تشمل عملية تنفيذ برنامج إدارة دورة حياة عقود فولودي (CLM) عادةً عدة خطوات رئيسية تهدف إلى تبسيط عمليات إدارة العقود، وزيادة الامتثال، وتحسين الكفاءة التشغيلية. فيما يلي نظرة عامة على عملية التنفيذ النموذجية والوقت الذي يستغرقه عادةً:
تقييم العمليات الحالية: قبل تنفيذ فولودي CLM، ينبغي على المنظمات تقييم عمليات إدارة العقود الحالية لتحديد نقاط الألم والمجالات التي تحتاج إلى تحسين. يتضمن ذلك تقييم تخزين العقود، وسير عمل الموافقات، وتتبع العقود، وإدارة الامتثال.
تحديد أهداف واضحة: تحتاج المنظمات إلى وضع أهداف واضحة لتنفيذ CLM. وغالبًا ما تشمل هذه الأهداف تبسيط عمليات إدارة العقود، وتحسين رؤية البيانات العقدية، وزيادة الامتثال، وتقليل أوقات دورة العقد.
مشاركة المعنيين: من الضروري إشراك المعنيين الرئيسيين مثل الفرق القانونية، والمشتريات، والمبيعات، والمالية في وقت مبكر من العملية. إن مدخلاتهم حيوية لتكييف نظام CLM لتلبية احتياجات المنظمة المحددة وضمان اعتماد سلس.
أمان البيانات والامتثال: يعد ضمان أمان البيانات والامتثال أولوية. يتضمن ذلك تنفيذ تدابير الأمان مثل ضوابط الوصول والتشفير، وتحديد سياسات واضحة لإدارة العقود.
التدريب والدعم: يعد توفير التدريب والدعم الكافيين للمستخدمين أمرًا ضروريًا لاعتماد ناجح. يتضمن ذلك توعيتهم حول ميزات ووظائف برنامج CLM.
التخصيص والتكوين: يوفر فولودي CLM ميزات قابلة للتخصيص لتناسب المتطلبات الفريدة لمختلف المنظمات. قد يشمل ذلك تكوين سير عمل الموافقة، وإعداد مستودع مركزي للعقود، والتكامل مع الأنظمة الحالية.
تم تصميم تنفيذ برنامج فولودي CLM ليكون سريعًا وفعالًا نسبيًا. في المتوسط، تستغرق عملية الاستعداد حوالي 4 إلى 6 أسابيع. يمكن أن يختلف هذا الجدول الزمني بناءً على تعقيد احتياجات المنظمة ومستوى التخصيص المطلوب. تهدف فولودي إلى ضمان انتقال سلس إلى منصتهم، مما يسمح للفرق بتحسين عمليات إدارة العقود بسرعة.
نعم، يمكن تخصيص برنامج إدارة دورة حياة العقود من فولودي (CLM) ليناسب احتياجات الأعمال المحددة. فيما يلي عدة نقاط بيانات تبرز قدرات التخصيص:
حلول مخصصة: تم تصميم برنامج CLM من فولودي ليكون قابلًا للتخصيص ليوافق المتطلبات المحددة والمفاهيم الصناعية، مما يمكّن المنظمات من تخصيص البرنامج وفقًا لاحتياجاتها الفريدة.
سير العمل المخصص: يوفر البرنامج سير العمل القابل للتخصيص الذي يمكن تعديله ليناسب العمليات المحددة لأعمال معينة. هذه الميزة مفيدة بشكل خاص للصناعات مثل تجارة التجزئة، حيث يمكن أن تساعد في تسريع موافقات العقود وتبسيط العمليات.
قدرات التكامل: يمكن لنظام CLM من فولودي التكامل مع أنظمة مختلفة مستخدمة في الصناعة القانونية، مثل ERPs وCRMs وأدوات التوقيع الإلكتروني مثل DocuSign وAdobeSign. تضمن هذه القدرة على التكامل إمكانية عمل البرنامج بسلاسة مع أنظمة الأعمال الحالية.
حقول وتقارير مخصصة: يمكن للشركات إنشاء حقول مخصصة لإنشاء العقود وتوليد تقارير بتنسيق معلومات الإدارة (MIS) المخصصة وفقًا لمتطلباتها المحددة. توفر هذه المرونة للمنظمات إدارة العقود وفقًا لاحتياجاتها التشغيلية الخاصة.
تخصيص واجهة المستخدم: يوفر البرنامج واجهة مستخدم قابلة للتخصيص، مما يسمح للمستخدمين بإعداد العروض التي تناسب سير العمل وتفضيلاتهم بشكل أفضل. يساعد ذلك في تحسين اعتماد المستخدمين وضمان أن البرنامج يلبي احتياجات المنظمة التشغيلية اليومية.
سعر برنامج إدارة دورة حياة العقود (CLM) من فولودي والتكاليف الإضافية قد تختلف بناءً على الخطة والاحتياجات المحددة للأعمال. فيما يلي بعض التفاصيل حول التكاليف الإضافية المحتملة:
خطط الأسعار: تقدم فولودي خطط تسعير مختلفة، بما في ذلك خيارات أساسية ومميزة ومؤسسية. تبدأ خطة الأساسية من 0 دولارات امريكية لكل مستخدم في الشهر، بينما خطة المميزة يتم تسعيرها 40 دولارًا أمريكيًا لكل مستخدم في الشهر. ومن الضروري الاتصال بفولودي للحصول على عرض مخصص لخطة المؤسسة.
رسوم الإعداد: وفقًا للمعلومات المتاحة، لا تفرض فولودي رسوم تنفيذ، وهو ما يعد ميزة ملحوظة لأنها تقلل من الأعباء الأولية للتكاليف على الأعمال.
رسوم الصيانة والدعم:
الخطط الأساسية والمميزة: تتضمن هذه الخطط دعمًا عبر الدردشة أو البريد الإلكتروني. كما توفر خطة المميزة ميزات إضافية مثل رصيد توقيع إلكتروني غير محدود وإدارة الالتزامات.
4.تكاليف التخصيص: بينما يمكن تخصيص البرنامج ليناسب الاحتياجات المحددة للأعمال، فإن مدى التخصيص المطلوب قد يؤثر على التكلفة الإجمالية. يُنصح الشركات بمناقشة متطلباتها المحددة مع فولودي للحصول على عرض مخصص يعكس أي نفقات إضافية مرتبطة بالتخصيص.
5.التكامل والميزات الإضافية: يتوفر التكامل مع أنظمة أخرى مثل منصات CRM وERP، بالإضافة إلى ميزات متقدمة مثل استخراج الالتزامات المعتمد على الذكاء الاصطناعي، والتي قد تتطلب تكاليف إضافية إذا لم تكن مشمولة في الخطة المختارة.
يقدم فولودي CLM مجموعة من خيارات التدريب والدعم لمساعدة المستخدمين الجدد على استخدام البرنامج بفعالية. فيما يلي الجوانب الرئيسية للتدريب والدعم المقدم:
خيارات الدعم: يوفر فولودي CLM قنوات دعم متعددة، بما في ذلك البريد الإلكتروني / مكتب المساعدة، الأسئلة الشائعة / المنتديات، قاعدة المعرفة، دعم الهاتف، دعم مباشر على مدار 24 ساعة، وخيارات الدردشة. تضمن هذه الخيارات إمكانية حصول المستخدمين على المساعدة كلما احتاجوا إليها.
قاعدة المعرفة والمنتديات: توفر قاعدة المعرفة والمنتديات موارد ذاتية للمساعدة ودعم مجتمعي، مما يمكن أن يكون مفيدًا بشكل خاص لحل المشكلات ومعرفة أفضل الممارسات.
الدعم المباشر: يضمن الدعم المباشر على مدار الساعة أن بإمكان المستخدمين الحصول على مساعدة فورية في أي مشكلات أو أسئلة عاجلة قد تكون لديهم، مما يعزز تجربة المستخدم بشكل عام.
موارد التدريب: على الرغم من عدم ذكر تفاصيل محددة حول برامج التدريب الهيكلية، إلا أن نظام الدعم الشامل، بما في ذلك قاعدة المعرفة والدعم المباشر، يوحي بأن المستخدمين لديهم إمكانية الوصول إلى مجموعة متنوعة من الموارد لمساعدتهم على تعلم كيفية استخدام البرنامج بشكل فعال.
يشتمل برنامج إدارة دورة حياة العقود من فولودي (CLM) على عدة تدابير أمان لحماية البيانات طوال عملية إدارة العقود. فيما يلي الميزات الأمنية الرئيسية:
تشفير البيانات: يستخدم برنامج فولودي CLM تشفير البيانات كإجراء أمني أساسي. يضمن ذلك أن البيانات، سواء كانت مخزنة أو أثناء النقل، مشفرة وبالتالي غير قابلة للقراءة دون مفتاح التشفير المناسب. هذا يحمي المعلومات الحساسة من الوصول غير المصرح به ويساعد على الحفاظ على تكامل البيانات أثناء النقل بين الأنظمة أو عند مشاركتها مع أطراف خارجية.
استضافة سحابية آمنة: يتم استضافته على سحابة أمازون ويب سيرفيسز (AWS)، المعروفة ببنيتها التحتية الأمنية القوية التي تثق بها المنظمات العالمية. توفر هذه الاستضافة السحابية بيئة آمنة لتخزين وإدارة بيانات العقود.
ضوابط الوصول: يتضمن فولودي CLM آليات تحكم قوية في الوصول لضمان أن الأشخاص المصرح لهم فقط يمكنهم الوصول إلى معلومات العقود الحساسة. يساعد ذلك في منع الوصول غير المصرح به إلى البيانات وضمان أن المستخدمين يمكنهم التفاعل فقط مع البيانات ذات الصلة بأدوارهم.
الامتثال للوائح: من خلال تنفيذ التشفير وتدابير أمنية أخرى، يساعد فولودي CLM المنظمات على الامتثال للوائح الصناعية المتعلقة بأمان البيانات. وهذا أمر جوهري للأعمال التي تحتاج إلى الامتثال لمعايير قانونية وتنظيمية محددة.
تعليم وتدريب الموظفين: تؤكد فولودي على أهمية تدريب الموظفين على بروتوكولات الأمان وأفضل الممارسات. يتضمن ذلك توعيتهم حول أهمية إدارة كلمات المرور، وتحديد محاولات التصيد، وإدارة العقود بشكل آمن. يساعد هذا التدريب في تعزيز خط الدفاع الأول ضد تهديدات الأمان.
سجلات التدقيق ورصد الامتثال: يوفر البرنامج سجلات تدقيق وميزات رصد الامتثال، مما يساعد المنظمات على تتبع التغييرات والوصول إلى بيانات العقود. يعزز هذا الشفافية والمساءلة، مما يزيد من أمان عملية إدارة العقود.
يوفر برنامج إدارة دورة حياة عقود فولودي (CLM) خيارات مرنة للتوسع أو التقلص مع تغير احتياجات المنظمة. فيما يلي الشروط والميزات ذات الصلة:
قابلية التوسع: تم تصميم فولودي CLM ليكون قابلًا للتوسع، مما يسمح له بالنمو جنبًا إلى جنب مع منظمتك. وهذا يعني أنه مع زيادة حجم عقودك أو تعقيدها، يمكن للبرنامج استيعاب هذه التغييرات دون الحاجة إلى إعادة بناء النظام بالكامل.
خطط أسعار مرنة: تقدم فولودي خطط تسعير متعددة لتلبية احتياجات وأحجام المنظمات المختلفة:
3.التخصيص والتكامل: إن قدرة البرنامج على التكامل مع أنظمة أخرى مثل منصات ERP وCRM وسير العمل القابل للتخصيص يجعلها قابلة للتكيف مع العمليات التجارية المتغيرة.
4.عدم وجود حد على الخطة المؤسسية: تقدم الخطة المؤسسية عدد غير محدود من المستخدمين والعقود، مما يوفر المرونة اللازمة للمنظمات الكبيرة لتوسيع عملياتها دون قيود.
برنامج CLM من فولودي يتوافق مع العديد من معايير الامتثال لضمان حماية البيانات والالتزام بالتنظيمات. فيما يلي المعايير الرئيسية للامتثال التي يتبعها برنامج CLM من فولودي:
شهادة SOC-2: تم اعتماد فولودي CLM بشهادة SOC-2، مما يعني أنه يفي بالمعايير لإدارة بيانات العملاء بناءً على خمسة "مبادئ خدمة موثوقة"—الأمان، التوافر، نزاهة المعالجة، السرية، والخصوصية. تعد هذه الشهادة ضرورية للمنظمات التي تتعامل مع بيانات حساسة وتحتاج إلى ضمان حول أمن وخصوصية معلوماتها.
شهادة ISO 27001: البرنامج أيضًا معتمد بشهادة ISO 27001، وهي معيار دولي لأنظمة إدارة أمن المعلومات (ISMS). هذه الشهادة تُظهر التزام فولودي بإدارة مخاطر أمان المعلومات وتنفيذ ضوابط أمنية شاملة.
الامتثال لائحة GDPR: يتوافق فولودي CLM مع لائحة حماية البيانات العامة (GDPR)، وهي لائحة في قانون الاتحاد الأوروبي تتعلق بحماية البيانات والخصوصية. يضمن هذا الامتثال أن البرنامج يلتزم بالإرشادات الصارمة للتعامل مع البيانات الشخصية، مما يوفر للمستخدمين الحقوق مثل الوصول إلى البيانات، والتصحيح، وقابلية النقل.
