هيلو شيفت

يتم تصميم تنفيذ HelloShift ليكون سريعًا، عن بعد، وسهل الاستخدام، وعادة ما يتم الانتهاء منه خلال عدة أيام إلى بضعة أسابيع، اعتمادًا على حجم الفندق وتعقيده. ها هي الخطوات العملية:

1. الاستشارة الأولية والعرض التوضيحي
   تبدأ العملية بمكالمة تعريفية أو جلسة تجريبية حيث يقيم فريق HelloShift احتياجات الفندق ويعرض الميزات ذات الصلة.

2. إعداد الحساب والتكوين
   بعد اشتراك الفندق، يقوم HelloShift بإنشاء حساب مخصص وتكوين النظام وفقًا لهيكل الفندق – الأقسام، أدوار الموظفين، أنواع الغرف، وسير التشغيل.

3. تكامل PMS
   يتكامل HelloShift مع نظام إدارة الممتلكات بالفندق (PMS) لمزامنة بيانات النزلاء وحالات الغرف والحجوزات. وهذه الخطوة أساسية لتمكين الرسائل التلقائية وتنسيق التدبير المنزلي.

4. تدريب وتوجيه الموظفين
   يتم توجيه موظفي الفندق من خلال جلسات تدريب عن بعد، وفيديوهات تعليمية، ودعم مباشر. يسمح التصميم البديهي للنظام لمعظم المستخدمين بالتأقلم بسرعة.

5. تخصيص الرسائل وتدريب المساعد الذكي
   يقدم الفندق الأسئلة الشائعة والسياسات وقوالب اتصالات الضيوف التي يتم استخدامها لتدريب المساعد الذكي وتكوين رسائل الضيوف التلقائية.

6. الاختبار والإطلاق
   يضمن اختبار قصير أن جميع الوحدات – الرسائل الفورية، التدبير المنزلي، الصيانة، والتعاون بين الموظفين – تعمل بشكل صحيح. بمجرد التحقق، يبدأ النظام في العمل.

7. الدعم المستمر والتحسين
   يقدم HelloShift دعمًا مستمرًا ومراقبة للأداء. يمكن للفنادق طلب تعديلات، إضافة ميزات جديدة، أو تحسين سير العمل حسب الحاجة.

المدة المعتادة:

• الفنادق الصغيرة: 2-5 أيام
• الفنادق المتوسطة الحجم: 1-2 أسابيع
• العقارات الكبرى أو السلاسل: 2-3 أسابيع (خاصة إذا كانت هناك حاجة لتكاملات متعددة).

HelloShift قابل للتخصيص بدرجة عالية ليتناسب مع أنواع الفنادق المختلفة، وأساليب التشغيل، وتوقعات الضيوف. فيما يلي أبرز النقاط والخيارات الخاصة بالتخصيص:

• قوالب رسائل مخصصة
  يمكن للفنادق إنشاء رسائل شخصية للنزلاء تخص التواصل قبل الوصول، وعند تسجيل الدخول، وخلال الإقامة، وبعد المغادرة. يمكن تصوير هذه الرسائل تلقائيًا أو بشكل يدوي.

• تدريب مساعد الذكاء الاصطناعي
  يتم تدريب المساعد الذكي على أساس أسئلة متكررة وسياسات وتفضيلات النبرة الخاصة بالفندق، مما يسمح له بالرد بما يعكس هوية العلامة التجارية.

• تخصيص سير العمل
  يمكن تعديل مسارات المهام وقوائم المراجعة والقوالب لتناسب التدبير المنزلي والصيانة والمكتب الأمامي وأقسام أخرى. يمكن للفنادق تحديد أولويات المهام وتكرارها وقواعد التصعيد.

• دعم متعدد اللغات
  يمكن تخصيص الاتصالات مع الضيوف بعدة لغات، مثل العربية والفرنسية وغيرها، حسب جنسية العملاء المستهدفين.

• التحكم في الوصول على أساس الدور والصلاحيات
  يمكن ضبط الأدوار والصلاحيات للموظفين لضمان اطلاع كل عضو فريق على الأدوات والبيانات ذات الصلة بعمله فقط.

• التكامل مع منصات PMS والأدوات الأخرى
  يدعم HelloShift التكامل مع منصات PMS الشائعة ويمكن توسيعه للعمل مع أدوات التقنية الفندقية الأخرى عبر واجهات API أو إعدادات مخصصة.

• تخصيص العلامة التجارية والتصميم المرئي
  يمكن للفنادق إضافة شعاراتها وألوان العلامة التجارية ورؤوس مخصصة إلى الواجهات الموجهة للنزلاء مثل الدليل الرقمي وبوابات الرسائل.

• تقارير وتحليلات مخصصة
  يمكن تخصيص لوحات الأداء والتقارير لمتابعة المؤشرات الرئيسية حسب أهداف الفندق – مثل أوقات الاستجابة، وكفاءة التدبير المنزلي، أو رضا النزلاء.

• اختيار وحدات مرن
  يمكن للفنادق اختيار تنفيذ الوحدات التي يحتاجونها فقط (مثلاً: رسائل الضيوف أو التدبير المنزلي فقط)، مما يجعل HelloShift قابل للتوسع وصديق للميزانية.

يتبع HelloShift نموذج تسعير شفاف ومرن، ولكن قد تختلف التكاليف المحددة اعتمادًا على حجم الفندق والوحدات المختارة وشروط العقد. فيما يلي ما يتم تضمينه عادة:

• رسوم الإعداد:
  في معظم الحالات، لا يفرض HelloShift رسوم إعداد كبيرة مقدمة. غالبًا ما يتم تضمين التهيئة والتكوين الأساسي في الاشتراك. ومع ذلك، بالنسبة للتكاملات المعقدة أو الإعداد للعديد من العقارات، قد يتم تطبيق رسوم إعداد لمرة واحدة.

• الاشتراك الشهري/السنوي:
  التسعير يعتمد على عدد الغرف والوحدات المختارة (مثل الرسائل الفورية للنزلاء، إدارة التدبير المنزلي، أو الجناح التشغيلي الكامل). غالبًا ما تتوفر خصومات لالتزامات سنوية.

• تكاليف الصيانة:
  نظرًا لأنه منصة SaaS السحابية، يتم تضمين الصيانة الجارية في الاشتراك. لا توجد رسوم صيانة مخفية.

• رسوم الدعم:
  عادةً ما يتم تضمين الدعم القياسي (البريد الإلكتروني والدردشة والوصول إلى مركز المساعدة). قد تتوفر باقات الدعم المميزة – مثل مدراء حسابات مخصصين، واستجابات ذات أولوية، أو تدريب مخصص – بتكلفة إضافية.

• التطوير أو التكامل الخاص:
  إذا طلب الفندق ميزات مخصصة أو تكاملات غير قياسية، قد يتم تطبيق رسوم إضافية.

يوفر HelloShift تجربة تأهيل ودعم شاملة لضمان اعتماد سلس:

• جلسات تأهيل عن بعد:
  تُعقد جلسات تأهيل شخصية عبر مكالمات الفيديو لإرشاد فرق الفنادق خلال عملية الإعداد والتكوين والاستخدام.

• تدريب مباشر للموظفين:
  يتوفر تدريب مخصص لكل قسم للتأكد من أن فرق مكتب الاستقبال والتدبير المنزلي والإدارة يفهمون كيفية استخدام النظام بشكل فعال.

• مركز مساعدة وقاعدة معرفة:
  يوفر مركز مساعدة عبر الإنترنت يمكن البحث فيه ويتضمن أدلة خطوة بخطوة وأسئلة متكررة وفيديوهات توضيحية.

• دعم المحادثة داخل التطبيق:
  يمكن للمستخدمين الحصول على دعم مباشر من داخل واجهة HelloShift.

• دعم عبر البريد الإلكتروني:
  متاح للاستفسارات العامة وحل المشكلات والمتابعة.

• تحسين مستمر:
  يتواصل فريق HelloShift بشكل دوري لمساعدة الفنادق في تحسين سير العمل، وتقديم ميزات جديدة، وضمان استمرار تحقيق النجاح.

• دعم متعدد اللغات:
  في حين أن اللغة الأساسية للدعم هي الإنجليزية، قد يتوفر الدعم بلغات أخرى حسب المنطقة وتوفر موظفي الدعم.

يتعامل HelloShift بجدية مع أمان البيانات وينفذ العديد من التدابير ذات معايير الصناعة لحماية بيانات الفنادق والنزلاء:

• تشفير البيانات:
  يتم تشفير جميع البيانات أثناء النقل (باستخدام HTTPS/SSL) وأثناء التخزين، مما يضمن اتصال وتخزين آمنين.

• التحكم في الوصول على أساس الدور (RBAC):
  يتم تقييد وصول الموظفين على أساس أدوارهم، لضمان اطلاعهم فقط على البيانات ذات الصلة بمسؤولياتهم.

• البنية التحتية السحابية الآمنة:
  يستضيف HelloShift على منصات سحابية موثوقة مع تكرار البيانات، وجدران حماية، وأنظمة كشف التسلل.

• النسخ الاحتياطي المنتظم:
  يتم نسخ البيانات احتياطيًا بانتظام لمنع الفقد وضمان الاستعادة السريعة في حالة حدوث فشل في النظام.

• الامتثال لقوانين خصوصية البيانات:
  يتبع HelloShift معايير حماية البيانات العالمية، بما في ذلك اللائحة العامة لحماية البيانات وأنظمة الخصوصية الإقليمية الأخرى، حسب موقع الفندق.

• سجلات التدقيق وتتبع النشاط:
  يوفر النظام سجلات لأنشطة المستخدم لمراقبة التغييرات وضمان المساءلة.

• المصادقة الثنائية (2FA):
  قد تتوفر أو تكون مطلوبة للمستخدمين ذوي الصلاحيات الإدارية لتعزيز أمان عملية الدخول.

يتبع HelloShift نموذج التحسين المستمر، ويصدر بانتظام تحديثات لتعزيز الوظائف، وإصلاح الأخطاء، وتقديم ميزات جديدة. عادةً ما تكون التحديثات:

• تصدر شهريًا أو ربع سنويًا حسب النطاق.

• تدار تلقائيًا لأن HelloShift منصة سحابية. لا يحتاج المستخدمون إلى تثبيت التحديثات أو تنفيذها يدويًا.

• يتم إعلام المستخدمين عبر البريد الإلكتروني أو الإشعارات داخل التطبيق، خاصة عندما تؤثر التحديثات على سير العمل أو تقدم أدوات جديدة.

• تُختبر داخليًا قبل الإطلاق لضمان الاستقرار والملاءمة عبر الأجهزة والتكاملات.

يستفيد الفنادق من تحديثات سلسة بدون تعطيل الخدمة، وغالبًا ما توجه التعليقات من المستخدمين التحسينات المستقبلية.

يتبع HelloShift سياسة واضحة وملائمة للعميل فيما يتعلق بملكية البيانات وإمكانية النقل:

• ملكية البيانات:
  تحتفظ الفنادق بالملكية الكاملة لبياناتها، بما في ذلك معلومات الضيوف، والرسائل، والمهام، وسجلات التشغيل. يعمل HelloShift كمعالج للبيانات، وليس كمالك لها.

• قابلية نقل البيانات:
  يمكن للفنادق عند الطلب تصدير بياناتها بتنسيقات قياسية (مثل CSV أو Excel أو JSON)، مما يسهل الانتقال إلى نظام آخر أو التحليل الداخلي.

• الوصول إلى البيانات:
  للمستخدمين الإداريين حق الوصول إلى جميع البيانات المخزنة ويمكنهم إدارة أذونات الأدوار للموظفين.

• الاحتفاظ بالبيانات وحذفها:
  يمكن للفنادق طلب حذف البيانات عند إنهاء الخدمة، وفقًا لأنظمة الخصوصية مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).

• مشاركة طرف ثالث:
  لا يشارك HelloShift بيانات الفندق مع أطراف ثالثة إلا بموافقة صريحة، إلا إذا كان ذلك مطلوبًا بموجب القانون أو لأغراض التكامل.

صُمم HelloShift ليكون قابل للتوسع ومرن، مما يسهل على الفنادق تعديل استخدامهم حسب تطور احتياجاتهم:

• التوسع:
  يمكن للفنادق إضافة المزيد من الغرف أو المستخدمين أو الوحدات (مثل التدبير المنزلي أو الرسائل الفورية للضيوف) في أي وقت. يتم تعديل التسعير وفقًا لذلك، وتنشيط الميزات الجديدة بسرعة.

• التقليص:
  يمكن للفنادق تقليل نطاق اشتراكهم – مثل إزالة وحدات أو تقليل عدد الغرف – عادةً مع إشعار قبل دورة الفوترة التالية.

• دعم متعدد العقارات:
  يمكن للسلاسل أو المجموعات إضافة عقارات جديدة ضمن لوحة تحكم موحدة، مع إدارة مركزية وتقارير مشتركة.

• مرونة العقد:
  تقدم الخطط الشهرية مرونة أكبر في التوسع، بينما قد تشمل العقود السنوية خصومات حجمية ولكن تتطلب إشعارًا مسبقًا للتغيير.

• الدعم أثناء التوسع:
  يساعد فريق HelloShift في التوجيه والتدريب والتكوين عند التوسع، ويساعد في تحسين الاستخدام عند التقليص.

يقدم HelloShift عقودًا مرنة، تكون عادةً قائمة على اشتراكات شهرية أو سنوية، مع الشروط التالية:

• تجديد العقد:
  • تجديد تلقائي: تتجدد معظم الخطط تلقائيًا ما لم يتم إلغاؤها مسبقًا. يتم إخطار الفنادق قبل التجديد، خاصةً للعقود السنوية.
  • فترة المراجعة: يمكن للعملاء مراجعة الاستخدام والأداء قبل اتخاذ قرار بالتجديد أو الترقية.
  • خصومات على الالتزامات طويلة الأجل: قد تتوفر أسعار مخفضة للعقود السنوية مقارنة بالفواتير الشهرية.

• شروط الإلغاء:
  • الخطط الشهرية: يمكن عادةً إلغاؤها مع إشعار قصير (مثلاً 30 يومًا) قبل دورة الفوترة التالية.
  • الخطط السنوية: تتطلب إشعارًا مسبقًا (عادةً 30-60 يومًا) قبل تاريخ التجديد. قد يؤدي الإنهاء المبكر إلى رسوم تناسبية أو فقدان للخصومات.
  • لا توجد استردادات للاستخدام الجزئي: بعد بدء دورة الفوترة، لا يتم عادةً استرجاع المدفوعات للأوقات غير المستخدمة إلا إذا حددها العقد.
  • الوصول إلى البيانات بعد الإلغاء: يمكن للفنادق طلب تصدير البيانات قبل إنهاء الخدمة. قد يحتفظ HelloShift بالبيانات لفترة محدودة لأغراض الامتثال أو النسخ الاحتياطي.

• الدعم أثناء الانتقال: يقدم HelloShift الدعم أثناء الإلغاء أو الانتقال لضمان تجربة انتقالية سلسة.

يلتزم HelloShift بالحفاظ على معايير عالية من خصوصية البيانات والأمان والامتثال التنظيمي. تشمل أهم مجالات الامتثال:

• اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR):
  • تنطبق على الفنادق التي تعمل أو تقدم خدمات للنزلاء من الاتحاد الأوروبي.
  • تضمن موافقة المستخدم وحقوق الوصول إلى البيانات والمعالجة الآمنة للبيانات.

• الامتثال لمعايير صناعة بطاقات الدفع (PCI):
  • بينما لا يتعامل HelloShift مع المدفوعات مباشرةً، قد تتطلب التكاملات مع PMS أو أنظمة الدفع التعامل مع بيانات النزلاء بشكل متوافق مع PCI.

• معايير تشفير البيانات:
  • يستخدم تشفير SSL/TLS للبيانات أثناء النقل وتشفير AES للبيانات أثناء التخزين.

• التحكم في الوصول على أساس الدور (RBAC):
  • يضمن أن المستخدمين المخولين فقط يمكنهم الوصول إلى البيانات الحساسة.

• سجلات التدقيق وسجلات النشاط:
  • يحافظ على سجلات للمساءلة وعمليات التدقيق الامتثالية.

• معايير أمان السحابة:
  • يستضاف على بنية تحتية سحابية آمنة مع جدران حماية، وكشف التسلل، وتكرار البيانات.

• قوانين خصوصية البيانات الإقليمية:
  • قد يمتثل للقوانين المحلية في دول مجلس التعاون الخليجي، مثل قانون حماية البيانات السعودي (PDPL) أو قوانين حماية البيانات الإماراتية، حسب النشر.