Spendesk

1. الاشتراك وتحميل الأموال: تحقق من شركتك وقم بتحميل الأموال في محفظة Spendesk الخاصة بك من حسابك المصرفي الحالي.

2. تعيين قواعد الإنفاق: عرّف الفرق، وعمليات الموافقة، وسياسات الإنفاق، وحدود البطاقات التي تناسب احتياجات منظمتك.

3. دعوة فريقك: يمكن للموظفين طلب الأموال، والدفع بأمان، وتقديم الإيصالات باستخدام تطبيق Spendesk.

4. تكوين التكاملات: يوفر Spendesk تكاملات أصلية وواجهات برمجة التطبيقات (APIs) للاتصال بتقنية المعلومات الحالية لديك، بما في ذلك أنظمة المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERPs) وغيرها من الأدوات المالية.

5. التدريب والتوجيه: يوفر فريق نجاح Spendesk الدعم والتدريب لضمان أن يتمكن فريقك من استخدام المنصة بفعالية وتحسين عمليات الإنفاق لديك.

6. بدء التشغيل: بمجرد الانتهاء من الإعداد، تصبح المنظومة نشطة، ويمكن للموظفين البدء في استخدام Spendesk لاحتياجاتهم الإنفاقية.

العوامل التي تؤثر على وقت التنفيذ

حجم وتعقيد الشركة: تحتاج الشركات الكبيرة ذات الإعدادات الأكثر تعقيدًا إلى وقت أطول للتكوين والتكامل.

التقنية الحالية: يمكن أن يؤثر التوافق والتكامل مع الأنظمة الموجودة على المدة. يمكن أن تجعل التكاملات الأصلية لـ Spendesk هذه العملية أكثر سلاسة.

احتياجات التخصيص: يمكن أن تؤدي متطلبات التخصيص المحددة لعمليات الموافقة، وسياسات الإنفاق، والتقارير إلى تمديد الجدول الزمني للتنفيذ.

التدريب والدعم: يمكن أن يؤثر الوقت المطلوب لتدريب الموظفين وضمان أنهم مرتاحين مع النظام الجديد أيضًا على مدة التنفيذ الإجمالية.

الحقول المخصصة وفئات النفقات:

• يمكن للمستخدمين إضافة حقول مخصصة وفئات نفقات لتحليل الإنفاق بشكل أكثر فاعلية.

• تتيح هذه الميزة للشركات تتبع النفقات وفقًا لهياكلها التنظيمية أو احتياجات التقرير الفريدة.

قوالب التصدير المخصصة:

• يوفر Spendesk القدرة على إنشاء قوالب تصدير مخصصة.

• يمكن للمستخدمين اختيار البرنامج المحدد الذي يرغبون في استخدامه للتصدير، مما يسمح بتكامل سلس مع أنظمة المحاسبة الموجودة.

التصنيف التلقائي:

• يقوم Spendesk بتصنيف المدفوعات تلقائيًا إلى الرموز الصحيحة لدفتر الاستاذ العام.

• يمكن تخصيص هذه الميزة لتتناسب مع مخطط حسابات محدد للشركة.

عمليات الموافقة المرنة:

• يمكن للشركات إعداد عمليات الموافقة المخصصة لتتناسب مع هيكلها التنظيمي وسياسات الإنفاق.

أدوات الميزانية:

• يسمح Spendesk بإنشاء ميزانيات مخصصة، مما يمكّن الفرق من إدارة الإنفاق وفقًا لما تم التخطيط له.

تحكمات البطاقات:

• يمكن إصدار بطاقات فعلية ورقمية مع تحكمات مدمجة، مما يسمح للشركات بتحديد حدود وقواعد الإنفاق المحددة لكل موظف أو قسم.

التكاملات الأصلية وواجهات برمجة التطبيقات (APIs):

• يقدم Spendesk تكاملات أصلية مع العديد من أدوات المحاسبة ويوفر APIs للاتصال بالأنظمة التقنية الموجودة.

• يتيح ذلك التخصيص من حيث كيفية تفاعل Spendesk مع أنظمة العمل الأخرى.

التقارير المخصصة:

• يمكن إنشاء تقارير في الوقت الفعلي لتوفير رؤية على الإنفاق الفعلي، ويمكن تخصيصها للتركيز على مجالات اهتمام محددة للشركة.

تخصيص إدارة الفواتير:

• يمكن أتمتة عملية دفع الحسابات وتخصيصها لتناسب احتياجات إدارة الفواتير الخاصة بالشركة.

رسوم الإعداد

• لا يوجد رسوم إعداد: يصرح Spendesk بوضوح بعدم وجود تكاليف إعداد مرتبطة بالبدء في استخدام منصتهم.

رسوم الصيانة

• لا توجد رسوم خفية: يركز Spendesk على عدم وجود رسوم خفية، مما يعني أن تكاليف الصيانة المستمرة من المحتمل أن تكون مشمولة في رسوم الاشتراك.

رسوم الدعم

• دعم العملاء مجانًا: يقدم Spendesk دعم العملاء الشامل دون أي تكلفة إضافية. ويشمل ذلك الوصول إلى مركز المساعدة، ومديري النفقات عبر الإنترنت، والدعم الفوري عبر البريد الإلكتروني والدردشة المباشرة.

هيكل التسعير

• خطط تسعير مرنة: يقدم Spendesk خطط تسعير مرنة تُفصل حسب الاحتياجات الخاصة لكل عمل. تشمل الرسوم مزيجًا من الرسوم الثابتة والمتغيرة:

• رسوم ثابتة: رسوم اشتراك شهرية تمنح الوصول إلى خطة المنصة المختارة.

• رسوم متغيرة: رسوم تعتمد على عدد المعاملات، مثل دفعات الفواتير، وعمليات شراء البطاقات، ومطالبات النفقات.

عروض أسعار مخصصة

• عروض أسعار مخصصة: يوفر Spendesk عروض أسعار مخصصة بناءً على الاحتياجات المحددة وحجم العمل. يضمن ذلك أن تدفع الشركات فقط مقابل ما تستخدمه، مما يجعل نموذج التسعير قابلًا للتطوير وقابلًا للتكيف.

برامج التدريب

1. أكاديمية Spendesk:

• تعلم تعاوني: تم بناء أكاديمية Spendesk على نموذج التعلم التعاوني، مستفيدة من خبرة الخبراء الداخليين في إنشاء ومشاركة المعرفة. يضمن هذا النهج أن يكون التدريب ذا صلة وعمليًا.

• مراحل الإعداد: تغطي الأكاديمية ثلاث مراحل رئيسية: إعداد الموظفين الجدد، والتدريب الخاص بالدور، وتدريب نقل الدور. تساعد هذه المقاربة المهيكلة المستخدمين الجدد في التعود سريعًا وكفاءة.

• إنشاء المحتوى: تم إنشاء محتوى التدريب بواسطة موظفي Spendesk باستخدام منصة 360Learning، مما يضمن أنه مخصص للاحتياجات المحددة للمنظمة.

2. برنامج أساسيات الإدارة:

• تدريب موجه للمديرين: يقدم Spendesk برنامج أساسيات الإدارة لتزويد المديرين الجدد بالمهارات والأطر اللازمة لتحقيق النجاح. يتضمن هذا البرنامج ست ساعات من التدريب، مجزأة إلى ثلاث جلسات أسبوعية.

• تركيز على الاتساق: يهدف التدريب إلى ضمان نهج إدارة متناسق عبر المؤسسة، مما يتماشى مع الثقافة والقيم الأوسع لـ Spendesk.

3. الندوات والتدريب المباشر:

• جلسات تدريب متكررة: تستخدم Spendesk منصات مثل Livestorm لإجراء جلسات تدريبية متكررة وقابلة للهضم للعملاء الجدد. تم تصميم هذه الجلسات لمساعدة المستخدمين على البدء في استخدام المنصة بسرعة.

• عروض المنتج والندوات: يقدم Spendesk أيضًا ندوات عبر الإنترنت حول عروض المنتجات كل شهرين، بالإضافة إلى عروض حسب الطلب لتلبية احتياجات وأوقات المستخدمين المختلفة.

خدمات الدعم

1. دعم العملاء:

• دعم رائد في المجال: يُعرف Spendesk بمستوى الدعم العالي الذي يقدمه للعملاء، حيث يمتدح المستخدمون سرعة الاستجابة ومساعدة فريق الدعم.

• التحسين المستمر: يضيف فريق الدعم باستمرار ميزات جديدة ويُحسن الميزات الحالية بناءً على تعليقات المستخدمين.

2. فرق مخصصة:

• برنامج الشركاء: يوفر Spendesk فرق دعم مخصصة للشركاء، بما في ذلك الوصول إلى أدوات التدريب والمواد التسويقية لمساعدتهم في دعم عملائهم بفعالية.

3. مساعدة التكامل:

• تكاملات أصلية: يقدم Spendesk تكاملات أصلية مع العديد من أنظمة المحاسبة والمالية، ويساعد فريق الدعم في هذه التكاملات لضمان الاتصال السلس.

تشفير البيانات والتخزين

• التشفير: جميع قواعد بيانات Spendesk مشفرة لحماية البيانات أثناء السكون. وهذا يشمل تشفير كلمات المرور والمعلومات الحساسة الأخرى.

• النسخ الاحتياطي التلقائي: يتم نسخ قواعد البيانات احتياطيًا تلقائيًا يوميًا لمنع فقد البيانات.

• الاستضافة والصيانة: يتم استضافة وصيانة قواعد بيانات Spendesk وخوادمها بواسطة خدمات Amazon Web Services (AWS)، التي تقدم ميزات أمنية وامتثالية قوية.

المصادقة والتحكم في الوصول

• تسجيل الدخول الموحد (SSO): يدعم Spendesk SAML SSO، مما يتيح للموظفين الوصول إلى المنصة عبر بوابة تسجيل دخول واحدة باستخدام مزودين مثل Microsoft Azure وOneLogin وOkta.

• إدارة الجلسات: يتم تسجيل خروج المستخدمين تلقائيًا بعد انتهاء جلستهم لمنع الوصول غير المصرح به.

كشف ومنع الاحتيال

• خوارزمية كشف الاحتيال: تتضمن المنصة خوارزمية كشف الاحتيال التي تراقب النشاط المشبوه وتقوم بإخطار أصحاب الحسابات بأي احتيال محتمل في تقرير أمان أسبوعي.

الامتثال والشهادات

• الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR): تمتثل Spendesk للائحة GDPR، مما يضمن السيطرة على معالجة المعلومات الشخصية وتوفير ميزات مثل التصفح الآمن والقدرة على تجاوز تتبع ملفات تعريف الارتباط.

• الامتثال لمعيار أمان بيانات بطاقة الدفع (PCI DSS): شركاء Spendesk معتمدون وفقًا لمعيار PCI DSS، مما يعزز السيطرة على بيانات حاملي البطاقات لتقليل احتيال بطاقات الائتمان.

خصوصية البيانات وسلامتها

• سياسة الخصوصية: تعطي Spendesk أولوية عالية لأمن وسلامة البيانات الشخصية، وتتخذ جميع الاحتياطات اللازمة لحماية نفسها من الحوادث مثل خروقات البيانات.

• فصل البيانات: يتم الاحتفاظ بالأموال المحملة في حسابات Spendesk في حسابات مفصولة لضمان حمايتها وعدم استخدامها بشكل خاطئ.

أمان الوثائق

• متابعة الإيصالات والأرشفة: يقوم Spendesk بتتبع الإيصالات المرفوعة عبر التطبيق المحمول، والتطبيق المكتبي، والبريد الإلكتروني، وينتج ملف PDF موقع بأختام إلكترونية يتم أرشفته على خوادم متوافقة مع ISO 27001 لمدة لا تقل عن 10 سنوات.

إجراءات أمان إضافية

• جدران الحماية: يستخدم Spendesk جدران نارية لحماية بنيته التحتية من الوصول غير المصرح به.

• نقل آمن: يتم نقل البيانات بأمان باستخدام بروتوكولات HTTPS، مما يضمن حماية المعلومات أثناء النقل.

• سياسات التحكم في الوصول: يقوم Spendesk بتنفيذ تقنيات وإجراءات مصادقة آمنة بناءً على قيود الوصول إلى المعلومات وسياسات محددة حول التحكم في الوصول.

• تحديثات منتج منتظمة: يبدو أن Spendesk تطلق تحديثات للمنتج بانتظام. على سبيل المثال، هناك أدلة لتحديثات شهرية للمنتج، كما هو موضح في منشور المدونة "تحديث المنتج: فبراير 2020". وهذا يشير إلى أن Spendesk تحافظ على جدول زمني ثابت لإصدار ميزات وتحسينات جديدة.

• تحسين مستمر: يبدو أن الشركة تتبع نموذج التحسين المستمر، حيث تعمل على تعزيز منصتها بميزات جديدة وتعديلات. يتجلى ذلك من قسم "تحديثات المنتج" المخصص على مدونتهم، الذي يعرض مجموعة متنوعة من التحسينات والوظائف الجديدة على مر الزمن.

• سجل التغييرات API: يحتفظ Spendesk بسجل تغيير واجهة برمجة التطبيقات (API) الخاصة به، مما يدل على أنهم يقومون أيضًا بتحديث وتحسين عروض واجهة برمجة التطبيقات بانتظام. يشير سجل التغييرات إلى إصدار "النسخة الثابتة الأولى من API Spendesk"، مما يقترح أنهم يتبعون نظام إصدار للنسخ الكبرى.

• تحديثات قائمة على الميزات: تبدو التحديثات مركزة على الميزات، حيث يقدم كل إصدار عادةً قدرات جديدة أو يحسن من القدرات الحالية. على سبيل المثال، شملت تحديث فبراير 2020 تحسينات في تجربة التصدير وتحسينات في إدارة فواتير الموردين.

• تواصل التحديثات: يتواصل Spendesk مع مستخدميه حول التحديثات من خلال قنوات متنوعة، بما في ذلك منشورات المدونة وسجل تغييرات مخصص. تساعد هذه المقاربة في إبقاء المستخدمين على اطلاع حول الميزات والتحسينات الجديدة.

ملكية البيانات

• العميل كمنظم البيانات: في سياق الخدمات المقدمة، يعمل العميل كمنظم البيانات، وتعمل Spendesk كمعالج بيانات. وهذا يعني أن العميل يحتفظ بملكية البيانات الشخصية ويتحمل المسؤولية عن تحديد الأغراض ووسائل معالجة البيانات.

• الملكية الفكرية: تحتفظ Spendesk بجميع حقوق الملكية الفكرية المتعلقة بالعناصر الخاصة بالخدمات والمنصة المقدمة. يمنح العملاء ترخيصًا غير حصري وغير قابل للتحويل لاستخدام المنصة والخدمات لأغراضهم الخاصة خلال مدة العقد.

قابلية نقل البيانات

• حق نقل البيانات: وفقًا للائحة GDPR، تعترف Spendesk بحقوق الأشخاص المتعلقة بنقل البيانات. وهذا يعني أنه يمكن للمستخدمين طلب استلام بياناتهم الشخصية بتنسيق منظم ومستخدم بشكل شائع وقابل للقراءة الآلية، ويكون لهم حق نقل تلك البيانات إلى منظم آخر دون تعقيدات من Spendesk.

• عملية الطلب: يمكن للمستخدمين ممارسة حقوقهم، بما في ذلك نقل البيانات، من خلال الاتصال بموظف حماية البيانات في Spendesk عبر البريد الإلكتروني أو البريد. تلتزم Spendesk بالاعتراف باستلام هذه الطلبات في غضون أيام قليلة وقد تحتاج إلى ما يصل إلى 30 يومًا لمعالجة الطلب، ما لم تكن هناك ظروف خاصة.

معالجة البيانات والتحويلات

• اتفاقية معالجة البيانات: تعالج Spendesk البيانات الشخصية نيابةً عن العميل وفقًا لاتفاقية معالجة البيانات (DPA)، التي تحدد الشروط والأحكام المحددة لأنشطة معالجة البيانات.

• نقل البيانات: تضمن Spendesk أن أي نقل للبيانات الشخصية خارج الاتحاد الأوروبي يتم وفقًا للوائح المعمول بها، بما في ذلك استخدام بنود تعاقدية قياسية لحماية البيانات.

خطط تسعير مرنة:

• يوفر Spendesk خطط تسعير مخصصة يمكن أن تتكيف حسب المتطلبات المحددة وحجم الشركة. يتيح ذلك للشركات تعديل خطتها مع نموها أو تطور احتياجاتها.

منصة قابلة للتطوير:

• تم تصميم Spendesk مع مراعاة قابلية التوسع. تضمن مجموعة الميزات الواسعة وقدرته على التكامل مع أدوات المحاسبة والمالية الحالية أن المنصة يمكن أن تتكيف مع متطلبات العمل المتغيرة، سواء للشركات الناشئة الناشئة أو المؤسسات الراسخة.

إدارة المستخدم:

• تتيح المنصة تسهيل إضافة وإزالة المستخدمين. مع التكاملات مع منصات الموارد البشرية، يمكن إضافة الموظفين الجدد تلقائيًا وإزالة الموظفين السابقين، مما يجعل من السهل زيادة أو تقليل عدد المستخدمين.

لا رسوم إعداد:

• لا يفرض Spendesk رسوم إعداد، مما يسهل على الشركات البدء دون استثمار كبير مسبقًا.

عروض أسعار مخصصة:

توفر Spendesk عروض أسعار مخصصة للمنظمات الكبيرة أو تلك ذات الاحتياجات المعقدة. يوحي ذلك بأنهم يمكن أن يستوعبوا توسيع الخدمات بشكل كبير.

• ميزات Modulار: يمكن أن تختار الشركات الميزات التي تحتاجها، مما يسمح لهم بتوسيع جوانب مختلفة من المنصة بشكل مستقل حسب تغير احتياجاتهم.

• واجهة برمجة التطبيقات (API) والتكاملات: تتيح واجهة برمجة التطبيقات لـ Spendesk وتكامله مع الأدوات المالية الأخرى التخصيص وقابلية التوسع مع نمو أو تغيير تقنية الشركة.

تجديد العقد:

• يحتفظ Spendesk بالحق في تعديل العقد في أي وقت، مع إبلاغ العملاء قبل شهرين على الأقل من دخول التغييرات المقترحة حيز التنفيذ.

• بالنسبة للعقود ذات المدة المحددة، إذا رفض العميل التعديلات، يستمر تطبيق النسخة السابقة حتى نهاية المدة الحالية (باستثناء التغييرات الفنية أو التنظيمية الضرورية).

إنهاء العقد:

• يمكن لـ Spendesk إنهاء الاتفاقية بعد إعطاء إشعار كتابي لمدة شهرين، عادةً عبر البريد الإلكتروني أو خدمة الرسائل على المنصة.

• يمكن للعملاء إنهاء العقد دون أي رسوم قبل التاريخ المقترح لدخول أي تعديلات حيز التنفيذ، إذا لم يقبلوا التغييرات.

إنهاء فوري:

يحتفظ Spendesk بالحق في إنهاء الاتفاقية على الفور وبدون إشعار في حالات:

• خرق جاد للالتزامات من قبل العميل أو المستخدم.

• الاستخدام الاحتيالي أو الإساءة للخدمات.

• التغييرات التنظيمية التي تؤثر على قدرة Spendesk على تقديم الخدمات.

• إنهاء شركاء Spendesk (Okali أو TPL) اتفاقياتهم.

إنهاء من قبل العميل:

• يمكن للعملاء إنهاء عضويتهم في Spendesk دون إشعار مسبق.

• يوصى بالتأكد من عدم وجود مدفوعات مستحقة قبل إلغاء العضوية.

الإنهاء المرتبط بالتأمين:

• إذا تم تضمين التأمين، يمكن للعملاء إنهاءه مع إشعار لمدة شهرين.

• ينطبق إنهاء التأمين من قبل العميل على جميع البطاقات المقدمة بموجب الاتفاقية.

• عدم الدفع لخدمات التأمين يؤدي أيضًا إلى إنهاء العضوية.

تجديد العقود ذات المدة المحددة:

• تحدد الشروط الخاصة بتجديد العقود ذات المدة المحددة في شروط التسعير.

بعد الإنهاء:

• يؤدي إنهاء العقد إلى إنهاء جميع الخدمات المقدمة بموجب العقد.

الشكاوى والنزاعات:

• يجب توجيه أي شكاوى تتعلق بالخدمات إلى خدمة عملاء Spendesk عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة أو البريد.

التغييرات في سياسة التأمين:

• تتطلب تغييرات في سياسات التأمين إشعارًا لمدة ثلاثة أشهر، ويعتبر العملاء قد قبلوا التغييرات إذا لم يخطروا Spendesk بالرفض قبل تاريخ التنفيذ.

اعتبارات التجديد التلقائي:

• غالبًا ما تستخدم Spendesk، مثل الشركات التي تقدم البرمجيات كخدمة (SaaS)، التجديد التلقائي كمبدأ أساسي لنموذج التسعير.

• يجب أن يكون العملاء على علم بمواعيد وشروط التجديد لتجنب الالتزام بتجديدات غير مرغوب فيها.

اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR): تمتثل Spendesk للائحة GDPR وقد عززت عملياتها الداخلية لضمان السيطرة على معالجة المعلومات الشخصية.

معيار أمان بيانات بطاقة الدفع (PCI DSS): شركاء Spendesk معتمدون وفقًا لمعيار PCI DSS، مما يزيد من السيطرة على بيانات حاملي البطاقات لتقليل احتيال بطاقات الائتمان.

توجيه خدمات الدفع 2 (PSD2): تمتثل Spendesk للوائح PSD2، بما في ذلك متطلبات المصادقة القوية للعملاء (SCA) لمدفوعات الإنترنت الآمنة.

3-D Secure: تطبق Spendesk بروتوكول 3-D Secure لتوفير أمان إضافي لمدفوعات الإنترنت.

حماية البيانات: تعطي Spendesk أهمية كبيرة لأمان بيانات وسلامتها، وتتخذ الاحتياطات اللازمة لحفظ أمان البيانات وحمايتها من الحوادث.

التوافق مع خصوصية البيانات: تمتلك Spendesk سياسة خصوصية وتنفذ تدابير للامتثال للوائح خصوصية البيانات.