عملية تنفيذ جوجل فويس النموذجية:
ابدأ بإنشاء حساب Google جديد أو تسجيل الدخول بحساب حالي، حيث يشترط لاستخدام جوجل فويس.
انتقل إلى voice.google.com باستخدام متصفح مدعوم (كروم، سفاري، فايرفوكس، إيدج) أو قم بتنزيل تطبيق جوجل فويس على جهازك المحمول.
بالنسبة للاستخدام التجاري، اختر خطة جوجل فويس المناسبة (Starter، Standard، أو Premier) وتأكد من وجود اشتراك Google Workspace إذا كان ذلك مطلوبًا.
ابحث واختر رقم جوجل فويس بناءً على مدينتك المفضلة أو رموز المنطقة.
ادخل رقم الهاتف المحمول أو الأرضي الأمريكي أو الكندي وتحقق منه باستخدام رمز لمرة واحدة يتم إرساله عبر مكالمة أو رسالة نصية لتعزيز الأمان والإعداد.
أكد اختيارك، وأكمل عملية الإعداد، وخصص تحويل المكالمات، البريد الصوتي، وتفضيلات أخرى في لوحة التحكم بجوجل فويس.
بالنسبة للأعمال أو الاستخدام التنظيمي، عيّن أرقام جوجل فويس للمستخدمين وقم بإعداد توجيه المكالمات، والإستقبال الآلي، ومجموعات الرنين حسب الحاجة.
اختياريًا، يمكن نقل الأرقام التجارية أو الشخصية الحالية إلى جوجل فويس مقابل رسوم.
جوجل فويس قابل للتخصيص بدرجة كبيرة ليتناسب مع مختلف احتياجات الأعمال، حيث يوفر العديد من الميزات والإعدادات التي تسمح للمؤسسات بتكييف الخدمة مع سير العمل، وبناء العلامة التجارية، والمتطلبات التشغيلية. فيما يلي بيانات رئيسية توضح قدراته في التخصيص:
الاستقبال الآلي (آلة الرد الآلي): يمكن للشركات إنشاء أنظمة قائمة مخصصة لتوجيه المتصلين إلى الأشخاص أو الأقسام الصحيحة. يمكن للمسؤولين تصميم رسائل الترحيب، خيارات القائمة، والإعلانات الخاصة، كما يمكنهم الاختيار بين تحويل النص إلى كلام أو رفع تسجيلات صوتية مخصصة لتجربة متوافقة مع العلامة التجارية.
قواعد تحويل المكالمات والفحص المخصصة: يمكن للمستخدمين إعداد قواعد توجيه مكالمات دقيقة، وإرسال متصلين محددين (مثل الرؤساء، الزملاء، أو الأرقام غير المعروفة) إلى أجهزة مختلفة أو البريد الصوتي أو رسائل ترحيب مخصصة. يمكن تطبيق هذه القواعد على جميع جهات الاتصال أو جهات الاتصال المميزة بنجمة أو مجموعات محددة.
رسائل البريد الصوتي المخصصة: يمكن للأفراد والمؤسسات تسجيل أو رفع رسائل ترحيب مخصصة للبريد الصوتي لسيناريوهات مختلفة أو متصلين محددين، مما يعزز الاحترافية والتخصيص.
مجموعات الرنين: يدعم جوجل فويس مجموعات الرنين (حاليًا في مرحلة بيتا للمؤسسات)، مما يسمح لأعضاء فريق متعددين بتلقي المكالمات الواردة من رقم عمل واحد، مما يساعد في توزيع أعباء المكالمات وتحسين أوقات الاستجابة.
تكوين ساعات العمل: يمكن للمؤسسات تعيين ساعات عمل بحيث يتم تحويل المكالمات خارج هذه الأوقات تلقائيًا إلى البريد الصوتي، مما يضمن التوازن بين العمل والحياة والاحترافية بعد ساعات العمل.
ملكية إدارة الأرقام: عندما يترك الموظفون العمل، تظل أرقام عملهم مع الشركة، مما يسمح بإعادة تعيينها بسلاسة واستمرارية العمل.
تكامل مع Google Workspace: تتكامل جوجل فويس بسلاسة مع Google Calendar وGoogle Meet، مما يمَكّن ميزات مثل التوجيه التلقائي للمكالمات إلى البريد الصوتي عند وجود المستخدمين خارج المكتب أو في الاجتماعات.
ضوابط إدارية: يمكن للمسؤولين إضافة أو إزالة المستخدمين، تعيين أرقام الهواتف، وإدارة الأذونات، مما يجعل من السهل التوسع والتكيف مع نمو الأعمال.
اختيار الأرقام المحلية والإقليمية: يمكن للشركات الحصول على أرقام هواتف محلية في مدن أو مناطق مختلفة لدعم العملاء أو الفرق في مواقع محددة، على الرغم من أن الأرقام المجانية غير متوفرة.
المطالبات الصوتية المخصصة (بيتا): باستخدام ميزة الصوت المخصص، يمكن للمؤسسات استخدام واجهة برمجة نص إلى كلام السحابية من Google لإنشاء أصوات مخصصة للرد الآلي عندما تتوافق مع هوية العلامة التجارية.
تفريغ رسائل البريد الصوتي: يتم تفريغ رسائل البريد الصوتي تلقائيًا وإرسالها إلى بريد المستخدمين الإلكتروني أو صندوق جوجل فويس لديهم، مما يُحسّن إمكانية الوصول والإنتاجية.
المؤتمرات والتعاون: يدعم جوجل فويس المكالمات الجماعية ويتكامل مع Google Meet، مما يُسهل التعاون بين الفريق واجتماعات العملاء.
الكشف عن الرسائل غير المرغوبة وحجبها: تُحدِّد المنصة تلقائيًا رسائل المكالمات غير المرغوب فيها وتحجبها، وترسلها إلى البريد الصوتي لتقليل الانقطاعات.
إعداد التقارير والتحليلات: يمكن للمسؤولين الوصول إلى سجلات المكالمات، وتقارير الاستخدام، والتحليلات لمراقبة الأداء وتحسين سير العمل.
الوصول عبر الهاتف المحمول وسطح المكتب والويب: يمكن للمستخدمين إدارة المكالمات، الرسائل النصية، ورسائل البريد الصوتي من أي جهاز، بما في ذلك الهواتف الذكية، والأجهزة اللوحية، وأجهزة الكمبيوتر، مما يضمن المرونة والوصول.
جوجل فويس يوفر مجموعة متنوعة من الموارد التدريبية والدعم لمساعدة المستخدمين الجدد على البدء والاستفادة المثلى من المنصة. معظم التدريبات المتاحة ذاتية الخدمة، مصممة لتكون سهلة المنال وسهلة الاستخدام، تدعم المستخدمين الشخصيين والتجاريين على حد سواء.
جوجل فويس يقدم ثروة من الدروس الإرشادية والمرئية عبر الإنترنت التي ترشد المستخدمين خلال كل خطوة من عملية الإعداد والاستخدام. تشمل ذلك تعليمات مفصلة لإنشاء حساب، اختيار رقم هاتف، تكوين تحويل المكالمات، إعداد البريد الصوتي، إجراء واستقبال المكالمات، وإدارة الرسائل. تتوفر العديد من هذه البرامج على YouTube والمواقع التقنية المتخصصة، وتغطي الميزات الأساسية والمتقدمة بشكل تدريجي.
يقدم مركز مساعدة جوجل فويس أدلة شاملة مكتوبة، وأسئلة متكررة، ومقالات حول استكشاف الأعطال وإصلاحها. يمكن للمستخدمين العثور على إجابات للأسئلة الشائعة، وتعلم كيفية تكوين الإعدادات، وحل المشكلات مثل جودة المكالمات، نقل الأرقام، وتوافق الأجهزة.
تم تصميم واجهات الويب والجوال لجوجل فويس لتكون بديهية، مع تعليمات واضحة وإشعارات تساعد المستخدمين في التنقل بين الميزات والإعدادات. توفر لوحة التحكم الرئيسية سهولة الوصول للمكالمات، الرسائل، البريد الصوتي، وخيارات التكوين.
يمكن للمستخدمين الوصول إلى منتديات المجتمع ولوحات النقاش حيث يمكنهم طرح الأسئلة، ومشاركة النصائح، والحصول على نصائح من مستخدمين آخرين لجوجل فويس. هذا الدعم من الأقران مفيد بشكل خاص لاستكشاف المشكلات الأقل شيوعًا أو تعلم أفضل الممارسات من المستخدمين ذوي الخبرة.
لمستخدمي جوجل فويس لمجموعات Google Workspace (للأعمال)، تقدم جوجل دعمًا مباشرًا للعملاء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الدردشة. يشمل هذا المساعدة في عملية الإعداد، التكوين، استكشاف الأعطال وإصلاحها، والمهام الإدارية. قد يحصل المستخدمون التجاريون أيضًا على إرشادات في العملية التعريفية والوصول إلى وثائق متقدمة وندوات عبر الإنترنت إضافية.
يمكن للمستخدمين التجاريين الاستفادة من مركز المساعدة الأوسع لـ Google Workspace، الذي يشمل وحدات تدريبية، ندوات مباشرة عبر الإنترنت، وأدلة تدريجية لدمج جوجل فويس مع أدوات أخرى من Google Workspace مثل Calendar و Meet.
جوجل فويس ينفذ مجموعة شاملة من التدابير الأمنية تهدف إلى حماية بيانات المستخدم وضمان الخصوصية. هنا هي الميزات والممارسات الأمنية الرئيسية المتبعة:
تشفير البيانات:
يتم تشفير جميع المكالمات، ورسائل البريد الصوتي، والرسائل النصية، والمرفقات أثناء النقل (أثناء الإرسال أو الاستلام) وعند التخزين في مراكز بيانات Google، مما يمنع الوصول غير المصرح به والتلاعب.
أمان الحساب:
يستفيد جوجل فويس من ميزات الأمان في حسابات Google، بما في ذلك الحماية المضمنة ضد الرسائل غير المرغوب فيها والتصيد والبرمجيات الخبيثة. تساعد آليات المصادقة متعددة المستويات في حماية حسابات المستخدمين من الوصول غير المصرح به.
ضوابط الخصوصية:
لدى المستخدمين سيطرة دقيقة على إعدادات الخصوصية، مما يتيح لهم إدارة من يمكنه عرض معلوماتهم الشخصية وسجل المكالمات. يكون المحتوى المخزن في جوجل فويس خاصًا بشكل افتراضي ما لم يشاركه المستخدم.
منع الرسائل والمكالمات غير المرغوب فيها:
يقوم جوجل فويس تلقائيًا بتمشيط المكالمات من مصادر مشبوهة أو ضارة وحجبها، ويقلل من الرسائل غير المرغوب فيها والمكالمات غير المرغوب فيها. يمكن للمستخدمين أيضًا حجب الأرقام يدويًا والإبلاغ عن الرسائل غير المرغوب فيها لمزيد من الحماية.
الاحتفاظ بالبيانات والحذف:
يمكن للمستخدمين حذف سجل المكالمات، والرسائل الصوتية، والرسائل النصية، والمحادثات المسجلة في أي وقت. قد يتم الاحتفاظ ببعض البيانات مؤقتًا لأغراض الفوترة أو العمل، وقد تُحفظ نسخ مجهولة الهوية للتقارير والتدقيق.
أذونات تطبيقات الطرف الثالث:
يسمح جوجل فويس للمستخدمين بتفويض وسحب صلاحية تطبيقات الطرف الثالث، مما يضمن أن الخدمات الموثوقة فقط يمكنها التفاعل مع بيانات الاتصالات.
العنوان الفعلي للمكالمات الطارئة:
بالنسبة لحسابات الأعمال أو المدارس، يحتفظ المسؤولون بعنوان فعلي لكل رقم هاتف، ويُستخدم ذلك عند إجراء مكالمات طارئة.
قابلية نقل البيانات:
يمكن للمستخدمين تصدير بياناتهم من جوجل فويس، بما في ذلك جهات الاتصال، والرسائل، وسجلات المكالمات، مما يمنحهم السيطرة الكاملة على معلوماتهم.
الامتثال للوائح:
يلتزم جوجل فويس بقوانين الخصوصية ذات الصلة ويُراجع ويُحدث تدابيره الأمنية بانتظام لحماية بيانات المستخدم.
جوجل فويس تصدر تحديثات لتطبيقاتها المحمولة (أندرويد وiOS) بانتظام، وتشير تقارير المستخدمين وسجل الإصدارات إلى أن التحديثات تحدث غالبًا كل أسبوعين تقريبًا، على الرغم من أن بعض المستخدمين يلاحظون تحديثات بشكل أكثر تكرارًا – أحيانًا عدة مرات في الأسبوع – اعتمادًا على إعدادات أجهزتهم وتفضيلات الإشعارات. تركز التحديثات المتكررة عادةً على إصلاحات الأخطاء، وتحسين الأداء، وتعزيز موثوقية جودة اتصال VoIP واستقراره، مما يستفيد منه كل من مستخدمي الإصدارات الاستهلاكية والتجارية نظرًا لاستخدام نفس التطبيق عبر الإصدارات.
بالنسبة للواجهة الويب، تتم إدارة التحديثات على مستوى الخادم ويتم طرحها تلقائيًا، لذلك لا يحتاج المستخدمون إلى اتخاذ أي إجراء لتلقي التحسينات أو الميزات الجديدة. يتم توزيع التحديثات من خلال متاجر التطبيقات الرسمية (Google Play Store وApple App Store)، ويُنصح المستخدمون بالحفاظ على تطبيقاتهم محدثة لأفضل تجربة وحماية أمان. باختصار، يركز جوجل فويس على التحديثات المنتظمة والمتزايدة للحفاظ على الأداء والأمان، مع عمليات تحديث تلقائية أو متعلقة بالمستخدم حسب المنصة.
سياسة جوجل فويس لملكية البيانات وإمكانية نقلها موضحة من خلال شروط الخدمة، وسياسات الخصوصية، وميزات تحكم المستخدم. المبادئ الأساسية كالآتي:
ملكية البيانات: يحتفظ مستخدمو جوجل فويس بملكية محتواهم الشخصي، مثل المكالمات، الرسائل النصية، البريد الصوتي، وجهات الاتصال. تجمع جوجل هذه البيانات وتتعامل معها للحفاظ على خدمة جوجل فويس وتحسينها ولكنها لا تدعي ملكية المحتوى الذي ينشئه المستخدم12. للمستخدمين في بيئات الأعمال أو التعليم (حسابات Google Workspace)، قد يكون للمسؤولين أيضًا حق الوصول إلى بيانات المستخدم والتحكم فيها، بما في ذلك القدرة على تصدير أو الاحتفاظ أو حذف المعلومات حسب الحاجة23. تصل جوجل إلى المحتوى الخاص فقط بإذن المستخدم أو عندما يتطلبه القانون.
جوجل فويس يوفر خيارات توسيع مرنة لاستيعاب نمو أو انكماش المنظمة، ولكن مع حدود معينة واعتبارات حسب الخطة المختارة:
القابلية للتوسع حسب الخطة:
خطة Starter: تسمح حتى 10 مستخدمين و10 مواقع داخلية. هذه الخطة مناسبة للفرق الصغيرة ولكنها ليست مناسبة للمنظمات التي تخطط لتوسع كبير، حيث تحد من عدد المستخدمين والمواقع.
خطة Standard و Premier: تدعم عدد غير محدود من المستخدمين وعدد غير محدود من المواقع الداخلية (بالنسبة لـ Standard، عدد غير محدود من المستخدمين والمواقع في الولايات المتحدة فقط؛ بالنسبة لـ Premier، عدد غير محدود من المستخدمين والمواقع الدولية). تم تصميم هذه الخطط للمؤسسات الأكبر أو التي تحتاج إلى إضافة مستخدمين أو مكاتب دون مواجهة حدود صعبة.
يمكن للمنظمات بسهولة إضافة أو حذف المستخدمين حسب الحاجة من خلال وحدة تحكم مشرف Google Workspace. هذه العملية مباشرة، مما يمكّن الشركات من تعديل بنيتها التحتية للاتصالات بسرعة استجابة لتغييرات التوظيف.
جوجل فويس متكامل بقوة مع Google Workspace، لذا فإن التوسع أو الانكماش سلس للمنظمات التي تستخدم نظام Google بالفعل. يرث المستخدمون الجدد نفس مجموعة الميزات والتكاملات مثل المستخدمين الحاليين.
يمكن للشركات ترقية أو تخفيض خطتها لجوجل فويس حسب احتياجات المنظمة المتغيرة. على سبيل المثال، يمكن للشركة البدء على خطة Starter ثم الانتقال إلى Standard أو Premier مع النمو، أو تخفيض الخطة إذا لزم الأمر لتقليل التكاليف.
للمؤسسات التي تحتاج إلى إضافة أكثر من 50 مستخدمًا (وهو حد شائع لبعض الوظائف الإدارية) قد تكون هناك حاجة إلى تراخيص إضافية، وقد تكون هناك اعتبارات للدفع مقدماً أو العقود. لا تكشف Google دائمًا عن هذه التكاليف علنًا، لذا يجب على المؤسسات التشاور مع Google أو موزعيهم للنشر على نطاق واسع.
يتوفر جوجل فويس في عدد محدود من الدول (حاليًا حوالي 14 دولة). قد يتطلب التوسع الدولي خدمات إضافية أو حلولاً بديلة، مثل SIP Link لأمريكا اللاتينية، وذلك بتكاليف إضافية.
شروط وأحكام تجديد وإلغاء العقد لجوجل فويس، بناءً على اتفاقيات Google Workspace وGoogle Telephony الرسمية، مع تفاصيل العملية لمستخدمي الأعمال:
التجديد التلقائي:
خطة مرنة (شهرية): يتم تجديد الاشتراك تلقائيًا في نهاية كل شهر ما لم يتم إلغاؤه عبر وحدة تحكم المشرف.
خطة سنوية/ثابتة: في نهاية كل فترة، يتم تجديد الخدمات وفقًا لانتخابات العملاء في نموذج الطلب أو وحدة تحكم المشرف، ما لم يتم إخطار بعدم التجديد.
بالنسبة لكل من الخطط المرنة وخطط المدة السنوية / الثابتة، إذا لم يرغب أي من الطرفين في تجديد الخدمات، يجب عليهم إبلاغ الطرف الآخر قبل 15 يومًا على الأقل من نهاية الفترة الحالية. سيكون إشعار عدم التجديد ساريًا في نهاية الفترة الحالية.
يمكن للعملاء استخدام وحدة تحكم المشرف لضبط عدد حسابات المستخدم النهائي التي سيتم تجديدها، مما يسمح بتوسيع العضوية أو تقليصها حسب الحاجة.
يستمر العملاء في دفع الرسوم الحالية لكل حساب مستخدم يتم تجديده ما لم يتم الاتفاق على خلاف ذلك مع Google.
بالنسبة للخطط الشهرية، يوقف الإلغاء المزيد من الفواتير لخدمات جوجل فويس فورًا.
عملية الإلغاء:
مستخدمو الأعمال: يمكن للمؤسسات إلغاء اشتراك جوجل فويس الخاص بهم عبر وحدة تحكم المشرف. فقط كبار المسؤولين الذين لديهم صلاحيات إدارة الفوترة يمكنهم تنفيذ هذا الإجراء.
الاحتفاظ بالبيانات والتصدير: يمكن للمستخدمين تصدير بيانات جوجل فويس الخاصة بهم قبل الإلغاء. يتم حذف بيانات المستخدم تلقائيًا عند إزالة حسابات المستخدمين، لذا من المهم تصدير البيانات قبل الإلغاء.
سجلات الفواتير: لا يمكن الوصول إلى سجلات الفواتير بعد حذف الحساب، لذا يجب على المنظمات تنزيل الفواتير قبل الإلغاء.
نقل الأرقام: يمكن للمؤسسات نقل أرقام جوجل فويس الخاصة بهم إلى مزود خدمة آخر قبل الإلغاء.
يمكن لأي من الطرفين إنهاء اتفاقية Google Telephony بشكل منفصل عن اتفاقية Google Workspace الأوسع نطاقًا. يؤدي إنهاء استخدام جوجل فويس من قبل العميل تلقائيًا إلى إنهاء اتفاقية Google Telephony.
يجوز لأي من الطرفين أنهاء الاتفاقية إذا كان الطرف الآخر في خرق مادي ولم يقم بإصلاح هذا الخرق في غضون 30 يومًا بعد الإشعار الكتابي.
تحتفظ Google بالحق في إنهاء الاتفاقية وتقديم الخدمات بعد إشعار مسبق مدته 30 يومًا إذا، لمدة 60 يومًا متتالية، لم يصل العميل (يشمل جميع المستخدمين النهائيين) إلى وحدة تحكم المشرف أو استخدم الخدمات.
ليست Google ملزمة بتقديم استرداد أو تعويض عن الاعتمادات مسبقة الدفع أو الخدمات، باستثناء ما يقتضيه القانون.
تنتهي صلاحية الاعتمادات المدفوعة مقدمًا بعد ستة أشهر من تاريخ الاستخدام الأخير ولا يمكن نقلها إلا إذا كان القانون يحظر ذلك.
بعد الإلغاء، يفقد المستخدمون الوصول إلى ميزات جوجل فويس ولكن يمكنهم الاستمرار في الوصول إلى حسابات الفوترة إذا كان لديهم اشتراك Google Workspace نشط.
إذا لم يتم تجديد اشتراكات جوجل فويس، يتم تعليق الوصول إلى الخدمة. يجوز لـ Google إعادة تخصيص أي أرقام هاتف معلقة وحذف أي بيانات صيانة بعد مرور 60 يومًا من تعليق الخدمة. يتم استرجاع الوصول إذا تم تجديد الاشتراك.
جوجل فويس يلتزم بعدة معايير امتثال، وأبرزها وأكثرها نقاشًا توافقه مع قانون التأمين الصحي الأمريكي (HIPAA) للمؤسسات الصحية. ومع ذلك، يعتمد وضع الامتثال على إصدار الخدمة وتكوينه:
الامتثال لـ HIPAA:
Google Voice لمجموعات Google Workspace: الإصدار المدفوع من جوجل فويس للأعمال، عند استخدامه كجزء من Google Workspace أو خطة هوية السحابة، يمكن أن يكون متوافقًا مع HIPAA. يتطلب ذلك توقيع اتفاقية شريك الأعمال (BAA) مع Google، والتي تضمن أن Google ستحمي المعلومات الصحية المحمية (PHI) وفقًا لمتطلبات HIPAA. يتضمن الإصدار التجاري ميزات أمان ضرورية مثل عناصر التحكم في الوصول، سجلات التدقيق، مصادقة المستخدم، والتشفير للبيانات أثناء النقل وعند الراحة.
الإصدار المجاني للمستهلكين: الإصدار المجاني من جوجل فويس غير متوافق مع HIPAA ولا يجب استخدامه لجمع أو تخزين أو نقل المعلومات الصحية المحمية، لأنه يفتقر إلى الضمانات الإدارية والتقنية المطلوبة من قبل HIPAA، ولن توقع Google اتفاقية BAA لهذا الإصدار.
معايير حماية البيانات والأمان العامة:
ضوابط الوصول: يمكن للمسؤولين تعيين مستويات وصول مختلفة للمستخدمين، مما يساعد على تنفيذ مبدأ الامتياز الأدنى.
ضوابط التدقيق: يحتفظ جوجل فويس بسجلات تدقيق لتتبع من يصل إلى النظام وما الإجراءات التي يتم تنفيذها، مما يدعم المساءلة والمراقبة من أجل الامتثال.
مصادقة المستخدم: هناك آليات مصادقة قوية للتأكد من أن المستخدمين المصرح لهم فقط يمكنهم الوصول إلى النظام.
التشفير: يتم تشفير البيانات أثناء النقل وعند الاستقرار، مما يحمي المعلومات الحساسة من الوصول غير المصرح به.
اعتبارات تنظيمية أخرى:
قوانين الخصوصية: تم تصميم جوجل فويس مع مراعاة الخصوصية ويلتزم بقوانين الخصوصية ذات الصلة، على الرغم من أنه لا يعلن بشكل خاص عن الشهادات للتنظيمات مثل GDPR أو CCPA للإصدار الاستهلاكي. لعملاء Google Workspace، قد تتوفر ميزات امتثال إضافية اعتمادًا على المنطقة والاشتراك.
