديك.

• الأدوار والأذونات القابلة للتخصيص: يمكن تكوين أدوار المستخدمين والأذونات لتتناسب مع هيكل فريقك، مما يضمن التحكم المناسب في الوصول وسير العمل.

• سير العمل الآلية: يمكن أتمتة العديد من العمليات، مثل تحصيل الإيجار، طلبات الصيانة، وتنفيذ عقود الإيجار، وتخصيصها لاحتياجاتك التشغيلية الخاصة.

• العلامة التجارية والتواجد عبر الإنترنت: تسمح المنصة بتخصيص العلامة التجارية، بما في ذلك قوالب الموقع الإلكتروني ونماذج الطلبات عبر الإنترنت، لتتوافق مع هوية شركتك.

• التكامل مع أنظمة أخرى: يدعم Property Vista التكامل مع أدوات المحاسبة والبنوك والتسويق التابعة لجهات خارجية، مما يسمح لك بإنشاء مجموعة تقنية تناسب عملياتك التجارية.

• تكوين الجوال: يمكن الوصول إلى النظام عبر تطبيقات الجوال، ويمكن تعديل سير العمل للاستخدام عبر الجوال، ما يدعم الإدارة أثناء التنقل.

• دعم تخصيص مستمر: يشير المستخدمون إلى أن فرق تكنولوجيا المعلومات والدعم في Property Vista تستجيب لطلبات التخصيص ويمكنها مساعدة في تخصيص المنصة لتلبية احتياجات العمل المتغيرة.

يقدم Property Vista برنامج تدريب ودعم قوي للمستخدمين الجدد مصمم لضمان سهولة الاندماج والكفاءة المستمرة في استخدام المنصة:

• دورات تدريبية شاملة: لدى المستخدمين فرصة الوصول إلى مجموعة واسعة من الدورات حسب الطلب التي تغطي مواضيع أساسية مثل مشاركة المستأجرين، الصيانة، الإدارة المالية، وإدارة عــقود الإيجار. تتوفر هذه الدورات على مدار الساعة يومياً، مما يسمح لأعضاء الفريق بالتعلم حسب وتيرتهم وراحتهم.

• تعليم مخصص حسب الدور: يتم تخصيص التدريب لجميع المستويات الوظيفية والأدوار، لضمان تلقي كل عضو في الفريق تعليمات ذات صلة بمسؤولياتهم.

• جلسات تدريب مباشرة: يشارك المستخدمون الجدد في جلسات تدريبية مباشرة يقودها ممثلو Property Vista، والتي توجههم خلال التنقل في المنصة، والميزات الأساسية، وأفضل الممارسات.

• التنقل التفاعلي عبر المنصة: يشمل التدريب جولات مفصلة في واجهة Property Vista، وتعليم المستخدمين كيفية استخدام الوحدات، الخيارات، الفلاتر، والعروض المخصصة لإدارة العقارات بكفاءة.

• شهادات: يمكن لأعضاء الفريق الحصول على شهادة Property Vista Pro، مما يدل على التميز ويدعم النمو المهني داخل المنظمة.

• الدعم المستمر: بعد التدريب الأولي، للمستخدمين وصول مستمر إلى الموارد الداعمة، بما في ذلك مركز المساعدة بمقالات وأشرطة فيديو تعليمية، وخدمة العملاء المباشرة لحل المشكلات والتوجيه.

• مساعدة معززة بالذكاء الاصطناعي: توفر أدوات Property Vista الذكية دعماً إضافياً، وتساعد المستخدمين على التنقل في النظام وتبسيط سير العمل.

يطبق Property Vista مجموعة شاملة من تدابير الأمان لحماية بيانات المستخدم والشركة:

• تشفير متوافق مع PCI من النهاية إلى النهاية: يتم حماية جميع المعلومات الحساسة، بما في ذلك بيانات الدفع، باستخدام تشفير متوافق مع PCI أثناء النقل والتخزين، مما يحمي معلومات المستخدم من الوصول غير المصرح به أو الاعتراض.

• أمان على مستوى المؤسسات: تستخدم المنصة بروتوكولات أمان قياسية في الصناعة، بما في ذلك المصادقة الثنائية (2FA) والتحكم في الوصول بناءً على الدور (RBAC)، مما يضمن أن المستخدمين المصرح لهم فقط يمكنهم الوصول إلى البيانات الحساسة ووظائف النظام المحددة.

• الامتثال لـ SOC 2: يلتزم Property Vista بمعايير SOC 2، والتي تتطلب ضوابط صارمة لأمن البيانات، والتوافر، والسرية، مما يوفر ضمانًا بأن بيانات العميل تتم إدارتها وفقًا لأفضل الممارسات الصناعية.

• تحديثات الأمان السحابية: تتم إدارة تصحيحات الأمان والتحديثات تلقائيًا في السحابة، مما يضمن حماية المنصة دائمًا ضد أحدث البرمجيات الخبيثة ونقاط الضعف واستراتيجيات القرصنة دون الحاجة إلى تدخل يدوي من المستخدمين.

• جدران الحماية ووحدات النسخ الاحتياطي/الاسترداد: يتضمن النظام حماية قوية بجدران الحماية وعمليات النسخ الاحتياطي التلقائي والتعافي من الكوارث، مما يقلل من خطر فقدان البيانات بسبب أعطال الأجهزة أو الحوادث أو الهجمات الإلكترونية.

• تقليل الخطأ البشري: من خلال رقمنة وأتمتة العمليات (مثل تحصيل الإيجار)، يقلل Property Vista عدد الأشخاص الذين يتعاملون مع البيانات الحساسة، مما يقلل من خطر خروقات البيانات بسبب الخطأ البشري.

• حماية البيانات عن بُعد: باعتباره حلاً قائمًا على السحابة، يضمن Property Vista أن تظل البيانات آمنة حتى إذا فقدت الأجهزة الفعلية (مثل الحواسب المحمولة)، مما يدعم عمليات العمل عن بُعد والعمل من المنزل بأمان

يصدر Property Vista تحديثات بشكل دوري ومنظم، عادةً ما يوفر ميزات جديدة وتحسينات وإصلاحات أخطاء كل شهر. فيما يلي كيفية إدارة التحديثات:

• تحديثات المنتج الشهرية: يصدر Property Vista تحديثات منتظمة للمنتج كل شهر، كما هو موثق في أرشيف الدعم وتحديثات المنتج الخاصة بهم. تتضمن هذه التحديثات ميزات جديدة، وتحسينات في سير العمل، وإصلاحات أخطاء، وتحسينات عبر وحدات مثل CRM، والمحاسبة، وبوابة المستأجر، وأكثر من ذلك.

• النشر التلقائي على السحابة: يتم نشر التحديثات تلقائيًا على المنصة السحابية، متيحة لجميع المستخدمين الوصول الفوري إلى الميزات الجديدة والإصلاحات دون تدخّل يدوي أو وقت توقف.

• تحسينات تدريجية: غالبًا ما تقدم كل تحديث تحسينات تدريجية، مثل ميزات الأتمتة الجديدة، وتعزيز الواجهة، وخيارات تكامل موسعة، مما يساعد العملاء على مواكبة الاحتياجات التشغيلية المتغيرة.

• إشعارات المستخدم: يتم إعلام المستخدمين بالميزات الجديدة والتغييرات من خلال ملاحظات الإصدار والإشعارات داخل التطبيق ومركز مساعدة Property Vista، الذي يحتفظ بأرشيف مفصل لتحديثات المنتج والتغييرات.

• تحديثات التكامل: بالنسبة للعملاء الذين يتكاملون مع أنظمة مثل Yardi، يقوم Property Vista بمزامنة البيانات في الوقت الفعلي ويوفر تحديثات مجدولة (على سبيل المثال، يومياً في الساعة 7 مساءً بتوقيت شرق الولايات المتحدة)، مع خيار للمستخدمين لتشغيل التحديثات يدويًا حسب الحاجة.

• تحديثات تنظيمية سنوية: يتم تضمين التحديثات التنظيمية أو التي تُفرَض بسبب الامتثال في دورة الإصدار المنتظمة، مع اهتمام خاص بالمتطلبات السنوية للمناطق المختلفة.

• خيار إلغاء الاشتراك: قد تختار المؤسسات إلغاء الاشتراك في التحديثات التلقائية إذا لزم الأمر للاختبار الداخلي أو إدارة التغيير، لكن يوصى بالبقاء محدثًا لأسباب الأمان والوصول إلى الميزات.

تتمحور سياسة Property Vista في ملكية البيانات وقابلية النقل حول احترام حقوق العملاء والامتثال للوائح الخصوصية:

• ملكية بيانات العميل: تجمع Property Vista وتدير المعلومات الشخصية والتجارية نيابة عن عملائها، لكن العملاء يحتفظون بملكية بياناتهم الخاصة. تؤكد سياسة الخصوصية للشركة أن المعلومات الشخصية تُجمع بشكل عادل، وبموافقة، ووفقًا للقانون.

• قابلية نقل البيانات: يحق للعملاء الوصول إلى بياناتهم وتصحيحها وتصديرها. هذا يعني أنه يمكنك طلب نسخة من معلوماتك وإذا لزم الأمر نقلها إلى مزود خدمة آخر. هذه الحقوق متوافقة مع لوائح حماية البيانات مثل النظام العام لحماية البيانات Europeo (GDPR)، التي تمنح المستخدمين القدرة على طلب الوصول إلى البيانات وقابلية النقل.

• الموافقة والتحكم: يحصل Property Vista على الموافقة قبل جمع أو استخدام أو الكشف عن المعلومات الشخصية. يمكن للعملاء سحب الموافقة في أي وقت، على الرغم من أن ذلك قد يؤثر على قدرة تقديم الخدمات.

• حذف البيانات: يتم الاحتفاظ بالبيانات الشخصية فقط طالما أنها ضرورية لتحقيق الغرض المقصود منها أو للامتثال للالتزامات القانونية. يمكن للعملاء طلب حذف بياناتهم عندما لا تكون هناك حاجة إليها، وفقًا للمتطلبات التنظيمية.

• الأمان والسرية: تتم حماية جميع البيانات بإجراءات أمان قوية والتزامات بالسرية، مما يضمن استخدامها فقط للأغراض التي وافق عليها العميل وعدم مشاركتها مع جهات خارجية باستثناء ما يقتضيه القانون أو بموافقة صريحة.

• الامتثال القانوني: تتوافق سياسات Property Vista مع قوانين حماية البيانات ذات الصلة، بما في ذلك حقوق الوصول إلى البيانات والتصحيح والمحو وتقييد المعالجة وقابلية النقل

سياسات Property Vista لتوسيع أو تقليص الخدمة حسب احتياجات المؤسسة مصممة لدعم نمو الحافظة والمرونة، مع بعض الشروط المهمة:

• نموذج التسعير على أساس الوحدة: يتقاضى Property Vista رسومًا لكل وحدة شهريًا، مما يجعل التكاليف تتغير مباشرة مع عدد الوحدات التي تديرها. هذا يجعل من السهل إضافة أو إزالة وحدات حسب تغير الحافظة.

• الحد الأدنى لحجم الحافظة: تتطلب كل من خطط Essential و Premium حدًا أدنى من حجم الحافظة يبلغ 500 وحدة. وهذا يعني أنه يجب عليك الحفاظ على ما لا يقل عن 500 وحدة لاستخدام المنصة، ويستند الفواتير على هذا الحد الأدنى حتى إذا انخفض عدد وحداتك تحته.

• الالتزام بعقد سنوي: تتم محاسبة كلا الخطتين سنويًا، لذلك بينما يمكنك توسيع أو تقليص عدد الوحدات، إلا أنك ماليًا ملتزم بالسنة على أساس عدد الوحدات المتعاقد عليها في بداية دورة الفوترة.

• ترقية الميزات: إذا زادت احتياجاتك (على سبيل المثال، تحتاج إلى ميزات محاسبية متقدمة أو ميزات أوامر عمل)، يمكنك الترقية من Essential إلى Premium في أي وقت، رغم أن ذلك سيزيد من تكلفة الوحدة.

• إضافة وحدات: يمكنك إضافة المزيد من الوحدات إلى حافظتك في أي وقت، وستعكس فواتيرك زيادة عدد الوحدات، مع مراعاة شروط العقد السنوي.

• تقليص الوحدات: يمكنك تقليص عدد وحداتك، ولكن ستظل تتم محاسبتك على الحد الأدنى البالغ 500 وحدة لبقية مدة عقدك السنوي.

• قابلية التوسع التشغيلي: تم تصميم المنصة للتعامل مع نمو الحافظة بكفاءة، مع ميزات تعمل على أتمتة وتبسيط مهام إدارة العقارات، ودعم المؤسسات أثناء التوسع أو الدمج.

شروط وأحكام تجديد العقد والإلغاء:

• بدء العقد: يبدأ الاتفاق في التاريخ الفعلي المذكور في نموذج الطلب الأولي الموقع بين Property Vista والعميل.

• مدة التجديد:

  • يعرِّف الاتفاق مصطلح "فترة الخدمة المجددة"، والتي تشير إلى الفترة بعد مدة العقد الأولية.

  • ما لم يُنص على خلاف ذلك، يجدد العقد تلقائيًا لفترات تجديد متتالية (عادة سنوية) ما لم يقدم أي طرف إشعارًا كتابيًا بعدم التجديد قبل انتهاء الفترة الحالية.

  • يتم تحديد طول عملية التجديد وشروطها في العقد وقد تتطلب إشعارًا (غالبًا 30-60 يومًا) قبل تاريخ التجديد لتجنب التمديد التلقائي.

• إشعار عدم التجديد:

  • يمكن لأي طرف اختيار عدم التجديد من خلال تقديم إشعار كتابي خلال الفترة المحددة في الاتفاق (عادة 30-60 يومًا قبل نهاية الفترة الحالية).

  • إذا لم يتم تقديم إشعار، يستمر الاتفاق لفترة تجديد أخرى وفقًا للشروط والأحكام نفسها ما لم يتم تعديله بخلاف ذلك.

• الإلغاء/الإنهاء:

  • يجوز للطرفين إنهاء العقد بسبب سبب (مثل الإخلال الجسيم) كما هو موضح في العقد.

  • يجوز أيضًا للعميل إنهاء الاتفاق من خلال تقديم إشعار كتابي، لكن الإنهاء المبكر قد يؤدي إلى تحمل المسؤولية عن الرسوم حتى نهاية الفترة الجارية، ما لم يُنص على خلاف ذلك.

  • عند الإنهاء، ينتهي وصول العميل إلى الخدمة، وتتوقف التزامات Property Vista بتقديم الخدمة.

• معالجة البيانات بعد الإنهاء:

  • عند إنهاء العقد، تحتفظ Property Vista ببيانات العميل لفترة محدودة (كما هو محدد في الاتفاق) للسماح باستخراج البيانات.

  • بعد هذه الفترة، يتم حذف جميع بيانات العميل ولا يمكن استردادها، لذا فإن مسؤولية تصدير البيانات تقع على العملاء قبل نهاية هذه النافذة.

• الرسوم الإضافية:

  • إذا تم إنهاء الاتفاق بسبب الإخلال أو عدم السداد، يجوز لـ Property Vista فرض رسوم إضافية كما هو محدد في الاتفاق.

• التعديلات والتغييرات:

  • يجب إجراء أي تغييرات على العقد، بما في ذلك شروط التجديد أو سياسات الإلغاء، كتابيًا وبموافقة الطرفين

برنامج Property Vista يلبي العديد من معايير الامتثال المهمة وأفضل الممارسات الصناعية لأمن البيانات والخصوصية:

• الامتثال لمعيار PCI DSS: يضمن Property Vista تشفير البيانات من النهاية إلى النهاية المتوافق مع PCI، وهو أمر بالغ الأهمية لحماية معلومات الدفع والمستأجرين الحساسة أثناء دفعات الإيجار عبر الإنترنت والمعاملات المالية الأخرى. وهذا الامتثال يعني أن المنصة تفي بمعيار أمان بيانات صناعة بطاقات الدفع للتعامل مع بيانات حامل البطاقة ومعالجتها وتخزينها بشكل آمن.

• الامتثال لـ SOC 2: المنصة متوافقة مع SOC 2، وتلتزم بمعايير صارمة للأمن والتوافر والسرية وخصوصية بيانات العملاء. SOC 2 هو إطار عمل معترف به في الصناعة لإدارة وحماية المعلومات الحساسة في الخدمات السحابية.

• بروتوكولات الأمان على مستوى المؤسسات: يستخدم Property Vista تدابير أمان مثل المصادقة الثنائية (2FA) والتحكم في الوصول بناءً على الدور (RBAC)، بما يتماشى مع معايير الصناعة لحماية الوصول إلى البيانات الحساسة وضمان أن المستخدمين المصرح لهم فقط لديهم الأذونات المناسبة.

• أفضل ممارسات أمان السحابة: باعتباره حلاً قائمًا على السحابة، يستفيد Property Vista من التحديثات التلقائية، والحماية المستمرة من الفيروسات، والنسخ الاحتياطي للبيانات خارج الموقع والاسترداد، مما يقلل من المخاطر المرتبطة بالبرامج القديمة وأعطال الأجهزة المحلية.

• خصوصية وسرية البيانات: يدعم تصميم النظام وسياساته الامتثال لقوانين ولوائح خصوصية البيانات، بما في ذلك التخزين الآمن والوصول المسيطر عليه والتعامل السليم مع المعلومات الشخصية.