CARET Legal عملية التنفيذ النموذجية:
الإعداد والترحيب الأولي: بعد الاشتراك في CARET Legal، يتلقى فريقك رسالة ترحيب ويتم تعيين مدير مشروع مخصص للإعداد. هذا الشخص هو مرشدك الرئيسي طوال عملية الإعداد والهجرة، مقدمًا دعمًا مخصصًا وخارطة طريق واضحة لعملية الانطلاق.
الاكتشاف واتصال البداية: تبدأ العملية باجتماع إطلاق لمراجعة أهداف الشركة وأنظمتها الحالية واحتياجات نقل البيانات. خلال هذا الاجتماع، سيساعدك موظفو CARET Legal في الاستعداد لاستخراج البيانات وتجميع معلومات ضرورية عن الشركة.
تخطيط نقل البيانات: تساعد CARET Legal في تجهيز بياناتك للهجرة من البرامج السابقة. لأسباب تتعلق بالأمان، لا يمكنهم تسجيل الدخول للنظام السابق الخاص بك مباشرة، لذا سيرشدك مدير مشروع الإعداد خلال خطوات التصدير ويقدم قوالب للمساعدة في التحول. يؤثر جودة البيانات الأولية على الجدول الزمني وتعقيد الهجرة.
إعداد الحساب: سيساعدك مدير مشروع الإعداد في إعداد حسابات المستخدمين وتكوين الأذونات وتخطيط سير العمل وجهات الاتصال والبيانات داخل CARET Legal.
جلسات التدريب: توفر CARET Legal مجموعة متنوعة من التدريبات—جلسات مباشرة بقيادة مدربين، ودورات ذاتية عبر الإنترنت، وندوات ويب—مصممة حسب دور كل مستخدم (مثل المحامين، السكرتارية، موظفي الفوترة). يمكن بدء التدريب بمجرد استلام رسالة الترحيب، ويتم جدولة الجلسات وفقًا لتفضيلات فريقك ومدى التفرغ. تتوفر أيضًا تدريبات متخصصة لفريق الفوترة والمحاسبة.
تكوين النظام: خلال هذه المرحلة، يتم ضبط تقاويم الشركة، قوائم المهام، قوالب المستندات، تكاملات البريد الإلكتروني، إعدادات المحاسبة وسير العمل بما يتناسب مع متطلبات الشركة وتفضيلاتها التشغيلية.
التحقق من البيانات والتنظيف: بعد الهجرة، ستراجع بياناتك مع فريق CARET Legal لضمان الدقة وحل أية خلل وإنهاء إعداد النظام النهائي.
CARET Legal تقدم مجموعة واسعة من خيارات التخصيص لتلبية الاحتياجات التجارية المتنوعة لشركات المحاماة بمختلف أحجامها وتخصصاتها. إليك نقاط بيانات توضح مرونتها:
تخصيص سير العمل وأتمتة المهام: يمكن للشركات تعديل سير العمل لتتناسب مع أنواع القضايا أو التخصصات القانونية أو العمليات الداخلية. يمكن تصميم قوائم المهام التلقائية والتنبيهات والمحفزات لإجراءات متكررة أو خاصة، مما يتيح للشركات تكييف المنصة مع أساليب العمل الخاصة بها.
تخصيص الحقول والقوالب: تتيح CARET Legal تخصيص الحقول في السجلات مثل الشؤون، جهات الاتصال، والفواتير. يسمح ذلك بإنشاء أنواع شؤون مخصصة وقوالب مستندات ونماذج قبول العملاء وقوالب الاتصالات بحيث تتوافق مع متطلبات البيانات والعلامة التجارية الخاصة بالشركة.
الأذونات المعتمدة على الدور: تتيح عناصر التحكم الإدارية توزيع أذونات مفصلة للغاية بناءً على الأدوار. يمكن للشركات تحديد من سيتمكن من الوصول إلى السجلات أو تحريرها أو اعتمادها، مما يضبط الأمان وسير العمل بما يتناسب مع هياكل الفرق المختلفة واحتياجات الامتثال.
التكامل مع تطبيقات الطرف الثالث: تدعم المنصة تكامل وثيق مع Microsoft 365 وGoogle Workspace وQuickBooks Online وNetDocuments وبرامج أخرى. يتيح واجهة برمجة تطبيقات مفتوحة مزيدًا من تكامل CARET Legal مع التطبيقات القانونية أو التجارية المتخصصة أو الداخلية.
بوابة العملاء المخصصة: يمكن للشركات تخصيص بوابة العملاء الآمنة الخاصة بهم بواسطة شعارات وألوان، والتحكم في أذونات مشاركة المستندات، وتكوين تفضيلات إشعارات العملاء لمواءمتها مع استراتيجية تجربة العملاء.
مرونة الفوترة والمحاسبة: تدعم CARET Legal قوالب فوترة مخصصة (بالساعة، بمبلغ ثابت، طارئة، LEDES)، تقسيم الفواتير، الفواتير المجمعة، وميزات محاسبة الثقة القابلة للتعديل لتناسب سياسات المحاسبة المختلفة لشركات المحاماة.
التحليلات ولوحات المعلومات: يمكن تخصيص لوحات المعلومات والتحليلات لعرض مؤشرات الأداء الرئيسية الأكثر ملائمة لشركتك. يمكن للمستخدمين إنشاء تقارير محفوظة وأدوات لمراقبة الإنتاجية، الإيرادات، المهام المفتوحة، أو مقاييس الامتثال عند الحاجة.
إدارة المستندات والأتمتة: يمكن تخصيص قوالب المستندات (بما في ذلك الأتمتة المدعومة من HotDocs) لأتمتة عقود أو نماذج الملفات الخاصة بالشركة. يوفر التحكم بالإصدارات، وهياكل المجلدات، والمشاركة المزيد من التكيف.
إعدادات التقويم والمهام والإشعارات: تساعد فئات التقويم، وأنواع الأحداث المتكررة، والإشعارات/التنبيهات المخصصة على تكييف الجدولة ومتابعة القضايا مع متطلبات كل ممارسة.
CARET Legal تقدم تجربة تدريب ودعم للمستخدمين الجدد، مصممة لضمان انتقال سلس ونجاح مستمر:
مدير إعداد المشاريع المخصص: يتم تعيين مدير مشروع إعداد شخصي لكل شركة جديدة، يقود عملية الإعداد، ويساعد في تنسيق نقل البيانات، ويقدم خارطة طريق واضحة من البدء حتى الإطلاق الفعلي.
جلسات تدريب شخصية: توفر CARET Legal تدريبًا مباشرًا بقيادة مدربين مصمم خصيصًا حسب أدوار مختلفة بالشركة (محامين، سكرتارية، موظفي الفوترة). يمكن جدولة هذه الجلسات بناءً على تفرغ المستخدمين واحتياجات الشركة، مما يضمن راحة جميع أفراد الطاقم مع الميزات الرئيسية قبل الترحيل.
تدريب ذاتي عبر الإنترنت وندوات: بالإضافة للجلسات المباشرة، يوفر CARET Legal للمستخدمين وصولاً إلى ندوات مسجلة ومجموعة واسعة من الدورات عبر الإنترنت ذاتية التعلّم. يسمح ذلك للمستخدمين الجدد بالتعلم في أوقاتهم الخاصة أو الرجوع إلى المواد عند الحاجة.
موارد إعداد شاملة: تحصل الشركات على جولات وإرشادات وقوالب تفصيلية لاستيراد البيانات، إعداد سير العمل، تكوين المحاسبة، الفوترة، إدارة المستندات، وصلاحيات المستخدمين. تجعل هذه الموارد العملية أبسط وتقلل من تعقيد الإعداد.
دعم الانتقال الكامل: يساعد مدير مشروع الإعداد في الانتقال من البرامج السابقة، ويساعد المستخدمين في إعداد البيانات واستيرادها بشكل آمن وفعال، مع التحقق وحل المشاكل بشكل متواصل.
دعم واستجابة مستمرة: تظل قنوات دعم CARET Legal متاحة بعد الإطلاق، عبر الدردشة المباشرة أو البريد الإلكتروني أو الهاتف لأي استفسار أو مشكلات. يلاحظ العملاء أن خدمة الدعم مستجيبة وتمتاز بالمعرفة الكافية لحل المشكلات بسرعة.
تصميم يركز على المستخدم: تم بناء المنصة لتكون سهلة الاستخدام وبديهية، مما يقلل من منحنى التعلم، مع وجود مساعدات وأدلة ضمن التطبيق.
التعليم المستمر: يتم تحديث الوثائق والمقالات وقاعدة المعرفة والندوات لتبقي المستخدمين على اطلاع بشأن الميزات الجديدة وأفضل الممارسات وتحديثات المنصة. ويتوفر تدريب متخصص في مناطق المنتج الجديدة أو للمستخدمين المتقدمين عند الطلب.
CARET Legal تطبق مجموعة شاملة من تدابير الأمان لحماية بيانات الشركات القانونية والعميلين، بما يتماشى مع أفضل الممارسات لمنصات السحابة وSaaS القانونية:
تشفير البيانات: جميع المعلومات السرية—سواء أثناء النقل أو التخزين—يتم تشفيرها باستخدام بروتوكولات قياسية (مثل SSL/TLS)، لضمان بقاء البيانات آمنة أثناء النقل وبين الأجهزة وعند التخزين على الخوادم.
التحكم في الوصول حسب الدور: تعتمد CARET Legal ضوابط أذونات دقيقة جداً، مما يتيح للشركات التحكم في من يمكنه عرض أو تعديل بيانات معينة. يحد نهج “أقل امتياز” من المخاطر عن طريق منع الوصول غير المصرح به لملفات القضايا، البيانات المالية والتواصل.
سجلات التدقيق والتتبع: يحتفظ البرنامج بسجلات مفصلة للوصول إلى النظام وتغييرات المستندات وإجراءات المستخدمين. تزيد قابلية التدقيق من الامتثال لقواعد سرية الشركات القانونية، وتدعم حل النزاعات وتردع التعديلات غير المصرح بها.
أمان المستندات والتحكم في الإصدارات: يتم تتبع كل إجراءات التعامل مع المستندات، مع ضوابط قوية على الإصدارات لمنع الفقد، وتمكين الاسترداد، والحفاظ على النزاهة عند التعاون على الملفات القانونية.
استضافة سحابية آمنة: يتم استضافة البيانات الخاصة بـ CARET Legal في بيئات سحابية رائدة بمعايير عالية لحماية الشبكات، التكرار، واستعادة الكوارث. يتم مراقبة البنية التحتية السحابية للتهديدات وحمايتها عبر مستويات متعددة من الجدران النارية وأنظمة كشف التسلل.
المراقبة المستمرة والتحديثات: يتم تحديث ومراقبة المنصة باستمرار من أجل الثغرات. تعمل التحديثات وتصحيحات الأمان على تقليل مخاطر الاستغلال والحفاظ على الامتثال للمعايير المتغيرة تلقائيًا.
المصادقة ذات العاملين (2FA): يمكن تفعيلها لتتطلب خطوة تحقق ثانية بجانب اسم المستخدم وكلمة المرور، مما يضيف حاجزًا إضافيًا ضد الوصول غير المصرح به إلى الحسابات.
النسخ الاحتياطي والاسترداد: يتم إجراء نسخ احتياطية مشفرة بانتظام لضمان إمكانية استعاده بيانات الشركة والعملاء بسرعة في حالة الحذف العرضي أو فشل النظام، دون فقدان أي بيانات.
الامتثال للخصوصية: تلتزم CARET Legal بالقوانين المعمول بها مثل GDPR ومتطلبات نقابات المحامين، وتوضح بوضوح خيارات وحقوق تصدير البيانات وحذفها وإدارتها.
CARET Legal تعمل كمنصة حديثة لإدارة ممارسة المحاماة تعتمد على السحابة، مما يعني أن التحديثات يتم إصدارها بشكل منتظم ويتم إدارتها مركزيًا بواسطة فريق CARET للتطوير والمنتجات. تتبع المنصة الممارسات التالية لإدارة التحديثات والإصدارات:
تحديثات تلقائية عبر السحابة: جميع تحديثات البرنامج—بما في ذلك تحسينات الميزات، تصحيحات الأمان، إصلاحات الخلل، وتحسينات الامتثال—يتم نشرها تلقائيًا على الخادم. يحصل المستخدمون دائمًا على أحدث إصدار دون الحاجة إلى التنزيل أو التثبيت يدويًا.
إصدارات متكررة وسريعة: يتم إصدار التحديثات بشكل دوري، غالبًا بشكل متكرر أو مستمر (أحيانًا أسبوعيًا أو شهريًا). يمكن دمج ميزات أكبر أو تكاملات في إصدارات رئيسية دورية، بينما يتم دفع التحسينات الصغيرة والتصحيحات فور انتهاء العمل عليها.
غير معطلة وشفافة: تم تصميم التحديثات لتكون سلسة وغير تدخلية، دون تعطل أو توقف المستخدمين عن العمل. يتم إعلام المستخدمين بالميزات الجديدة الجوهرية، أو التغييرات، أو الصيانة المجدولة من خلال رسائل التطبيق، البريد الإلكتروني، أو تحديثات بوابة الحالة.
أمان وامتثال مستمر: يتم إعطاء الأولوية لتحديثات الأمان وتحسينات الامتثال التنظيمي ليتم نشرها بسرعة لضمان حماية البيانات واستمرار الامتثال القانوني.
CARET Legal تضع سياسة واضحة تركز على العميل بشأن ملكية البيانات وقابليتها للنقل، تماشيًا مع أفضل ممارسات الصناعة القانونية ولوائح خصوصية البيانات:
ملكية البيانات: جميع البيانات التي تدخلها شركات المحاماة ومستخدميها في CARET Legal—بما في ذلك سجلات العملاء، المستندات، معلومات الفوترة، والمراسلات—تظل ملكًا للشركة أو المستخدم. تعمل CARET Legal كمُعالج بيانات فقط، أي تخزن وتدير وتعالج المعلومات فقط لتقديم الخدمات، دون أن تطالب بملكية أو حقوق على بيانات العملاء. الشركة لا تبيع أو تشارك معلومات العملاء إلا عند الضرورة لتقديم ودعم المنصة.
الوصول والتحكم في البيانات: يحتفظ المستخدمون بالتحكم الكامل في بياناتهم. يمكن للشركات الوصول إلى معلوماتها وتحديثها وإدارتها في أي وقت من خلال منصة CARET Legal. تساعد الأذونات المعتمدة على الدور وسجلات التدقيق الشركات على التحكم بإحكام في من يدير الفئات المختلفة من البيانات داخل مؤسستهم.
قابليّة نقل البيانات: تدعم CARET Legal حق الشركات في نقل البيانات. عند الطلب (مثلًا عند نقل النظام أو مغادرة المنصة)، يمكن للعملاء تصدير بياناتهم في صيغ قابلة للقراءة آليًا مثل CSV أو PDF. تم تصميم هذه الميزة لتسهيل الانتقال السلس إذا قررت الشركة الانتقال إلى منصة أخرى أو الاحتفاظ بسجلات مستقلة.
الاحتفاظ بالبيانات والحذف: إذا أنهت شركة اشتراكها، توفر CARET Legal فترة زمنية—عادةً بناءً على العقد أو اللوائح—ليتمكن العميل من تصدير بياناته أو إنشاء نسخ احتياطية. بعد هذا الوقت، تحذف CARET Legal البيانات من أنظمتها حسب سياساتها للخصوصية والأمان، مع الامتثال لمتطلبات الحفاظ على البيانات القانونية والأخلاقية.
لا حبس للبائع: يجمع بين ملكية البيانات الواضحة وإمكانية التصدير وبروتوكولات الحذف لنضمن عدم وجود حواجز اصطناعية عند التحول لمورّد جديد أو للامتثال لقوانين إدارة البيانات إذا لزم الأمر.
CARET Legal مصممة لدعم قابلية التوسيع لشركات المحاماة مع تطور احتياجاتهم التنظيمية، سواء كان ذلك بإضافة أو تقليل المستخدمين، الميزات، أو مجالات العمل:
مرونة الاشتراك: تقدم CARET Legal خطط اشتراك تتيح للشركات إضافة أو إزالة مستخدمين بسهولة أو ضبط الوحدات أو زيادة مساحة التخزين وميزات الوصول حسب المتطلبات الحالية. يمكن إجراء الترقيات أو التخفيضات عادةً عبر الدعم الفني أو بوابة إدارة الحسابات، مع ملاءمة وصول البرنامج مع عدد الموظفين الفعليين واحتياجات العمل الحالية.
لا حبس للبائع: تحتفظ الشركات بملكية وقابلية نقل بياناتها بالكامل، لذا فإن تقليل حجم الشركة لا يعني فقدان الوصول للبيانات. يتم توفير تصدير البيانات بصيغ شائعة، وهناك سياسات واضحة للاحتفاظ بالبيانات وحذفها بعد إنهاء العقد.
إدارة الأدوار والأذونات: يمكن للشركات تعيين أو إلغاء أدوار المستخدمين والأذونات مع تغير الفرق، ملائمة مستويات الوصول لوظائف العمل. هذا يضمن أن الموظفين الجدد أو المغادرين لا يتطلبون تغيير النظام بالكامل—فقط تحديثًا للأذونات.
لا عقوبات لتقليل الحجم: بمراجعة شروط العقود وتعليقات العملاء، لا تفرض CARET Legal رسوم عقوبات لتقليل عدد المستخدمين أو تقليل الوظائف ضمن شروط اتفاقية الاشتراك الحالية. تصبح معظم التغييرات في مستوى الاشتراك سارية عند نهاية فترة الفوترة.
ترقيات سلسة: مع توسع شركتك—سواء بإضافة محامين جدد أو تخصصات جديدة أو احتياجات سير عمل أكثر تعقيدًا—يمكنك الترقية للوصول إلى ميزات إضافية (مثل مساحة تخزين أكبر، تحليلات متقدمة، تكاملات أكثر) في أي وقت، مع تطبيق مستويات الخدمة الجديدة فورًا أو عند التجديد التالي.
البنية التحتية السحابية: تعني بنية CARET Legal السحابية عدم وجود قيود متعلقة بالأجهزة أو البنية التحتية فيما يتعلق بالتوسيع. يمكن للشركات زيادة أو تقليل حجمها بسرعة دون الحاجة لإعادة تكوين تقنية المعلومات أو نقل البيانات.
شروط وأحكام تجديد وإلغاء العقود لـ CARET Legal بناءً على البيانات المتاحة، ممارسات الصناعة، والمعلومات الداعمة:
التجديد التلقائي: غالبًا ما تكون اتفاقيات الاشتراك مع CARET Legal (شهريًا أو سنويًا) مضبوطة على التجديد التلقائي في نهاية كل فترة دفع ما لم يتم اتخاذ إجراء للإلغاء.
إشعار التجديد: يُتوقع من العملاء عادة تقديم إشعار كتابي بعدم الرغبة في التجديد، قبل 30 يومًا من تاريخ التجديد للعقود السنوية، أو قبل الدورة التالية للدفع للخطط الشهرية.
تعديلات الاشتراك: يمكن للشركات تعديل عدد الرخص/المستخدمين، أو إضافة أو إزالة وحدات، أو ضبط مستوى الاشتراك قبل التجديد. تستغرق الترقيات أو التخفيضات عادةً إلى الدورة التالية أو عند التجديد.
تغييرات الأسعار والشروط: تحتفظ CARET Legal بحقها في تحديث شروط العقد، أو الأسعار، أو الميزات مع إشعار مسبق. استمرار الاستخدام بعد هذه التغيرات يعتبر قبولًا للشروط الجديدة.
لا عقوبات على تقليل الاشتراك: عادةً لا توجد رسوم عقوبات عند تقليل عدد المستخدمين أو الميزات، ويصبح هذا ساريًا في الدورة التالية للدفع.
كيفية الإلغاء: يجب تقديم الإلغاءات كتابيًا، عن طريق التواصل مع دعم CARET Legal أو عبر بوابة إدارة الحسابات للعملاء. عادة ما يُطلب تأكيد صريح من CARET Legal لإتمام عملية الإلغاء.
فترة الإشعار: تتطلب معظم العقود إشعارًا مسبقًا (عادةً 30 يومًا للباقات الشهرية، أو لفترة محددة للعقود السنوية) قبل الدورة التالية للدفع لتجنب التجديد التلقائي ورسومه.
رسوم الإلغاء: لا توجد عادةً رسوم عقوبات عند الإلغاء في نهاية العقد المتفق عليه. قد تُطبق رسوم للقسمة المبكرة إلا إذا تم الاتفاق على خلاف ذلك في العقد.
الاسترداد المالي: غالبًا لا تسترد CARET Legal رسوم الاشتراك المدفوعة بعد بدء فترة الفوترة. أي وقت غير مستخدم بعد الإلغاء عادةً غير مسترد، باستثناء الحالات التي يتم الاتفاق عليها في العقد.
الوصول إلى البيانات بعد الإلغاء: تحتفظ الشركات بإمكانية تصدير بياناتها لفترة محددة (يحددها العقد، غالبًا ما بين 30–90 يومًا) قبل تعطيل الحساب وحذف البيانات حسب سياسة الاحتفاظ بالبيانات لـ CARET Legal.
CARET Legal تفي بمجموعة شاملة من معايير الامتثال والشهادات لضمان أمان البيانات والخصوصية والامتثال التنظيمي لشركات المحاماة:
الامتثال لـ SOC 2: CARET Legal معتمدة من SOC 2، مما يعني أنها خضعت لتدقيقات مستقلة للتحقق من أنها تلتزم بمعايير صارمة للأمان والتوافر ونزاهة المعالجة وسرية وخصوصية بيانات العملاء. هذا معيار رئيسي لمنصات SaaS التي تتعامل مع معلومات حساسة.
الامتثال لـ SOC 1/ISAE 3402: بالإضافة إلى SOC 2، تحمل CARET Legal شهادة SOC 1/ISAE 3402، التي تشهد على عمليات السيطرة الداخلية المتعلقة بالتقارير المالية—وهو أمر بالغ الأهمية لإدارة المحاماة ووظائف المحاسبة.
ISO 27001 & ISO 9001: تستخدم الشركة بنية تحتية من Amazon Web Services (AWS)، وهي معتمدة بمعايير عالمية معترف بها، بما في ذلك ISO 27001 (إدارة أمان المعلومات) وISO 9001 (إدارة الجودة)، مما يضيف طبقات إضافية من الامتثال والأمان.
الامتثال لـ PCI DSS (معيار أمان بيانات صناعة بطاقات الدفع): CARET Legal متوافقة مع PCI DSS، مما يضمن معالجة آمنة لمعلومات الدفع، مثل بيانات بطاقات الائتمان، ضمن منصتها.
الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR): تلتزم CARET Legal بلوائح حماية البيانات العامة للاتحاد الأوروبي (GDPR)، مما يضمن حقوق المستخدمين في الوصول إلى بياناتهم الشخصية، حذفها، تصحيحها، وتصديرها، واحتراق بروتوكولات صارمة حول معالجة البيانات والخصوصية والإخطار في حالة خرق البيانات.
لوائح خصوصية البيانات الأمريكية: تم تصميم المنصة لدعم الامتثال للوائح خصوصية أخرى، مثل قوانين خصوصية الولايات الأمريكية (مثل CCPA في كاليفورنيا) ومتطلبات جمعيات المحامين المتعلقة بأمان البيانات والسرية وحساب الثقة.
معالجة البيانات وحقوق الموضوع: تمكن CARET Legal العملاء من تدقيق الامتثال سنويًا، والاستجابة لطلبات حالات البيانات (الوصول، الحذف، إلخ)، وتلقي إشعارات بأي خروقات للبيانات ضمن الأطر الزمنية القانونية المطابقة.
