عملية التنفيذ النموذجية لـ TOPdesk:
بدء المشروع وجمع المتطلبات: تبدأ العملية باجتماع بدء المشروع لتحديد الأهداف، والنطاق، وأصحاب المصلحة الرئيسيين، والمخرجات، وضمان التوافق مع أهداف المؤسسة وأفضل ممارسات ITIL.
التخطيط والتصميم: يتم إعداد خطة تنفيذ مفصلة، تغطي اختيار العمليات (مثل إدارة الحوادث والطلبات والتغيير)، وتخصيص الموارد، والجدول الزمني للمراحل، واستراتيجيات الحد من المخاطر. تتضمن هذه المرحلة رسم خرائط لسير العمل المرغوب وتكامل الأنظمة الحالية.
تكوين النظام والتخصيص: يساعد مستشارو TOPdesk في تكوين بيئة البرمجيات، وضبط أدوار المستخدمين والصلاحيات، وتخصيص سير العمل والنماذج وقواعد الأتمتة لتلبية احتياجات المنظمة. تتيح المصممات التي لا تتطلب برمجة إجراء التخصيص بسهولة.
ترحيل البيانات: يتم نقل البيانات الموجودة مثل التذاكر والأصول ومعلومات المستخدمين إلى TOPdesk، لضمان الاستمرارية والحفاظ على السجلات التاريخية.
التدريب: يتم اتباع نهج "تدريب المدرب"، بحيث يتلقى المستخدمون والمسؤولون الرئيسيون تدريبًا معمقًا ينقلونه بعد ذلك لبقية الموظفين. يتم توفير التدريب في الموقع أو عن بُعد، ويدعمه كتيبات وأدلة وندوات فيديو وورش عمل.
الاختبار والتحقق: يتم اختبار النظام المُخصص من خلال سيناريوهات واقعية لضمان عمل جميع العمليات كما هو مقصود. يتم جمع التعليقات وإجراء التعديلات حسب الحاجة قبل الانتقال إلى مرحلة التشغيل الفعلي.
بدء التشغيل: يتم إطلاق المنصة للمستخدمين النهائيين غالبًا على مراحل (على سبيل المثال البدء بإدارة الحوادث، ثم إضافة إدارة التغيير وبوابة الخدمة الذاتية)، لضمان انتقال سلس وتقليل التأثير على العملية.
دعم ما بعد البدء: يتم توفير الدعم المستمر من خلال قناة مخصصة، وقاعدة المعرفة، وزيارات استشارية لمتابعة معالجة المشكلات والإجابة على الأسئلة وضمان تبني النظام.
التحسين المستمر: بعد التنفيذ، تُجرى مراجعات دورية وتقييمات للنضج لتحديد مجالات للتحسين وضمان المزيد من التوافق مع أفضل الممارسات.
يتميز TOPdesk بقدرة تخصيص عالية، مما يسمح للمؤسسات بتكييف المنصة لتلبية احتياجات أعمالها الخاصة في مجموعة واسعة من المجالات. فيما يلي نقاط بيانات رئيسية توضح مدى وعمق خيارات التخصيص المتاحة:
1. واجهة المستخدم والإعدادات الشخصية
يمكن للمشغلين تخصيص إعداداتهم الشخصية، بما في ذلك خيارات عرض التقارير، وميزات الوصول (مثل استخدام ألوان ذات تباين عالي)، وتفضيلات اللغة، وغيرها.
يمكن تخصيص الصفحة الرئيسية/لوحة المعلومات من خلال إضافة أو إزالة أو إعادة ترتيب الأدوات السريعة، والاختصارات، والتقارير لتوفير وصول سريع للميزات والبيانات المستخدمة بشكل متكرر.
شريط التشغيل السريع وتخطيط مساحة العمل قابلان للإعداد، مما يسمح للمستخدمين بتبسيط التنقل بناءً على أدوارهم وتفضيلاتهم.
2. تخصيص العمليات وسير العمل
يمكن للمؤسسات إنشاء قوالب ونماذج وسير عمل وتوجيه مخصص باستخدام أدوات تصميم بدون استخدام الكود البرمجي، مما يجعل من الممكن عكس عمليات الأعمال الفريدة دون الحاجة لبرمجة.
تدعم الأتمتة من خلال الأحداث والإجراءات، مما يتيح أتمتة المهام المتكررة، والتنبيهات، والموافقات عبر وحدات مثل إدارة الحوادث والتغيير والأصول.
تتحكم الصلاحيات بشكل دقيق، مما يسمح للمسؤولين بتخصيص الوصول على مستوى الشخص/المجموعة، والتصنيف، والموقع.
3. بوابة الخدمة الذاتية والهوية البصرية
تعتبر بوابة الخدمة الذاتية قابلة للتخصيص بالكامل: يمكن للمؤسسات إضافة عناصر مخصصة، وتعديل الألوان، والعلامة التجارية، والمصطلحات، وضبط صلاحيات الرؤية لإنشاء كتالوج خدمة مخصص للمستخدم.
يمكن تخصيص تنبيهات البريد الإلكتروني وقوالب الرسائل ليتناسب مع الهوية المؤسسية، بما في ذلك تحرير تنسيقات HTML للألوان والتصميم والمحتوى.
4. التقارير ولوحات المعلومات
لوحات المعلومات قابلة للتخصيص بالكامل، مما يسمح للمستخدمين بإنشاء وتنظيم التقارير، ومؤشرات الأداء الرئيسية، والاختيارات باستخدام أدوات تهدف إلى السحب والإفلات.
يدعم محرك التقارير إنشاء تقارير مخصصة باستخدام جميع الحقول المتاحة، ويتكامل مع أدوات ذكاء الأعمال مثل Power BI وOData للتحليلات المتقدمة.
5. التكامل والوصول إلى API
يوفر TOPdesk API قوية، مما يتيح التكامل مع أنظمة خارجية لتبادل البيانات، وأتمتة العمليات، وتطوير الأدوات المخصصة.
وثائق API وبيئات Sandbox متاحة لتسهيل عمليات التكامل والتوسيع المخصصة.
6. التصميم الوحدوي والقابل للتوسع
تسمح بنية المنصة الوحدوية للمؤسسات بالبدء بتكوينات أساسية وتوسيع الوظائف حسب الحاجة، داعمةً كل من الفرق الصغيرة والمؤسسات الكبيرة.
يمكن إنشاء عدد غير محدود من التنبيهات، والتصنيفات، والحالات، والحقول الإضافية لكل وحدة وظيفية.
7. ميزات تخصيص إضافية
الحقول المخصصة، والنماذج، والقوالب، والتقارير متاحة عبر الوحدات لدعم متطلبات إدخال البيانات الفريدة وعمليات العمل الخاصة.
يمكن للمشغلين إنشاء وتخصيص وتحديد موعد التقارير، وإضافة حتى 60 حقلًا إضافيًا في تابين لكل بطاقة وحدة.
نموذج تسعير TOPdesk شفاف ويعتمد بشكل أساسي على عدد الوكلاء (المستخدمين الذين يتعاملون مع التذاكر)، مع ثلاث خطط اشتراك رئيسية: Essential (76 دولارًا/وكيل/شهر)، Engaged (109 دولارًا/وكيل/شهر)، وExcellent (155 دولارًا/وكيل/شهر)14. بينما يشمل الاشتراك الأساسي أصولًا غير محدودة وتذاكر ومستخدمين نهائيين وميزات أساسية، هناك تكاليف إضافية يجب مراعاتها حسب احتياجات مؤسستك.
الوصول للبرمجيات (SaaS أو في الموقع)
الاستضافة والتحديثات: التحديثات البرمجية كل أسبوعين لـ SaaS مجانية.
الدعم المحلي: الدعم المتعلق بالمنتج مشمول في جميع الخطط.
عدد غير محدود من المستخدمين النهائيين والأصول: لا توجد رسوم إضافية عليهم.
بوابة الخدمة الذاتية، قاعدة المعرفة، والتقارير: مشمولة في جميع الخطط.
1. رسوم الإعداد والتنفيذ
تنفيذ من قبل المستشارين غير مشمول في الاشتراك ويأتي برسوم إضافية. التكلفة تعتمد على تعقيد ونطاق الإعداد الخاص بك.
ترحيل البيانات من الأنظمة القديمة قد يترتب عليه رسوم إضافية، حسب حجم وتعقيد البيانات.
تدريب الموظفين، إذا لزم الأمر، تكلفة إضافية ويمكن أن تتراوح من عدة مئات إلى عدة آلاف من الدولارات لكل موظف، حسب المستوى المطلوب.
2. التخصيص والتكامل
التطوير المخصص أو التخصيصات المتقدمة قد يتطلب مساعدة فنية ويمكن أن يكون مكلفًا، خاصة للاحتياجات المعقدة. التكاليف يمكن أن تتراوح من عدة آلاف إلى مئات الآلاف من الدولارات للمشاريع الكبيرة.
التكامل مع أدوات أخرى (بخلاف التكاملات القياسية وAPI المفتوحة) قد يتم محاسبته بشكل منفصل، حسب طبيعة وعمق التكامل.
3. الوحدات الإضافية والميزات
تسعير وحدوي: تدفع فقط مقابل الوحدات التي تحتاجها، ولكن إضافة وحدات إضافية (مثل إدارة الحجوزات أو التقارير المتقدمة) يزيد التكلفة الإجمالية.
أيام الاستشارات أو الخدمات الإضافية: متاحة برسوم إذا كنت بحاجة إلى مساعدة خبراء تتجاوز الدعم القياسي.
4. زيادة البيانات
إذا تجاوز استخدامك الحدود المحددة في سياسة الاستخدام العادل لـ TOPdesk، قد تتحمل رسومًا إضافية مقابل تخزين البيانات الإضافية أو الاستخدام.
الصيانة المستمرة (تحديثات البرمجيات، إصلاحات الأخطاء، والدعم القياسي) مشمولة في الاشتراك - لا توجد رسوم صيانة منفصلة.
الدعم القياسي مشمول في جميع الخطط. خطة Excellent تقدم ميزات دعم معززة مثل الدعم على مدار 24/5 وفحوصات صحية سنوية.
يقدم TOPdesk مجموعة من الخدمات التدريبية والدعم لضمان تمكين المستخدمين الجدد من اعتماد النظام واستخدامه بكفاءة. تركز هذه الخدمات على أدوار المستخدم واحتياجات المنظمة المختلفة، بدءًا من الإعداد القياسي إلى تدريب متقدم مخصص ودعم مستمر.
دورات تدريبية قياسية
جلسات عملية واقعية لمجموعات (حتى 10 مستخدمين) بقيادة مستشار.
يبدأ التدريب بعرض مباشر باستخدام بيئة TOPdesk الخاصة بالمنظمة، تليها تدريبات وتطبيقات مهارات مباشرة.
تدريب الوكلاء الأساسي هو الأساس للعمل المستقل مع TOPdesk.
تدريب مخصص للأدوار
يُشرك مديرو التطبيق (المسؤولون) مبكرًا في التنفيذ ويتلقون تدريبًا مستهدفًا، وعادة ما يحتاجون إليه مرة أخرى فقط في حال تبدل الموظفين. عادة ما يستغرق ذلك نصف يوم إلى يوم كامل.
يتوفر تدريب متخصص للوحدات الفردية (مثل إدارة التغيير) وموضوعات تقنية مثل استخدام API والأتمتة.
الإعداد ونهج تدريب المدربين
يتم تنفيذ الإعداد بواسطة مستشارين يستخدمون نموذج تدريب المدربين، مما يمكّن المؤسسات من بناء خبرة داخلية واكتفاء ذاتي.
يتم تخصيص التدريب بما يتناسب مع عمليات ومتطلبات العميل المحددة، مع تقديم العروض التقديمية وورش العمل وجلسات فردية حسب الحاجة.
تدريب مرن وقابل للتخصيص
يمكن تخصيص محتوى التدريب للأفراد أو مجموعات الشركات ليواكب متطلبات المشروع الخاصة واحتياجات الصناعة.
تشمل أساليب التدريب التدريب عبر الإنترنت بقيادة مدرب، وتدريب حضوري، وخيارات تعلم ذاتي.
تتوفر دورات مكثفة وجداول زمنية مرنة لتلبية الاحتياجات المختلفة.
موارد التعلم المستمر
يتوفر الوصول إلى الكتيبات، والأدلة، والويب، والمدونات، ومقاطع الفيديو التدريبية للتعلم المستمر والرجوع إليها.
تتوفر تدريبات حول التحديثات لإبقاء المستخدمين على اطلاع بالميزات والتغييرات الجديدة في النظام.
توفر قاعدة معارف عبر الإنترنت شاملة وقابلة للبحث للدعم الذاتي، مع تغطية الأسئلة الشائعة وخطوات علاج المشاكل.
قنوات الدعم المباشر
يمكن للمستخدمين تقديم التذاكر، والاتصال بوكيل الدعم عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني، أو طلب الدعم عن بُعد لمسائل أكثر تعقيدًا.
يوفر الدعم أخصائيين تقنيين يمتلكون معرفة عميقة بالنظام، مما يضمن المساعدة السريعة والفعالة.
الاستشارات والدعم الإضافي
تتوفر الاستشارات في الموقع أو عن بعد للتكوينات المتقدمة، والتحسين، ورسم العمليات.
يمكن ترتيب خيارات دعم متقدمة للمؤسسات ذات الاحتياجات الأكثر تعقيدًا.
دعم الإعداد
تقوم فرق مخصصة بإرشاد العملاء الجدد خلال عملية الإعداد، بما في ذلك التخطيط، والتنفيذ، والتدريب المبدئي.
يطبق TOPdesk مجموعة شاملة من تدابير الأمان لحماية بيانات العملاء، ويشمل ذلك الامتثال للأنظمة والممارسات التقنية المثلى. فيما يلي النقاط الرئيسية حول كيفية حماية TOPdesk للبيانات:
1. الشهادات والامتثال
TOPdesk يحمل شهادة SOC 2، وتخضع جميع مراكز البيانات التي تستضيف الخدمة لاعتماد ISO 27001، وهو ما يفي بالمعايير الدولية لإدارة أمن المعلومات.
تم تصميم المنصة لدعم الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، مع ميزات وإجراءات تتماشى مع متطلبات حماية البيانات والاحتفاظ بها والاستجابة للحوادث.
2. سياسات الاحتفاظ، إخفاء الهوية، والحذف
تشمل الميزات المدمجة سياسات لإخفاء الهوية تسمح للمؤسسات بتحديد فترات مخصصة لإخفاء الهوية أو حذف بيانات الأفراد من سجلات المستخدمين والمشغلين بعد مغادرتهم المنظمة.
يمكن للنظام حذف محتوى البطاقات المغلقة والمرفقات بعد فترة يحددها المستخدم تلقائيًا، مما يقلل من مخاطر الاحتفاظ ببيانات شخصية غير ضرورية.
يستفيد عملاء SaaS من سياسات احتفاظ تلقائية للنسخ الاحتياطية متوافقة مع GDPR، بينما ينصح عملاء الأنظمة المستضافة داخليًا بإدارة النسخ الاحتياطية بما يتماشى مع الممارسات المثلى.
3. ضوابط الوصول والمصادقة
يدعم النظام المصادقة متعددة العوامل (2FA)، بالإضافة إلى التكامل مع موفري الهوية مثل Google Apps وتكامل تسجيل الدخول الأحادي (SSO).
يقتصر الوصول إلى TOPdesk على المستخدمين المخولين فقط، مع ضوابط صلاحيات دقيقة تُدار من خلال حسابات الشبكة الشخصية ومجموعات Active Directory.
تضمن مجموعات وفلاتر الصلاحيات الواسعة أن المستخدمين يمكنهم فقط الوصول إلى المعلومات المصرح لهم برؤيتها.
4. أمان مراكز البيانات والبنية التحتية
يتم عزل بيئات العملاء عن بعضها البعض لضمان فصل البيانات وتوزيع الموارد الأمثل.
تدار مراكز البيانات بواسطة أطراف ثالثة وتفي بمعايير Tier 3، مع مراقبة مستمرة وبنية تحتية زائدة عن الحاجة لضمان التوافر العالي والمرونة.
يتم تخزين ملفات العملاء على أقراص مشفرة؛ بينما لا يتم تشفير قواعد البيانات بعد، يتم تقسيم البيانات وتوزيعها عبر محركات أقراص متعددة لمزيد من الحماية.
5. المراقبة، الاستجابة للحوادث، واختبار الاختراق
أنظمة المراقبة على مدار الساعة تتابع مؤشرات الصحة والتوافر والتهديدات المحتملة عبر جميع البيئات.
يتم إجراء اختبارات اختراق يومية ومراجعات خارجية منتظمة، وتتم معالجة الحوادث ذات الأولوية العالية والتواصل مع العملاء المتضررين بسرعة (في غضون 15 دقيقة من الكشف).
تم اعتماد إجراءات الاستجابة للحوادث الأمنية لإبلاغ العملاء (متعهد التحكم) بالانتهاكات، بما يتوافق مع متطلبات GDPR.
6. حوكمة الأمان وتدريب الموظفين
يتم إخضاع معلومات الأمان لحوكمة مدير تنفيذي محدد بمستوى مجلس الإدارة وتُتبع الأطر مثل COBIT.
يخضع الموظفون لتدريب منتظم على الوعي الأمني ويجب اجتياز فحوصات الخلفية قبل الوصول إلى أنظمة SaaS.
تتم مراجعة السياسات والإجراءات مرتين سنويًا، ويتم تدريب جميع العاملين على مسؤوليات الأمان والتعامل مع البيانات.
7. تحكم العملاء وقابلية نقل البيانات
يمكن للعملاء استخراج بياناتهم عند انتهاء العقد دون رسوم إضافية، وتُحذف البيانات تلقائيًا بعد 30 يومًا من انتهاء العقد.
تضمن عمليات تنظيف البيانات التأكد من أنه لا يمكن الوصول مباشرة إلى البيانات المحذوفة، ويتم التخلص من المعدات وفقًا لبروتوكولات تدمير داخلية صارمة.
8. ميزات الأمان الإضافية
تشمل ميزات الأمان الإضافية عملية توفير تلقائية للنسخ الاحتياطية، والطاقة الزائدة عن الحاجة، وتوزيع الحِمل لضمان توافر بنسبة 99.7%.
تواتر التحديثات لـ SaaS
تتلقى بيئات TOPdesk SaaS تحديثات وميزات جديدة باستمرار، وفقًا لنموذج النشر المستمر. هذا يعني أن التحديثات تُطبق بمجرد جاهزيتها، مما يضمن حصول العملاء دائمًا على أحدث الميزات والتحسينات والحلول الأمنية.
تُعالج المشكلات الأمنية بأولوية عالية ويتم حلها بأسرع وقت ممكن.
إدارة التحديثات لـ SaaS
يتم نشر التحديثات أولاً في بيئات الاختبار، ثم في بيئة الإنتاج لدى TOPdesk، وأخيرًا في بيئات الإنتاج لدى عملاء SaaS.
يمكن للعملاء الاطلاع على الميزات الجديدة والتغييرات من خلال نشرات تحديث المنتجات وملاحظات الإصدار، المتاحة ضمن النظام.
لا يحتاج عملاء SaaS لإدارة عملية التحديث بأنفسهم؛ بل يتم تطبيق التحديثات تلقائيًا من قبل TOPdesk.
عملية التحديث للعملاء المحليين/افتراضية الجهاز
يجب على العملاء الذين يمتلكون إصدارات النظام المحلية أو افتراضية الجهاز تحميل التحديثات وتثبيتها يدويًا.
تشمل عملية التحديث إيقاف TOPdesk، ونسخ قاعدة البيانات وملفات التكوين احتياطيًا، وتطبيق التحديث، ثم إعادة تشغيل النظام.
يمكن عادةً الانتهاء من التحديثات خلال نصف يوم، ولكن يُوصى بإجرائها خارج ساعات العمل لتقليل التأثير.
قد تحتاج الحلول الإضافية أو الإضافات الخاصة بالعميل لإعادة البناء أو التثبيت بعد التحديث.
تتوفر وثائق الإصدار وإرشادات التحديث لمساعدة المسؤولين في العملية.
ملاحظات عامة
يمكن للعملاء طلب بيئة اختبار لمراجعة التحديثات قبل تطبيقها على الإنتاج.
العميل كمتعهد بيانات: في سياق TOPdesk، تعتبر مؤسستك (العميل) متعهد بيانات. هذا يعني أنك تحدد الغرض ووسائل معالجة البيانات الشخصية داخل TOPdesk. أنت مسؤول عن تحديد البيانات المسجلة وكيفية استخدامها ومدة الاحتفاظ بها.
TOPdesk كمحرك بيانات: يعمل TOPdesk كمحرك بيانات، ويوفر المنصة ويضمن تشغيلها بشكل آمن ووفقًا للأنظمة (مثل اللائحة العامة لحماية البيانات). يتبع TOPdesk تعليمات متعهد البيانات بخصوص معالجة البيانات والاحتفاظ بها وحذفها.
التحكم في البيانات: تحتفظ مؤسستك بالتحكم الكامل في البيانات التي يتم إدخالها في TOPdesk. يمكنك تعيين صلاحيات الوصول، وفترات الاحتفاظ، وإجراءات إخفاء الهوية أو حذف البيانات الشخصية والمرفقات.
استخراج البيانات: يمتلك العملاء الحق وإمكانية استخراج بياناتهم من TOPdesk عند انتهاء العقد أو حسب الحاجة. يوفر TOPdesk آليات لتصدير البيانات، مما يضمن أنه يمكنك استرجاع معلوماتك بصيغة قابلة للاستخدام.
معالجة البيانات بعد انتهاء العقد: بعد إنهاء العقد، يتم حذف البيانات تلقائيًا من أنظمة TOPdesk بعد فترة محددة (مثل 30 يومًا). خلال هذه الفترة، يمكن للعملاء طلب واستلام بياناتهم دون أي تكلفة إضافية.
إخفاء الهوية والحذف: يتضمن النظام ميزات لإخفاء الهوية أو حذف البيانات الشخصية والمرفقات بناءً على سياسات الاحتفاظ المخصصة، مما يدعم الامتثال للوائح حماية البيانات ويسهل تقليل البيانات غير الضرورية.
الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR): تم تصميم سياسات وميزات TOPdesk لدعم الامتثال للائحة GDPR، بما في ذلك حقوق الأشخاص المعنيين بالبيانات، وحدود الاحتفاظ، والحذف الآمن.
تم تصميم TOPdesk مع مرونة وقابلية للتوسع، مما يسمح للمؤسسات بتعديل اشتراكها وميزات المنصة حسب تغيير احتياجاتهم. إليك كيف يتعامل TOPdesk مع التوسع والتقليل:
1. ترخيص وحدوي مرن
يستخدم TOPdesk هيكلية وحدوية، مما يتيح لك إضافة أو إزالة ميزات، وإضافات، وتكاملات حسب تطور احتياجاتك.
تدفع فقط مقابل الوحدات وعدد الوكلاء (المستخدمين الذين يتعاملون مع التذاكر) التي تحتاجها، ويمكنك زيادتها أو تقليلها في أي وقت.
المستخدمون النهائيون (الذين يعرضون لوحات المعلومات أو يقدمون الطلبات فقط) غير محدودون ومجانيون؛ فقط الوكلاء يتم فرض الرسوم عليهم.
2. ضبط عدد الوكلاء
يعتمد نموذج التسعير على عدد الوكلاء، مع هيكل تسعير تدريجي - يقل السعر لكل وكيل مع زيادة عدد الوكلاء.
يمكنك التوسع عن طريق إضافة وكلاء مع نمو منظمتك، أو تقليلهم إذا انخفضت احتياجاتك.
يمكنك تعديل خطتك في أي وقت من خلال الاتصال بـ TOPdesk، لضمان توافق الاشتراك مع حجم واحتياجات مؤسستك الحالية.
3. إضافة أو إزالة الميزات
يمكن إضافة أو إزالة الميزات الإضافية والإضافات والتكاملات من خطتك حسب الحاجة، مثل إدارة الحجوزات أو أيام الاستشارات.
تضمن بنية النظام الوحدوية أنك لا تدفع مقابل ميزات غير ضرورية ويمكنك التكيف بسرعة مع متطلبات العمل الجديدة.
4. عدم وجود رسوم مخفية
يؤكد TOPdesk على التسعير الشفاف، بدون رسوم مخفية عند التوسع أو التقليل.
الأصول والمستخدمون النهائيون غير محدودون ومشمولون في جميع الخطط، لذا فإن التوسع من حيث تغطية الخدمة لا يكلف رسومًا إضافية.
5. دعم للمؤسسات الكبيرة والصغيرة
المنصة مناسبة للمؤسسات متوسطة الحجم إلى الكبيرة، لكن ترخيصها المرن والتصميم الوحدوي يجعلانها مناسبة أيضًا للشركات الصغيرة التي تخطط للنمو.
6. عملية بسيطة للتغييرات
التجديد التلقائي: عادةً ما تتضمن عقود TOPdesk مدة ابتدائية (مثل سنة واحدة) وتجدد تلقائيًا لفترات إضافية (غالبًا بنفس الطول) ما لم يقدم أحد الطرفين إشعارًا خطيًا بعدم التجديد خلال فترة محددة قبل نهاية المدة الحالية.
فترة الإشعار: الحد الأدنى المعتاد لفترة الإشعار لمنع التجديد التلقائي هو عادة 30 يومًا قبل تاريخ التجديد، ولكن قد يختلف ذلك اعتمادًا على العقد الخاص15. إن عدم تقديم إشعار يعني أن العقد يجدد وفقًا لنفس الشروط والأحكام.
شروط التجديد: ما لم يتم الاتفاق خلاف ذلك، يتم التجديد عادةً على نفس شروط الاتفاقية الأصلية. يجب إعلام العملاء وإجراء أي تغييرات على الأسعار أو الشروط والاتفاق عليها قبل التجديد.
فرصة المراجعة: يجب على العملاء مراجعة عقدهم وإبلاغ TOPdesk كتابياً إذا لم يرغبوا في التجديد، ما يسمح لهم بإعادة التفاوض أو الإلغاء حسب الحاجة قبل تاريخ التجديد.
الإنهاء للأسباب: يمكن للعملاء إنهاء الاتفاقية فورًا إذا فشل TOPdesk في الوفاء بالالتزامات العقدية، مثل عدم تصحيح عيوب جوهرية بعد الإشعار. في مثل هذه الحالات، قد يحق للعملاء استرداد رسوم الترخيص المدفوعة للمرحلة غير المقدمة أو غير المقبولة.
الإلغاء القياسي: لإلغاء العقد بدون سبب، يجب على العملاء عادةً تقديم إشعار كتابي خلال فترة الإشعار (عادةً 30 يومًا قبل التجديد)15. إذا لم يتم تقديم الإشعار في الوقت المناسب، يتم تجديد العقد تلقائيًا، وقد يكون الإلغاء ممكنًا فقط في نهاية المدة التالية.
فترة السماح: بالنسبة للعقود المبرمة عبر الإنترنت أو عن بعد، قد توجد فترة سماح قانونية مدتها 14 يومًا يمكن للعملاء خلالها الإلغاء لأي سبب واسترداد كامل رسومهم، ما لم تُقدم الخدمات بالفعل وفقًا لطلبهم. هذا يخضع لقوانين حماية المستهلك المحلية وقد لا ينطبق على جميع العقود التجارية.
الاستشارات والخدمات الإضافية: يتطلب إلغاء الخدمات الاستشارية المحجوزة إشعارًا لا يقل عن خمسة أيام عمل. إذا تم الإلغاء بإشعار أقل، قد يتم فرض رسوم (50٪ من رسوم الاستشارة إذا تم الإلغاء خلال خمسة أيام، أو 100٪ إذا تم الإلغاء خلال 24 ساعة).
يلتزم TOPdesk بمعايير وإطارات الامتثال المعروفة، مما يضمن أمان المعلومات وحماية البيانات والقدرة على الوصول القوية للمستخدمين. فيما يلي المعايير والشهادات الرئيسية التي يلتزم بها TOPdesk:
النطاق: تشمل شهادة ISO/IEC 27001 الخدمة المستضافة على السحابة لـ TOPdesk بالكامل، وقد تم اعتمادها من قبل EY CertifyPoint اعتبارًا من فبراير 2024.
التغطية: يضمن هذا المعيار أن نظام إدارة أمان المعلومات (ISMS) لدى TOPdesk يلبي أفضل الممارسات الدولية لحماية سرية البيانات وسلامتها وتوافرها.
ملاحظة: تنطبق الشهادة على خدمة السحابة ومراكز البيانات المرتبطة بها، ولا تنطبق على برنامج TOPdesk نفسه عند نشره في الموقع.
النطاق: حصل TOPdesk على شهادة SOC 2، مما يوضح التزامه بمعايير إدارة بيانات العملاء بناءً على خمسة "مبادئ لخدمات الثقة": الأمان، وتوافر الخدمة، وسلامة المعالجة، والسرية، والخصوصية.
النطاق: حصل TOPdesk على شهادة Cyber Essentials من الحكومة البريطانية، والتي تغطي الضوابط الفنية الأساسية للحماية من التهديدات السيبرانية الشائعة.
النطاق: تم تصميم TOPdesk لدعم امتثال المؤسسات للوائح حماية البيانات الأوروبية (GDPR). يوفر النظام ميزات مثل إخفاء الهوية، وتخصيص سياسات الاحتفاظ بالبيانات، وأدوات حذف البيانات لمساعدة العملاء في الوفاء بالتزامات اللائحة.
المسؤوليات: يعمل TOPdesk كمعالج بيانات، بينما يظل العميل هو المتحكم في البيانات وهو المسؤول عن تحديد وتنفيذ سياسات حماية البيانات الخاصة به داخل النظام.
النطاق: يدعم TOPdesk المؤسسات في تلبية متطلبات توجيه NIS 2 التابع للاتحاد الأوروبي للأمن السيبراني وإدارة الحوادث. يمكّن النظام المنظمات من إدارة الحوادث الأمنية بشكل منظم ومراقبة المخاطر وتتبع الامتثال للمتطلبات.
النطاق: يسعى TOPdesk للحصول على الامتثال لمستوى AA من إرشادات الوصول إلى محتوى الويب (WCAG 2.2)، لتحسين القدرة على الوصول للمستخدمين ذوي الاحتياجات الخاصة. تم دمج الوصولية في عمليات تطوير المنتج وضمان الجودة.
