عملية تنفيذ الحل عادةً مع Convene:
تقييم وتخطيط أولي: تحديد المتطلبات، سير العمل الحالي، واحتياجات التكامل؛ جدولة اجتماع انطلاق مع فريق التهيئة.
النشر والإعداد: تهيئة بيئة Convene، إعداد مساحات العمل، إعدادات الأمان، وتمكين الحسابات والأدوار؛ استيراد أو تكامل الوثائق حسب الحاجة.
جلسات تدريب: تقديم إرشادات سريعة للمسؤولين والمدراء حول وسائل التعاون.
التكامل مع الحلول الأخرى: إذا لزم الأمر، ربط الحل مع المنصات الحالية لتبسيط العمليات وضمان العمل بسلاسة.
يمكن تخصيص Convene ليناسب الاحتياجات الخاصة للأعمال من خلال ميزات متعددة، تكاملات، وضوابط إدارية، رغم وجود بعض القيود على التخصيص العميق للعمليات المرتكزة على الوثائق.
لوحات التحكم ومساحات العمل القابلة للتكوين: يمكن للمنظمات تعديل لوحة التحكم لعرض الأمور الهامة ذات الصلة وتخصيص مساحات عمل للجان، المشاريع، أو الوحدات الأعمال المختلفة.
أذونات على أساس الدور وملكية النظام الكاملة: يتحكم المسؤولون في هيكل المجموعة، إدارة المستخدمين، تعيين الأذونات، ووضع إجراءات تأمينية دون الحاجة لطلبات تغيير خارجية - مما يدعم الهياكل التنظيمية المعقدة أو أطر الامتثال.
مرونة التكامل: يدعم التكامل مع أدوات المؤسسات مثل Teams وSharePoint وDropbox وBox وOneDrive وLDAP وActive Directory لتنسجم مع البنى التحتية الحالية وتمكين عمليات المجلس الموحدة.
RSVP وتوقيعات وقوالب قابلة للتخصيص: يمكن تخصيص الحضور عبر أدوات RSVP؛ تدعم سير عمل التوقيعات الإلكترونية مزودي محليين وتوقيعات/إشارات حسب الحاجة. يمكن تعديل قوالب الأجندة ولوحات تخطيط سنوية وفقًا لمعايير الشركة أو دورات الحوكمة.
ضبط الوثائق، غرف المراجعة، وتصويتات مخصصة: تسمح ميزات التحكم في الوثائق، المراجعة، الإشارة، والتصويت بتخصيص بسياق نوع الاجتماع أو المستخدم أو متطلبات الحوكمة، مع خيارات للنشر داخليًا أو عبر قنوات عامة.
خيارات الأجهزة المحمولة: يعمل Convene محليًا عبر الويب، سطح المكتب، iOS، Android، وMac/Windows، مما يتيح للمنظمات تلبية تفضيلات الأجهزة ودعم العمل عن بُعد أو الهجين.
تخصيص الأمان: قم بتكوين بروتوكولات الأمان، المصادقة المتعددة، حماية المستندات، المسح عن بعد، العلامة المائية، سجل التدقيق، ووظائف الاسترجاع/التسجيل حسب الحاجة للامتثال التنظيمي أو السياسة الداخلية.
تخصيص الاستبيانات: تشير المراجعات إلى وجود تخصيص محدود لسير عمل الاستبيان داخل الاجتماعات، وهو أمر يوفره بعض المنافسين.
الواجهات المبرمجة للتطبيقات والتكامل العميق: رغم دعم التكاملات الرئيسية، لا يقدم Convene واجهة برمجة تطبيقات عامة، ما يقيد التخصيصات العميقة وسير العمل الآلي للفِرق التقنية.
الربط الداخلي للوثائق: يبحث بعض المستخدمين عن خيارات ربط بين المستندات أو الإشارة إليها بطريقة أغنى – حاليًا إمكانيات الربط بين المستندات أقل مرونة من بعض أنظمة إدارة الوثائق المتقدمة.
توفر Convene تدريبًا ودعمًا مخصصًا للمستخدمين الجدد لضمان التبني السريع والانطلاق السلس للمسؤولين والمدراء.
جلسات تهيئة مباشرة: تقدم جلسات تدريبية تفاعلية أثناء النشر، ترشد المسؤولين وأعضاء المجلس عبر المهام الأساسية، وإعدادات تهيئة، وأفضل الممارسات لإدارة الاجتماعات.
إرشادات على أساس الدور: إرشادات مخصصة لكل من المسؤولين والمدراء، مع مراجعات سريعة تتيح لمعظم المستخدمين فهم الميزات الرئيسية خلال 30–60 دقيقة.
مكتبة الموارد والوثائق: يستفيد المستخدمون الجدد من الوثائق والمواد الإرشادية وفيديوهات توضيحية على بوابة الموارد حول أهم العمليات.
دعم الانطلاق المخصص: يتلقى كل عميل مساعدة نشطة أثناء النشر، بما في ذلك الدعم خلال التهيئة، توفير المستخدمين، التكامل، والدورة الأولية للاجتماعات.
الدعم متعدد القنوات: يتوفر الدعم المستمر عبر الهاتف، البريد الإلكتروني، الدردشة، ورسائل التطبيق للرد السريع على المشاكل والاستفسارات.
نجاح العملاء المستمر: يحتفظ Convene بمديري نجاح عملاء مخصصين للعلاقات الطويلة، معالجة المشاكل، والإرشاد الاستراتيجي لتعظيم أداء المجلس.
توفر Convene مجموعة من إجراءات الأمان لحماية بيانات المجلس الحساسة والمؤسسية.
تشفير AES-256: يتم تشفير الوثائق والبيانات باستخدام AES-256، أحد أعلى المعايير التجارية المتاحة، مما يضمن حماية المعلومات أثناء التخزين والنقل.
مصادقة متعددة العوامل MFA: يلزم وجود تحقق إضافي للوصول إلى النظام يتجاوز كلمات المرور الأساسية.
فك التشفير عند الاستخدام فقط: يتم فك تشفير الوثائق فقط عند الدخول إليها، مما يقلل من نافذة التعرض للمخاطر.
تحكم دقيق في الوصول: توفر أذونات مرنة تسمح للمسؤولين بتقييد البيانات والميزات حسب المستخدمين والمجموعات، مما يمنع التعرض غير المصرح به.
المسح التلقائي للجهاز: إذا تم الإبلاغ عن فقد أو اختراق الجهاز، يمكن مسح البيانات من ذلك الجهاز عن بُعد.
سجل التدقيق والتسجيل: يتم تسجيل جميع أنشطة المستخدم، أحداث الوصول، وإجراءات المستندات لتتبع الامتثال وتشجيع التحقيقات.
سياسات كلمة المرور والهوية: توجد سياسات قوية، مع خيارات إدارية لفرض إعادة تعيين، انتهاء الجلسات، وإغلاق الحساب بعد فشل متكرر في تسجيل الدخول.
تطرح Convene تحديثات رئيسية للبرمجيات بشكل منتظم — غالبًا تحدث إصدارات كبيرة سنويًا أو نصف سنويًا، مع إطلاق النسخة 9.0 في يوليو 2025 والتي جلبت تحسينات كبيرة في الأمان، سير العمل بالذكاء الاصطناعي، وتكاملات الطرف الثالث. يتم إصدار تحسينات جزئية وتحديثات للأمان وتعديلات الميزات بشكل أكثر تواترًا على مدار العام كجزء من التزام دائم بالأمان وتجربة المستخدم.
اختبار شامل قبل الإطلاق: يتم اختبار جميع التحديثات في بيئة تجريبية منفصلة وتخضع لمراجعة الفحص الأمني وضمان الجودة قبل الإطلاق الفعلي.
إطلاقات مجدولة ومعلن عنها: يتم جدولة التحديثات والتعديلات على الأقل قبل أسبوع من التنفيذ، مع إرسال إشعارات للعملاء حول توقيت التحديثات والميزات الجديدة.
النشر التلقائي والمدار: يتم نشر التحديثات تلقائيًا على بيئات السحابة المُدارة دون أن يتطلب الأمر صيانة على جانب العميل، مما يضمن وصول فوري للوظائف والميزات الأمنية الجديدة.
تتبع التغييرات وسجل التدقيق: يتم تتبع كل تغيير وتحديث بمُعرِّف فريد في نظام تذاكر إلكتروني، لدعم الامتثال القوي ومتطلبات التدقيق.
تمنح سياسات ملكية البيانات في Convene المؤسسات الملكية الكاملة والسيطرة على البيانات، مع دعم التصدير والاسترجاع الآمن في نهاية العقد.
المؤسسة - وليس المزود - تحتفظ بالملكية الكاملة للمواد والمستندات والسجلات والبيانات الشخصية التي يتم تحميلها في Convene.
يتمتع المسؤولون بكامل السيطرة على إدارة المستخدمين، الأذونات، وإعدادات النظام، مما يضمن أن العملاء يحتفظون بالوصاية على جميع المعلومات الهامة للأعمال.
يتعهد Convene بعدم بيع معلومات العملاء لطرف ثالث؛ المعلومات تتم مشاركتها فقط إذا لزم الأمر بموجب القانون أو بموافقة العميل.
التصدير متوفر عند انتهاء العقد، مع إمكانية استخراج المستندات والسجلات بتنسيقات شائعة مثل PDF وCSV للنقل إلى أنظمة أخرى.
عند الإنهاء، يتلقى العملاء إشعارًا بإنهاء الخدمة مع تعليمات حول استرجاع البيانات؛ يتم الاحتفاظ بالبيانات بشكل آمن لمدة 30 يومًا بعد انتهاء العقد للسماح بطلبات التصدير.
إذا لم يتم استلام طلب تصدير بعد 30 يومًا، يقوم Convene بمحو غير قابل للاسترداد للبيانات وجميع المفاتيح المرتبطة بها.
قد يخضع التصدير لرسوم خدمة، خاصة عند ضرورة دعم هندسي لنقل بكميات كبيرة؛ تستند التكاليف عادةً إلى كمية البيانات أو مدة العمل.
يقدم Convene تراخيص قابلة للتوسع وشروط مرنة لدعم توسع أو تقلص المستخدمين أو حجم الوثائق أو متطلبات الحوكمة بمرور الوقت.
إضافة المستخدمين حسب الحاجة: يمكن للمنظمات إضافة مستخدمين أو لجان أو فرق حسب الحاجة خلال فترة العقد؛ يتغير السعر بناءً على عدد المستخدمين للمدة الباقية من العقد.
بنية قوية وقابلة للتوسع: تتحمل المعمارية الخاصة بالحجم العالي من المستخدمين والوثائق بدون تباطؤ أو انخفاض في الأداء، مما يجعلها مناسبة للمؤسسات الكبيرة.
لا يوجد تعطيل كبير: لا يتطلب التوسع هجرة النظام أو تعطيل الخدمة؛ يمكن للمسؤولين إنشاء حسابات جديدة وإعداد الأذونات بدعم من فريق التنفيذ والدعم.
تخفيض الرخص: إذا كانت هناك حاجة لعدد أقل من المستخدمين أو الفرق، يمكن للعملاء طلب ذلك عند تجديد العقد ويتم ضبط السعر للفاتورة التالية.
إدارة المجموعات والأدوار المرنة: يمكن للمسؤولين إلغاء أو إعادة تعيين الأدوار، إزالة مساحات عمل اللجان، وتبسيط الوصول حسب الحاجة التنظيمية دون جزاءات.
لا رسوم خفية: يتم إجراء التغييرات المتعلقة بتخفيض المستخدمين عند التجديد، ولا توجد رسوم إضافية أو جزاءات مخفية لتقليل الخدمة في هذه الحالات.
يمكن معالجة التغييرات الاحترافية لمستويات المستخدمين/الخدمة أثناء العقد عبر تقديم طلب إلى الدعم؛ تحدد الاتفاقيات الرئيسية ذلك مسبقًا.
الترقيات الكبيرة لحجم الوثائق أو المستخدمين قد تتطلب مراجعة للبنية التحتية، ولكن يتم دعمها من قبل المعمارية القائمة.
تقدم Convene شروطًا مرنة لتجديد العقد والإلغاء، مع خيارات مصممة للاشتراكات السنوية القياسية واتفاقيات المؤسسات متعددة السنوات.
التجديد التلقائي للشروط السنوية: تجدد معظم الاشتراكات القياسية تلقائيًا عند نهاية الفترة ما لم يتم إعلام الإلغاء قبل دورة الفوترة التالية.
خيارات التجديد متعددة السنوات: غالبًا ما يمتلك عملاء المؤسسات اتفاقيات متعددة السنوات مع فترات تجديد سنوية واضحة وخيارات لإعادة التفاوض أو مراجعة الشروط.
إشعارات التجديد: يُطلب عادةً تقديم إشعار خطي مسبق بموعد انتهاء الصلاحية لتجنب الخطأ في التجديد أو الانقطاع.
جدول التسعير: يتبع سعر التجديد شروط الاتفاقية الأصلية ما لم يتم التفاوض من جديد؛ يمكن طلب تغييرات في الأسعار أو انخفاض في مستوى الاشتراك عند التجديد.
مرونة الإلغاء: يمكن للمستخدمين إلغاء العضوية في أي وقت قبل بدء دورة الفوترة الجديدة عادة دون جزاءات إضافية؛ يتطلب الإلغاء عادةً إشعار خطي – غالبًا 30 يومًا قبل تاريخ التجديد.
متطلبات الإشعار: يجب تقديم إشعار إنهاء عبر البريد الإلكتروني أو البوابة الإلكترونية، مع تحديد فترة الإشعار المسبق عادةً بـ30 يومًا.
استرجاع البيانات: عند الإلغاء، يتلقى العملاء تعليمات لتصدير أو استرجاع بياناتهم خلال فترة سماح 30 يومًا.
المحو غير القابل للاسترداد: بعد فترة السماح ولم تُقدم طلبات استخراج، يتم حذف البيانات بشكل نهائي.
الاستردادات: تختلف سياسة الاسترداد؛ في العادة لا يوجد رد للجزء غير المستخدم من العقود السنوية، لكن يمكن أن يتم توفير استثناءات إذا حصل الإلغاء قبل تقديم الخدمة. قد تطبق رسوم خاصة لدعم شبكي أو تصدير البيانات الضخمة.
إغلاق المشروع: بالنسبة للتجديدات/الإلغاءات متعددة السنوات، متوقع خطة تنفيذ تفصيلية تشمل تدريب المستخدمين، اختبار التهيئة، والتغذية الراجعة لضمان انتقال/إلغاء سلس.
متطلبات مرجعية: قد يُطلب من العملاء تقديم خطابات مرجعية لأغراض التجديد أو المناقصات في الحالات الأكبر.
يتوافق Convene مع المعايير الدولية الرئيسية للامتثال لدعم عمليات المجلس الآمنة، القانونية، والقابلة للتدقيق عبر المؤسسات العالمية.
اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR): يدعم الامتثال الكامل لمتطلبات خصوصية البيانات الأوروبية، ويوفر حقوق موضوع البيانات مثل الوصول، التصحيح، الحذف، وتصدير المعلومات الشخصية.
قانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA): يتضمن ميزات لإدارة خصوصية البيانات، تقارير الوصول، وحقوق المستهلك وفقًا لقانون ولاية كاليفورنيا الأمريكي.
قانون نقل وحماية التأمين الصحي (HIPAA): يوفر ضوابط لمساعدة العملاء على الوفاء بالتزامات HIPAA حول تشفير البيانات، سجلات التدقيق، والوصول المقيد عند معالجة مستندات المجلس الحساسة المتعلقة بالصحة.
SOC 2: يحافظ على ضوابط للأمان، التوافر، السرية، والخصوصية ضمن إطار عمل SOC 2 للحلول السحابية لإدارة الحوكمة.
