آي ستاف روتا

يستغرق التنفيذ عادةً من 4 إلى 12 أسبوعًا، بناءً على تعقيد المؤسسة والبنية التحتية الموجودة واحتياجات التخصيص. قد يستغرق مزيدًا من الوقت للشركات الكبيرة أو مزودي الخدمات متعددة المواقع نظرًا لمتطلبات نقل البيانات والدمج.

المراحل:

• الاستشارة الأولية والتخطيط:
  • جلسة اكتشاف لتقييم احتياجات المؤسسة وأهدافها وعملياتها الحالية.
  • تحديد نطاق المشروع والجدول الزمني وتوزيع الموارد.

• تهيئة النظام:
  • تخصيص إعدادات النظام لتعكس هيكل المؤسسة والأدوار والنوبات وأنواع الخدمات.
  • إعداد قوالب الجداول وقواعد الامتثال والتنبيهات.

• نقل البيانات:
  • استيراد سجلات الموظفين، معلومات الرواتب، جداول الدوام السابقة، وثائق الامتثال.
  • التحقق من دقة البيانات قبل الانتقال للتشغيل الفعلي.

• دمج النظام:
  • دمج مع تطبيقات خارجية مثل الرواتب، أنظمة الموارد البشرية، وسجلات الصحة الإلكترونية (إذا كان ذلك ممكنًا).
  • تهيئة واجهات برمجة التطبيقات أو اتصالات SFTP لأتمتة تدفق البيانات.

• التدريب والاختبار:
  • توفير تدريب مخصص حسب الدور للمسؤولين والجداولين وموظفي الخط الأمامي.
  • إجراء اختبارات قبول المستخدم (UAT) لتحديد المشاكل وحلها قبل بدء التشغيل الرسمي.

• التشغيل الفعلي والدعم:
  • نشر المنصة مع دعم من مدير تنفيذ متخصص.
  • مراقبة الاستخدام، حل المشاكل، وتقديم دعم مكثف لمدة أسابيع متعددة بعد الإطلاق.

نعم، يدعم البرنامج درجة عالية من التخصيص وفقًا لنموذج أعمال المنظمات الخاصة واحتياجاتها التنظيمية وتفضيلات التشغيل.

وظائف يمكن تخصيصها:

• منطق الجدولة:
  • تخصيص أنماط الروتا وأنواع النوبات وقواعد التخصيص حسب حاجة العميل.

• محفزات الامتثال:
  • تحديد تنبيهات ومحفزات بناءً على الإطارات التنظيمية الوطنية والمحلية مثل CQC في المملكة المتحدة.

• أذونات الأدوار:
  • تعيين أدوار وأذونات للمستخدمين حسب المسمى الوظيفي أو المنطقة أو الإدارة.

• إدارة المستندات:
  • تخصيص النماذج وأنواع الوثائق، مثل خطط الرعاية، أوراق اعتماد الموظفين، تقارير الحوادث.

• لوحات المعلومات والتقارير:
  • بناء لوحات معلومات مخصصة تعكس مؤشرات الأداء الرئيسية والبيانات المالية والمؤشرات التشغيلية.

• إعدادات التكامل:
  • تهيئة عمليات الدمج مع الأدوات القائمة مثل أنظمة الرواتب وإدارة علاقات العملاء أو أنظمة الفواتير.

• العلامة التجارية وواجهة المستخدم:
  • تخصيص واجهة المستخدم والتسميات والإشعارات حتى تعكس نمط المنظمة.

بينما يتم تسعير الأساس غالباً وفقًا لنموذج شهري لكل مستخدم أو لكل موقع، يجب على المؤسسات تخصيص ميزانية لتكاليف الإعداد والدعم وصيانة النظام، سواء الرسوم لمرة واحدة أو الرسوم المتكررة.

التكاليف الإضافية النموذجية:

• رسوم الإعداد/التنفيذ
  • قد تشمل خدمات الإعداد، التهيئة، التدريب، وانتقال البيانات.
  • يمكن أن تتراوح من رسوم ثابتة (على سبيل المثال، 500-2000 جنيه إسترليني) إلى تكلفة متدرجة بناءً على حجم المؤسسة.

• رسوم التخصيص
  • قد يترتب على تطوير مخصص أو تهيئة خاصة، خاصة للدمج مع واجهات برمجة التطبيقات أو ميزات التقارير الفريدة، تكاليف إضافية.

• رسوم الصيانة
  • يتم تضمين التحديثات المستمرة للنظام، إصلاح الأخطاء، ودعم البنية التحتية عادةً في الاشتراك ولكن قد تحدث رسوم منفصلة في ترتيبات استضافة مخصصة.

• دعم العملاء:
  • غالبًا ما يتم تضمين الدعم الأساسي، ولكن قد يكلف توفير دعم SLA مُحسن (مثل دعم على مدار 24 ساعة أو مدراء حسابات مخصصين) تكلفة إضافية.

• حزم التدريب:
  • يتم تضمين التدريب الأساسي؛ قد يتم فرض رسوم منفصلة على الدورات المتقدمة أو التدريب الحضوري أو حسب الدور.

• رسوم التكامل:
  • قد يتطلب ربط النظام بأنظمة خارجية تكاليف إعداد تكامل أو دفع ترخيص مستمر إذا تم استخدام واجهات برمجة تطبيقات من مزودين خارجيين.

• رخص المستخدمين:
  • قد تزيد رخص المستخدمين الإضافية أو الوصول إلى وحدات معينة (مثل التطبيق الهاتفي، الجداول الزمنية، التحليلات) من التكلفة الشهرية الإجمالية.

توفر iStaffRota تدريبًا منظمًا ودعماً مستمراً لمساعدة المستخدمين الجدد في اكتساب الكفاءة في استخدام المنصة. يتم تخصيص التدريب حسب الأدوار ويتضمن مواد للخدمة الذاتية، تدريبًا مباشرًا، ودعمًا خاصًا بالعميل.

ميزات التدريب والدعم:

• تدريب الإعداد:
  • جلسات منظمة أثناء التنفيذ لتوجيه المستخدمين من خلال ميزات المنصة.
  • تدريب مخصص حسب الدور للمديرين ومسؤولي الجداول وموظفي الميدان.

• الندوات الإلكترونية وجلسات التدريب عن بعد:
  • تدريب تفاعلي عبر مكالمات الفيديو لتعليم عملي وجلسات أسئلة وأجوبة.
  • غالبًا ما يتم ذلك في عدة مراحل (الإعداد الأولي، ما بعد الإطلاق، وجلسات للمراجعة).

• أدلة المستخدم والكتيبات:
  • إتاحة دلائل تفصيلية للمستخدمين وإرشادات للعملية وأدلة بدء سريعة.
  • مساعدة المستخدمين على تشغيل وحدات مثل تخطيط الجداول، الرواتب، الامتثال، والتقارير.

• دروس الفيديو:
  • فيديوهات بالصوت والصورة خطوة بخطوة تغطي الوظائف الرئيسية.

• الدعم المستمر:
  • الدعم عبر البريد الإلكتروني أو تذاكر الدعم للمشكلات الفنية أو الاستفسارات.
  • دعم عبر الهاتف أو الدردشة المباشرة خلال ساعات العمل بحسب مستوى اتفاقية الخدمة.

• مدير حساب مخصص:
  • للعملاء المؤسساتيين أو مشتركي الفئة المتميزة، قد يتم تعيين مدير حساب مخصص لمساعدتهم بشكل شخصي والمراجعة الدائمة للأداء.

• بوابة مكتب المساعدة:
  • بوابة دعم مركزية حيث يمكن للمستخدمين إرسال التذاكر، مراجعة مقالات قاعدة المعرفة، وتتبع حالة حل المشكلات.

تعتمد iStaffRota ممارسات أمان معيارية في الصناعة لحماية بيانات المستخدمين والعملاء الحساسة، خاصة بالنظر لطبيعة عملها في المجال الصحي. تم بناء المنصة مع الامتثال، التشفير، والتحكم في الوصول كأولويات أساسية.

ميزات الأمان:

• تشفير البيانات:
  • يتم تشفير البيانات أثناء النقل باستخدام بروتوكولات TLS/SSL.
  • التشفير أثناء التخزين يضمن حماية المعلومات من الوصول غير المصرح به.

• التحكم في الوصول بناءً على الأدوار (RBAC):
  • أذونات دقيقة لضمان وصول المستخدمين فقط إلى البيانات المتعلقة بأدوارهم.

• المصادقة الثنائية (2FA):
  • تعتبر المصادقة الثنائية خيارًا إضافيًا لتعزيز الأمان أثناء تسجيل الدخول.

• اختبار اختراق دوري:
  • اختبارات أمان ومراجعة من طرف ثالث بشكل دوري لاكتشاف ومعالجة الثغرات الأمنية.

• بيئة استضافة آمنة:
  • يتم استضافة النظام في سحاب آمن يتضمن خاصيات للتكرار، وضمان وقت التشغيل، وأمان صحي فعلي لمراكز البيانات.

• إطفاءات تلقائية للجلسات:
  • تنتهي جلسات المستخدمين تلقائيًا بعد فترات من عدم النشاط لتقليل خطر الوصول غير المصرح به.

• سجلات التدقيق:
  • تتبع العمليات داخل النظام لمراجعة الامتثال والتحقق من الشفافية.

• الامتثال للمعايير:
  • تمتثل للوائح البيانات الصحية مثل GDPR ومعايير الرعاية الصحية الإقليمية ذات الصلة (مثل CQC في المملكة المتحدة).

تقوم iStaffRota بتحديث منصتها بانتظام لتحسين الوظائف، إصلاح الأخطاء، وتعزيز الأمان. عادةً ما تتم إدارة التحديثات بسلاسة عبر السحابة، ما يضمن تجربة مستخدم دون انقطاع.

ميزات إدارة التحديثات:

• جدول إصدار منتظم:
  • تتم عادةً عمليات التحديث بشكل شهري أو ربع سنوي حسب خطة العمل وأولويات العميل.
  • قد يتم إصدار التصحيحات الأمنية الهامة على الفور عند الحاجة.

• النشر عبر السحابة:
  • تُنفذ التحديثات تلقائيًا دون أي إجراء من المستخدم النهائي.
  • تعطل أو توقف الخدمة يكون ضئيلاً جدًا أثناء التحديثات.

• سجل التغييرات وملاحظات الإصدار:
  • يتم إرسال ملاحظات إصدار مفصلة للمستخدمين بما في ذلك الميزات الجديدة، التحسينات، والمشاكل التي تم حلها.
  • تكون هذه الملاحظات متاحة عبر البريد الإلكتروني أو من خلال بوابة المستخدم.

• اختبار النسخة التجريبية:
  • قد تُجرى اختبارات على الميزات الجديدة مع مجموعة فرعية من المستخدمين أو عملاء مختارين قبل الإطلاق العام.

• دمج ملاحظات المستخدم:
  • غالبًا ما يتم تحديد أولويات التحديث بناءً على تعليقات العملاء، واقتراحات المستخدمين، والتغيرات في اللوائح الصناعية.

• تدريب على الميزات الجديدة:
  • تُقدم ندوات توجيهية أو أدلة تعليمية عندما تقدم التحديثات تغييرات جوهرية جديدة.

عادةً ما تكون سياسة iStaffRota واضحة بأن بيانات العملاء مملوكة بالكامل لهم. يدعم النظام إمكانية الوصول الآمن وتصدير البيانات، ما يضمن قدرة المؤسسات على استرداد أو نقل بياناتهم عند الحاجة.

النقاط الرئيسية:

• ملكية بيانات العملاء:
  • جميع البيانات التي يدخلها العميل في النظام مثل سجلات الموظفين، الجداول، التقارير، تفاصيل الرواتب، والملاحظات، هي ملك للعميل فقط.
  • تعمل iStaffRota فقط كمعالج للبيانات ولا تطالب بأي حقوق على بيانات العملاء.

• حقوق الوصول إلى البيانات:
  • يمكن للمستخدمين المفوضين الوصول المستمر لعرض وتعديل وإعداد تقارير عن بياناتهم أثناء فترة العقد.

• قابلية نقل البيانات:
  • يوفر النظام أدوات لتصدير البيانات بصيغ شائعة مثل CSV، Excel، PDF.
  • يمكن للعملاء استرداد مجموعات بياناتهم الكاملة للهجرة إلى نظام آخر عند الطلب.

• استرداد البيانات عند انتهاء العقد:
  • إذا انتهى العقد، عادةً ما يسمح المزود بفترة محددة (30-60 يومًا) لتنزيل أو طلب جميع البيانات قبل حذفها من النظام.

• دعم التصدير:
  • قد تتوفر مساعدة تقنية عند الاستخراج خاصة عند نقل كمية كبيرة من البيانات.

• سياسة الاحتفاظ بالبيانات:
  • بعد إنهاء العقد، يتم حفظ البيانات لفترة محدودة حتى تلبية الالتزامات القانونية والتعاقدية، ثم حذفها بشكل آمن.

تم بناء iStaffRota لدعم التوسع بسهولة، ما يسمح للمؤسسات بزيادة أو تقليل الاستخدام وفقًا لتغير حجم القوى العاملة أو الطلب على الخدمة. يوفر النظام تراخيص مرنة وميزات معيارية تجعل التوسع بسلاسة وفعالية من حيث التكلفة.

النقاط الرئيسية:

• التراخيص المعيارية:
  • يسمح النظام للمستخدمين بالاشتراك فقط للميزات أو الوحدات التي يحتاجونها مع القدرة على الإضافة أو الإزالة حسب تغير الأعمال.

• التسعير بحسب المستخدم:
  • تعتمد التسعيرة عادة على عدد المستخدمين أو المواقع أو مناطق الخدمة، مما يجعل تعديل الفواتير سهلاً حسب نمو أو انخفاض عدد الموظفين.

• التوسع الديناميكي:
  • بإمكان العملاء طلب رخص مستخدمين إضافية أو تعطيل المستخدمين غير النشطين عبر لوحة الإدارة أو التواصل مع فريق الدعم.
  • تتم معالجة الترقيات بسرعة، عادة في غضون 24-48 ساعة.

• مرونة العقود:
  • تسمح بعض الخطط بإجراء تعديلات شهرية على أعداد المستخدمين لتتناسب مع تغير مستويات التوظيف الموسمية أو الموسمية.
  • تشمل خطط أخرى حدودًا دنيا للمستخدمين أو فترات إشعار مسبق للتغييرات الكبيرة حسب الفئة.

• الإضافات الخدمية:
  • يمكن إضافة أو إزالة إضافات اختيارية (مثل الوصول عبر الهاتف المحمول، التحليلات، أو الدمج مع خدمات خارجية) حسب الحاجة.

• دعم التوسع:
  • عند توسع المؤسسات (فتح مواقع جديدة أو إضافة عملاء)، يتم توفير دعم لمساعدتهم في إعادة هيكلة الإعدادات والتقارير وما يلزم.

• الأداء والبنية التحتية:
  • يستضيف النظام في سحاب سحابي متطور وقادر على استيعاب الحمل العالي للمستخدمين والفروع المتعددة دون الحاجة لتحديث الأجهزة المحلية.

تقدم iStaffRota عادة شروط عقد مرنة حسب حجم وطبيعة المؤسسة. غالبًا ما تتضمن هذه الاتفاقيات بنود تجديد تلقائي وفترات إخطار محددة للإلغاء. يمكن أن تختلف الشروط المحددة اعتمادًا على مستوى الاشتراك واتفاقية الخدمة.

الشروط الرئيسية:

• مدة العقد:
  • قد تكون العقود شهرية أو سنوية أو لعدة سنوات حسب تفضيلات العميل وفئة التسعير.
  • تتوفر خصومات غالبًا على الالتزامات الطويلة الأجل.

• التجديد التلقائي:
  • تتضمن العقود عادة تجديدًا تلقائيًا ما لم يقدم إشعار كتابي بفترة محددة (على سبيل المثال، 30 يومًا قبل تاريخ التجديد).

• فترة إخطار الإلغاء:
  • يطلب عادةً من العملاء تقديم إخطار كتابي مقدماً (عادةً من 30 إلى 60 يومًا) لإلغاء العقد بدون تحميل تكاليف إضافية.

• الإلغاء المبكر:
  • يمكن أن يترتب على الإلغاء المبكر للعقد دفع رسوم إنهاء أو دفع باقي الرصيد على العقد.

• تخفيض أو إيقاف الخدمة:
  • قد تسمح بعض العقود بإيقاف مؤقت أو تخفيض مؤقت للخدمة إذا انخفضت الاحتياجات التنظيمية، وذلك وفقًا للموافقة المسبقة وشروط العقد.

• دعم الخروج:
  • عند الإنهاء، يُتاح للعملاء عادة تصدير بياناتهم خلال فترة محددة (مثال: 30 يومًا) قبل إيقاف الحساب وحذف البيانات.

• شروط التعديل:
  • يجب الاتفاق كتابيًا بين الطرفين على أي تغييرات في العقد (بما في ذلك الأسعار، النطاق، أو المدة).

تم تصميم iStaffRota للاستخدام في بيئات خاضعة للرقابة مثل الصحة والرعاية الاجتماعية. بناءً على ذلك، يمتثل عادةً للمعايير الرئيسية للصناعة وحماية البيانات والخصوصية لضمان الأمان والسرية والتوافق القانوني مع اللوائح الإقليمية.

المعايير الشائعة للامتثال:

• اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)
  • امتثال كامل للائحة GDPR لمعالجة وتخزين البيانات الشخصية والمتعلقة بالصحة.
  • يقدم أدوات وصول وتعديل وحذف البيانات لدعم حقوق المستخدمين بموجب اللوائح.

• قانون حماية البيانات البريطاني 2018
  • يتماشى مع اللوائح البريطانية الخاصة بحماية البيانات والاتصالات الإلكترونية.

• الاستعداد لهيئة جودة الرعاية (CQC)
  • يدعم الممارسات التشغيلية ووظائف التقارير التي تتفق مع متطلبات هيئة جودة الرعاية في المملكة المتحدة.

• مجموعة أدوات الأمن وحماية البيانات لخدمات الصحة الوطنية (NHS DSPT)
  • يوفر ميزات تتماشى مع متطلبات مجموعة الأدوات للصحة الوطنية البريطانية عند العمل مع بيانات مرضى NHS.

• أيضًا شهادة ISO/IEC 27001 (حيثما ينطبق)
  • يتم استضافة بعض إصدارات النظام أو عمليات النشر على بنية تحتية معتمدة ضمن ISO 27001 لإدارة أمن المعلومات.

• المصادقة الآمنة والتحكم في الوصول بناءً على الأدوار
  • يطبق أذونات بناءً على الأدوار، وسجلات التدقيق، ووسائل المصادقة لدعم معايير الرقابة الداخلية المطلوبة غالبًا في القطاعات المنظمة.

• دعم الحوكمة السريرية
  • تم تصميم أدوات مثل الملاحظات الرقمية للرعاية وسجلات الأدوية وتقييمات المخاطر لدعم المعايير المطلوبة في إعدادات الرعاية الصحية.

• إجراء تدقيقات أمنية وامتثال دورية
  • تخضع لمراجعات داخلية أو خارجية منتظمة لضمان الامتثال المستمر لأحدث معايير وأفضل ممارسات الصناعة.