تم تصميم BoardPro لـ تنفيذ سريع وسلس، خاصة للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة. العملية بديهية ويمكن إكمالها في بضعة أيام إلى أسبوعين، اعتمادًا على جاهزية المؤسسة. إليك خطوات التنفيذ:
الخطوة 1: الاختيار والتخطيط تبدأ المؤسسات بتحديد نقاط الألم في الحوكمة واختيار خطة BoardPro المناسبة (Essentials أو Premium أو Ultimate). تشمل هذه الخطوة التوافق الداخلي على الأهداف والتوقعات.
الخطوة 2: إعداد الحساب يقوم المسؤولون بإنشاء حساب المنظمة، وتكوين أدوار المستخدمين، والأذونات، ومجلدات الحوكمة. واجهة BoardPro سهلة الاستخدام، ولا تتطلب خبرة تقنية كبيرة.
الخطوة 3: تكوين الأمان يتم تمكين إعدادات الأمان مثل المصادقة متعددة العوامل، التحكم في الوصول بناءً على الدور، والتشفير لضمان الامتثال وحماية بيانات المجلس الحساسة.
الخطوة 4: ترحيل الوثائق يتم رفع المواد الحالية للمجلس (الجداول، المحاضر، سجلات القرارات) إلى مخزن الحوكمة الخاص بـ BoardPro. يركز ذلك الوصول ويضمن الاستمرارية.
الخطوة 5: التدريب والإعداد يقدم BoardPro فيديوهات تدريبية وويبينارات ودعم محادثة مباشرة لتدريب أعضاء المجلس والمديرين. بساطة النظام تضمن التبني السريع، حتى للمستخدمين غير التقنيين.
الخطوة 6: إعداد الاجتماع الأول يقوم المستخدمون بإعداد جدول الأعمال الرقمي الأول، وجمع حزمة المجلس، وجدولة الاجتماع. خلال الاجتماع، يتم تدوين المحاضر في الوقت الفعلي وتعيين وتتبّع عناصر العمل.
الخطوة 7: الدعم المستمر والتحسين يقدم BoardPro دعم دردشة مباشر على مدار الساعة وموارد حوكمة لمساعدة المؤسسات في تحسين عمليات المجلس بانتظام.
الإطار الزمني المتوقع:
المؤسسات الصغيرة: من 2 إلى 5 أيام
المؤسسات المتوسطة: من أسبوع إلى أسبوعين
المشروعات الكبرى (مع اللجان الفرعية): حتى 3 أسابيع.
Customisation
يقدم BoardPro تخصيصًا متوسطًا موجهًا لاحتياجات الحوكمة للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة والمنظمات غير الربحية. على الرغم من أنه ليس حلاً مخصصًا بالكامل للمؤسسات الكبرى، إلا أنه يوفر ميزات مرنة تتكيف مع تدفقات العمل المختلفة:
التحكم في الوصول بناءً على الدور: تخصيص أذونات المستخدمين لأعضاء مجلس الإدارة، التنفيذيين، والمديرين.
إدارة اللجان الفرعية: إنشاء تدفقات عمل منفصلة للجان الفرعية مع جداول أعمالها ومحاضرها وسجلات قراراتها الخاصة.
إعدادات الأمان: يمكن للمؤسسات تكوين التشفير، والمصادقة، وعناصر التحكم في الوصول لتلبية احتياجات الامتثال.
إعدادات اللغة: محدودة بالإنجليزية (نيوزيلندا، أستراليا، الولايات المتحدة)، مع خيارات تنسيق إقليمية للتواريخ والهجاء.
توافق أدوات الذكاء الاصطناعي: على الرغم من عدم دمجها أصلاً، يدعم BoardPro تدفقات العمل التي تتكامل مع أدوات الذكاء الاصطناعي الخارجية مثل ChatGPT وMicrosoft Copilot وOtter للتلخيص والنسخ.
Additional Costs
تسعير BoardPro شفاف ومعظمه ثابت السعر، ولكن هناك حزم إعداد وتدريب اختيارية متاحة للمؤسسات التي ترغب في دعم مخصص:
حزمة البدء السريع - 600 دولار أمريكي (مرة واحدة) تشمل إعداد التطبيق وجلستي تدريب مدة كل منهما 30 دقيقة.
حزمة راحة البال - 950 دولار أمريكي (مرة واحدة) تشمل الإعداد، استيراد بيانات الاجتماعات السابقة، وثلاث جلسات تدريبية.
حزمة الرعاية الكاملة - 1,900 دولار أمريكي (مرة واحدة) تشمل الإعداد الكامل، استيراد البيانات، أربع جلسات تدريبية، وويبينار مخصص.
لا توجد رسوم صيانة مخفية، والدعم مشمول في جميع الخطط. ومع ذلك، الدعم الأولوي (مثل استجابة خلال ساعة واحدة) متاح في خطة Ultimate أو كترقية.
اللجان الفرعية يتم احتسابها بشكل منفصل بسعر 660 دولار أمريكي لكل لجنة فرعية سنويًا.
Training
يقدم BoardPro مجموعة من خيارات التدريب والدعم لضمان انضمام سلس:
الانضمام الذاتي يمكن لمعظم المستخدمين إعداد واستخدام BoardPro بدون مساعدة، بفضل تصميمه البديهي.
فيديوهات تدريبية وويبينارات تدريب عند الطلب للمديرين وأعضاء المجلس متاح، يغطي إنشاء الجداول، تدوين المحاضر، وإدارة حزم المجلس.
حزم الانضمام الاختيارية تشمل هذه الإعداد المخصص، ترحيل البيانات، وتدريبات حية متعددة (انظر إلى Q3 للتسعير).
دعم الدردشة المباشرة متاح على مدار الساعة مع عملاء بشريين. يتم الرد على 80% من الاستفسارات في غضون دقيقتين خلال ساعات العمل.
مركز الموارد يتضمن قوالب وأدلة الحوكمة ووثائق أفضل الممارسات لمساعدة المستخدمين على تحسين عمليات المجلس.
Security Measures
يطبق BoardPro بروتوكولات أمان على مستوى المؤسسات لحماية بيانات المستخدم والمؤسسة:
استضافة البيانات جميع البيانات مخزنة في مراكز بيانات Microsoft Azure في أستراليا (نيو ساوث ويلز أساسية، فيكتوريا احتياطية)، وتستفيد من شهادات Azure مثل ISO 27001، SOC 1، 2، 3.
تشفير شامل يتم تشفير البيانات أثناء النقل باستخدام TLS، وعند الراحة على الخوادم. كما يتم تشفير النسخ بين مراكز البيانات.
المصادقة متعددة العوامل (MFA) يجب على المستخدمين التحقق من هويتهم برمز زمني بالإضافة إلى كلمة المرور.
التحكم في الوصول يمكّن التحكم القائم على الدور المؤسسات من التحكم بمن يمكنه رؤية ماذا. يمكن تقييد الوثائق الحساسة لمستخدمين معينين.
سجلات التدقيق والنسخ الاحتياطية تكرار البيانات في الوقت الفعلي والنسخ الاحتياطية الجغرافية المنفصلة تقلل من خطر فقدان البيانات أو الانقطاعات.
يوفر BoardPro أيضًا تعليمات للمجالس حول الحوكمة السيبرانية من خلال ويبينارات وموارد، مما يساعد المؤسسات على بناء مرونة ضد التهديدات المتطورة.
Updates
يتبع BoardPro نموذج تحسين مستمر، بإصدار تحديثات منتظمة لتحسين قابلية الاستخدام، الأمان، ووظائف الحوكمة. على الرغم من أن الشركة لا تنشر جدول إصدار ثابت، إلا أن التحديثات عادةً تكون:
تُدار بسلاسة في السحابة، دون الحاجة لتدخل المستخدم.
تُطبق تلقائيًا، مما يضمن استفادة جميع المستخدمين من أحدث الميزات وتصحيحات الأمان.
يتم التواصل بها عبر إشعارات التطبيق، تحديثات البريد الإلكتروني، ومركز موارد BoardPro.
نظرًا لأن BoardPro هو منصة SaaS مستندة إلى السحابة، لا تتطلب التحديثات تثبيتًا يدويًا أو توقفًا عن العمل. يستخدم المستخدمون دائمًا أحدث إصدار عند تسجيل الدخول.
Data Ownership and Portability
يتبع BoardPro سياسات صارمة لحوكمة البيانات تتماشى مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، قانون الخصوصية النيوزيلندي 2020، وقانون الخصوصية الأسترالي 1988. إليك كيف يتم التعامل مع ملكية البيانات وقابليتها للنقل:
ملكية البيانات: جميع المحتوى الذي يرفعه العملاء (مثل الوثائق، المحاضر، القرارات) يُعتبر بيانات العميل وتبقى ملكًا للعميل. يقوم BoardPro بدور معالج البيانات، بينما العميل هو متحكم البيانات.
قابلية النقل: يمكن للعملاء تصدير بياناتهم في أي وقت. يشمل ذلك:
محاضر الاجتماعات
حزم المجلس
سجلات القرارات
عناصر العمل
وثائق الحوكمة
الوصول إلى البيانات والتحكم: لدى العملاء التحكم الكامل في مستويات وصول المستخدمين ويمكنهم إلغاء الوصول في أي وقت.
طلبات البيانات: إذا تلقى BoardPro طلبًا يتعلق ببيانات العميل، يقوم بإحالته إلى العميل المعني ما لم يكن مطلوبًا قانونيًا التعامل معه مباشرة.
Scaling Up / Down
يقدم BoardPro خيارات توسعة مرنة لتلبية الاحتياجات التنظيمية المتغيرة:
خيارات الترقية: يمكن للمؤسسات الترقية من Essentials إلى Premium أو Ultimate في أي وقت للوصول إلى ميزات متقدمة مثل:
أدوات التصويت
التوقيعات الإلكترونية
تدريب مخصص
دعم أولوي
إضافات اللجنة الفرعية: يتم التعامل مع كل لجنة فرعية كوحدة حوكمة منفصلة ويمكن إضافتها مقابل 660 دولار أمريكي سنويًا. يتيح ذلك للمؤسسات التوسع أفقيًا عبر الأقسام أو الفرق.
مرونة في الفوترة: توفر الخطط التجارية فواتير شهرية أو سنوية، بينما تتوفر خصومات المنظمات غير الربحية فقط مع الدفعات السنوية.
التخفيض: يمكن للمؤسسات تخفيض خطتها في نهاية دورة الفوترة. يوصي BoardPro بالاتصال بالدعم لضبط الميزات والفوترة وفقًا لذلك.
توسيع المستخدم: تشمل جميع الخطط عددًا غير محدود من المستخدمين، لذا يمكن للمؤسسات تنمية فرقها دون تكاليف إضافية لكل مستخدم.
The terms & conditions for contract renewal and cancellation
شروط عقد BoardPro تحكمها شروط الاستخدام وشروط المستخدم النهائي. فيما يلي النقاط الرئيسية:
شروط التجديد:
عادةً ما تكون الاشتراكات سنوية أو شهرية، اعتمادًا على الخطة المختارة.
يتم تجديد العقود تلقائيًا ما لم يتم إلغاؤها قبل تاريخ التجديد.
يتم إعلام العملاء بأي تغييرات في الشروط أو التسعير قبل التجديد.
سياسة الإلغاء:
يمكن للعملاء الإلغاء في أي وقت، ولكن لن يتم تقديم رد أموال للأجزاء غير المستخدمة من الاشتراك.
يجب أن يتم الإلغاء من قبل مسؤول الحساب، الذي يدير أيضًا وصول المستخدمين والأذونات.
إذا ألغى العميل في منتصف الدورة، يستمر الوصول حتى نهاية فترة الفوترة.
الالتزامات المالية:
يتم الدفع في غضون 14 يومًا من إصدار الفاتورة.
العملاء مسؤولون عن جميع الضرائب والرسوم الإضافية إلى جانب رسوم الاشتراك.
شروط العروض الترويجية:
الخصومات (مثل 50% خصم على اللجان الفرعية) تنطبق فقط خلال فترات العروض المحددة وقد يتم إلغاؤها في حالة سوء الاستخدام.
Compliance
تم تصميم BoardPro مع تركيز قوي على الامتثال للحوكمة، حماية البيانات، والمعايير الأخلاقية. يتوافق مع العديد من أطر الامتثال الرئيسية:
استضافة البيانات وامتثال الأمان:
مستضاف على مراكز بيانات Microsoft Azure في أستراليا (نيو ساوث ويلز وفيكتوريا).
يستفيد من شهادات Azure:
ISO 27001
SOC 1, SOC 2, SOC 3
SSAE-16
امتثال الخصوصية:
يتوافق مع:
قانون الخصوصية النيوزيلندي 2020
قانون الخصوصية الأسترالي 1988
اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) للمستخدمين في الاتحاد الأوروبي
