عادةً ما يتضمن سير تنفيذ أفينيتيف ما يلي:
الاستشارة الأولية وتقييم الاحتياجات: تبدأ أفينيتيف بالعمل عن كثب مع الوكالة أو العميل لفهم متطلباتهم، أهدافهم، وسير العمل الحالي، لضمان اختيار الحلول المناسبة وتخصيصها لتحقيق أقصى فائدة.
تخطيط المشروع وتحديد الأدوار: يتم تعيين مستشار إعداد مخصص كنقطة الاتصال الرئيسية. يتم استخدام أفضل ممارسات إدارة المشاريع لتحديد الجداول الزمنية، توزيع الأدوار، وتنسيق الفرق الداخلية وفريق العميل لضمان عملية تنفيذ سلسة.
إعداد وتخصيص البرنامج: يجمع فريق أفينيتيف الإعدادات اللازمة ويخصص البرنامج لتلبية احتياجات العميل المحددة. قد يشمل ذلك دمج الأنظمة الحالية، ترحيل البيانات، وتكوين الميزات لتتوافق مع عمليات الوكالة.
التدريب والدعم: يتم توفير تدريب شامل لموظفي الوكالة، بما في ذلك خطط تدريب مخصصة، جلسات افتراضية، وتدريب ووجاهي حسب الحاجة. يظل مستشار الإعداد متاحاً للدعم خلال فترة التبني الأولى لضمان راحة المستخدمين.
تشغيل النظام والانتقال: بعد إعداد البرنامج بنجاح وتقديم التدريب، يتم تشغيل البرنامج للاستخدام اليومي. يدعم مستشار الإعداد الوكالة لفترة انتقالية قصيرة قبل تحويل العميل إلى ممثل الحساب الدائم الخاص بهم.
تم تصميم حلول برامج أفينيتيف بدرجة عالية من التخصيص لتلبية الاحتياجات الفريدة للوكالات الفردية ومجموعات الوكالات. تقدم منصتهم مجموعة من الأدوات والميزات القابلة للتكوين التي يمكن تخصيصها لتتوافق مع الأهداف التجارية المحددة، سير العمل التشغيلي، واستراتيجيات تفاعل العملاء.
أدوات مخصصة وحلول معيارية: تؤكد أفينيتيف أن حلولها ليست واحدة تناسب الجميع. يعملون بشكل تعاوني مع الوكالات لتحديد مجالات الفرص وتنفيذ الأدوات التي تعالج التحديات المحددة في المبيعات والخدمة والاحتفاظ بالعملاء. يسمح هذا النهج بإجراء تعديلات بسيطة على العمليات أو تغييرات تشغيلية كبيرة، مما يضمن أن الحلول المنفذة متوافقة مع أهداف الوكالة.
لوحة معلومات DealerLens®: توفر لوحة معلومات DealerLens® إشرافًا واسعًا على عمليات الوكالة والمجموعة، وتعرض البيانات عبر عناصر واجهة مستخدم قابلة للتخصيص بناءً على المعلومات التي يرغب كل تاجر في تلقيها. يمكن للوكلاء عرض ملخصات لأعمالهم، مقارنة الوكالات داخل المجموعة، والوصول إلى عروض مقسمة إلى مجالات رئيسية للأعمال مع عرض رأس مخصص. تشمل التحسينات الأخيرة لوحات معلومات جديدة للمبيعات والخدمات، وأكثر من 50 مؤشر أداء رئيسي فريد، وإمكانية دمج البيانات من مصادر خارجية متعددة، مما يسمح بعرض مخصص وشامل للعمليات.
منصة XRM CRM: يقدم منصة XRM من أفينيتيف أكثر من 140 نقطة تكامل، مما يمكّن الوكالات من بناء حل CRM مخصص لاحتياجاتهم الفريدة. تتيح المنصة تخصيص طرق التواصل (البريد الإلكتروني، الرسائل النصية، المكالمات الهاتفية) وفترات الوقت المناسبة، مما يسهل استراتيجيات تفاعل عملاء مخصصة. بالإضافة إلى ذلك، توفر XRM إمكانية الوصول إلى حوافز الشركة المصنعة وبيانات برامج المصنع، مما يضمن توافق جهود المبيعات مع عروض الشركات المصنعة.
AutoLoop MPI: تتضمن أداة AutoLoop MPI™ ميزات قابلة للتخصيص تعزز عمليات ممر الخدمة. يمكن للمستخدمين تخصيص إعدادات الإشعارات، تعيين تنبيهات ملونة لحالات الفحص، وتكوين سير عمل الفحص لتتوافق مع عمليات الوكالة المحددة. تساعد خيارات التخصيص هذه في تحسين الكفاءة وضمان توافق عمليات الخدمة مع معايير الوكالة.
توفر أفينيتيف تدريبًا ودعمًا لضمان قدرة المستخدمين الجدد على استخدام حلول برامجهم بفعالية. يشتمل نهجهم على إعداد منظم، تعليم مستمر، ودعم مخصص، مصمم لتلبية احتياجات كل وكالة بشكل فريد.
إعداد منظم وموارد تدريبية:
تقدم أفينيتيف مجموعة من الموارد التدريبية المصممة لتسهيل عملية إعداد المستخدمين الجدد. يتضمن ذلك:
موارد تدريبية عبر الويبينار: تقدم أفينيتيف ويبينارات ترشد مندوبي المبيعات أو ممثلي مركز الاتصال الجدد خلال الميزات الأساسية لمنصاتهم، مثل XRM. تُستخدم هذه الجلسات كتدريب أولي وكدورات تنشيطية للموظفين الحاليين.
أدلة المستخدم ومقاطع الفيديو التدريبية: لدعم التعلم الذاتي، تقدم أفينيتيف أدلة مستخدم مصحوبة بمقاطع فيديو تدريبية. توضح هذه المواد الميزات الرئيسية لمنتجاتهم، مثل أداة تحسين الاقتباسات، مما يمكّن المستخدمين من إتقان الوظائف وفقًا لراحتهم.
الدعم المستمر وإدارة الأداء
بالإضافة إلى التدريب الأولي، تركز أفينيتيف على الدعم المستمر لتعظيم استخدام المنتج:
مدراء حسابات مخصصون: يتم تعيين مدير حساب لكل وكالة يتواصل باستمرار، مقدمًا إرشادات متخصصة لضمان الاستخدام الأمثل وتحسين الأداء بشكل مستمر.
فريق دعم متعدد المستويات: يشمل هيكل الدعم في أفينيتيف فريق متعدد المستويات متاحًا للمساعدة في أي مشكلات أو استفسارات، مما يضمن حصول المستخدمين على المساعدة عند الحاجة.
تدريب مخصص للأدوار المحددة
مع الأخذ في الاعتبار التنوع في الأدوار داخل الوكالة، تخصص أفينيتيف برامج التدريب لتلبية المسؤوليات المحددة:
فنيي الخدمة: تغطي برامج التدريب الجوانب الفنية وخدمة العملاء، مما يضمن استعداد الفنيين للتعامل مع واجباتهم بشكل فعال.
تنفذ أفينيتيف مجموعة من التدابير الأمنية لحماية بيانات العملاء، مع ضمان الامتثال لمعايير الصناعة واللوائح. تشمل هذه التدابير الإجراءات الإدارية والتقنية والمادية المصممة للحماية من الدخول غير المصرح به والانتهاكات الأمنية وغيرها من التهديدات المحتملة.
الإجراءات الإدارية والتقنية: تستخدم أفينيتيف إجراءات وتقنيات تجارية مناسبة لمنع الدخول غير المصرح به إلى معلومات العملاء. يشمل ذلك الحفاظ على تدابير إدارية، مادية، وتقنية مناسبة لحماية البيانات من التدمير، الفقدان، الدخول غير المصرح به أو التغيير. تضمن الشركة أن جميع البيانات تتم معالجتها بما يتماشى مع القوانين واللوائح المعمول بها المتعلقة بالخصوصية والأمان.
معالجة البيانات والامتثال: تتماشى ممارسات معالجة البيانات لدى أفينيتيف مع المتطلبات القانونية مثل قانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA). تعمل الشركة كمزود خدمة بموجب CCPA، وتتعهد بعدم الاحتفاظ أو استخدام أو الكشف عن المعلومات الشخصية لأغراض تتجاوز نطاق الخدمات المقدمة. تلتزم أفينيتيف أيضًا بتعليمات العملاء بشأن معالجة البيانات وامتثالها لجميع القوانين واللوائح المعمول بها المتعلقة بالخصوصية والأمان.
تحتفظ أفينيتيف بسياسات واضحة بشأن ملكية البيانات وقابليتها للنقل لضمان أن الوكالات تحتفظ بالسيطرة على معلوماتها الخاصة مع تمكين تقديم الخدمة بفعالية.
ملكية البيانات: تعترف أفينيتيف صراحة بأن الوكالات تملك جميع بيانات العملاء والوكالات المدخلة في أنظمة إدارة الوكالات(DMS). يشمل ذلك معلومات العملاء الفردية وبيانات الوكالة المحددة. دور أفينيتيف هو الوصول إلى هذه البيانات ومعالجتها فقط لتقديم الخدمات المتفق عليها.
بينما قد تستخدم أفينيتيف بيانات مجهولة الهوية أو مجمعة لتحسين خدماتها، يقتصر هذا الاستخدام على أغراض محددة مثل تحسين الخدمة ولا ينتهك حقوق ملكية الوكالة.
قابلية نقل البيانات: لا تحدد شروط وأحكام أفينيتيف صراحة إجراءات قابلية نقل البيانات. ومع ذلك، نظرًا لأن الوكالات تحتفظ بملكية بياناتها، يمكنها طلب تصدير البيانات أو نقلها حسب الحاجة. تلتزم أفينيتيف بالامتثال لجميع القوانين المعمول بها وتعليمات العملاء بشأن التعامل مع البيانات، والتي تشمل تسهيل طلبات قابلية نقل البيانات.
توفر أفينيتيف شروطًا مرنة لاستيعاب الاحتياجات المتغيرة للوكالات، مما يسمح بتوسيع أو تقليص الخدمات. ومع ذلك، قد تنطبق أحكام تعاقدية ورسوم معينة اعتمادًا على طبيعة وتوقيت هذه التغييرات.
توسيع الخدمات: يمكن للوكالات تعزيز عروض خدماتها عن طريق إضافة منتجات أو ميزات جديدة. عادة ما يتم توثيق هذه الإضافات من خلال عروض الأسعار أو نماذج الطلب المحدثة. من المهم ملاحظة أن أي تغييرات في المنتجات أو الحزم قد تتكبد رسوم تغيير. بالإضافة إلى ذلك، تستحق تكاليف التكامل المرتبطة بالخدمات الجديدة عند التفعيل، بغض النظر عن موعد بدء الوكالة في استخدام التكامل. قد تقوم أفينيتيف أيضًا بتعديل رسوم الاستحواذ على البيانات الشهرية والرسوم المرتبطة بها في أي وقت، مع إخطار التغييرات عبر الفاتورة.
تقليل الخدمات:
يتطلب تقليل الخدمات أو إلغاء عروض معينة مراعاة شروط العقد:
الإنهاء المبكر: إذا قررت الوكالة إنهاء خدمة قبل نهاية المدة الأولية أو التجديد، يتعين عليها دفع الرسوم المتبقية للمدة المتعاقد عليها، بغض النظر عن استخدام الخدمة.
عدم التجديد: لمنع التجديد التلقائي للخدمات، يجب على الوكالات تقديم إشعار خطي بعدم رغبتها في التجديد قبل ثلاثين (30) يومًا من انتهاء المدة الحالية. في حال عدم تقديم هذا الإشعار، ستجدد الخدمات تلقائيًا لمدة ثلاثين يومًا متتالية بأسعار أفينيتيف المحدثة.
اعتبارات تكامل DMS
يمكن أن تؤثر التغييرات على نظام إدارة الوكالة (DMS) في وظيفة الخدمة:
فقدان التكامل: إذا فقد برنامج أفينيتيف تكامله مع DMS الخاص بالوكالة بسبب تغييرات من قبل مزود DMS، فلدى أفينيتيف ثلاثون (30) يومًا لاستعادة التكامل. إذا فشلت في ذلك، يمكن للوكالة إنهاء الخدمات المتأثرة بتوفير إشعار.
توضح شروط وأحكام أفينيتيف لتجديد العقود وإلغائها الهيكلية لتوفير الوضوح للوكالات التي تتعامل مع برامجها وخدماتها. فيما يلي نظرة عامة مفصلة على هذه الشروط:
شروط تجديد العقد
الفترة الأولية: يبدأ كل عرض برنامج أو خدمة من أفينيتيف غالبًا بفترة أولية مدتها اثنا عشر (12) شهرًا، ما لم ينص خلاف ذلك في عرض السعر أو نموذج الطلب.
التجديد التلقائي: بعد الفترة الأولية، يتم تجديد الاتفاقية تلقائيًا لفترات متتالية مدتها ثلاثون (30) يومًا. يستمر هذا التجديد التلقائي ما لم يقدم العميل إشعارًا خطيًا بعدم رغبته في التجديد قبل ثلاثين (30) يومًا من انتهاء الفترة الحالية.
أسعار التجديد: تخضع التجديدات لأسعار أفينيتيف القياسية الحالية. يجب أن يكون العملاء على علم بأن هذه الأسعار قد تختلف عن أسعار الفترة الأولية.
شروط إلغاء العقد
الإلغاء المبكر من قبل العميل: إذا اختار العميل إنهاء العقد قبل نهاية الفترة الأولية أو أي فترة تجديد، يكون ملزمًا بدفع الرسوم المتبقية للفترة المتعاقد عليها، بغض النظر عن استخدام الخدمات.
الإنهاء للأسباب من أفينيتيف: تحتفظ أفينيتيف بالحق في إنهاء الاتفاقية فورًا عند بعض الشروط، بما في ذلك:
أي خرق للاتفاقية من قبل العميل يستمر لمدة ثلاثين (30) يومًا بعد الإشعار.
الخرق المتعلق بالسرية أو الخصوصية أو الأقسام المحددة في الشروط الرئيسية.
انتهاكات القانون أو حقوق الملكية الفكرية لأفينيتيف.
بيع أو نقل العميل لأصول تتعلق بالاتفاقية دون إذن خطي مسبق.
إفلاس العميل أو حله أو تصفيته.
الإنهاء للراحة من أفينيتيف: يمكن لأفينيتيف إنهاء الاتفاقية لأي سبب من خلال تقديم إشعار مدته ثلاثون (30) يومًا إلى العميل. في هذه الحالات، ستعيد أفينيتيف أي رصيد غير مستخدم من الرسوم المدفوعة مقدمًا لخدمات بعد تاريخ الإنهاء.
اعتبارات إضافية
الالتزامات المالية: عند الإنهاء، تصبح أي رسوم مستحقة، بما في ذلك الرسوم للفترة المتبقية في حالات الإنهاء المبكر من قبل العميل، مستحقة الدفع فورًا.
تعليق الخدمة: إذا ظلت الرسوم غير مدفوعة بعد خمسة عشر (15) يومًا من تاريخ الاستحقاق، يمكن لأفينيتيف تعليق الخدمات بعد تقديم إشعار خطي وفترة مدتها عشرة (10) أيام لتسديد الدفعة المتأخرة. يجب دفع رسوم إعادة الاتصال بقيمة 500 دولار، بالإضافة إلى جميع الأرصدة المتأخرة والرسوم المتأخرة، لاستئناف الخدمات.
تم تصميم برامج وخدمات أفينيتيف للامتثال لمجموعة من المعايير القانونية والتنظيمية، وخاصة تلك المتعلقة بخصوصية البيانات والأمان والاتصالات التسويقية. بينما لا تعلن الشركة عن شهادات محددة مثل ISO 27001 أو SOC 2، إلا أن التزاماتها التعاقدية وسياسات الخصوصية تشير إلى الامتثال لعدة أطر امتثال رئيسية.
خصوصية البيانات والأمان: تلتزم أفينيتيف باستخدام جهود تجارية معقولة لحماية خصوصية وأمان جميع بيانات العملاء. يتضمن ذلك تنفيذ تدابير إدارية، مادية، وتقنية مناسبة لمنع الوصول غير المصرح به أو فقدان أو تغيير البيانات. كما توافق الشركة على الامتثال لجميع القوانين واللوائح والأنظمة المعمول بها المتعلقة بخصوصية وأمان بيانات العملاء التي تمتلكها أو تعالجها أفينيتيف.
قانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA): بموجب CCPA، تعمل أفينيتيف كمزود خدمة، مما يستلزم التزامات خاصة في التعامل مع المعلومات الشخصية. يُحظر على أفينيتيف الاحتفاظ أو استخدام أو الكشف عن المعلومات الشخصية لسكان كاليفورنيا لأي غرض غير أداء الأغراض التجارية المحددة في اتفاقيات الخدمة. ويشمل ذلك الامتناع عن استخدام هذه المعلومات لأغراض تجارية تتجاوز نطاق الخدمات المقدمة.
امتثال التسويق: تم تصميم ممارسات أفينيتيف التسويقية لتتوافق مع اللوائح الفيدرالية مثل قانون CAN-SPAM وقواعد لجنة التجارة الفيدرالية (FTC) لـ "عدم الاتصال". تحتفظ الشركة بقوائم "عدم الاتصال" و"عدم البريد" و"عدم البريد الإلكتروني" الخاصة بكل عميل وتستخدم جهودًا معقولة للتحقق من هذه القوائم قبل بدء أي اتصال. كما توافق أفينيتيف على الامتثال لجميع تعليمات العملاء بشأن الامتثال للقوانين أو اللوائح المعمول بها في جهودها التسويقية.
