برنامج الفاتورة الذكية برو

جمع وتحليل المتطلبات لفهم احتياجات الأعمال والعمليات.

تكوين البرامج وتخصيصها وفقاً للمتطلبات المحددة.

نقل البيانات من الأنظمة الحالية، إذا كان ذلك مناسبًا.

تدريب المستخدمين والمساعدة العملية.

الانطلاق والدعم بعد التنفيذ.

يمكن أن يختلف الجدول الزمني للتنفيذ حسب تعقيد المتطلبات، لكنه يستغرق عادةً من 4 إلى 8 أسابيع لمعظم الأعمال.

يمكن تخصيص Smart Invoice Pro بدرجة عالية ويمكن تعديله ليتناسب مع احتياجات الأعمال المحددة. تشمل بعض خيارات التخصيص:

حقول وتصميمات مخصصة للفواتير، والتقديرات، وأوامر الشراء، وغيرها.

أعمال تدقيق وموافقات مخصصة وقواعد أتمتة.

التكامل مع أنظمة ERP الحالية، أو المحاسبة، أو CRM، أو أي برمجيات أخرى.

علامة تجارية مع شعار الشركة ونظام الألوان.

تقارير ولوحات معلومات مخصصة.

تخصيص التطبيق المحمول.

يمكن تخصيص البرنامج بشكل موسع ليتناسب مع العمليات والمتطلبات الفريدة.

بالإضافة إلى رسوم ترخيص البرنامج، هناك بعض التكاليف الإضافية التي يجب أخذها في الاعتبار:

رسوم التنفيذ والتخصيص (عادة 15-25% من تكلفة الترخيص)

رسوم نقل البيانات (إذا كان ذلك ملائماً)

تكاليف التدريب

رسوم الصيانة والدعم السنوية (حوالي 20% من تكلفة الترخيص)

رسوم لأي تكاملات أو إضافات من طرف ثالث.

يوفر Smart Invoice Pro تدريبًا شاملًا ودعمًا للمستخدمين الجدد لضمان اعتماده بسلاسة واستخدامه بشكل فعال. تشمل خيارات التدريب والدعم:

دورات تدريبية عبر الإنترنت: يوفر Smart Invoice Pro دورات تدريبية منظمة عبر الإنترنت تغطي مختلف جوانب البرنامج. تم تصميم هذه الدورات لمساعدة المستخدمين على فهم عملية دورة حياة الفواتير، وإعداد أوضاع العرض، واستخدام المرشحات، وإجراء تغييرات أساسية على إعدادات المستخدم. على سبيل المثال، تشمل دورة تدريب AP Pro دروسًا حول تسجيل الدخول، والتنقل في واجهة المستخدم الجديدة، والتواصل ضمن المنصة.

جلسات تدريب خاصة: يمكن استشارة استشاريي Basware لجلسات تدريب خاصة لدعم اعتماد منصة AP Pro. يمكن تكييف هذه الجلسات لتتناسب مع التحديات أو الميزات المحددة على المنصة.

دورات فيديو ذاتية التعلم: يمكن للمستخدمين إكمال دورات فيديو ذاتية التعلم تقوم بإرشادهم خلال أحدث الوظائف في المنصة. مما يسمح للمستخدمين بالتعلم وفقًا لسرعتهم الخاصة وإعادة زيارة المواد حسب الحاجة.

وثائق الدعم والأسئلة الشائعة: مجموعة شاملة من وثائق الدعم والأسئلة الشائعة متاحة لمساعدة المستخدمين على حل المشكلات الشائعة وفهم ميزات المنصة.

يطبق Smart Invoice Pro إجراءات أمان قوية لحماية البيانات، مما يضمن السرية والسلامة والوصول. تشمل ميزات الأمان الرئيسية:

تشفير البيانات: يتم تشفير جميع البيانات الحساسة لمنع الوصول غير المصرح به أثناء النقل والتخزين.

بوابات دفع آمنة: يتكامل البرنامج مع بوابات دفع آمنة لضمان معاملات عبر الإنترنت آمنة وحماية معلومات العملاء.

الامتثال للوائح المالية: يتوافق Smart Invoice Pro مع المعايير الأمنية الصارمة واللوائح المالية، مثل SOC 1 و 2، وGDPR، وغيرها من متطلبات الامتثال ذات الصلة.

التحكم في الوصول بناءً على الدور: يتم تقييد الوصول إلى البيانات الحساسة بناءً على أدوار المستخدمين، مما يضمن أن فقط الأفراد المصرح لهم يمكنهم الوصول إلى معلومات محددة.

تدقيقات أمان منتظمة: undergo audits to identify and address potential vulnerabilities, ensuring continuous protection against cyber threats.

يصدر Smart Invoice Pro تحديثات بانتظام لتعزيز الوظائف، وتحسين تجربة المستخدم، ومعالجة أي ثغرات أمنية. تشمل عملية إدارة التحديثات:

تحديثات منتظمة: يتلقى البرنامج تحديثات متكررة لتقديم ميزات جديدة، وتحسين الأداء، وإصلاح أي أخطاء. على سبيل المثال، شهدت منصة AP Pro تحسينات كبيرة في تجربة المستخدم والوظائف مع كل إصدار.

إدارة الإصدارات: يتم إدارة كل تحديث من خلال نظام إدارة الإصدارات، مما يسمح للمستخدمين بتتبع التغييرات وفهم التحسينات التي تم إجراؤها في كل إصدار. على سبيل المثال، جلب التحديث الإصدار 115 من برنامج Smart Service ميزات فواتير جديدة، وتحسين سجلات المراجعة، وإدارة أفضل لطرق الدفع.

إشعارات المستخدم: يتم إخطار المستخدمين بالتحديثات القادمة وتزويدهم بملاحظات الإصدار المفصلة التي توضح الميزات الجديدة والتحسينات. يضمن ذلك أن يكون المستخدمون على دراية بالتغييرات ويمكنهم الاستعداد لأي تعديلات مطلوبة.

الدعم لتنفيذ التحديثات: يساعد فريق الدعم المستخدمين في تنفيذ التحديثات، مما يضمن أن تكون الانتقال سلسًا وأن يتم معالجة أي مشكلات بسرعة.

يضمن Smart Invoice Pro أن الشركات تحتفظ بملكية بياناتها. يوفر البرنامج آليات لنقل البيانات، مما يسمح للمستخدمين بتصدير بياناتهم بتنسيقات مختلفة، مثل CSV و JSON و XML و XSL. تعتبر هذه الميزة أساسية للشركات التي تحتاج إلى نقل البيانات إلى أنظمة أخرى أو تتطلب البيانات لأغراض التحليل والتقارير. تسهل خيارات نقل البيانات الخاصة بالمنصة دمجًا سلسًا مع حلول البرمجيات الأخرى، مما يضمن أن بإمكان الشركات الحفاظ على السيطرة على بياناتها حتى عند تغيير المزودين أو توسيع عملياتها.

يقدم Smart Invoice Pro شروطًا مرنة للتوسع أو الانخفاض بناءً على احتياجات المنظمة. تم تصميم البرنامج لاستيعاب التغييرات في حجم الأعمال والمتطلبات، مما يسمح:

خطط اشتراك مرنة: يمكن للشركات اختيار من بين خطط اشتراك مختلفة تتناسب مع أحجام واحتياجات مختلفة. تضمن هذه المرونة أن الشركات يمكنها زيادة أو تقليل استخدامها دون حدوث اضطرابات كبيرة.

ميزات قابلة للتخصيص: تدعم المنصة إضافة أو إزالة الميزات حسب الحاجة، مما يمكّن الشركات من تخصيص البرنامج ليتناسب مع متطلباتها التشغيلية الحالية.

خيارات الدفع عند الاستخدام: بالنسبة للشركات التي تفضل عدم الالتزام بعقود طويلة الأجل، يقدم Smart Invoice Pro خيارات الدفع عند الاستخدام، مما يتيح توسيع النطاق بشكل أكثر ديناميكية بناءً على الاحتياجات الفورية.

يمتلك Smart Invoice Pro شروط وأحكام محددة لتجديد العقود وإلغائها، والتي تشمل:

تجديد العقد:

تجديد تلقائي: يتم تعيين العقود عادة على التجديد تلقائيًا ما لم يتم تقديم إشعار إلغاء خلال فترة محددة قبل تاريخ التجديد.

إشعار: يتم إخطار المستخدمين مسبقًا بتجديد العقود القادمة، مما يوفر لهم فرصة لمراجعة وضبط اشتراكهم حسب الحاجة.

إلغاء العقد:

إشعار إلغاء: يجب على المستخدمين تقديم إشعار مكتوب بالإلغاء خلال فترة محددة (مثل 30 يومًا) قبل نهاية المدة الحالية لتجنب التجديد التلقائي.

رسوم الإنهاء المبكر: إذا تم إلغاء العقد قبل نهاية مدته، قد تنطبق رسوم الإنهاء المبكر. تُحسب هذه الرسوم عادةً بناءً على القيمة المتبقية للعقد.

استرداد الأموال: وفقًا لشروط العقد، قد لا يتم تقديم استردادات مقابل الخدمات غير المستخدمة. قد تقدم بعض العقود استردادات مدفوعة جزئيًا، بينما قد لا تقدم أخرى أي استردادات مقابل الإنهاء المبكر.

ظروف خاصة:

الإلغاء بدون عقوبة: في بعض الظروف الخاصة، مثل التغييرات الكبيرة في العمليات التجارية أو الصعوبات المالية، قد تتمكن الشركات من التفاوض على شروط إلغاء بدون عقوبة. تتم مراجعة هذه الحالات عادةً بشكل فردي.

يتوافق برنامج Smart Invoice Pro مع عدة معايير للتقيد لضمان أمان وسلامة البيانات المعالجة من خلال منصته. إليك المعايير الرئيسية التي يلتزم بها:

امتثال PCI DSS

يكون Smart Invoice Pro متوافقًا مع معيار أمان بيانات صناعة بطاقات الدفع (PCI DSS). يضمن هذا الامتثال أن البرنامج قد نفذ التدابير الأمنية اللازمة لحماية بيانات حامل البطاقة الحساسة أثناء المعالجة والتخزين والنقل. يعتبر الامتثال لـ PCI DSS أمرًا حيويًا لمنع خروقات البيانات، وتجنب العقوبات المالية، والحفاظ على ثقة العملاء.

امتثال GDPR

يتوافق البرنامج أيضًا مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، التي تعد قانون حماية بيانات صارم في الاتحاد الأوروبي. يضمن الامتثال لـ GDPR أن يقوم Smart Invoice Pro بمعالجة البيانات الشخصية بطرق قانونية وعادلة وشفافة. يتضمن أيضًا تدابير لتقليل البيانات، وإدارة الموافقة، وإشعار الانتهاك، مما يحمي حقوق الخصوصية للأفراد.

امتثال SOC 2

يلتزم Smart Invoice Pro بمعايير الامتثال لـ SOC 2، التي مصممة لإدارة وحماية بيانات العملاء بناءً على خمسة "مبادئ خدمة موثوقة": الأمان، والتوافر، وسلامة المعالجة، والسرية، والخصوصية. يتضمن الامتثال لـ SOC 2 تدقيقات منتظمة وتقييمات لضمان أن البرنامج يحافظ على معايير عالية من أمان البيانات وفعالية التشغيل.

شهادة ISO 27001

يحصل البرنامج أيضًا على شهادة ISO 27001، وهي معيار دولي لأنظمة إدارة أمن المعلومات (ISMS). تثبت هذه الشهادة أن Smart Invoice Pro له نهج منظم لإدارة معلومات الشركة والعملاء الحساسة، مما يضمن سريتها وسلامتها وتوافرها.