إليك العملية النموذجية لتطبيق نظام PeopleGrove:
مرحلة ما قبل الإطلاق: جمع أصول خاصة بالمؤسسة وتحديد أهداف المنصة.
تكوين المنصة: يقوم PeopleGrove بتكوين المنصة لتتناسب مع العلامة التجارية والمؤسسات الخاصة بك.
استيراد بيانات المستخدمين: استيراد سجلات المستخدمين لتمكين عمليات تسجيل الدخول السلس للطلاب والخريجين وأعضاء هيئة التدريس والموظفين.
الاختبار والمراجعة: اختبار المنصة داخلياً لضمان عمل جميع المميزات كما هو متوقع.
التدريب والدعم: توفير التدريب للمسؤولين وتحضير مواد الدعم للمستخدمين.
الإطلاق الرسمي: الإطلاق الرسمي للمنصة مع تقديمها للحرم الجامعي والخريجين، وغالبًا ما يترافق ذلك مع حملات ترويجية.
يمكن تخصيص PeopleGrove لتناسب الاحتياجات الخاصة للأعمال والمؤسسات. فيما يلي النقاط الرئيسية التي توضح إمكانيات التخصيص:
التخصيص البصري والعلامة التجارية: يمكن للمؤسسات تخصيص ألوان المنصة وشعاراتها ونطاقاتها الفرعية لتتناسب مع علامتهم التجارية. على سبيل المثال، يمكن تعيين الألوان الأساسية والثانوية باستخدام رموز الألوان HTML، ويمكن تخصيص النطاق الفرعي في عنوان URL ليتناسب مع نطاق المؤسسة.
إمكانية تفعيل الميزات وتكوينها: يمكن للمسؤولين تفعيل أو تعطيل الميزات حسب الاحتياجات، بما في ذلك تمكين أو تعطيل وحدات مثل الإرشاد ولوحات الوظائف وإدارة الأحداث وغير ذلك.
التكامل مع الأنظمة القائمة: تُقدم PeopleGrove خيارات تكامل قوية مع مجموعة واسعة من التطبيقات الخارجية، بما في ذلك أنظمة CRM (Salesforce و Slate و Oracle و Ellucian)، ومنصات جمع التبرعات (GiveCampus)، وأدوات الأحداث (Zoom و Brazen)، ولوحات الوظائف (Handshake و Symplicity)، ومنصات التحليلات (Google Analytics).
تخصيص أذونات المستخدمين: يدعم النظام الأساسي ضوابط وصول وأذونات تستند إلى الأدوار، مما يسمح للمؤسسات بتحديد من يمكنه الوصول أو إدارة أو التفاعل مع أجزاء مختلفة من المنصة.
واجهة برمجة التطبيقات للتخصيص المتقدم: تتيح PeopleGrove وجود واجهة API مفتوحة، تُمكّن من عمليات التكامل المخصصة وتبادل البيانات مع أنظمة الأعمال الأخرى عند الحاجة.
تخصيص النماذج والحقول والتقارير: يمكن للمسؤولين إنشاء نماذج وحقول وتقارير مخصصة لجمع وتحليل البيانات ذات الصلة ببرامجهم أو مبادراتهم المحددة.
الوصول عبر الجوال وبوابات الخدمة الذاتية: النظام الأساسي متاح عبر الأجهزة المحمولة ويمكن تكوينه ليشمل بوابات الخدمة الذاتية للمستخدمين.
إدارة المحتوى والاتصالات: يمكن للمؤسسات إدارة وتخصيص مكتبات المحتوى ومنتديات النقاش وقوالب البريد الإلكتروني والإشعارات التلقائية لتتماشى مع استراتيجيات تواصلهم.
استيراد وتصدير البيانات: يدعم PeopleGrove استيراد وتصدير بيانات المستخدمين، مما يسهل التكامل مع قواعد البيانات القائمة ونقل المعلومات حسب الحاجة.
إدارة الفعاليات والبرامج: يمكن للمؤسسات تخصيص إدارة الفعاليات والجدولة وميزات تقييم البرامج لتناسب تدفق العمل والأهداف الفريدة لديهم.
تخصيص أدلة الأعضاء والملفات الشخصية: يمكن تخصيص أدلة الأعضاء وملفات المشاركين لتتضمن معلومات وحقول محددة خاصة بالمؤسسة.
تُقدم PeopleGrove مجموعة من موارد التدريب والدعم لمساعدة المستخدمين الجدد - بما في ذلك المسؤولين والطلاب والخريجين والموجهين - على التكيف بسرعة مع المنصة.
جلسات تدريب للمسؤولين الجدد: جلسات تدريب عبر الإنترنت مجدولة بانتظام للمسؤولين الجدد، تتضمن جولات تعريفية للمنصة من وجهات نظر الطالب والمسؤول بالإضافة إلى إرشادات عملية للبدء بشكل قوي مع PeopleGrove. يقود هذه الجلسات متخصصو التعليم العملاء، وتضم فرصًا لطرح أسئلة مباشرة.
ساعات عمل مباشرة: توفر ساعات عمل مباشرة أسبوعية يمكن للمسؤولين الجدد الانضمام إليها وطرح الأسئلة والحصول على دعم فوري من خبراء PeopleGrove، وذلك توفر الشركة هذه الجلسات عادة يوم الأربعاء في الساعة 10 صباحًا بتوقيت المحيط الهادئ / 1 ظهرًا بتوقيت شرق الولايات المتحدة.
مركز المساعدة والتوثيق: مركز المساعدة على الإنترنت يوفر مقالات وإرشادات للمسؤولين والمستخدمين النهائيين حول مواضيع مثل إعداد الحسابات وإدارة الملفات الشخصية وأفضل الممارسات للإرشاد وحل المشكلات.
الدعم المباشر عن طريق التذاكر: يمكن للمستخدمين تقديم تذاكر الدعم مباشرة من خلال المنصة عن طريق النقر على رمز علامة الاستفهام في الزاوية اليمنى العليا واختيار "مساعدة". يقوم فريق الدعم بمراجعة التذاكر يوميًا في أيام الأسبوع وعادةً ما يستجيب في غضون يوم عمل واحد.
موارد الإعداد للمستخدمين النهائيين: توفّر إجراءات إعداد مبسطة للمستخدمين الجدد، تتضمن رسائل دعوة تحمل علامة المؤسسة التجارية وصفحات هبوط واضحة وإجراءات تسجيل سريعة تساعد المستخدمين في إنشاء ملفاتهم الشخصية والتنقل في المنصة. يمكن للمسؤولين إضافة أسئلة مخصصة أثناء مرحلة الإعداد.
اتخذت PeopleGrove العديد من إجراءات الأمان القوية لحماية بيانات المستخدمين والحفاظ على الثقة مع شركائها المؤسسيين والمستخدمين:
شهادة SOC 2®: PeopleGrove هي شركة حاصلة على شهادة SOC 2، مما يعني أن ممارسات إدارة البيانات والأمان الخاصة بها تم تدقيقها والتحقق منها بشكل مستقل لتلبية معايير الصناعة الصارمة للأمان والتوافر وتكامل المعالجة والسرية والخصوصية.
التشفير: يتطلب النظام الأساسي استخدام اتصالات آمنة لجميع المستخدمين (HTTPS TLS 1.2) ويتم تشفير جميع البيانات أثناء النقل والتخزين. يضمن ذلك حماية المعلومات الحساسة من الوصول غير المصرح به أثناء الإرسال والتخزين.
استضافة سحابية آمنة: جميع البيانات مستضافة مع مزودي خدمات سحابية رائدين (Amazon Web Services و Google Cloud)، وكلاهما يدير مراكز بيانات آمنة للغاية تم تدقيقها. ما لم يُطلب خلاف ذلك، تُستضاف البيانات حصريًا في الولايات المتحدة.
أفضل ممارسات أمان التطبيقات: تتبع PeopleGrove أفضل الممارسات الحديثة في أمان التطبيقات، بما في ذلك البرمجة الآمنة، والتحديثات الأمنية المنتظمة، وإدارة الثغرات الأمنية للحماية من التهديدات.
خدمات أمان طرف ثالث ومسح الشبكة: تستخدم الشركة خدمات أمان خارجية وأدوات مسح الشبكة لتحديد الثغرات والمخاطر الأمنية والتعامل معها بشكل استباقي.
استجابة الحوادث والشفافية: تحتفظ PeopleGrove بسجلات في بيئة Google Cloud الخاصة بها لمراقبة الوصول غير المصرح به أو استخراج البيانات. في حالة وقوع حادث أمني، تلتزم الشركة بالتحقيق في الأمر وإبلاغ المستخدمين المتأثرين إذا تم الكشف عن بيانات حساسة.
تُحدد سياسات PeopleGrove بشأن ملكية البيانات وقابلية نقلها في المقام الأول من خلال شروط الخدمة وسياسة الخصوصية.
ملكية البيانات: وفقًا لشروط الخدمة، جميع حقوق الملكية الفكرية في أي "بيانات عميل" (أي البيانات التي ترسلها المؤسسة أو مستخدموها) تظل ملكًا حصريًا للعميل (المؤسسة) ومستخدميه المصرح لهم. PeopleGrove، كمزود للخدمة، لا تكتسب حقوق ملكية هذه البيانات. يحق لـ PeopleGrove فقط استخدام هذه البيانات واستضافتها ونقلها وعرضها حسب الضرورة لتقديم خدماتها ودعمها، ولأغراض الفوترة والدعم الفني وفحوصات الامتثال أو كما يطلب القانون. يتحمل العميل مسؤولية جميع جوانب البيانات، بما في ذلك المصدر والإدارة والدقة والجودة والقانونية والخصوصية. وهذا يعني أن المؤسسة ومستخدميها يحتفظون فعليًا بالسيطرة والملكية على بياناتهم الخاصة.
برمجية PeopleGrove تفي بعدة معايير هامة للامتثال تتعلق بأمن البيانات وإمكانية الوصول:
شهادة SOC 2®: PeopleGrove معتمدة من SOC 2، مما يعني أن المدققين الخارجيين قد تحققوا من أن الشركة تحافظ على ضوابط صارمة بشأن الأمان والتوافر وتكامل المعالجة والسرية والخصوصية. جميع اتصالات المستخدمين مؤمنة باستخدام HTTPS TLS 1.2 ويجري تشفير البيانات أثناء النقل والتخزين. كما تعتمد PeopleGrove على مزودي سحابة آمنة تم تدقيقهم (أمازون وجوجل) لاستضافة البيانات وتحافظ على معدل تشغيل مرتفع يصل إلى 99.999%.
الامتثال لتسهيل الوصول وفق القسم 508: PeopleGrove ملتزمة بإمكانية الوصول وتسعى لجعل منصتها متوافقة تمامًا مع القسم 508. تجري الشركة اختبارات منتظمة لإمكانية الوصول وتدرب المطورين وفرق الدعم على أفضل ممارسات الوصول، وتستخدم أدوات خارجية لضمان التحسين المستمر. يتوفر قالب إمكانية الوصول الطوعية للمنتج (VPAT) للمراجعة التفصيلية.
