عملية تنفيذ Procare الاعتيادية:
بريد الترحيب والإعداد الأولي: خلال يوم عمل واحد من الشراء، ستتلقى بريدًا ترحيبيًا مع تعليمات التثبيت والدروس ورابط لتحديد موعد اجتماع الانطلاق.
اجتماع الانطلاق (15 دقيقة): قابل مدير التنفيذ، ناقش احتياجات التدريب، حدد موعد الاستكمال، وجدول جميع جلسات التدريب.
فحص متطلبات النظام: راجع وتأكّد من توافق جهازك مع متطلبات النظام لـ Procare وقم بتشغيل مدقق التوافق.
جلسة بيانات العائلة والموظف (45 دقيقة): تعرّف على كيفية تكوين النظام، إضافة بيانات العائلة والموظفين، والتعرف على ميزات التواصل.
جلسة المدفوعات (45 دقيقة): تدريب على سجلات العائلة، الأرصدة، رسوم التسجيل، ومعالجة المدفوعات المدمجة.
جلسة الرسوم والفوترة (45 دقيقة): إعداد خيارات الرسوم، تعيين الأسعار، وتعلّم كيفية إرسال الفواتير للعائلات.
الندوات الحية عبر الإنترنت (كل منها 60 دقيقة): حضور ندوات حول بدء الاستخدام، الحضور، الأنشطة اليومية، والتواصل (يمكن إكمالها قبل الجلسة النهائية).
جلسة الأسئلة والأجوبة (45 دقيقة): مراجعة إعدادات الإدارة، تبيين أي أسئلة، وإكمال الإعداد.
الانتقال إلى الدعم: بعد التنفيذ، تنتقل إلى الدعم المستمر ويعرفك مدير الحساب الخاص بك.
برنامج Procare يمكن تخصيصه وفقًا لاحتياجات الأعمال المحددة، ويقدم مجموعة متنوعة من الخيارات والميزات التي تسمح للمراكز بتخصيص البرنامج وفقًا لمتطلباتهم الفريدة.
لوحات تحكم قابلة للتخصيص: يوفر Procare لوحات تحكم قابلة للتخصيص لكل من الموظفين وأولياء الأمور. يمكن للموظفين تنظيم مهامهم اليومية، وتتبع تقدم كل طفل، وإدارة الحضور، وإنشاء تقارير، بينما يتلقى الآباء تحديثات فورية حول أنشطة أطفالهم، ووجباتهم، وأكثر من ذلك.
دعم مرن للبرامج: تم تصميم المنصة لدعم مجموعة واسعة من إعدادات رعاية الأطفال، بما في ذلك دور الحضانة في المنازل، والمراكز الفردية والمتعددة، والامتيازات، وبرامج ما قبل وبعد المدرسة، ومنظمات الشباب. يضمن هذا المرونة في إمكانية تكييف Procare مع نماذج الأعمال والهياكل التنظيمية المختلفة.
نماذج مخصصة: يمكن للمستخدمين تخصيص تخطيط شاشات معلومات الطفل، ونقل أو إخفاء أو إعادة ترتيب الفئات وحقول البيانات لعرض المعلومات الأكثر أهمية لسير عمل المركز. هذا التخصيص يكون خاصًا بكل مستخدم، مما يسمح لكل موظف بتخصيص العرض حسب الحاجة.
خيارات تكوين المستخدم: يمكن للمستخدمين الأفراد تخصيص تجربتهم من خلال تغيير ألوان الشاشات ومظاهرها وإعدادات التصفية. إدارة كلمات المرور واعادات تخطيط الشاشة متوفرة أيضًا لتعزيز الأمان وسهولة الاستخدام.
الفوترة الآلية والمخصصة: يوفر Procare خيارات فوترة قابلة للتخصيص، مثل الفوترة التعاقدية، وإصدار الفواتير بناءً على الحضور، وإعداد خطط الدفع التلقائية. هذا يسمح للمراكز بإدارة الرسوم والدفعات بطريقة تناسب عملياتهم المالية.
تقارير مخصصة: يتيح النظام توليد وتخصيص التقارير، مما يسهل على المدراء الوصول إلى البيانات التي يحتاجونها للتدقيق، والامتثال، والتحليل التجاري.
تكامل API: يوفر Procare تكامل API، مما يمكن المراكز من الربط مع أدوات برمجية أخرى أو بناء حلول مخصصة لتوسيع وظائف المنصة لتلبية الاحتياجات المحددة.
الوصول عبر السحابة وعن بعد: بفضل الطبيعة السحابية لـ Procare، يمكن إدارة التخصيص والوصول عن بُعد، مما يوفر مرونة لأصحاب الأعمال والموظفين الذين يحتاجون للعمل من مواقع متعددة.
دعم عملاء متجاوب: خدمة العملاء في Procare مشهورة بسرعة استجابتها واستعدادها للمساعدة في تخصيص البرنامج، مما يضمن أن المراكز يمكنها الحصول على المساعدة في تخصيص البرنامج حسب احتياجاتهم.
التأهيل الشامل وموارد التدريب
يوفر Procare مجموعة متكاملة من خيارات التدريب والدعم لمساعدة المستخدمين الجدد على البدء وتحقيق أقصى استفادة من برنامج إدارة رعاية الأطفال:
مكالمة الإعداد المجانية: يتلقى كل عميل جديد من Procare مكالمة إعداد مجانية مدتها ساعة مع أخصائي من Procare. تساعد هذه الجلسة المستخدمين على البدء بسلاسة وتغطي التنفيذ ليناسب احتياجاتهم المحددة. تتوفر تدريبات واستشارات إضافية مقابل رسوم، مع إرشادات عملية عن بُعد باستخدام بياناتك الخاصة.
سلسلة تدريب المرة الأولى: تقدم Procare سلسلة فيديو خطوة بخطوة للمستخدمين الجدد. تغطي هذه الفيديوهات مواضيع مهمة مثل تسجيل الدخول، والتنقل بين الشاشات الرئيسية، وتكوين الإعدادات الرئيسية، وإضافة المستخدمين، وإعداد الفصول الدراسية، وإدارة معدلات الرسوم، وإضافة العائلات، والتعامل مع الفوترة والمدفوعات.
أدوات التعلم عبر الإنترنت:
ندوات مباشرة ومسجلة عبر الإنترنت: تتوفر ندوات مجانية (مباشرة ومسجلة) لمساعدة المستخدمين بسرعة في تعلم الأساسيات والميزات المتقدمة للبرنامج.
دورات ذاتية: يمكن للمستخدمين التحاق بدورات Procare U الذاتية ليتعلموا بالسرعة التي تناسبهم.
قاعدة المعرفة والفيديوهات: يوفر بوابة الدعم في Procare قاعدة معرفية تحتوي على مقالات، وأسئلة شائعة، وفيديوهات قصيرة مدمجة ضمن معظم المقالات.
المساعدة داخل المنتج: يمكن للمستخدمين الحصول على المساعدة من أي شاشة في Procare من خلال النقر على أيقونة علامة الاستفهام، التي ترتبط بمقالات قاعدة المعرفة ذات الصلة.
الدعم المستمر
الدعم الفني المجاني: يوفر Procare دعمًا فنيًا مجانيًا عبر الهاتف لمواجهة الأعطال، والتركيب، والأسئلة المتعلقة بالمنتج لجميع الإصدارات الحالية. يشترط الدعم المجاني الحفاظ على النسخة الحالية، حيث يكون عملاء السحابة دائمًا على أحدث نسخة.
خدمة العملاء: يشير المستخدمون باستمرار إلى بأن خدمة العملاء في Procare متجاوبة ومفيدة وتوفر إجابات واضحة على الأسئلة، بما في ذلك نصائح للتنقل وحل المشكلات.
التطوير المهني
شهادات الصناعة والامتثال
شهادة SOC 2 النوع الثاني: Procare حاصل على شهادة SOC 2 النوع الثاني، وهو معيار صارم تدققه جهات مستقلة لأمان البيانات، وتوافرها، وتكامل المعالجة، والسرية، والخصوصية. هذا يظهر التزام Procare بالحفاظ على معايير عالية في حماية المعلومات الحساسة.
الامتثال لمعيار PCI-DSS 4.0: Procare حاصل على شهادة PCI المستوى الأول، مما يضمن أن جميع بيانات الدفع يتم التعامل معها وفقًا لأحدث معايير أمان بيانات بطاقات الدفع.
المصادقة وضوابط الوصول
المصادقة متعددة العوامل (MFA): يتطلب Procare كلمات مرور قوية ومعقدة، ويقدم المصادقة متعددة العوامل لزيادة حماية حسابات الموظفين والعائلات.
تخصيص الوصول حسب الدور: يمكن للمسؤولين تعيين مستويات وصول وأدوار مختلفة، مما يضمن أن يرى كل مستخدم فقط المعلومات المتعلقة بمسؤولياته.
سياسات كلمات المرور: يجب أن تفي كلمات المرور بمتطلبات تعقيد صارمة، ويتم تطبيق سياسات انتهاء الصلاحية لزيادة الأمان.
تشفير البيانات والخصوصية
التشفير: يتم تشفير البيانات الحساسة أثناء النقل وعند الثبات، لحمايتها من الوصول غير المصرح به.
الالتزام بالخصوصية: يؤكد Procare أن بيانات المستخدمين ملك للعميل، ويظل التعامل معها متسقاً مع قوانين الخصوصية المتغيرة.
الأمان المادي وأمان الشبكة
مراكز بيانات آمنة: منتجات Procare المستضافة على السحابة محفوظة في مراكز بيانات أمريكية مع أمان على مدار الساعة، وتكرار على المستوى الجغرافي، وإجراءات قوية لاستمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث.
مراقبة مستمرة: يقوم فريق أمان مخصص بمراقبة نقاط الضعف، ومراجعة الإصدارات الجديدة من الميزات، وفحص الشركاء من الموردين للتأكد من الامتثال للأمان. تساعد التدقيقات السنوية من جهات خارجية على ضمان الحماية المستمرة23.
ميزات الأمان التشغيلية
أمان الاستلام والتسليم: مطلوب رموز تعريف شخصية (PIN) مخصصة للأشخاص المصرح لهم باستلام الأطفال، وتستخدم خيارات الدخول بدون لمس رموز QR وGPS والتسييج الجغرافي لمنع الوصول غير المصرح به.
المراقبة في الوقت الحقيقي: يوفر النظام تتبع الحضور في الوقت الحقيقي وإعداد تقارير آلي للرقابة التشغيلية الإضافية.
تدريب الموظفين والتوعية
يتعامل Procare مع تحديثات البرنامج تلقائيًا للمستخدمين، خاصة أولئك الذين يستخدمون الإصدارات المستندة إلى السحابة. يتم إصدار التحديثات بانتظام، مما يضمن للمستخدمين دائمًا الوصول إلى أحدث الميزات والتحسينات والتحديثات الأمنية دون الحاجة إلى تدخل يدوي. يستفيد عملاء السحابة من كونهم دائمًا على أحدث إصدار، حيث يتم تطبيق التحديثات بسلاسة في الخلفية. بالنسبة لإصدارات سطح المكتب، يتم أيضًا أتمتة بعض العمليات مثل تسجيل الخادم وتحديث البرنامج على فترات محددة (مثل تسجيل الخادم كل 90 يومًا)، ويتم إشعار المستخدمين عند توفر التحديثات. يحد من هذا النهج من الانقطاع ويضمن بقاء جميع المستخدمين متوافقين مع أحدث المعايير والوظائف.
ملكية البيانات
توضح Procare بشكل صريح أن بياناتك هي ملكك. تحتفظ الشركة فقط بالمعلومات الضرورية للحفاظ على تشغيل نشاطك التجاري، مع التأكيد على أن الملكية والسيطرة على البيانات تظل مع العميل. يتوافق هذا النهج مع أفضل ممارسات الصناعة، مما يضمن بقاء الحقوق القانونية على البيانات الخاصة بك معك.
الاحتفاظ بالبيانات وحذفها
طالما أن حسابك نشط، تحتفظ Procare بالبيانات الضرورية لاستخدامك.
إذا أنهيت حسابك أو أصبح غير نشط، سيتم حذف بياناتك بشكل آمن بعد 90 يومًا من عدم النشاط.
بالنسبة للحسابات النشطة، يتم أرشفة بعض البيانات (مثل الحضور والرسائل) بعد ثلاث سنوات وحذفها بعد سبع سنوات؛ يتم حذف الملفات الإعلامية بعد ثلاث سنوات.
يتم دائمًا حذف البيانات بما يتوافق مع القوانين واللوائح المعمول بها.
قابلية نقل البيانات: يدعم Procare نقل البيانات. إذا كنت بحاجة إلى نقل بياناتك (على سبيل المثال، عند بيع مركزك أو تغيير الملكية)، يمكنك تصدير التقارير ونسخ البيانات احتياطيًا بصيغ شائعة مثل PDF أو CSV قبل إزالة البرنامج. يمكن لفريق دعم Procare المساعدة في تجهيز البيانات للنقل، بما في ذلك حذف تاريخ المحاسبة الحساس إذا لزم الأمر، حتى يتلقى المالك الجديد فقط المعلومات الضرورية
تجديد العقد
تبدأ مدة خدمة Procare الأولية في التاريخ الفعلي المحدد في نموذج الطلب الخاص بك وتستمر للفترة الموضحة في النموذج (المدة الأولية).
التجديد ليس تلقائيًا؛ يمكن تجديد العقد فقط باتفاق متبادل بين Procare والعميل ودفع الرسوم المعمول بها. كل فترة تجديد يشار إليها باسم "مدة التجديد"
بالنسبة لتراخيص معينة (مثل FileMaker)، من مسؤولية العميل تجديد التراخيص المطلوبة للحفاظ على الوصول إلى حل Procare. إذا لم يتم التجديد، قد يتم تعليق الوصول بعد 30 يومًا من انتهاء الترخيص.
إلغاء العقد وإنهاؤه
من قبل Procare: يمكن لشركة Procare إنهاء الاتفاقية فورًا ودون مسؤولية إذا:
يفشل العميل في دفع أي رسوم عند استحقاقها.
يخالف العميل أو المستخدم الاتفاقية بشكل كبير ولا يعالج الخلل خلال عشرة أيام من إشعار Procare الكتابي.
من قبل العميل: يمكن للعملاء إنهاء الاتفاقية، ولكن:
بالنسبة للخدمات الشهرية، تكون الرسوم مستحقة حتى نهاية الشهر الذي يحدث فيه الإنهاء.
بالنسبة لخدمات المدة المحددة، تكون الرسوم مستحقة حتى نهاية المدة الأولية أو الحالية.
رسوم الإعداد، ورسوم الخدمة الشهرية، ورسوم الاستخدام غير قابلة للاسترداد. ليس من حق العملاء استرداد الأموال أو الحصول على أرصدة عند الإلغاء، وقد تقوم Procare بتحصيل الرسوم المستحقة من بطاقة العميل الائتمانية أو إصدار فاتورة بها.
الوصول إلى البيانات وقابليتها للنقل عند الإنهاء
بعد الإنهاء أو انتهاء الفترة، يمكن للعملاء الوصول لتصدير بياناتهم لمدة 30 يومًا. بعد هذه الفترة، ليست هناك التزام على Procare بالاحتفاظ أو توفير الوصول إلى بيانات العميل، والتي سيتم حذفها نهائيًا وفقًا لجدول الحذف والاحتفاظ بالبيانات الخاص بشركة Procare.
لا تلتزم Procare بمساعدة تصدير البيانات إلا من خلال إتاحة الوظيفة، ما لم يتم طلب ذلك كتابياً وتمت الموافقة على أي تكاليف إضافية.
برنامج Procare يلتزم بعدة معايير معترف بها في الصناعة لضمان أمان البيانات وخصوصيتها وسلامتها:
شهادة SOC 2 النوع الثاني: جميع منصات Procare الرئيسية—بما في ذلك المكتب، والإنترنت، وSchoolCare Works—حاصلة على شهادة SOC 2 النوع الثاني. هذه الشهادة، التي تصدرها المعهد الأمريكي للمحاسبين القانونيين (AICPA)، هي معيار ذهبي يؤكد فعالية ضوابط الأمان والتوافر والتكامل والمعالجة والخصوصية. تعني شهادة النوع الثاني أن هذه الضوابط ليست مصممة فقط بشكل مناسب، ولكنها أيضًا تعمل بفعالية على مدار الوقت، كما تم التحقق منها من خلال تدقيقات مستقلة.
الامتثال لمستوى PCI DSS 1: خدمة معالجة المدفوعات المدمجة في Procare حاصلة على شهادة PCI DSS المستوى الأول. يعد هذا أعلى معيار لأمان بيانات بطاقات الدفع، ويؤكد أن Procare تفي بمتطلبات صارمة للتعامل مع معلومات بطاقات الائتمان.
سجل Visa العالمي لمزودي الخدمات: Procare مدرج في سجل Visa العالمي، الذي يعترف بالشركات المتوافقة مع معايير خدمة الدفع الصارمة لـ Visa.
