تشمل عملية التنفيذ النموذجية لبرنامج DocuSign عدة خطوات تهدف لضمان انتقال سلس ودمج النظام في سير العمل الحالي. تتضمن العملية بشكل عام:
التشاور الأولي: فهم الاحتياجات والمتطلبات المحددة للأعمال.
التكوين والتخصيص: إعداد البرنامج ليناسب العمليات التجارية ودمجه مع الأنظمة الحالية.
التدريب: تقديم جلسات تدريبية للمستخدمين لضمان راحتهم مع النظام الجديد.
الاختبار: إجراء اختبارات شاملة للتأكد من أن كل شيء يعمل كما هو متوقع.
الانطلاق: الإطلاق الرسمي للبرنامج للاستخدام داخل المنظمة.
يمكن أن تختلف مدة هذه العملية حسب تعقيد الاحتياجات التجارية ومستوى التخصيص المطلوب. ومع ذلك، تم تصميم حلول DocuSign لتكون قابلة للتنفيذ بسرعة لتقليل الاضطراب وبدء تقديم القيمة في أقرب وقت ممكن.
يمكن تخصيص برنامج DocuSign بدرجة عالية ليتناسب مع الاحتياجات التجارية المحددة. يقدم النظام مجموعة من التطبيقات والميزات الأساسية التي يمكن تخصيصها لمختلف الصناعات وأحجام المؤسسات. تشمل خيارات التخصيص الرئيسية:
النظام الأساسي لإدارة الهوية IAM: مصمم للمنظمات والصناعات بجميع الأحجام، مما يتيح توفير الوقت وزيادة القيمة من كل اتفاق.
النظام الأساسي لإدارة الهوية لتجربة العملاء IAM for Customer Experience (CX): تحويل العمليات المستهلكة للوقت إلى تجارب جذابة.
الإضافات: توفر إضافات إضافية لمزيد من تخصيص نظام IAM ، بما في ذلك ميزات مثل الذكاء الاصطناعي للاتفاقيات، وأتمتة دورة حياة العقد، وجمع البيانات وملئها.
رسوم الإعداد
رسوم التنزيل بالجملة: إذا كنت بحاجة إلى تنزيل مستنداتك من تخزين DocuSign السحابي وحفظها محليًا أو نقلها إلى سحابة أخرى، ستتكبد رسوم تنزيل لكل مستند.
رسوم الصيانة
رسوم إغلاق الحساب: يمكن أن يأتي إغلاق حسابك مع DocuSign بتكاليف مخفية. لا يتم الإفصاح عن الحساب الدقيق لهذه الرسوم علنًا، لذا من المستحسن مناقشة ذلك مع DocuSign إذا كنت تتوقع الحاجة إلى إغلاق حسابك في المستقبل.
رسوم النقل: يمكن أن ينطوي الانتقال بعيدًا عن DocuSign إلى منصة أخرى على تكاليف إضافية. هذا مهم بشكل خاص إذا كانت أعمالك تخضع لتغييرات كبيرة تتطلب الانتقال إلى حلول إدارة المستندات أخرى.
رسوم الدعم
تقدم DocuSign عدة خطط دعم، كل منها بمستويات مختلفة من الخدمة والتكاليف المرتبطة:
الدعم القياسي: مشمول مع الاشتراك، يقدم مراقبة توفر النظام، وإدارة الحالات عبر الإنترنت، ووقت استجابة أولية مستهدف أقل من 24 ساعة.
دعم بلس: يتضمن جميع ميزات الدعم القياسي بالإضافة إلى الدعم الهاتفي، والدعم الفني، ووقت استجابة أولية مستهدف أقل من 6 ساعات. يتطلب تسعير هذه الخطة الاتصال بـ DocuSign.
الدعم المتميز: يتضمن جميع ميزات دعم بلس مع دعم إضافي لحالات الطوارئ (المستوى 1) خلال 1 ساعة ووقت استجابة أولية مستهدف أقل من 4 ساعات. يتطلب تسعير هذه الخطة أيضًا الاتصال بـ DocuSign.
الدعم المتميز للمؤسسات: أعلى مستوى من الدعم، بما في ذلك جميع ميزات الدعم المتميز مع دعم الطوارئ (المستوى 1) خلال 30 دقيقة ووقت استجابة أولية مستهدف أقل من ساعتين. يتطلب تسعير هذه الخطة الاتصال بـ DocuSign.
تقدم DocuSign تدريبًا شاملاً ودعمًا لمساعدة المستخدمين الجدد على البدء وتحقيق أقصى استفادة من منصتها. توفر الشركة مجموعة متنوعة من الموارد، بما في ذلك:
تستخدم DocuSign مجموعة قوية من التدابير الأمنية لحماية بيانات العملاء. تشمل الممارسات الأمنية الرئيسية:
تقوم DocuSign بإصدار تحديثات منتظمة لبرنامجها لضمان أنه يظل آمنًا وفعالًا وسهل الاستخدام. عادة ما يتم طرح هذه التحديثات على أساس شهري، على الرغم من أن التكرار الدقيق قد يختلف اعتمادًا على طبيعة وأهمية التحديثات. يتم توثيق كل تحديث بعناية في ملاحظات الإصدار، التي يمكن الوصول إليها من خلال مركز دعم DocuSign.
توفر هذه الملاحظات معلومات مفصلة حول الميزات الجديدة، والتحسينات، وإصلاحات الأخطاء، وأي تغييرات أخرى تم إجراؤها على النظام. يتم إدارة عملية التحديث من خلال نظام إدارة الإصدار الهيكلي الذي يتضمن اختبارًا دقيقًا في بيئات التطوير وضمان الجودة (QA) قبل نشر أي تغييرات في بيئة الإنتاج. يضمن ذلك أن التحديثات لا تعطل الخدمات الحالية وأن يتم تحديد وحل أية مشكلات محتملة قبل الوصول إلى المستخدمين النهائيين.
سياسة DocuSign بشأن ملكية البيانات وقابلية النقل مصممة لمنح العملاء السيطرة على بياناتهم مع ضمان الامتثال للقوانين المتعلقة بحماية البيانات ذات الصلة. تتضمن الجوانب الرئيسية لهذه السياسة:
تم تصميم خطط اشتراك DocuSign لتكون مرنة، مما يسمح للمنظمات بالتوسع أو الانخفاض بناءً على احتياجاتها. عادة ما يتم توضيح شروط التوسع في اتفاقية الخدمة وقد تتضمن تعديل خطة الاشتراك لاستيعاب التغييرات في حجم المعاملات أو عدد المستخدمين. ستكون التفاصيل المحددة حول كيفية التوسع أو الانخفاض بحاجة للمناقشة مع فريق مبيعات أو دعم DocuSign لضمان تلبية المتطلبات الجديدة بكفاءة.
تشمل شروط وأحكام DocuSign لتجديد العقد والإلغاء النقاط الرئيسية التالية:
التجديد التلقائي: تجدد خطط الاشتراك بشكل تلقائي ما لم يُذكر خلاف ذلك. يوافق العملاء على دفع الرسوم المطبقة المرتبطة بخطة الاشتراك ما لم يقوموا بإنهاء حسابهم، أو ضبط حسابهم لعدم التجديد التلقائي، أو ترفض DocuSign تجديد خطة الاشتراك.
رسوم الإلغاء: قد تختلف رسوم الإلغاء حسب نوع الاشتراك وشروط الاتفاقية. بعض الخطط قد تحتوي على أحكام لرسوم إذا تم الإلغاء قبل انتهاء مدة العقد، بينما توفر أخرى مزيدًا من المرونة.
سياسة الاسترداد: إذا كان العميل ينهي خطة الخدمة السنوية خلال الأيام الـ30 الأولى من المدة، قد يطلب استردادًا كاملًا للرسوم المدفوعة مسبقًا. ومع ذلك، فإن الإنهاء بعد الأيام الـ30 الأولى لا يحق العميل أي استرداد للرسوم المدفوعة مسبقًا.
الإنهاء بسبب الخلاف: يمكن أن توقف DocuSign أو تُنهى حساباً إذا فشلت العميل في دفع أي مبلغ مستحق، أو خالف أي بند من الشروط والأحكام، أو انتهك أي سياسة تنطبق على خدمة الاشتراك. قد تنطبق رسوم إعادة التشغيل لإعادة تفعيل حساب بعد الإنهاء أو التوقف.
تلتزم DocuSign بمعايير امتثال واسعة لضمان أمان وقانونية خدماتها. تشمل هذه:
ISO 27001، ISO 27017، وISO 27018: الشهادات التي تظهر الالتزام بأمان المعلومات والحماية الاستباقية للبيانات.
PCI DSS: الامتثال لمعايير أمان بيانات بطاقات الدفع لضمان التعامل الآمن مع معلومات بطاقة الائتمان.
SOC 1 Type II وSOC 2 Type II: عمليات تدقيق سنوية للامتثال لمعايير خدمات الثقة بمعهد المحاسبين العموميين المعتمدين الأمريكيين.
FedRAMP وStateRAMP: تفويضات للتحقق من أمان السحاب الموحدة لاستخدام الحكومة الفيدرالية والولائية.
القواعد المؤسسية الملزمة (BCRs): معتمدة من قبل سلطات حماية بيانات الاتحاد الأوروبي للتحويلات القانونية للبيانات عبر الحدود.
CSA STAR: الالتزام ببرنامج جمعية أمن السحاب للتأكيد على الثقة والمخاطر.
FISC: الامتثال للإرشادات الأمنية التي وضعتها مركز معلومات صناعة المالية في اليابان.
برنامج الحكومة الكندية المحمي -B: شهادة للتعامل مع البيانات الحكومية الحساسة على مستوى التصنيف المحمي -B.
