Abacus Pharmacy Plus عملية التنفيذ النموذجية:
الاستشارة وتقييم الاحتياجات: تبدأ عملية التنفيذ بفهم احتياجات الصيدلية الفريدة، تدفقات العمل، وتوافق الأجهزة لتخصيص الإعداد لبيئة التشغيل الخاصة بك.
تثبيت النظام والإعداد: يتم تثبيت Abacus Pharmacy Plus على أنظمتك (سحابية أو محلية)، مع توصيل الأجهزة ذات الصلة مثل ماسحات الباركود، نقاط البيع، الطابعات، والأجهزة لإدارة المخزون والتوصيل. يتضمن التكوين الأولي تفاصيل الصيدلية، معرفات المستخدمين، الأدوار، وإعدادات الأمان.
تخصيص البيانات والتحضير: يقوم فريقك بإدخال أو استيراد بيانات المرضى، الواصفين، والمخزون. يمكن للنظام التحميل المسبق لآلاف من إدخالات NDC و OTC لبدء التشغيل السريع. يتم تكوين نماذج مخصصة، قوالب الملصقات، وخيارات سير العمل حسب تفضيلاتك.
التدريب: يتم تدريب الموظفين على الوظائف الرئيسية بمواد تدريب سهلة المتابعة وأدلة فيديو مدمجة. يشمل التدريب معالجة الوصفات اليومية، تدفقات العمل الجديدة/التجديد، إدارة المخزون، طباعة الملصقات، المطالبات، وحل المشكلات. يسمح التصميم البديهي بالتدريب السريع، حتى للموظفين الجدد.
الاختبار والتحقق: يتم اختبار الوصفات الطبية والعمليات الأساسية من البداية إلى النهاية (إدخال الطلبات، إدارة تدفق العمل، الفوترة، تقديم المطالبات، إلخ) لضمان التشغيل السلس واكتشاف أي مشاكل في الإعداد قبل التشغيل الكامل.
التشغيل المباشر: بعد الاختبار الناجح، تنتقل الصيدلية الخاصة بك إلى التشغيل الكامل، باستخدام نظام Abacus Pharmacy Plus لإدارة جميع الوصفات والمخزون.
Abacus Pharmacy Plus يقدم تخصيصًا واسع النطاق ليتناسب مع احتياجات أعمال الصيدليات المتنوعة. فيما يلي النقاط الرئيسية حول قابليته للتكوين:
تفضيلات النظام القابلة للتكوين: يمكن تخصيص البرنامج عبر شاشة تفضيلات التكوين الشاملة، مما يمكّن الصيدليات من تكييف جميع الجوانب تقريبًا - الإعداد، تدفقات العمل، الإشعارات، النماذج، وإعدادات التشغيل - في أي وقت لتتوافق مع المتطلبات المتغيرة.
وحدات متخصصة لأنواع الصيدليات المتعددة: يتضمن Abacus Pharmacy Plus وحدات وتكوينات مخصصة للبيع بالتجزئة، الرعاية طويلة الأجل، التركيب، المستشفيات، الطلبات البريدية، وصيدليات التخصص. يمكن لكل قسم تفعيل أو إخفاء الميزات حسب الحاجة، مما يضمن عرض تدفقات العمل والتقارير ذات الصلة فقط لنوع النشاط التجاري المحدد.
قوالب الملصقات والمستندات المخصصة: يمكن للصيدليات تصميم أو اختيار من بين عدة خيارات لملصقات الوصفات الطبية (ليزر / حراري)، وطباعة نماذج مخصصة، وإنشاء قوالب لمعالجة المجموعة أو التركيب المصممة خصيصًا لعملياتها.
إعدادات تدفق العمل المرنة: يمكن تفعيل أو تعديل وظائف مثل ملء الدورة، معالجة المجموعة، إدارة الانتظار، وإدخال الطلبات لتناسب تدفق عمل المنشأة، مما يدعم التعديلات لساعات العمل الفريدة، والعمليات متعددة المواقع، أو سيناريوهات معالجة الوصفات المخصصة.
قواعد التسعير والفوترة: يمكن للأعمال تحديد هياكل تسعير مخصصة حسب فئة الدواء، خطة التأمين، أو شريحة المريض، مما يدعم الفوترة المعقدة للطرف الثالث، والخصومات النقدية، أو التسعير الجماعي.
دعم متعدد المتاجر والمرافق: المنصة قابلة للتكيف للمتاجر المنفردة أو سلاسل المتاجر المتعددة، مع إعدادات مستخدم مركزية أو غير مركزية، تقارير مخصصة حسب الموقع، وتكوين للجرد والفوترة الفريد لكل موقع.
تخصيص إدارة الطلبات والمخزون: يمكن للصيدليات تكوين تفضيلات إدارة المخزون، نقاط إعادة الطلب التلقائية، خيارات الباركود، وتعيين حدود مخصصة لتنبيهات انتهاء الصلاحية أو التحذيرات من انخفاض المخزون، بما يتماشى تمامًا مع إجراءات التشغيل الداخلية.
أدوار المستخدم والأمان: يوفر النظام أدوار مستخدم وصلاحيات قابلة للتخصيص، مما يسمح فقط بالإجراءات المعتمدة لكل عضو طاقم، مرتبطة بالبروتوكولات والاهتمامات الخصوصية الخاصة بكل صيدلية.
الإشعارات والرسائل التلقائية: تتوفر تدفقات العمل التلقائية للتواصل النصي / البريد الإلكتروني للتجديدات، تنبيهات الاستلام، وتفاعل العملاء، مع قوالب قابلة للتعديل حسب تفضيلات الأعمال.
مرونة التكامل: يتكامل Abacus Pharmacy Plus مع مجموعة واسعة من الأجهزة (ماسحات الباركود، نقاط البيع، الروبوتات، التصوير، إلخ) وأنظمة البرمجيات الخارجية للوصفات الإلكترونية، فوترة التأمين، أو التقارير المتخصصة، مع واجهات بائعين قابلة للتكوين ورسم خرائط تكامل مخصصة.
تقارير وتحليلات مخصصة: يمكن للصيدليات إنشاء تقارير مخصصة حسب أي معلمة (المخزون، الفوترة، الواصف، المرفق، نوع الدواء، إلخ)، مما يدعم اتخاذ القرار بناءً على البيانات لأي نموذج أعمال.
تخصيص الوصفة الطبية الفوري: تتيح المنصة تعديلات سريعة على الوصفات الطبية، التجديدات، التسعير، خطط التأمين، وملفات تعريف المرضى مباشرة من سير العمل، مما يدعم القواعد الخاصة بالصيدلية للبرامج الاستثنائية أو الخاصة.
دعم متعدد اللغات وأدوات التواصل: تخصيص علامات الوصفات الطبية متعددة اللغات والتواصل مع المرضى يزيد من سهولة الوصول لعملاءات متنوعة.
Abacus Pharmacy Plus يقدم تدريبًا ودعمًا قويًا لضمان قدرة المستخدمين الجدد على تبني النظام وتشغيله بثقة:
تنسيقات تدريب متعددة: يمكن للصيدليات الجديدة الوصول إلى التدريب عبر عدة خيارات ملائمة، بما في ذلك التدريب في الموقع، عن بُعد (افتراضي)، أو عبر الإنترنت، بناءً على ما يناسب تدفق العمل وتوفر الموظفين بشكل أفضل.
فيديوهات التدريب والإرشادات المدمجة: يتضمن النظام فيديوهات تدريبية ومواد توثيقية سهلة المتابعة، مما يجعل من السريع للموظفين الجدد تعلم الوظائف الأساسية مثل معالجة الوصفات، إدارة المخزون، POS، الفوترة، والتعامل مع المطالبات.
أدلة المستخدم خطوة بخطوة: تساعد أدلة المستخدم المفصلة وأدلة البداية السريعة الموظفين على التنقل في جميع ميزات المنصة، من إعداد ملفات تعريف المرضى إلى إدارة تدفقات العمل.
واجهة بديهية لتدريب سريع: يسمح تصميم البرنامج السهل للمستخدم للفريق بالتدريب بسرعة وسهولة - حيث يُبلغ المستخدمون باستمرار أن حتى أولئك الجدد على برامج الصيدلة يمكنهم أن يصبحوا ماهرين بسرعة.
فريق دعم عملاء مخصص: يُعرف مركز المساعدة في AbacusRx بأنه يمكن الوصول إليه ويستجيب بسرعة، متعاملًا مع الأسئلة، وحل مشاكل البرامج، والمساعدة في التخصيص أو تغييرات تدفق العمل.
قنوات الدعم: يتوفر الدعم عبر الهاتف، البريد الإلكتروني، والقنوات الإلكترونية. يوفر الفريق المساعدة المباشرة قبل وأثناء وبعد التنفيذ، بحيث لا يُترك المستخدمون الجدد بدون دعم.
مساعدة متواصلة بعد التنفيذ: بعد التشغيل، تحصل الصيدليات على دعم مستمر لحل المشاكل وتحسين الاستخدام والمساعدة في مزيد من التدريب أو تعديلات النظام.
آلاف المستخدمين تم تدريبهم: يوضح AbacusRx تاريخًا من تدريب آلاف المستخدمين في الصيدليات بنجاح، مع ملاحظات إيجابية حول دعم الانتقال ودعم العملاء المستمر.
“ملك” المشكلة: يتم تدريب فريق الدعم على تحمل المسؤولية الكاملة عن حل مشاكل المستخدمين، وضمان معالجة المشاكل بسرعة وبشكل كامل.
Abacus Pharmacy Plus يتبع عدة تدابير رئيسية للأمان لحماية بيانات الصيدلية والمرضى، متوافقًا مع اللوائح والمعايير المتعلقة بالصناعة الصحية:
الامتثال لـ HIPAA: البرنامج متوافق تمامًا مع HIPAA، مما يضمن سرية وسلامة وخصوصية معلومات الصحة الخاصة بالمريض عبر جميع الميزات الأساسية للمنصة. يشمل ذلك معالجة الوصفات الإلكترونية، والتقارير، والتواصل مع الأنظمة الأخرى.
التحكم في الوصول على أساس الدور: يتيح النظام للصيدليات تمكين وتكوين مستويات أمان متعددة، السماح بتعريف أدوار المستخدمين، الصلاحيات، ووصول محدد للوظائف. يمكن أن يكون لكل عضو طاقم تسجيل دخول شخصي، وتتم حظر محاولات غير مصرح بها بعد عدة عمليات دخول فاشلة.
التوقيع الإلكتروني وإثبات التسليم: يتكامل Abacus Pharmacy Plus مع التقاط التوقيع الإلكتروني لكل من استلام الوصفات الطبية وإثبات التسليم. ينشئ هذا سجلًا رقميًا ويقلل من خطر الوصول غير المعتمد أو الاحتيال.
سجلات التدقيق والتسجيل: يشمل أمان النظام سجلات HIPAA وتقارير التدقيق، مما يسمح للمسؤولين بمراجعة الوصول إلى النظام، التغييرات، والتعامل مع الوصفات الطبية لأغراض الامتثال والتحقيق.
تصوير المستندات وإدارة البيانات الآمنة: يقوم البرنامج برقمنة سجلات المرضى، الوصفات، بيانات التأمين، والمزيد. يتم إدارة المستندات مركزياً داخل المنصة للحد من التعرض وتعزيز التخزين الآمن.
الفوترة الآمنة ومعالجة المطالبات: تتم معالجة مطالبات التأمين من الطرف الثالث والمعاملات الإلكترونية للفوترة بشكل آمن، بما يتوافق مع بروتوكولات الصناعة لحماية البيانات.
الباركود والسيطرة على المخزون: يساعد المسح الباركود الآمن وإدارة المخزون في الوقت الفعلي على منع الوصول غير المصرح به للمواد الخاضعة للرقابة والأدوية الحساسة الأخرى، بما يتفق مع متطلبات الأمان والامتثال.
التنبيهات التلقائية والمراقبة: ميزات مثل تنبيهات الانتهاء، فحص التداخلات الدوائية، والتحقق من الأدوية تعزز الأمان وتقلل من أخطاء الصرف.
نشر ملاحظات الإطلاق: يتم توثيق كل إصدار بملاحظات إصدار علنية، تحدد الميزات الجديدة، التحسينات، وأي تغييرات في التكامل. يمكن الوصول إلى هذه الملاحظات من خلال مركز مساعدة Abacus Cloud.
التحديثات التلقائية والموجهة من قبل المستخدم: يمكن تقديم التحديثات عبر بنية تحتية سحابية، مما يمكّن الصيدليات من البقاء على اطلاع دائم مع تدخل يدوي قليل. يتم تنبيه المستخدمين عادةً بشأن الإصدارات الجديدة، مما يضمن أن بإمكان الموظفين الاستعداد للتغييرات أو جدولة التحديثات في أوقات ملائمة.
دعم العملاء: يساعد الدعم المخصص في الانتقالات الرئيسية أو تحديثات الميزات، مما يقلل من تعطيل سير العمل. تتوفر مصادر تدريبية عند تضمين تحديثات وحدات جديدة أو تغييرات في واجهة المستخدم.
Abacus Pharmacy Plus يلاحظ الممارسات القياسية في الصناعة حول ملكية البيانات وقابلية نقلها، على الرغم من أنه لا ينشر سياسة مفصلة مخصصة في العلن على موقعه الإلكتروني. وإليك ما هو مثبت استنادًا إلى الوثائق المتوفرة والامتثال التنظيمي:
ملكية البيانات: تحتفظ الصيدليات التي تستخدم Abacus Pharmacy Plus عمومًا بملكية بياناتها، بما في ذلك سجلات المرضى، الوصفات الطبية، والمعلومات التشغيلية المخزنة داخل النظام. يعمل البرنامج كمعالج بيانات متوافق وليس مالك البيانات، تماشيًا مع توقعات تقنية الرعاية الصحية التي تخضع لـ HIPAA.
قابلية نقل البيانات: يوفر Abacus Pharmacy Plus للمستخدمين إمكانية تصدير بيانات الصيدلية والمرضى من النظام. يمكن عادةً استخراج البيانات في تنسيقات منظمة (مثل ملفات إكسل) عبر ميزات أو برامج دعم مدمجة. يتيح ذلك للصيدليات ترحيل بياناتهم للنسخ الاحتياطي أو التقارير أو الانتقال إلى موردين آخرين إذا لزم الأمر، مما يدعم قابلية النقل وتقليل الاحتجاز من قبل المورد.
الامتثال لـ HIPAA: كحل متوافق مع HIPAA، يضمن Abacus Pharmacy Plus الخصوصية، وسلامة، وتوافر معلومات الصحة المحمية (PHI)، بما في ذلك المتطلبات التي تمنع الشركاء التجاريين (مثل Abacus) من المطالبة بملكية بيانات PHI الخاصة بالعملاء ويجب عليهم تسهيل الوصول إلى البيانات وتصديرها وحذفها حسب ما يقتضيه القانون.
حقوق المستخدم: للمستخدمين (الصيدليات) حق الوصول إلى بياناتهم وإدارتها وطلبها، بما يتوافق مع اتفاقيات الخدمة القياسية لموردي البرمجيات الصحية. تؤكد بيانات الأمان والخصوصية للشركة التزامها بحماية البيانات، ولا يتم الاحتفاظ بالبيانات لفترة أطول من اللازم لأسباب قانونية أو تشغيلية.
التجديد التلقائي: بعد فترة العقد الأولية (غالبًا 12 شهرًا)، سيتم تجديد الاتفاقية تلقائيًا لفترات متتالية من نفس الطول ("شروط التجديد") ما لم يقدم أي من الطرفين إشعارًا كتابيًا قبل 30 يومًا على الأقل من انتهاء الفترة، مشيرًا إلى النية في الإنهاء.
شروط التجديد: تظل كل فترة تجديد تحت نفس شروط الفترة السابقة. ومع ذلك، قد تزيد Abacus رسوم الاشتراك بنسبة تصل إلى 10% (وفي بعض الحالات حتى 15%) لكل فترة تجديد، بشرط تقديم إشعار كتابي قبل 30 يومًا على الأقل من نهاية الفترة الحالية.
إشعار الرسوم: إذا كان من المقرر زيادة الأسعار، يجب أن تقدم Abacus إشعارًا كتابيًا للعميل قبل 30 يومًا على الأقل من نهاية الفترة الحالية.
فترة الإخطار: يمكن للعملاء على نظام التجديد التلقائي إلغاء اشتراكهم في أي وقت دون رسوم إنهاء، طالما قاموا بتقديم إشعار (عادةً قبل 30 يومًا على الأقل من تاريخ التجديد التالي).
فترة التصحيح في حالة الإخلال: إذا قصر أي من الطرفين في الالتزام بشروط مادية، يجب على الطرف غير المخالف إصدار إشعار كتابي. هناك نافذة قياسية مدتها 30 يومًا لتصحيح الخلل (قابلة للتمديد إلى 60 يومًا إذا كانت هناك جهود حسنة النية). عدم التصحيح يسمح بإنهاء الاتفاقية.
عدم السداد: إذا فشل العميل في دفع الرسوم عند استحقاقها، يمكن لـ Abacus تعليق الخدمات أو إنهاؤها فورًا دون إشعار إضافي أو فرصة للتصحيح.
خيار الإيقاف المؤقت: يمكن للعملاء إيقاف اشتراكهم لمدة تصل إلى ستة أشهر دون سبب. إذا تجاوز الإيقاف المؤقت ستة أشهر، سيتم إلغاء الاشتراك وسيكون إعادة التفعيل بالأسعار الحالية.
الاحتفاظ بالبيانات: يحتفظ بالبيانات (مثل ملفات تعريف المستخدمين) من اشتراك موقوف أو ملغى ويمكن الوصول إليها لمدة عام واحد عند التجديد.
سياسة عدم الاسترداد: لا تقدم Abacus استردادات للاشتراكات الملغاة. إذا ألغى العميل وأراد إعادة التفعيل، يجب عليه الاشتراك مرة أخرى بالأسعار الحالية.
تم تصميم برنامج Abacus Pharmacy Plus لتلبية مجموعة واسعة من معايير الامتثال والمتطلبات التنظيمية الأساسية لإدارة الصيدليات. فيما يلي المعايير الرئيسية للامتثال والشهادات التي يلتزم بها:
قانون قابلية نقل وتأمين التأمين الصحي (HIPAA): يضمن حماية وسرية معلومات الصحة الخاصة بالمريض عبر جميع الإجراءات، بما في ذلك وصف الأدوية الإلكتروني والفوترة والتقارير.
متطلبات إدارة الغذاء والدواء (FDA): يدعم الالتزام بسلامة الأدوية، والخلط المنظم، والتصنيف، والتقارير. يتضمن النظام ميزات تساعد الصيدليات على الامتثال لقانون أمان سلسلة الإمداد بالأدوية (DSCSA) من إدارة الغذاء والدواء، مما يمكّن من تتبع الأدوية وتخفيف المخاطر.
شهادة DEA EPCS (وصف الأدوية الإلكترونية للمواد الخاضعة للرقابة): تم اعتماده لـ EPCS، مع نظام تم تدقيقه تحت قواعد DEA (21 CFR الأجزاء 1300، 1304، 1306، و 1311)، وتم تفعيله بواسطة SureScripts لوصفات المواد الخاضعة للرقابة.
USP (الولايات المتحدة الفارماكوبي): الامتثال لمعايير الخلط والتقارير للمنتجات المركبة.
NCPDP (المجلس الوطني لبرامج الأدوية بوصفة طبية): يلتزم بمعايير الصناعة لمعالجة الوصفات الطبية الإلكترونية، والمطالبات، والفوترة.
ASAP (الجمعية الأمريكية للأتمتة في الصيدلة): يدعم التقارير الإلكترونية لوصفات المواد الخاضعة للرقابة وفقًا لمواصفات ASAP.
HITECH هادف للاستخدام المجدي: يفي بمواصفات استخدام السجلات الصحية الإلكترونية بموجب قانون HITECH.
HHS (وزارة الصحة والخدمات الإنسانية الأمريكية): يتبع الإرشادات التنظيمية للبرمجيات الصحية.
EPCS (الوصف الإلكتروني للمواد الخاضعة للرقابة): تمت الموافقة عليه واعتماده للوصف الآمن بلا ورق للأدوية الخاضعة للرقابة.
برنامج 340B وتقرير PDMP: يوفر أدوات وتقارير الامتثال لبرنامج تسعير الأدوية الفيدرالي 340B ومتطلبات برنامج مراقبة الأدوية بوصفة طبية (PDMP).
DSCSA (قانون أمان سلسلة الإمداد بالأدوية): يضمن تتبع الأدوية بوصفة طبية والامتثال لجميع بيانات المعاملات ذات الصلة ومتطلبات التقارير.
PCI DSS (معيار أمان بيانات صناعة بطاقات الدفع): يدعم متطلبات الدفع والمعاملات المؤمنة داخل أنظمة نقاط البيع المتكاملة.
اعتماد EHNAC: معتمد بالكامل من لجنة اعتماد الشبكات الصحية الإلكترونية لأمان البيانات وتبادل المعلومات الصحية.
