تنفيذ Affinity CRM هو عملية منظمة مصممة للتكامل بسلاسة في سير عمل مؤسستك. عادةً ما تستمر عملية التنفيذ حوالي ستة أسابيع وتشمل الخطوات الرئيسية التالية:
مرحلة التحضير
إعداد المستخدم: تأكد من تسجيل دخول جميع المستخدمين ومزامنة بياناتهم.
تهيئة تسجيل دخول موحد (SSO): إعداد SSO القياسي أو المخصص إذا لزم الأمر.
إعداد البيانات: إعداد البيانات الموجودة وفقًا للقوالب المقدمة ومشاركتها قبل مكالمة بدء التشغيل، إذا كانت هناك حاجة لترحيل البيانات.
مكالمة بداية
تأكيد الوصول: تحقق من أن جميع المستخدمين لديهم الوصول المناسب إلى النظام.
مراجعة المتطلبات: مناقشة وتأكيد الاحتياجات والأهداف المحددة للمؤسسة.
تخطيط ترحيل البيانات: إذا لزم الأمر، راجع البيانات المعدة للترحيل.
نظرة عامة على التكامل: فحص عمليات التكامل الأصلية ذات الصلة بسير عملك.
مراجعة نقاط التقييم: تقييم المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية لتتبع نجاح التنفيذ.
جدولة: قم بإعداد اجتماعات أسبوعية منتظمة لمتابعة التقدم.
تكوين النسخة ومراجعة البيانات
تحليل تقرير التبني: تقييم التفاعل الأولي للمستخدمين وقبول النظام.
تكوين المستخدم والقائمة: تخصيص أدوار المستخدمين وإعداد القوائم لتوافق عملية المؤسسات.
تخطيط إدارة التغيير: تطوير استراتيجيات لتسهيل الانتقال السلس وقبول المستخدم.
مراجعة استيراد الاختبار
تحليل تقرير التبني: استمرار مراقبة مقاييس تفاعل المستخدم.
استيراد البيانات الاختباري: إجراء استيراد أولي للبيانات لتحديد وحل المشكلات المحتملة.
مراجعة الاستيراد الكامل
تحليل تقرير التبني: تقييم قبول المستخدم المستمر ومعالجة أي مخاوف.
استيراد البيانات الكامل: تنفيذ عملية الترحيل الكاملة للبيانات، للتأكد من نقل جميع المعلومات بدقة.
تأكيد جدول التدريب: التخطيط وتأكيد المواعيد لجلسات التدريب الشاملة للفريق.
جلسة أسئلة وأجوبة
تحليل تقرير التبني: مراجعة أحدث إحصائيات تفاعل المستخدم.
منتدى مفتوح: تقديم فرصة للمستخدمين لطرح الأسئلة وطلب التوضيحات.
تأكيد التدريب: إعادة التأكيد على الجدول الزمني وأهداف جلسات التدريب القادمة.
تدريب الفريق
تحليل تقرير التبني: مراقبة تفاعل المستخدم لضمان الاستعداد للتدريب.
تدريب عملي: إجراء جلسات تركز على استخدام CRM بفعالية ضمن سير العمل اليومي.
مكالمة التنفيذ النهائية ومدير نجاح العملاء
تحليل تقرير التبني: الانتهاء من تقييم معدلات اعتماد المستخدم.
تقديم مدير نجاح العملاء: نقل مسؤوليات الدعم المستمرة إلى مدير نجاح العملاء المعين.
محاذاة الرؤية: التأكد من أن النظام المنفذ يتماشى مع المتطلبات الأولية والأهداف التنظيمية.
Affinity CRM تقدم مجموعة من الميزات القابلة للتخصيص المصممة لتتناسب مع متطلبات الأعمال المحددة:
1. أتمتة سير العمل والتكاملات المخصصة:
التقاط البيانات تلقائياً: يمكن لـ Affinity CRM تسجيل التفاعلات تلقائيًا من مجموعة متنوعة من قنوات الاتصالات، بما في ذلك البريد الإلكتروني، وأحداث التقويم، ومكالمات VoIP، وتطبيقات المراسلة الفورية. وهذا يقلل من إدخال البيانات اليدوي ويضمن تتبع النشاط الشامل.
التكاملات المخصصة: تدعم المنصة التكامل مع مجموعة واسعة من التطبيقات الخارجية، مما يسمح للشركات بتخصيص CRM لتتناسب مع سير العمل والأدوات المحددة لها.
2. لوحات المعلومات والتقارير القابلة للتخصيص:
لوحات المعلومات المخصصة: يمكن للمستخدمين تخصيص لوحات المعلومات الخاصة بهم لعرض المقاييس والمعلومات الأكثر صلة بأدوارهم، مما يضمن وصولًا سريعًا إلى البيانات الهامة.
تحليلات متقدمة: يقدم CRM أدوات تحليلات وتقارير قوية يمكن تخصيصها لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية، وتقدم الصفقة، ومقاييس العلاقة، مما يسهل اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات.
3. تخصيص الإشعارات والتنبيهات:
إشعارات مخصصة: يملك المستخدمون السيطرة على أنواع وتكرار الإشعارات التي يتلقونها، سواء داخل التطبيق أو عبر البريد الإلكتروني. وهذا يضمن أن الأفراد يظلوا مطلعين على التحديثات المهمة دون أن يثقل كاهلهم بالإشعارات غير الضرورية.
4. الوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات لتعزيز التخصيص:
قدرات API المتقدمة: يوفر Affinity CRM واجهة برمجة تطبيقات محسنة تسمح باسترجاع البيانات بشكل فعال والتكامل مع أنظمة أخرى. هذا يمكّن الشركات من إنشاء حلول مخصصة وسير عمل تتماشى مع عملياتها الفريدة.
5. ميزات معززة بالذكاء الاصطناعي:
مفكرة أفينتي: رفيق ذكاء اصطناعي يقوم بأتمتة إنشاء ملاحظات الاجتماعات، مع التقاط الأجندات، والملخصات، والخطوات التالية، والنصوص. تتكامل هذه الميزة بسلاسة مع منصات مثل Zoom وGoogle Meet وMicrosoft Teams، وتقوم بتحديث السجلات داخل CRM تلقائيًا.
تدريب ودعم Affinity CRM:
1. جلسات التهيئة:
تدريب منظم: تقدم أفينتي جلسات تهيئة قائمة على المجموعات تمتد لثلاثة أسابيع، تغطي مواضيع أساسية مثل إعداد CRM، وأفضل ممارسات استيراد البيانات، واستخدام التحليلات. تقود هذه الجلسات مدراء تهيئة ذوو خبرة وتحتوي على تمارين عملية لتسهيل التعلم العملي.
2. دروس فيديو:
تدريب المستخدمين الجدد: يقدم درس فيديو مخصص مقدمة لميزات النظام، ويوجه المستخدمين خلال الإعداد الأولي والوظائف الأساسية.
سلسلة الدروس الرئيسية: تقدم سلسلة دروس أفينتي الرئيسية دروسًا معمقة حول جوانب مختلفة من المنصة، بما في ذلك تحسين تدفق الصفقات واستخدام الذكاء العلاقاتي داخل CRM.
3. مكتبة الموارد:
مواد شاملة: تحتوي مكتبة الموارد الخاصة بأفينتي على ندوات عبر الإنترنت، وأدلة، وتقارير، ودراسات حالة، ومقاطع فيديو، تقدم نصائح استراتيجية وأفضل الممارسات من خبراء رأس المال الخاص.
4. مركز المساعدة والدعم:
تدابير أمان Affinity CRM:
1. تشفير البيانات:
أثناء النقل: تستخدم أفينتي بروتوكولات Secure Sockets Layer (SSL)/Transport Layer Security (TLS) لتشفير البيانات المرسلة بين المستخدمين وخوادمهم، مما ينشئ نفقًا آمنًا محميًا بتشفير 128 بت أو أعلى من معيار التشفير المتقدم (AES).
عند الاستراحة: يتم تشفير بيانات الاعتماد الخاصة بالمستخدمين، مثل تلك الخاصة بـ Microsoft Exchange، عند الاستراحة باستخدام تشفير AES-128، مما يضمن بقاء البيانات المخزنة آمنة.
2. الامتثال والشهادات:
امتثال SOC 2: حصلت أفينتي على شهادة SOC 2 Type II، مما يدل على التزامها بمعايير الأمان الصارمة.
المعايير العالمية: تتعاون الشركة بانتظام مع الخبراء المستقلين للتحقق من ضوابط الأمان والخصوصية والامتثال الخاصة بها، وتحقيق الشهادات ضد معايير عالمية صارمة.
3. ضوابط الوصول والمصادقة:
أذونات تفصيلية: توفر أفينتي قواعد مزامنة النشاط القابلة للتخصيص، مما يسمح للشركات بالتحكم في كيفية مشاركة بيانات التفاعل عبر الفرق وضمان مستويات الوصول المناسبة لمختلف أنواع المستخدمين.
تكامل OAuth 2.0: يمكن للمستخدمين تسجيل الدخول باستخدام حسابات Google عبر OAuth 2.0، وهو بروتوكول قياسي في الصناعة يخول الوصول الآمن دون كشف بيانات اعتماد الحساب.
4. أمان الشبكة:
العزل: تقسم أفينتي أنظمتها إلى شبكات منفصلة باستخدام سحب خاصة افتراضية معزولة (VPC) داخل مراكز بيانات Amazon Web Services، مما يوفر عزلاً بين الآلات في بيئات مختلفة.
5. إدارة البائع:
Affinity CRM ملتزمة بتحسين منصتها من خلال تحديثات منتظمة تقدم ميزات جديدة وتحسينات وتكاملات. بينما لا تتبع الشركة جدول إصدار ثابت، إلا أنها تطلق باستمرار تحديثات لتلبية احتياجات المستخدمين المتطورة.
تكرار التحديث:
إصدارات منتظمة: تقدم أفينتي CRM التحديثات بشكل دوري، مع التركيز على مجالات مثل الأتمتة والذكاء الاصطناعي وإثراء البيانات. على سبيل المثال، شملت إصدار الشتاء تحسينات قدمت فهماً شاملاً للصفقات، والشركات في المحفظة، والمستثمرين المشاركين.
إدارة التحديث:
Affinity CRM تحافظ على سياسات واضحة بشأن ملكية البيانات وقابليتها للنقل لضمان أن المستخدمين يمتلكون السيطرة على بياناتهم الشخصية.
ملكية البيانات:
تحكم المستخدم: يحتفظ المستخدمون بملكية بياناتهم الشخصية ولديهم الحق في الوصول إلى هذه المعلومات وتصحيحها أو حذفها عند الحاجة.
قابلية نقل البيانات:
الوصول والنقل: يمكن للمستخدمين طلب نسخة من بياناتهم الشخصية بتنسيق قابل للقراءة الآلية وقد يطلبون أيضًا نقل البيانات إلى وحدة تحكم أخرى، حيثما كان ذلك ممكنًا تقنيًا.
Affinity CRM تحدد شروطًا وأحكامًا محددة بشأن تجديد العقود والإلغاء:
تجديد العقد:
التجديد التلقائي: عند انتهاء مدة الاشتراك الأولية المحددة في الطلب، سيتم تجديد العقد تلقائيًا لفترات مدتها سنة واحدة متتالية.
تعديلات الرسوم: ما لم ينص على خلاف ذلك في الطلب، ستكون الرسوم لكل فترة تجديد متساوية مع الرسوم المستحقة خلال السنة السابقة مباشرة، مع زيادة تصل إلى 5%. إذا زادت الزيادة عن 5%، ستوفر أفينتي إشعارًا قبل 60 يومًا على الأقل من نهاية مدة الاشتراك الحالية.
إشعار بعدم التجديد: يمكن لأي من الطرفين اختيار عدم تجديد العقد عن طريق تقديم إشعار كتابي قبل 30 يومًا على الأقل من نهاية فترة الاشتراك الحالية.
إلغاء العقد:
إنهاء بسبب خرق: تحتفظ أفينتي بحق إنهاء الاتفاقية فورًا بموجب إشعار كتابي إذا أخل العميل بالعقد بشكل مادي ولم يعالج الخرق خلال 30 يومًا بعد تلقي إشعار.
إنهاء للراحة: يمكن لأي من الطرفين إنهاء الاتفاقية لأي سبب من الأسباب من خلال تقديم إشعار كتابي قبل 30 يومًا على الأقل من تاريخ الإنهاء المطلوب.
Affinity CRM تلتزم بعدة معايير امتثال معترف بها دولياً لضمان أمان وخصوصية بيانات المستخدمين. وتشمل هذه:
1. SOC 2 Type II:
نظرة عامة: يقوم هذا المعيار بتقييم فعالية ضوابط الشركة المتعلقة بالأمان، والتوفر، وسلامة المعالجة، والسرية، والخصوصية.
التزام أفينتي: تحتفظ أفينتي بشهادة SOC 2 Type II، مما يدل على ممارسات معالجة بيانات قوية.
2. شهادات ISO:
ISO 27001: يركز على أنظمة إدارة أمن المعلومات، لضمان أفضل الممارسات في حماية البيانات.
ISO 27017 & ISO 27018: تعنى بأمان البيانات السحابية والخصوصية، على التوالي، مما يوجه أفينتي في تنفيذ ضوابط قوية لخدمات السحاب وحماية المعلومات الشخصية القابلة للتحديد (PII).
ISO 27701: يركز على إدارة البيانات الشخصية، مؤكداً أن لدى أفينتي أنظمة فعالة لتقييم وتخفيف المخاطر المرتبطة بمعالجة البيانات الشخصية.
3. الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR):
نظرة عامة: اللائحة العامة لحماية البيانات هي قانون شامل لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي.
نهج أفينتي: تلتزم أفينتي بمبادئ GDPR، مما يضمن حماية البيانات وخصوصيتها لجميع المستخدمين.
4. إطار خصوصية البيانات (DPF):
نظرة عامة: يسهل الإطار حركة البيانات الشخصية بين الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة بينما يضمن حماية البيانات.
