الهدف: وضع نطاق المشروع، جمع المتطلبات، تحديد الأدوار، وتطوير الجدول الزمني.
الأنشطة: اجتماعات أصحاب المصلحة، تقييم البيانات، تحديد سير العمل، وتحديد الأهداف.
المدة: عادة من 2 إلى 4 أسابيع.
نقل البيانات والتكامل
الهدف: نقل البيانات الحالية (سجلات الطلاب، معلومات التسجيل، إلخ) إلى Alma.
الأنشطة: استخراج البيانات من الأنظمة الحالية، تنظيفها، رسم خرائطها، واستيرادها إلى Alma، وتكوين التكامل مع أنظمة المؤسسة الأخرى (أنظمة التعليم، الشؤون المالية، إلخ).
المدة: عادة ما بين 4 و8 أسابيع، حسب تعقيد وحجم البيانات.
تكوين النظام
الهدف: تخصيص Alma لتناسب سير العمل المحددة للمؤسسة.
الأنشطة: تكوين أدوار المستخدمين، الصلاحيات، سير العمل، الإشعارات، ونماذج التقارير.
المدة: من 2 إلى 4 أسابيع.
التدريب واختبار قبول المستخدم (UAT)
الهدف: تجهيز الموظفين بالمهارات اللازمة واختبار النظام في سيناريوهات واقعية.
الأنشطة: إقامة جلسات تدريبية، إنشاء موارد مساعدة، وتعديل التكوينات بناءً على ملاحظات UAT.
المدة: من 2 إلى 3 أسابيع
الانطلاق والدعم بعد التنفيذ
الهدف: إطلاق Alma للاستخدام اليومي واستقرار البيئة.
الأنشطة: الانتقال إلى البيئة الحية، مراقبة أداء النظام، معالجة القضايا، وتوفير الدعم المستمر.
المدة: من 1 إلى 2 أسبوع.
Customisation
سير عمل قابل للتكوين: يمكن للمؤسسات تعديل سير العمل المتعلقة بالقبول والتسجيل والتقييم وإعداد التقارير.
الوصول بناءً على الدور: إمكانية تخصيص أدوار المستخدمين وصلاحياتهم
حقول البيانات والنماذج: إمكانية إضافة أو تعديل حقول البيانات، النماذج، وواجهات المستخدم.
التكاملات: يدعم Alma التكامل مع أنظمة المؤسسات الأخرى مثل أنظمة إدارة التعلم، الأنظمة المالية، وأدوات التواصل.
العمليات المؤتمتة: يمكن إعداد قواعد أتمتة مخصصة للإشعارات والتنبيهات أو تحديثات البيانات.
واجهات برمجة التطبيقات والتوسعات: يوفر Alma واجهات برمجة التطبيقات لتطوير تطبيقات مخصصة أو تكامل مع أطراف ثالثة.
Additional Costs
يذكر العديد من المؤسسات أن خيارات إعداد Alma الشاملة تتيح تغطية أكثر من 80% من احتياجاتهم دون الحاجة إلى الكثير من البرمجة.
لأغراض التخصيص العميق أو سير العمل المعقدة، قد يتطلب الأمر تطويرًا مخصصًا أو علامة بيضاء.
يوفر Alma أيضًا سوقًا للإضافات والتوسعات.
Training
الإعداد الأولي: يشمل جلسات تدريب مباشرة أو افتراضية تغطي الوظائف الأساسية مثل إدخال البيانات، سير العمل، إعداد التقارير، والتنقل في النظام.
تدريب مخصص: يمكن تخصيص الجلسات لأدوار معينة (مديرين، موظفين، أعضاء هيئة تدريس، إلخ).
موارد التعلم الذاتي: إمكانية الوصول إلى قاعدة معرفية، أدلة المستخدم، فيديوهات تعليمية، وأسئلة متكررة.
ورش العمل والندوات الإلكترونية: ندوات عبر الإنترنت منتظمة للميزات الجديدة أو المواضيع المتقدمة.
الشهادات: فرص للموظفين للحصول على شهادات المنتج لتعزيز الكفاءة.
خدمات الدعم:
مدير نجاح العملاء المخصص: يتم تعيينه للمساعدة في الإعداد، أفضل الممارسات، وحل المشكلات.
مكتب المساعدة: الوصول إلى الدعم الفني عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف أو نظام التذاكر، متاح خلال ساعات العمل.
المجتمع ومنتديات المستخدمين: دعم من الأقران وتبادل أفضل الممارسات.
التعليم المستمر: دورات تدريبية دورية ومحدثة متوافقة مع الإصدارات الجديدة.
خيارات دعم إضافية:
تدريب ميداني للمؤسسات الكبيرة.
استشارات مخصصة لتحسين العمليات المحددة.
Security Measures
تشفير البيانات: يستخدم SSL/TLS للبيانات أثناء النقل وتشفير عند التخزين.
ضوابط الوصول: تضمن أذونات بناءً على الدور أن المستخدمين يمكنهم فقط الوصول إلى البيانات ذات الصلة بمسؤولياتهم.
بروتوكولات المصادقة: يدعم تسجيل الدخول المفرد (SSO)، LDAP، والمصادقة الثنائية (MFA).
مراجعات أمان منتظمة: يتم إجراؤها لتحديد ومعالجة الثغرات الأمنية المحتملة
الامتثال: يمتثل لقوانين خصوصية البيانات مثل FERPA و GDPR والقوانين المحلية الأخرى.
سجلات التدقيق: تتبع جميع أنشطة النظام لتعزيز المساءلة والامتثال.
الأمان الفعلي: مراكز بيانات بها تدابير أمان فعلية صارمة.
Updates
جدول التحديثات: عادةً ما يصدر Alma تحديثات كل 4-6 أسابيع بنموذج تسليم مستمر.
إدارة النشر: يتم إكمال التحديثات بسلاسة، مع تعطيل طفيف غالبًا.
اختبار ما قبل النشر: يتم عادة اختبار التحديثات الكبرى في بيئة ساحة لعب قبل نشرها في الإنتاج.
الاتصال: يتم إعلام المؤسسات مسبقًا بالتحديثات القادمة والميزات الجديدة.
التدريب على الميزات الجديدة: يتم توفير موارد تعليمية أو إحاطات لتعريف المستخدمين بالتحديثات.
إدارة التغيير: تساعد فرق الدعم المؤسسات في تكييف سير العمل أو الإعدادات حسب الحاجة.
Data Ownership and Portability
ملكية البيانات: تؤكد Alma SIS على أن المؤسسة تحتفظ بالملكية الكاملة لبياناتها — سجلات الطلاب والمعاملات والمعلومات المؤسسية الأخرى المخزنة في النظام.
الوصول إلى البيانات وتصديرها: يحق للمؤسسات تصدير بياناتها في أي وقت، عادةً من خلال تنسيقات بيانات موحدة مثل CSV، XML، أو تكاملات API مخصصة.
قابلية نقل البيانات: يدعم Alma قابلية نقل البيانات، مما يضمن إمكانية استرجاع المؤسسات لبياناتها بصيغة قابلة للاستخدام لأغراض النقل أو التحليل.
الاحتفاظ بالبيانات والحذف: عند انتهاء العقد، يؤكد Alma عادة حذف البيانات بما يتوافق مع سياسات الخصوصية والمتطلبات التنظيمية، مع منح المؤسسة الوصول الكامل خلال فترة العقد.
Scaling Up / Down
نماذج الاشتراك المرنة: يقدم Alma تراخيص وخطط استخدام قابلة للتوسع يمكن تعديلها بناءً على حجم المؤسسة أو احتياجاتها.
التوسع: إضافة وحدات جديدة أو مستخدمين أو توسيع سعة النظام يكون عامة بسيطًا، وغالبًا يتطلب مراجعة رسمية واتفاقية محدثة.
التقليل: يمكن للمؤسسات تقليل عدد المستخدمين أو تعطيل وحدات معينة، وغالبًا ما تكون الشروط موضحة في اتفاقية الخدمة.
تعديلات التكلفة: عادة ما تنعكس التغييرات في النطاق في رسوم الترخيص أو الاشتراك المحدثة، مع إمكانية الفواتير التناسبية أثناء تعديلات العقد.
The terms & conditions for contract renewal and cancellation
شروط التجديد: تكون العقود غالبًا سنوية، مع التجديد التلقائي ما لم يقدم أي من الطرفين إشعارًا بعدم التجديد. تتم مفاوضات التجديد بناءً على الشروط الحالية أو المعدلة.
فترة الإشعار: عادة ما يتطلب إشعار مسبق من 30 إلى 90 يومًا للتجديد أو الإلغاء (حسب الاتفاقية).
الإلغاء: يمكن للمؤسسات الإلغاء في نهاية مدة العقد، وفقًا لمتطلبات الإشعار المحددة، مع احتمالية وجود رسوم إلغاء مبكر لبعض الاتفاقيات.
البيانات والدعم بعد الإلغاء: يتعهد Alma بتقديم خيارات تصدير البيانات والدعم لتسهيل عملية الانتقال أو استرجاع البيانات بعد انتهاء العقد.
مفاوضات التجديد: تتم مراجعة الشروط والأسعار والنطاق عادة عند التجديد، مع تعديلات يتم التفاوض عليها بناءً على الاستخدام والاحتياجات.
Compliance
FERPA (قانون حقوق وخصوصية الأسرة في التعليم): يضمن حقوق خصوصية الطلاب في الولايات المتحدة.
GDPR (اللائحة العامة لحماية البيانات): يفي بمتطلبات الخصوصية في الاتحاد الأوروبي فيما يتعلق بمعالجة البيانات والحقوق.
شهادات ISO: غالبًا ما يمتثل لمعيار ISO 27001 لإدارة أمن المعلومات.
تقارير SOC: قد يحمل تقارير SOC 2 أو SOC 3 التي تتحقق من ضوابط الأمان، وتوافر الخدمة، ونزاهة المعالجة، والسرية، والخصوصية.
سياسات أمان البيانات والخصوصية: متوافقة مع أفضل الممارسات الصناعية والقوانين الإقليمية للبيانات.
