عملية التنفيذ النموذجية لـ Uncat:
التسجيل وإعداد الحساب: تقوم الشركات بالتسجيل مباشرة على موقع Uncat وإنشاء حساب الشركة؛ لا حاجة لبطاقة ائتمان لفترة التجربة المجانية التي تستمر لمدة 7 أيام. تعتبر هذه العملية فورية ولا تستغرق سوى بضع دقائق.
ربط برنامج المحاسبة: تحديد وربط Uncat مع QuickBooks Online أو QuickBooks Desktop أو Xero من خلال مصادقة آمنة وموجهة. عادةً ما تستغرق عملية التكامل أقل من 10 دقائق لكل نظام محاسبة.
تكوين ملف الشركة والعلامة التجارية: تخصيص العلامة التجارية، تفضيلات الإشعارات، وإضافة أعضاء الفريق حسب الحاجة. يعتبر هذا الإعداد اختياريًا ويمكن إكماله خلال 5–15 دقيقة.
مزامنة واستيراد المعاملات: يقوم Uncat تلقائيًا بجلب جميع المعاملات غير المصنفة من الدفاتر المتصلة، مع تمييز تلك التي تتطلب إجراء من قبل العميل. يتم هذا عبر عملية تلقائية وتحدث في الوقت الفعلي بمجرد إنشاء المزامنة.
دعوة العملاء عبر روابط Magic Links: يرسل المحاسبون روابط Magic Links محددة لكل عميل (دعوات بالبريد الإلكتروني)، مما يتيح للعملاء الرد على المعاملات بشكل آمن دون إنشاء حسابات دخول. تستغرق عملية إرسال الدعوات وإعداد العملاء عادة بضع دقائق لكل عميل.
مراجعة العملاء والتصنيف: يقوم العملاء بمراجعة المعاملات التي تم تحديدها، وتصنيف العناصر، وتحميل الإيصالات، وإضافة الملاحظات مباشرة من أجهزتهم. تعتمد سرعة الاستجابة على تفاعل العميل ويمكن أن تكون فورية.
يمكن تخصيص Uncat ليناسب متطلبات العمل والعميل المحددة على عدة أبعاد:
تخصيص العلامة التجارية: يمكن للشركات إعادة تسمية البوابة من خلال تحميل شعارها، وتعيين اسم الشركة، واختيار ألوان العلامة التجارية حتى تعكس جميع التفاعلات ولوحات المعلومات مع العملاء هوية الشركة.
مستويات الصلاحيات: يمكن للمسؤولين تحديد ثلاثة أدوار رئيسية للصلاحيات—مسؤول الشركة، مسؤول العميل، وعضو الفريق—مع تحكم دقيق في وظائف لوحة القيادة، والفواتير، وإدارة العملاء لكل مستخدم.
تعيين العملاء: يمكن تعيين زملاء محددين للعملاء فقط، بحيث يرى كل عضو في الفريق ويتلقى التنبيهات فقط للعملاء ذوي الصلة بعبء عملهم.
حقول لوحة المعلومات المخصصة: لكل عميل، يمكن للمحاسبين اختيار الحقول التي تظهر والتي يمكن تعديلها لكل معاملة (مثل الوصف، البائع، العميل، الفئة، الجدولة، الضريبة، الموقع، الفئة)، مما يسمح للشركات بتخصيص لوحة معلومات العميل للتفاصيل المطلوبة.
إعدادات الحساب والمزامنة: لكل عميل، تختار الشركة الحسابات الدفترية التي يجب مزامنتها (مثل المصروف غير المصنف، الدخل، الأصول، حسابات “السؤال” المخصصة أو حسابات التعليق) وتعديل أنواع المعاملات التي يجب أن يستوردها Uncat.
تردد الإشعارات: يمكن تحديد تفضيلات الإشعارات لكل عميل—اختر أسبوعيًا أو شهريًا أو فترات مخصصة أخرى لتذكيرات مراجعة المعاملات لتتناسب مع عادات واحتياجات العميل.
تكوينات Magic Link: يمكن تخصيص دعوات Magic Link، مما يمنح العملاء إمكانيات وصول عادية أو “قوة خارقة”، مما يتيح للعملاء تحديث مجموعة أوسع من حقول المعاملات أو مجرد تقديم المرفقات والملاحظات حسب الحاجة.
تنبيهات نصية أو بالبريد الإلكتروني: يمكن للموظفين اختيار تلقي تحديثات وتذكيرات المعاملات عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة على أساس كل مستخدم لمرونة أفضل في إدارة سير العمل.
قواعد التصنيف التلقائي: يمكن للشركات إعداد قواعد تصنيف لأنواع الحسابات المحددة لأتمتة عملية التصنيف الروتينية وتبسيط إدارة الاستثناءات.
يقدم Uncat إعدادًا أوليًا سهلاً ودعمًا للمستخدمين الجدد بشكل أساسي من خلال نموذج الخدمة الذاتية، مع التركيز على سهولة الإعداد وبدء سريع مع تكاملات البرامج المحاسبية الشهيرة مثل QuickBooks Online، QuickBooks Desktop، وXero. يعطي النظام أولوية لتقليل العمل اليدوي للمحاسبين ومعدّي الدفاتر، ويوفر ميزات وموارد مصممة لتبسيط تصنيف المعاملات دون الحاجة إلى تعقيد في التدريب.
بُنيت عملية الإعداد الأولي لـ Uncat حول إمكانية الوصول مباشرة وسهولة الاستخدام، مع قابلية البدء بفترة تجريبية مجانية لمدة 7 أيام دون الحاجة إلى بطاقة ائتمان. عادة ما تكون عملية التكامل مع المنصات المحاسبية مباشرة، تتيح عادةً مزامنة تلقائية للمعاملات غير المصنفة. تبرز سهولة الاستخدام بشكل متكرر، مما يقلل الحاجة إلى تدريب تقني ويسمح للمستخدمين بالبدء تقريبًا فور التسجيل.
يركز الموقع على إرشاد المستخدمين خلال سير العمل في الإعداد الأولي، بما في ذلك ربط حسابات الدفتر وتكوين قواعد التصنيف التلقائي، لأتمتة إشعارات العملاء والمتابعة بعد المعاملات. يتكون التدريب النموذجي للمستخدمين الجدد من نصائح وإرشادات ضمن التطبيق وفور تسجيل الدخول لمساعدة المستخدمين على زيادة الكفاءة من البداية.
تطبق Uncat مجموعة قوية من تدابير الأمان لحماية بيانات المستخدم والعميل، مع التركيز على الامتثال، والحماية السحابية، والمراقبة المستمرة، وممارسات التعامل مع البيانات بمسؤولية.
اختبارات الاختراق الدورية: يخضع Uncat لاختبارات اختراق سنوية من قبل شركات أمن متخصصة مثل Synopsys، ويتعاون مع Intuit لمزيد من التحقق من أمان التطبيق والبقاء ملتزمًا بالمعايير الحالية.
مراقبة أمان السحابة: يستخدم النظام AWS GuardDuty لمراقبة السلوك المشبوه، والتهديدات المحتملة، والنشاط غير المصرح به عبر البنية التحتية السحابية.
الحماية من هجمات DDoS والروبوتات: يعتمد Uncat على خدمات Cloudflare لحظر هجمات الحرمان من الخدمة (DDoS) وحركة مرور الروبوتات، لمنع الانقطاعات أو محاولات الوصول غير المصرح بها.
مراقبة النشاط والشفرة البرمجية: تم دمج Datadog في أنظمة Uncat لمراقبة البنية الأساسية وأداء التطبيق بشكل مستمر. تُستخدم أدوات SAST/DAST إضافية لتأمين الشفرة البرمجية والاعتماديات ضمن سير العمل CI/CD، مما يقلل من الثغرات الناتجة عن المكتبات الطرف الثالث والتغييرات الجديدة.
الامتثال للائحة حماية البيانات الأوروبية (GDPR): يعمل Uncat كمعالج بيانات، ويلتزم بتعليمات المتحكم في البيانات بما يتماشى مع لائحة حماية البيانات الأوروبية واللوائح الدولية. يقدم ضمانات مدعومة بعقود حول ممارسات خصوصية البيانات، ويدعم طلبات التدقيق، ويوفر آليات للتعامل مع طلبات المستخدم بشأن حقوق الأفراد فيما يتعلق بالبيانات مثل التصحيح والحذف وقابلية النقل.
إدارة الحوادث: لدى النظام بروتوكول منظم لإدارة والإبلاغ عن حوادث أمان البيانات، بما في ذلك أي فقد، أو إساءة، أو وصول غير مصرح به، أو انتهاكات. يتم إشعار العملاء بسرعة ووفقًا للمتطلبات القانونية.
إرجاع البيانات وحذفها: عند انتهاء الخدمة، يقوم Uncat بحذف أو إرجاع جميع البيانات الشخصية، مما يضمن الإزالة إلا في حال كان هناك ضرورة قانونية للاحتفاظ بها.
حماية الدخول والإغلاق: يدمج Uncat إجراءات ذكية لإغلاق الحساب بعد فشل عمليات الدخول المتكررة، إما مؤقتًا أو دائمًا، لمنع هجمات القوة الغاشمة.
أفضل الممارسات لنمذجة التهديدات: يتم تحديد أولويات الأمان وفقًا لمعايير نمذجة التهديدات، مما يضمن أن معلومات المالية والعملاء الحساسة تحظى بأعلى مستوى من الحماية.
يصدر Uncat بشكل منتظم تحديثات وميزات تهدف إلى تحسين إدارة المستندات وتصنيف المعاملات. يتم إصدار التحديثات بشكل مستمر حسب جاهزيتها وليس على أساس جدول زمني ثابت، كما يتبين من وجود تحديثات عديدة مثل ميزة "الطلبات المتكررة" التي أُعلن عنها علنًا في يوليو 2024. تُدار هذه التحديثات بواسطة الممارسات التالية:
تُطلق الميزات الجديدة وإصلاحات الأخطاء والتحسينات فور إتمامها، مع تسليط الضوء على بعض التحديثات الكبرى في منشورات خاصة بالمدونة أو إعلانات داخل التطبيق.
تُشير إضافة ميزات معقدة مثل طلبات المستندات المتكررة إلى نمط تطوير تكراري يتماشى مع احتياجات المستخدم وتحسين تجربة سير العمل.
غالبًا ما يتم الإبلاغ عن التحديثات الكبرى عبر إعلانات رسمية على موقع Uncat أو مدونته، مما يضمن علم المستخدمين الحاليين والمحتملين بالوظائف المحسنة.
بالنسبة للتغييرات التي تؤثر على سير العمل اليومي، قد يتلقى المستخدمون إشعارات داخل التطبيق أو تلميحات إرشادية لتقديم وشرح الميزات الجديدة، مما يجعل عملية الإعداد مع كل تحديث سلسة وواضحة.
يتم إدارة المزامنة التلقائية مع المنصات المحاسبية المتكاملة (QuickBooks, Xero) من خلال مشغلات تحديث تلقائية ويدوية، مما يضمن أن المستخدمين يعملون دائمًا ببيانات محدثة.
يتم تصميم التحديثات لتكون سهلة الاستخدام، مع التركيز على الاعتمادية والأمان ودمج الأعمال بكفاءة، لا سيما للمحاسبين ومعدّي الدفاتر.
تولي سياسة Uncat حول ملكية البيانات وقابليتها للنقل أولوية واضحة لسيطرة المستخدم والامتثال التنظيمي. البيانات التي يدخلها العملاء أو المحاسبون هي ملك لهم وليست ملكًا لـ Uncat، ويتصرف Uncat كمعالج بيانات نيابة عنهم وفقًا للوائح خصوصية البيانات مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). يحتفظ المستخدمون بكامل الحقوق في بياناتهم ويمكنهم طلب الوصول إليها أو تصحيحها أو حذفها أو إرجاعها في أي وقت.
يظل المستخدمون (شركات المحاسبة أو عملاؤهم) هم المالكون القانونيون لجميع البيانات المقدمة من خلال Uncat.
يعالج Uncat البيانات بدقة وفقًا لتعليمات المستخدم والاتفاقيات التعاقدية، دون ادعاء الحق في تملك بيانات المستخدم أو العميل.
بعد انتهاء الاشتراك أو عند الطلب، يعيد Uncat أو يحذف بيانات المستخدم، ما لم تكن هناك التزامات قانونية تتطلب الاحتفاظ بها.
يدعم Uncat قابلية نقل البيانات كجزء من التزامه بالامتثال للائحة العامة لحماية البيانات، مما يسمح للمستخدمين بطلب نسخة من بياناتهم الشخصية أو بيانات العملاء بتنسيق منظم، شائع الاستخدام، وقابل للقراءة آليًا.
يتم التعامل مع حقوق الأفراد المتعاملين مع البيانات (مثل قابلية النقل والحذف) بالتنسيق مع المتحكم في البيانات (عادةً شركة المحاسبة)، مما يضمن إمكانية نقل المعلومات إلى منصات أخرى أو إعادتها إلى المستخدم عند الطلب.
توفر شروط تجديد العقود وإلغائها في Uncat تجربة مباشرة نموذجيّة لأنظمة SaaS الحديثة، مع التركيز على حرية المستخدم ووضوح السياسة. فيما يلي الأحكام الرئيسية وخيارات العملاء لإدارة الاشتراكات:
يمكن للمستخدمين إلغاء اشتراك Uncat الخاص بهم مباشرة من خلال واجهة التطبيق عبر الانتقال إلى الإعدادات واختيار زر "إلغاء حسابي" ثم تأكيد القرار.
تعتبر عملية الإلغاء فورية وتتم من قِبل المستخدم دون الحاجة إلى تدخل دعم العملاء. يضمن ذلك إنهاءًا سريعًا وسهلاً للخدمات إذا رغب المستخدم.
بمجرد تأكيد الإلغاء، يتم قطع الاتصال بين Uncat وأي برنامج محاسبة مرتبط تلقائيًا، ويتم إلغاء الوصول إلى ميزات الحساب.
تعمل اشتراكات Uncat بانتظام، وعادة ما يتم تجديدها تلقائيًا ما لم يبادر المستخدم بالإلغاء قبل بدء الفترة التالية.
لا يوجد دليل على وجود التزام في عقد طويل الأجل؛ يتم إصدار الفواتير شهريًا ويمكن للمستخدم إيقاف التجديد في أي وقت قبل دورة الفوترة التالية، مما يضع التحكم في يد المستخدم.
يظهر برنامج Uncat الامتثال لمعايير الخصوصية وأمان البيانات المعترف بها، مع التركيز بشكل أساسي على متطلبات النظام الأوروبي لحماية البيانات (GDPR) لحماية معلومات المستخدم والعميل داخل الاتحاد الأوروبي وعلى مستوى العالم. كجزء من التزامها بالمحاسبين، يحدد Uncat أدوارًا واضحة كمعالج بيانات ويتبع أفضل الممارسات للتعامل الآمن مع البيانات، والتحكم في الوصول، وإدارة حقوق الأفراد المتعاملين مع البيانات.
الامتثال لنظام حماية البيانات الأوروبي: يلتزم Uncat باللائحة العامة لحماية البيانات لمستخدمي الاتحاد الأوروبي، مما يضمن المعالجة القانونية والشفافة للبيانات، ودعم حقوق الأفراد، وتوفير اتفاقيات معالجة بيانات شاملة عند الطلب.
إضافات حماية البيانات التعاقدية: للمؤسسات خارج الاتحاد الأوروبي أو التي لديها احتياجات امتثال محددة، يقدم Uncat إضافات معالجة بيانات مخصصة، يحدد فيها التدابير التقنية والتنظيمية لحماية البيانات بما يتماشى مع متطلبات العميل.
